W większości przypadków, po utworzeniu arkusza będziesz chciał go wydrukować. Microsoft Excel 2002 pozwala na drukowanie całości bądź wybranego fragmentu arkusza, wielu arkuszy jednocześnie lub nawet całego skoroszytu. Excel daje pełną kontrolę nad rozmiarem drukowanej strony, marginesami, nagłówkami, stopkami, łamaniem stron, orientacją, skalowaniem drukowanego arkusza, a także kolejnością, numeracją i zawartością drukowanych stron. Opcja Podgląd wydruku (rysunek 9.1) pozwala na sprawdzenie wyglądu strony jeszcze przed jej wydrukowaniem, co umożliwia zaoszczędzenie czasu i papieru na wykonywanie wydruków próbnych.
Operacja drukowania składa się w zasadzie z trzech głównych etapów:
1. Za pomocą okna dialogowego Ustawienia strony określasz sposób drukowania i wygląd strony (możesz pominąć ten etap jeżeli chcesz wykorzystać ustawienia z poprzedniego drukowania).
2. Za pomocą okna dialogowego Podgląd wydruku kontrolujesz wygląd strony przed wydrukowaniem na papierze (również ten etap możesz pominąć, jeżeli wiesz, jak będzie wyglądała strona po wydrukowaniu).
3. Za pomocą polecenia Drukuj wysyłasz żądaną liczbę kopii danego dokumentu na drukarkę.
W niniejszym rozdziale szczegółowo omówimy wszystkie trzy etapy.
§ Zapisanie dokumentu na dysku powoduje również zapisanie wielu ustawień strony i opcji drukowania.
§ Niniejszy rozdział został napisany z założeniem, że Twój komputer jest już odpowiednio skonfigurowany do drukowania. Jeżeli nie, to powinieneś zainstalować i skonfigurować drukarkę zgodnie z jej dokumentacją.
Rysunek 9.1. Opcja Podgląd wydruku pozwala na sprawdzenie wyglądu drukowanej strony jeszcze przed wysłaniem jej na drukarkę.
Okno dialogowe Ustawienia strony (rysunek 9.2) pozwala na przygotowanie dokumentu do wydruku. Poszczególne opcje zostały pogrupowane na czterech zakładkach:
§ Strona (rysunek 9.2) — pozwala na ustawienie orientacji papieru, sposobu skalowania, numeracji pierwszej strony wydruku oraz jakości wydruku.
§ Marginesy (rysunki 9.6 i 9.7) — pozwala na zdefiniowanie ustawień marginesów strony, odstępu nagłówka i stopki od krawędzi strony oraz umiejscowienia dokumentu na stronie.
§ Nagłówek/stopka (rysunek 9.8) — pozwala na ustawienie predefiniowanych lub własnych nagłówków i stopek.
§ Arkusz (rysunek 9.14) — umożliwia zdefiniowanie obszaru drukowania, tytułu wydruku, drukowanych elementów oraz kolejności drukowanych stron. Jeżeli drukowany będzie arkusz wykresu, to zamiast zakładki Arkusz pojawia się zakładka Wykres (rysunek 9.22), która pozwala na ustawienie rozmiaru drukowanego wykresu oraz jakości wydruku.
Z menu głównego wybierz polecenie Plik à Ustawienia strony (rysunek 9.3)
lub
naciśnij przycisk Ustawienia znajdujący się na pasku narzędzi okna podglądu wydruku.
Rysunek 9.2. Zakładka Strona okna dialogowego Ustawienia strony.
Rysunek 9.3. W menu Plik znajdziesz szereg poleceń związanych z drukowaniem.
1. Otwórz okno dialogowe Ustawienia strony i przejdź na zakładkę Strona (rysunek 9.2).
2. W obszarze Orientacja wybierz żądany układ strony papieru:
§ Pionowa — opcja domyślna dla arkuszy danych, strona drukowana jest pionowo
§ Poziomo — opcja domyślna dla arkuszy wykresów, strona drukowana jest poziomo
3. W obszarze Skalowanie, dostępnym tylko dla arkuszy danych, ustaw żądane opcje skalowania:
§ Dopasuj do — pozwala na procentowe określenie rozmiaru strony względem jej rzeczywistego rozmiaru. Jest to opcja domyślna i ustawiona początkowo na 100%.
§ Wpasuj w strony — Przy drukowaniu skaluje drukowany arkusz tak, aby zmieścił się na określonej liczbie stron.
4. Z listy rozwijanej Rozmiar papieru wybierz żądany rozmiar strony (rysunek 9.4).
5. Z listy rozwijanej Jakość wydruku wybierz żądaną jakość wydruku (rysunek 9.5).
6. Jeżeli to konieczne, w polu Numer pierwszej strony wprowadź liczbę, od której rozpocznie się numerowanie kolejnych stron wydruku — takie rozwiązanie pozwala na rozpoczęcie numerowania stron od liczby innej niż 1.
7. Aby zachować ustawienia naciśnij przycisk OK.
§ Obszar opcji Skalowanie nie jest dostępny dla drukowania arkuszy wykresów. Zamiast tego powinieneś skorzystać z opcji dostępnych na zakładce Wykres, która zostanie szczegółowo omówiona w dalszej części tego rozdziału.
Rysunek 9.4. Lista rozwijana Rozmiar papieru.
Rysunek 9.5. Lista rozwijana Jakość wydruku.
1. Przejdź na zakładkę Marginesy okna dialogowego Ustawienia strony (rysunek 9.6 lub 9.7).
2. Wpisz odpowiednie wartości w polach Górny, Lewy, Prawy i Dolny, określających szerokość danego marginesu liczoną od krawędzi strony.
3. Wpisz odpowiednie wartości w polach Nagłówek i Stopka, określających odległość nagłówka i stopki od krawędzi strony.
4. W razie potrzeby zaznacz odpowiednie opcje w obszarze Wyśrodkuj na stronie (opcje dostępne tylko dla arkuszy danych):
§ W poziomie — powoduje umieszczenie drukowanej zawartości centralnie pomiędzy lewym i prawym marginesem strony
§ W pionie — powoduje umieszczenie drukowanej zawartości centralnie pomiędzy górnym i dolnym marginesem strony
5. Aby zachować ustawienia naciśnij przycisk OK.
§ Wprowadzane zmiany są automatycznie odzwierciedlane w oknie podglądu wydruku, co pozwala na obserwację skutków poczynionych ustawień.
§ Marginesy mogą również zostać ustawione w oknie podglądu wydruku. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w dalszej części rozdziału.
§ Nigdy nie ustawiaj marginesów mniejszych niż wartości Nagłówek i Stopka — takie postępowanie może spowodować nałożenie się drukowanej zawartości dokumentu na obszar nagłówka i stopki.
§ Niektóre drukarki nie są w stanie drukować blisko krawędzi strony. Jeżeli podczas wydruku skrajne fragmenty dokumentu są obcinane, powinieneś zwiększyć obszary marginesów, nagłówka i stopki.
Rysunek 9.6. Zakładka Marginesy okna dialogowego Ustawienia strony dla arkusza danych …
Rysunek 9.7. … oraz dla arkusza wykresu.
1. Przejdź na zakładkę Nagłówek/stopka okna dialogowego Ustawienia strony (rysunek 9.8).
2. Wybierz żądaną opcję z listy rozwijanej Nagłówek bądź Stopka (rysunek 9.9). Wybrana opcja pojawi się w obszarze podglądu okna dialogowego (rysunek 9.10)
3. Naciśnij przycisk OK.
§ Zawartości list rozwijanych Nagłówek i Stopka są identyczne.
§ Excel pobiera dane użytkownika oraz ew. dane jego firmy z informacji, które zostały wprowadzone podczas procesu instalacji pakietu Office. Dane użytkownika mogą zostać zmienione za pomocą polecenia Narzędzia à Opcje à zakładka Ogólne, natomiast nazwa firmy może zostać zmieniona tylko i wyłącznie podczas ponownej instalacji pakietu.
§ Aby zmienić sposób formatowania nagłówka lub stopki wybierz opcję Nagłówek niestandardowy lub Stopka niestandardowa i w oknie dialogowym, które się pojawi na ekranie wybierz odpowiednie opcje. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w następnym podrozdziale.
2. Aby dodać nagłówek naciśnij przycisk Nagłówek niestandardowy. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Nagłówek (rysunek 9.11).
3. W odpowiednich polach tekstowych (Lewa sekcja, Środkowa sekcja oraz Prawa sekcja) wpisz elementy składowe tworzonego nagłówka. W celu ustawienia opcji formatowania elementów nagłówka skorzystaj z przycisków przedstawionych w tabeli 9.1. Przykład niestandardowego nagłówka przedstawiono na rysunku 9.12.
Rysunek 9.8. Zakładka Nagłówek/stopka okna dialogowego Ustawienia strony.
Rysunek 9.9. Listy rozwijane Nagłówek i Stopka oferują cały szereg predefiniowanych nagłówków i stopek.
Rysunek 9.10. Wybrany nagłówek/stopka pojawią się w oknie podglądu.
Rysunek 9.11. Okno dialogowe Nagłówek.
4. Aby zachować wprowadzone zmiany naciśnij przycisk OK. W oknie podglądu pojawi się wybrany nagłówek (rysunek 9.13).
5. Aby dodać stopkę naciśnij przycisk Stopka niestandardowa. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Stopka, które funkcjonuje dokładnie tak samo, jak okno Nagłówek.
6. Powtórz dla stopki operacje z punktów 3 i 4.
7. Naciśnij przycisk OK.
§ Jeżeli chcesz w nagłówku lub stopce umieścić znak & (punkt 3), to musisz wprowadzić go w odpowiednim polu jako &&.
§ Aby określić początkowy numer strony wydruku, który ma się drukować w nagłówku lub stopce, musisz go najpierw wpisać w polu tekstowym Numer pierwszej strony znajdującym się na zakładce Strona okna dialogowego Ustawienia strony (rysunek 9.2).
§ Informacje dynamiczne, to takie informacje, które są automatycznie, na bieżąco aktualizowane. Przykładem informacji dynamicznej jest kolejny numer strony, który zostaje odpowiednio zmodyfikowany dla każdej drukowanej strony. Tego typu informacje możesz umieszczać w nagłówku/stopce za pomocą przycisków przedstawionych w tabeli 9.1.
2. Z listy rozwijanej Nagłówek (lub ...
skowytdj