Wstęp              4

UNIWERSYTET ŁÓDZKI

WYDZIAŁ EKONOMICZNO SOCJOLOGICZNY

KIERUNEK INFORMATYKA I EKONOMETRIA

Remigiusz Boguszewicz

Nr albumu: 89952/S

Wdrożeniowe uwarunkowania Zintegrowanych Systemów Informatycznych klasy ERP

Praca magisterska

napisana pod kierunkiem:

prof. dr hab. Mariana Niedźwiedzińskiego

Łódź, wrzesień 2001

Podziękowania

Promotorowi Panu Marianowi Niedźwiedzińskiemu

Za opiekę nad pracą

Panu Stanisławowi Reczyńskiemu z firmy ICL Poland

Za umożliwienie pierwszego praktycznego kontaktu z problematyką wdrożeniową

Panu Grzegorzowi Grupińskiemu

z firmy Business Consulting Center

Za udostępnienie pomocnych materiałów

Spis treści:

Wstęp              4

1. Przesłanki informatyzacji przedsiębiorstwa              6

1.1. Koszty              9

1.2. Korzyści              11

2. Reengineering procesów biznesowych.              12

2.1. Reengineering jako metoda na sukces              13

2.2. Rozpoczęcie restrukturyzacji              16

3. Zarządzanie produkcją              18

3.1. MRP              18

3.2. MRP II              21

3.3. ERP              25

3.4. Just-in-Time i Kanban              25

4. Realizacja procedury wyboru ZSI              26

4.1. Ocena stanu aktualnego wykorzystywanych technologii do przetwarzania informacji              26

4.2. Ogólne założenia              27

4.3. Opracowanie zapytania ofertowego              28

4.4. Ocena odpowiedzi oferentów              28

4.5. Prezentacje i wizyty referencyjne              30

5. Struktura zespołu wdrożeniowego              31

5.1. Komitet sterujący              31

5.2. Komitet wykonawczy              32

5.3. Podzespoły wykonawcze              33

6. Metodyka realizacji ZSI              37

6.1. Przygotowanie Projektu              40

6.2. Edukacja, szkolenia              42

6.3. Projektowanie koncepcyjne              45

6.4. Prototypowanie              47

6.5. Modyfikacje, Przeniesienie danych i Eksploatacja próbna              49

6.6. Przekazanie systemu do eksploatacji              50

6.7. Eksploatacja systemu              52

7. Zagrożenia dla projektu              54

Zakończenie              59

Spis tabel i rysunków              60

Literatura:              61

Wstęp

Systemy klasy Zintegrowane Systemy Informatyczne (ZSI) obecne są na rynku od kilkudziesięciu lat. Cały czas jednak wzbudzają duże emocje będące kombinacją ilości czasu, pieniędzy i ryzyka, jakie ze sobą wnoszą.

Niniejsza praca ma za zadanie odpowiedzieć na następujące pytania:

§         Kto może skorzystać na wdrożeniu tego typu systemów

§         Jakie problemy mogą zostać rozwiązane za ich pomocą

§         Kiedy rozpocząć wdrożenie

§         Jaki system zintegrowany będzie najodpowiedniejszy

§         Jak wybrać dostawcę usług wdrożeniowych i czego od niego oczekiwać

§         Jak uczyć się na błędach innych

Próba odpowiedzi na te pytania może okazać się przydatna dla trzech grup słuchaczy.

Pierwszą grupą zainteresowaną tą tematyką mogą stanowić studenci, których zastanawiają sposoby wspomagania systemami informatycznymi działalności przedsiębiorstw.

Drugą grupę stanowią kierownicy średniej firmy, która zmierza w kierunku dużej firmy. Wykorzystuje ona już dużą ilość heterogenicznego oprogramowania różnych producentów do wykonywania różnych zadań i zastanawia się, co dalej. Zwykle pojawia się problem utraty kontroli nad firmą i coraz mniejszego przyrostu wydajności związanego z zatrudnieniem kolejnego pracownika do obsłużenia rosnącego popytu na towary czy usługi firmy.

Trzecim rodzajem słuchaczy są kierownicy dużych przedsiębiorstw, które aby skutecznie konkurować na wolnym rynku zmuszone są lepiej kontrolować swoje zasoby i efektywniej nim zarządzać.

Praca została podzielona na sześć rozdziałów. Rozdział pierwszy podkreśla znaczenie strategii informatyzacji jako wynikowej strategii biznesowej firmy, opisuje podstawową cechę systemu – integrację i wynikające z niej korzyści: informacja ma jedno źródło wprowadzania, powszechną jej dostępność oraz jej standaryzację.

              Rozdział drugi zwraca uwagę na często spotykany problem w polskich firmach przystępujących do wdrożenia – nieprzygotowanie. Cały czas zdarzają się projekty – zróbmy wszystko za jednym razem, po najniższych kosztach i jak najszybciej.
Próbuje się wdrażać system zarządzania jakością, system zarządzania przedsiębiorstwem i równocześnie reorganizować jego struktury. Oczywiście tak nie można. Wdrożenie systemu zintegrowanego możliwe jest dopiero po określeniu misji przedsiębiorstwa, jego celów strategicznych i planu działań na przyszłość.

              Rozdział trzeci poświęcony jest wspomaganiu zarządzania produkcją. Systemy klasy ERP są z powodzeniem wykorzystywane zarówno przez przedsiębiorstwa przemysłowe (również huty i elektrownie) jak i finansowe, telekomunikacyjne czy dystrybucyjne.

              Rozdział czwarty opisujący procedurę wyboru konkretnego dostawcy ZSI porusza bardzo ważny element realizacji projektu wdrożeniowego. Na tym etapie formułowane są podstawowe założenia i cele wdrożeniowe a na ich podstawie konkretne rozwiązania odpowiadające tym założeniom.

              Rozdział piąty przedstawia niezbędne struktury realizujące projekt. Każdy z elementów tej struktury musi mieć ściśle określone zadania i kompetencje oraz skuteczne kanały komunikacji między nimi.

              Rozdział szósty poświęcony jest metodyce wdrożeniowej. Opisywane są fazy wdrożenia systemu poczynając od przygotowania projektu, poprzez szkolenia użytkowników, projektowanie koncepcyjne, prototypowanie rozwiązań docelowych, eksploatację próbną aż do przekazania systemu do eksploatacji.

              Rozdział siódmy przytacza najczęściej pojawiające się problemy, czy też sprawy wymagające szczególnej uwagi. 

Na zakończenie wstępu pragnę zwrócić uwagę na gospodarkę USA, która przeżywała rekordowo intensywny i długi 10 letni okres ciągłego wzrostu. Ekonomiści i politycy gospodarczy głowili się nad przyczyną tego faktu kłócącego się chociażby z teorią cyklicznego wzrostu gospodarczego. Wyjaśnienia udzielił Alan Greenspan, szef Federalnego Biura Rezerw, który stwierdził, że po latach inwestowania w technologię informatyczną stała się ona tak istotnym czynnikiem zwiększenia produktywności firm amerykańskich, iż następujący wzrost produkcji i usług wcale nie pociągał za sobą wzrostu zatrudnienia, nie wyzwalał więc tendencji inflacyjnych. Tradycyjne obawy o tzw. Przegrzanie gospodarki w okresach jej wzrostu straciły rację bytu. Przyczyna tego zjawiska jest jedna – niepowstrzymany wzrost produktywności napędzany dojrzałą technologią informatyczną.

Jednym z fundamentów tej dojrzałości są Zintegrowane Systemy Informatyczne klasy ERP.

1. Przesłanki informatyzacji przedsiębiorstwa

„System informatyczny nigdy nie będzie panaceum na wszelkie bolączki organizacyjne, może jednak bardzo skutecznie rozwiązać dobrze zdefiniowane problemy w przetwarzaniu informacji.”[1]

Większość firm myślących o wdrożeniu ZSI można podzielić na dwie kategorie.

Pierwsza to nowe organizacje działające na rynku 10-15 lat, nastawione na rozwój i ciągle zwiększające przychody. Do pewnego momentu rozwijają się one spontanicznie zwiększając produkcję i sprzedaż, nie zmieniając jednak sposobu zarządzania, organizacji produkcji czy trybu podejmowania decyzji. W pewnym momencie przedsiębiorcy przekonują się, że ich przedsiębiorstwo działa nieefektywnie, decyzje podejmowane są w oparciu o błędne lub nieaktualne dane a zysk nie tak duży jak mógłby być.

Do drugiej kategorii można zaliczyć firmy o długiej tradycji, istniejące na rynku od kilkudziesięciu lat, często o znanej powszechnie marce. Firmy takie przez lata rynku producentów i braku naturalnych mechanizmów wymuszających gospodarność, oszczędność i uwagę skupioną na potrzebach klienta doszły do sytuacji patologicznych z punktu widzenia wolnego rynku.

Zadając pytanie "Czy jesteście zinformatyzowani" menadżerowi takiego przedsiębiorstwa odpowiedź prawie zawsze jest ta sama - "Oczywiście, że tak!". Następuje wyliczanie ile firma ma PC na biurkach oraz słyszy się "Mamy świetny moduł finansowo - księgowy kupiony od lokalnej firmy, prognozy sprzedaży i cenniki robimy na własnych modelach w Excelu, gospodarka magazynowa używa systemu zaprogramowanego przez naszych informatyków..." itd.
              Pomimo że firma wkłada wiele wysiłku i pieniędzy na utrzymanie narzędzi informatycznych to rozwój przedsiębiorstwa z tak heterogenicznym oprogramowaniem może okazać się problematyczny. Co ważniejsze często okazuje się, że posiadane aplikacje nie nadają się do roli wsparcia zarządzania w sytuacji, gdy zachowanie płynności finansowej staje się jednym z najważniejszych elementów zarządzania. Nie można powiedzieć, że w starych systemach nie ma żadnych informacji przydatnych do zarządzania, ale zdecydowanie niezwykle trudno je wydobyć. Zajmuje to zbyt wiele czasu, wysiłku i wymaga wysokich umiejętności menedżerskich i informatycznych - więc w praktyce się tego nie robi. Potrzebne jest narzędzie w naturalny sposób przystosowane do takich celów.

Można wymienić trzy podstawowe korzyści, jakie może osiągnąć firma inwestując w pakiety zintegrowane.

Po pierwsze system dostarcza informacji o całości przedsiębiorstwa na podstawie  których można decydować, które jego obszary są krytyczne dla efektywnego działania firmy. Informacji niezbędnych do bieżącego działania i podejmowania decyzji o tym, w którym miejscu są pieniądze, czy trzeba je zapłacić, czy właśnie napływają, czy ktoś z nimi zalega. Czy są rozbieżności z planem, z recepturą czy procedurami. Pozwala widzieć przedsiębiorstwo w czasie rzeczywistym jako centralnie sterowany organizm.

Po drugie dana informacja wprowadzana jest do systemu raz i tylko raz a wszyscy zainteresowani z niej korzystają. Centralna baza danych umożliwia również znacznie bardziej świadomą i sprawną politykę bezpieczeństwa, przyznawania uprawnień oraz archiwizacji i ewentualnego przywrócenia przypadkowo skasowanych danych.

Po trzecie systemy te w naturalny sposób są przygotowane do rozszerzania swojej funkcjonalności. To co kilka lat temu wydawało się snem przyszłości dzisiaj staje się rzeczywistością. Integracja w ramach łańcucha dostaw czy elektroniczna wymiana danych z kontrahentami staje się coraz częściej warunkiem koniecznym działalności na rynku.

Sam fakt, że firmy dotychczas realizujące ZSI dla dużych firm coraz śmielej oferują swoje produkty na rynek średnich przedsiębiorstw świadczy o dojrzałości produktu i gotowości do spełniania rzeczywistych potrzeb. Średnie firmy nie mogą sobie pozwolić na długie testowanie, implementacje najnowszych pakietów ani na ponoszenie konsekwencji błędów w nich zawartych. Są więc znacznie bardziej wymagającym klientem dla branży informatycznej niż wielkie przedsiębiorstwa a przez to świadectwem jej gotowości do odpowiedzialnej z nimi współpracy.

Przyjrzyjmy się trochę bliżej firmom oferującym zintegrowane pakiety i to, czego po nich można się spodziewać. Należy teraz podzielić dostawców na dwie kategorie. Pierwsza to mali dostawcy z rynku lokalnego, którzy przez lata oferowali wielomodułowe systemy do obsługi typowego przedsiębiorstwa zawierające zwykle moduły księgowości, kadr i płac, magazynu, ewidencji majątku trwałego i obrotu towarowego. Są to na tyle jasno określone sfery działalności przedsiębiorstwa, że do ich obsługi można zastosować programy "z półki" lub wymagające tylko nieznacznych zmian konfiguracyjnych. Ma to swoje odbicie w cenie, kosztach obsługi i szkolenia pracowników, co sprawia, że pakiety takie stają się dostępne dla większości średnich przedsiębiorstw.

Mimo to nie należy pakietów zintegrowanych dla średnich firm traktować jako raz napisanego i zapomnianego programu. Lata współpracy z klientami oraz przyglądanie się ich wzrostowi spowodował, że producenci oprogramowania zaczęli oferować rozszerzenia przez długi czas zarezerwowane tylko dla dużych. Pojawiła się obsługa produkcji, systemy typu CRM (Customer Relationship Management) usprawniające obsługę klienta, systemy do zarządzania kontaktami, systemy informowania kierownictw, logistyka oraz controlling.

Drugą kategorią podziału dostawców zintegrowanych pakietów będą firmy z długą tradycją, osiągające miliardy dolarów obrotów i do tej pory zainteresowane tylko największymi i najzasobniejszymi firmami w obsłudze ich procesów biznesowych. Zwracają one coraz większą uwagę na firmy z sektora średniego oferując sprawdzoną technologię, doświadczonych konsultantów, praktycznie gwarancję ciągłej opieki nad produktem oraz prekonfigurowany pakiet systemowy. Pomimo że jest to rozwiązanie znacznie droższe wiele firm wybiera je po części ze względów na zaufanie do produktu a po części ze względu na prestiż, jaki ze sobą on wnosi.

Oczywiście wybór rozwiązania spełniającego teraźniejsze potrzeby firmy i jednocześnie pozwalający na rozwój pakietu i dodawanie nowych modułów w miarę potrzeb nie jest sprawą łatwą. Przysłowiowe wytaczanie działa, aby odstrzelić wróbla jest strategią, która może nawet doprowadzić do upadku przedsiębiorstwo, które nie jest w stanie ponieść kosztów wdrożenia i utrzymania systemu. Z drugiej strony rozwiązania od znanych firm dają poczucie stabilności, że firma nie zniknie z dnia na dzień zostawiając nas samym sobie z pakietem, którego nikt nie będzie już rozwijał ani konserwował. Również doświadczenie we wdrażaniu i parametryzacji pakietu jest niezwykle istotne.

Myśląc o bardziej zaawansowanych aplikacjach wspomagających przedsiębiorstwo, a nie tylko jego główne i standardowe działy należy otwarcie przyznać, że lokalne firmy komputerowe nie mają jeszcze na tym polu zbyt wielkiego doświadczenia i często dopiero uczą się produktu i zastosowań.

1.1. Koszty

O kosztach wdrożeń systemów klasy ZSI trudno powiedzieć coś więcej ponad to, że to dużo pieniędzy. Trudności wynikają z istotnych niemierzalnych czynników istotnie wpływających na cenę, takich jak zaangażowanie kierownictwa i członków delegacji ze strony przedsiębiorstwa biorącej udział we wdrożeniu, kultura informatyczna, liczba modyfikacji, jakiej życzy sobie klient w standardowym pakiecie, wielkość zmian organizacyjnych koniecznych podczas wdrożenia. Również czynniki łatwiej mierzalne jak liczba stanowisk, liczba modułów oraz oczekiwany czas wdrożenia wyznaczają cenę tylko w przybliżonych granicach.

Konkretne liczby można podać na podstawie kosztów już wykonanych wdrożeń.

Tabela 1 Przykładowe koszty wdrożenia systemów zintegrowanych

źródło: Przedsiębiorstwa, które przeprowadziły wdrożenie systemów, proszące o zachowanie anonimowości. Za Computer World 04/2000 „Bezcenne programy”

Podczas poszukiwania odpowiedniego dla firmy systemu zintegrowanego popularne jest oczekiwanie, aby pakiet ten wymagał jedynie minimalnych zmian w trakcie wdrożenia. Podejście to wydaje się uzasadnione z dwóch przyczyn. Po pierwsze obniża koszty konsultingowe, po drugie umożliwia łatwą i tanią aktualizację pakietu w przyszłości. Ma jednak poważny minus, gdyż wymusza to zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie, dostosowanie jego struktury do możliwości pakietu i przewidzianych w nim scenariuszy prowadzenia biznesu, co również kosztuje.

Ceny licencji producentów systemów zintegrowanych mieszczą się w podobnym przedziale i nie one zwykle stanowią o wyborze danego rozwiązania. Usługi konsultingowe również mają swoją szacunkową cenę od 500 do 1500 USD za dzień pracy. Z uwagą należy podchodzić do "super ofert", gdyż albo kryje się za nimi małe doświadczenie zespołu wdrożeniowego, który chce zdobyć swoje pi...