Analiza_instytucjonalna_urzedu.pdf

Program Rozwoju Instytucjonalnego

PROGRAM ROZWOJU INSTYTUCJONALNEGO

MS P

MA£OPOLSKA SZKO£A ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

AKADEMII EKONOMICZNEJ W KRAKOWIE

WEWN¥TRZ:

ANALIZA

INSTYTUCJONALNA

URZÊDU GMINY

zarz¹dzanie

strategiczne i finansowe

organizacja

i funkcjonowanie urzêdu

zarz¹dzanie kadrami

us³ugi publiczne,

w tym komunalne

partycypacja spo³eczna

i stymulowanie

rozwoju spo³ecznego

Przewodnik dla samorz¹dów

stymulowanie rozwoju

gospodarczego

Wydanie II

zarz¹dzanie projektami

wspó³praca

miêdzy jednostkami

samorz¹du terytorialnego

pod redakcj¹

Marcina Zawickiego i Stanis³awa Mazura

etyka i zapobieganie

zjawiskom korupcji

MS P

MA£OPOLSKA SZKO£A ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

AKADEMII EKONOMICZNEJ W KRAKOWIE

SPIS TREŚCI

PRZEDMOWA ............................................................................................................................................................................. 5

WPROWADZENIE ...................................................................................................................................................................... 7

INSTRUKCJA PRZEPROWADZANIA ANALIZY INSTYTUCJONALNEJ URZĘDU GMINY ......................................... 11

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR I – ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE I FINANSOWE .................................................... 15

Definicja obszaru zarządzanie strategiczne i finansowe..................................................................................................... 15

Podstawowe pojęcia stosowane w obszarze zarządzanie strategiczne i finansowe............................................................15

Kryterium zarządzania nr 1 – Planowanie strategiczne ....................................................................................................... 17

Kryterium zarządzania nr 2 – Perspektywiczna ocena sytuacji finansowej ......................................................................... 21

Kryterium zarządzania nr 3 – Wieloletnie planowanie inwestycyjne ................................................................................... 23

Kryterium zarządzania nr 4 – Roczne planowanie finansowe, monitorowanie i ocena wykonania planów ........................ 26

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR II – ORGANIZACJA I FUNKCJONOWANIE URZĘDU ................................................. 31

Definicja obszaru organizacja i funkcjonowanie urzędu ...................................................................................................... 31

Podstawowe pojęcia stosowane w obszarze organizacja i funkcjonowanie urzędu ........................................................... 31

Kryterium zarządzania nr 5 – Podział uprawnień decyzyjnych i odpowiedzialności ........................................................... 34

Kryterium zarządzania nr 6 – Zarządzanie procesami ........................................................................................................ 37

Kryterium zarządzania nr 7 – Efektywność komunikacji wewnętrznej ................................................................................ 40

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR III – ZARZĄDZANIE KADRAMI ........................................................................................ 43

Definicja obszaru zarządzanie kadrami ............................................................................................................................... 43

Podstawowe pojęcia stosowane w obszarze zarządzanie kadrami .................................................................................... 43

Kryterium zarządzania nr 8 – System rekrutacji personelu ................................................................................................. 44

Kryterium zarządzania nr 9 – System oceny i awansowania pracowników ........................................................................ 48

Kryterium zarządzania nr 10 – System szkoleń i doskonalenia zawodowego .................................................................... 51

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR IV – USŁUGI PUBLICZNE, W TYM KOMUNALNE ...................................................... 55

Definicja obszaru usługi publiczne, w tym komunalne ........................................................................................................ 55

Podstawowe pojęcia stosowane w obszarze usługi publiczne, w tym komunalne ............................................................. 55

Kryterium zarządzania nr 11 – Standardy świadczenia usług publicznych ......................................................................... 58

Kryterium zarządzania nr 12 – Planowanie świadczenia usług publicznych ...................................................................... 61

Kryterium zarządzania nr 13 – Doskonalenie świadczenia usług publicznych ................................................................... 65

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR V – PARTYCYPACJA SPOŁECZNA I STYMULOWANIE

ROZWOJU SPOŁECZNEGO ................................................................................................................................................... 69

Definicja obszaru partycypacja społeczna i stymulowanie rozwoju społecznego ............................................................... 69

Podstawowe pojęcia stosowane w obszarze partycypacja społeczna i stymulowanie rozwoju społecznego .................... 69

Kryterium zarządzania nr 14 – Komunikacja i partycypacja społeczna .............................................................................. 70

Kryterium zarządzania nr 15 – Współpraca z organizacjami pozarządowymi .................................................................... 74

Kryterium zarządzania nr 16 – Wspieranie inicjatyw społecznych ...................................................................................... 77

Analiza instytucjonalna urzędu gminy

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR VI – STYMULOWANIE ROZWOJU GOSPODARCZEGO ........................................... 81

Definicja obszaru stymulowanie rozwoju gospodarczego ................................................................................................... 81

Podstawowe pojęcia stosowane w obszarze stymulowanie rozwoju gospodarczego ........................................................ 81

Kryterium zarządzania nr 17 – Program rozwoju gospodarczego .......................................................................................82

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR VII – ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI ................................................................................ 85

Definicja obszaru zarządzanie projektami ........................................................................................................................... 85

Podstawowe pojęcia stosowane w obszarze zarządzanie projektami ................................................................................ 85

Kryterium zarządzania nr 18 – System zarządzania projektami ......................................................................................... 86

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR VIII – WSPÓŁPRACA MIĘDZY JEDNOSTKAMI

SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO ..................................................................................................................................... 91

Definicja obszaru współpraca między jednostkami samorządu terytorialnego ....................................................................91

Podstawowe pojęcia stosowane w obszarze współpraca między jednostkami samorządu terytorialnego .........................91

Kryterium zarządzania nr 19 – Realizowanie przedsięwzięć we współpracy

z innymi jednostkami samorządu terytorialnego .................................................................................................................. 92

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR IX – ETYKA I ZAPOBIEGANIE ZJAWISKOM KORUPCJI .......................................... 95

Definicja obszaru etyka i zapobieganie zjawiskom korupcji ................................................................................................ 95

Podstawowe pojęcia stosowane w obszarze etyka i zapobieganie zjawiskom korupcji ..................................................... 95

Kryterium zarządzania nr 20 – Kształtowanie postaw etycznych ....................................................................................... 96

ZBIORCZE ZESTAWIENIE WYNIKÓW ANALIZY INSTYTUCJONALNEJ URZĘDU GMINY .................................... 99

Przedmowa

Szanowni Państwo,

Z dużą satysfakcją przekazuję Państwu przewodnik dotyczący „Analizy instytucjonalnej urzędu

gminy”, przygotowany w ramach Programu Rozwoju Instytucjonalnego adresowanego do urzędów

administracji publicznej. Program ten, obok ogólnopolskiego Programu Szkoleniowego, jest wkładem

MSWiA w realizację rządowego Programu Aktywizacji Obszarów Wiejskich, współfinansowanego

ze środków Banku Światowego. Ministerstwo zaangażowało się w ten Program widząc w nim szansę na

zainicjowanie systematycznej pracy nad doskonaleniem zarządzania w urzędach lokalnej i regionalnej

administracji publicznej.

Metoda przedstawiona w przewodniku ma pozwolić kierownictwu i pracownikom urzędów gmin

na dokonanie samooceny poziomu rozwoju instytucjonalnego w wybranych 9 obszarach zarządzania.

Odrębne wersje tego opracowania – adresowane do starostwa powiatowego i urzędu marszałkowskiego

– również są już dostępne. Przeprowadzenie analizy instytucjonalnej urzędu jest istotnym warunkiem

przygotowania i wdrożenia planu rozwoju instytucjonalnego, dzięki czemu urząd będzie bardziej przyja-

zny dla obywateli. Zamierzeniem twórców metody było także przekazanie informacji o nowoczesnych

metodach zarządzania, odpowiadających współczesnym wyzwaniom w zakresie kierowania jednost-

kami administracji publicznej. Zdaję sobie sprawę, że w wielu samorządach dokonał się w ostatnich

latach istotny postęp w zakresie efektywności i skuteczności zarządzania i chciałbym, aby te pozytywne

doświadczenia były propagowane wśród wszystkich samorządów.

Prezentowana metoda analizy instytucjonalnej została przetestowana w roku 2002 i 2003 w 28 urzę-

dach gmin, uczestniczących w PRI, a następnie w oparciu o wyniesione doświadczenia udoskonalona

przez autorów – konsultantów Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej

w Krakowie i Canadian Urban Institute, we współpracy z Zespołem Projektu w MSWiA. Niniejszy

przewodnik jest końcowym produktem Programu, który oferuję Państwu w celu wykorzystania przy

samodzielnym analizowaniu stanu zaawansowania instytucjonalnego Państwa urzędów. Przewodnik

ten jest uzupełnieniem poradnika pt. „Rozwój instytucjonalny”, w którym opisano wszystkie etapy

wdrażania tej metody. Mam nadzieję, że przedstawiony materiał okaże się interesujący i inspirujący, a

przede wszystkim przydatny w wymiarze praktycznym, co umożliwi doskonalenie organizacji, sprawno-

ści i skuteczności Państwa urzędów.

Ze względu na nowatorski charakter metody rozwoju instytucjonalnego mamy świadomość, że

przewodnik ten wymaga stałego doskonalenia, co mam nadzieję będzie odbywać się przy udziale

samorządów i organizacji samorządowych, Ministerstwa oraz autorów przewodnika. Celem jaki nam

wspólnie przyświeca jest podnoszenie standardu usług oferowanych obywatelom oraz zwiększenie

sprawności funkcjonowania administracji.

Dziękuję bardzo wszystkim osobom zaangażowanym w powstanie tego opracowania: autorom

– ekspertom MSAP/CUI, członkom zespołów zadaniowych w jednostkach pilotażowych (uczestniczą-

cym w PRI) oraz recenzentom Programu. Wyrażam nadzieję, że prezentowana metoda analizy insty-

tucjonalnej urzędu będzie dla Państwa użyteczna oraz zaowocuje – wraz z pozostałymi produktami

Programu – przyśpieszeniem pozytywnych przekształceń w funkcjonowaniu administracji samorządo-

wej. To z kolei jest jednym z warunków, aby samorządy mogły lepiej wykorzystać szanse rozwojowe,

jakie niesie akcesja Polski do Unii Europejskiej.

Z poważaniem,

Jerzy Mazurek

Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji

Analiza instytucjonalna urzędu gminy

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: