KSIĘGOWANIE OD A DO Z.pdf

KsiĘgowanie od A do Z

Stan prawny na 15 lutego 2005 r.

Prowadzenie nawet małej firmy wymaga podstawowej wiedzy z zakresu sposobów ewidencjonowania zdarzeń zgodnie z

obowiązującymi przepisami prawa. Prowadzenie rachunkowości ma takŜe za zadanie umoŜliwienie prawidłowego rozliczenia się z

kontrahentem i z budŜetem. Rachunkowość prowadzona jest nie tylko dlatego, Ŝe tak nakazuje prawo, ale takŜe po to, by moŜna było

uzyskać informacje konieczne do właściwego funkcjonowania jednostki (czyli osiągania zysków). To rachunkowość jest źródłem

informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Praktycznie cały obszar firmy jest widoczny w zbiorach danych rejestrowanych w

księgach rachunkowych i ewidencjach pomocniczych. Informacje tworzone przez rachunkowość słuŜą teŜ otoczeniu przedsiębiorstwa

związanemu z nim transakcjami gospodarczymi.

Sprawdzonym rozwiązaniem jest korzystanie z usług biur rachunkowych, ale pamiętajmy, Ŝe i w tym przypadku niezbędna jest

wiedza z zakresu dokumentowania operacji gospodarczych. Znajomość podstawowych zagadnień z zakresu rachunkowości ułatwia

sprawne i skuteczne zarządzanie firmą. Wiarygodność informacji płynących z rachunkowości musi być więc niepodwaŜalna i w tym

zakresie rachunkowość ma chronić interesy otoczenia przedsiębiorstwa.

Nie sposób jest w jednej publikacji omówić wszystkich zagadnień związanych z rachunkowością. Skupiliśmy się więc na tych –

naszym zdaniem – najwaŜniejszych zagadnieniach, które są niezbędne w codziennej pracy księgowego. Poradnik zawiera wiele

przykładów ilustrujących określone problemy, które ułatwią Państwu zrozumienie przedstawionych zagadnień.

Czym jest rachunkowość?

Rachunkowość finansowa to część rachunkowości zajmująca się pomiarem i ewidencją majątku przedsiębiorstwa, operacji

gospodarczych oraz przygotowywaniem na tej podstawie sprawozdań finansowych. Sposób prowadzenia rachunkowości finansowej

jest ściśle regulowany przez prawo.

Rachunkowość finansowa ukierunkowana jest na odbiorcę zewnętrznego (udziałowcy, akcjonariusze, kredytodawcy, potencjalni

inwestorzy, słuŜby fiskalne) i stąd konieczność zachowania ścisłych reguł dotyczących przedstawiania wyniku finansowego.

Rachunkowość to system ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych jednostki gospodarczej wyraŜony w pieniądzu. SłuŜy

przekazywaniu informacji handlowych i ekonomicznych osobom, które zainteresowane są działalnością danej firmy. Rachunkowość

obejmuje zatem:

• politykę rachunkowości (zasady rejestracji zdarzeń gospodarczych),

• prowadzenie ksiąg rachunkowych,

• okresową wycenę aktywów i pasywów,

• okresową kontrolę stanu aktywów i pasywów,

• sporządzanie sprawozdań finansowych i innych,

• gromadzenie i przechowywanie informacji.

Konto księgowe

Do ujmowania operacji gospodarczych słuŜy konto 1 . Na podstawie danych znajdujących się na kontach moŜna sporządzić potrzebne

zestawienia za dowolny okres, moŜna takŜe sporządzić sprawozdania finansowe, raporty finansowe, deklaracje podatkowe i inne

opracowania według potrzeb.

Konto posiada dwie strony. Lewa strona konta zwana jest stroną „Winien” (w skrócie Wn). Prawa strona konta zwana jest stroną Ma.

KaŜde konto ma swoją nazwę i symbol cyfrowy.

Uproszczony schemat konta wygląda w następujący sposób:

Nazwa konta jest odpowiednia do ujmowanych na nim składników. I tak na przykład „Kasa” oznacza, Ŝe ujmuje się tu środki

pienięŜne zgromadzone w kasie.

Zapisy dokonywane na koncie to zapisy operacji gospodarczych, które powodują zmianę stanu tego konta. Księgowanie moŜe

odbywać się po stronie Wn lub po stronie Ma konta. Zapisy po stronie Wn konta (obroty debetowe) określa się za pomocą

następujących zwrotów:

• obciąŜenie konta,

• księgowanie w cięŜar konta,

• księgowanie debetowe.

Natomiast zapisy po stronie Ma (obroty kredytowe) to inaczej:

• uznanie konta,

• księgowanie na dobro konta,

• księgowanie kredytowe.

KaŜdy zapis księgowy, aby spełniał swoją rolę rejestracyjną, musi składać się dwóch najwaŜniejszych elementów, a mianowicie:

• elementu informacyjnego – nazwa konta, symbol konta, strona konta, kwota operacji,

• elementu indentyfikacyjnego – treść operacji, dowód księgowy, na podstawie którego dokonano zapisu, data operacji i numer

operacji.

W księgowości obowiązuje zasada podwójnego zapisu, czyli kaŜda operacja musi być ujęta:

• co najmniej na dwóch kontach,

• na jednym koncie po stronie Wn, a na drugim po stronie Ma,

• w identycznej wysokości na obu kontach.

Na koniec kaŜdego roku następuje procedura zamykania konta. Oczywiście na początku roku konto było otwarte, czyli wpisany został

stan początkowy z bilansu otwarcia (jeśli w bilansie otwarcia stan konta był zerowy, to otwarcie konta mogło nastąpić wraz z

zaksięgowaniem pierwszej operacji dotyczącej danego konta).

ZAPAMIĘTAJ

Księgowanie jest procedurą księgową polegającą na zarejestrowaniu operacji gospodarczych we właściwych pozycjach. Operacje

gromadzone są na specjalnych kontach, które grupują operacje gospodarcze zgodnie z polityką rachunkowości przyjętą przez

przedsiębiorstwo.

3 kroki do zamknięcia konta

1 Podsumuj stronę Wn i stronę Ma konta.

Zapisy na kontach są okresowo sumowane (przynajmniej raz w miesiącu). Tym sposobem co miesiąc mamy sumę kaŜdej strony konta

osobno w kaŜdym miesiącu i od początku roku, czyli narastająco. Wiemy więc, jakie były np. przychody ze sprzedaŜy od początku

roku albo jakie tylko w danym miesiącu.

2 Ustal saldo końcowe – czyli róŜnicę między stronami.

Saldo końcowe konta, czyli na koniec okresu, moŜe być debetowe, kredytowe albo zerowe. Saldo debetowe powstaje wtedy, gdy

suma po stronie Wn jest większa, saldo kredytowe – gdy suma po stronie Ma jest większa, a saldo zerowe – gdy sumy zapisów po

obu stronach kontach są sobie równe.

3 Obliczoną między stronami róŜnicę zapisz po stronie wykazującej mniejszą sumę (dzięki temu łącznie kwoty po obu stronach są

sobie równe).

Konta syntetyczne i analityczne

Konta analityczne słuŜą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów dokonywanych na kontach syntetycznych. Z tym podziałem wiąŜą

się dwa bardzo waŜne pojęcia, a mianowicie księga główna i księga pomocnicza.

Księga główna, będąca podstawową księgą rachunkową, składa się wyłącznie z kont syntetycznych. Zgodnie z ustawą z dnia 29

września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 10, poz. 66), konta

księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie

zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie ze wspomnianą wcześniej zasadą podwójnego zapisu.

Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. Saldo konta równe jest róŜnicy między

obrotami jednej i drugiej strony za dany okres.

Natomiast konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej.

Prowadzi się je w postaci wyodrębnionego systemu ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z

saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Na kontach ksiąg pomocniczych moŜna w ciągu okresu sprawozdawczego stosować,

obok lub zamiast jednostek pienięŜnych, jednostki naturalne (co nie jest moŜliwe dla księgi głównej). NaleŜy wówczas sporządzić na

koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i

ustalić ich wartość.

Symbolika konta analitycznego moŜe być dowolna. Zwykle na początku umieszczony jest symbol konta syntetycznego z którego

utworzono konta analityczne.

Niestety, z uwagi na duŜy stopień uogólnienia danych i informacji, konta syntetyczne nie zapewniają naleŜytej kontroli

rozrachunków. Dlatego, aby zapewnić skuteczną kontrolę dokonywanych rozrachunków, naleŜy prowadzić do poszczególnych kont

syntetycznych odpowiednią ewidencję szczegółową na kontach ksiąg pomocniczych. W tym przypadku przez odpowiednią ewidencję

naleŜy rozumieć ewidencję szczegółową na miarę potrzeb.

Konta bilansowe i pozabilansowe

Kolejny podział kont to podział na konta bilansowe i pozabilansowe. Cechą charakterystyczną kont bilansowych jest to, Ŝe rejestruje

się na nich operacje powodujące zmiany w bilansie, czyli w aktywach i pasywach.

Konta aktywów i pasywów

Salda kont bilansowych przenoszone są na koniec okresu bezpośrednio lub pośrednio do bilansu. Natomiast konta pozabilansowe

słuŜą do ewidencji tych zdarzeń, które nie są uwzględnione w bilansie. Pamiętajmy jednak, Ŝe dane z tej ewidencji powinny znaleźć

się w informacji dodatkowej (części sprawozdania finansowego), poniewaŜ bardzo często okazuje się, Ŝe są to istotne informacje dla

całościowej oceny firmy, np. udzielone gwarancje, poręczenia.

Warto pamiętać, Ŝe salda końcowe na kontach bilansowych aktywów, wykazane po stronie Ma tych kont, są w bilansie ujmowane po

stronie aktywów. Natomiast salda końcowe na kontach bilansowych pasywów, wykazane po stronie Wn tych kont, są w bilansie

ujmowane po stronie pasywów.

ZAPAMIĘTAJ

Przychód i wpływ w pojęciu rachunkowości nie oznacza tego samego. Wpływ oznacza przychód środków pienięŜnych. Wpływy

pienięŜne mogą mieć miejsce wcześniej, później lub jednocześnie z powstaniem przychodu, w zaleŜności od warunków zapłaty

określonej w umowie sprzedaŜy.

Konta wynikowe

Jest jeszcze grupa tzw. kont wynikowych. SłuŜą one do ewidencji operacji przychodowych i kosztowych, które odzwierciedlają

procesy powodujące powstanie kosztów i strat oraz przychodów i zysków, a takŜe wyniku finansowego. Na kontach wynikowych

kosztów i strat rejestruje się poniesione przez jednostkę w okresie sprawozdawczym koszty i straty. Natomiast na kontach

wynikowych przychodów i zysków wykazuje się osiągnięte przychody i zrealizowane zyski. Zarejestrowane i pogrupowane na

kontach wynikowych koszty i straty oraz przychody i zyski przenosi się na dzień bilansowy na jedno konto słuŜące do ustalenia

wyniku finansowego.

A oto funkcjonowanie kont kosztowych i kont przychodów.

Zakładowy plan kont

Zbiór wszystkich kont tworzy księgi rachunkowe. KaŜda firma prowadzi księgi rachunkowe na podstawie planu kont, który jest

waŜnym dokumentem opisującym przyjęte przez jednostkę gospodarczą zasady rachunkowości. Od budowy planu kont zaleŜy to, czy

i w jakim zakresie system rachunkowości dostarczać będzie uŜytecznych informacji niezbędnych dla celów sprawozdawczych, jak i

zarządczych. Plan kont zawiera wykaz kont syntetycznych, zasady ich rozwinięcia na konta analityczne (czyli bardziej szczegółowe),

szczegółowy wykaz kont analitycznych oraz komentarze dotyczące zasad księgowania i wyceny składników bilansowych. Zakładowy

plan kont ustala zatem i aktualizuje kierownik jednostki.

W planie kont grupowane są konta syntetyczne w zespoły oznaczone symbolami w postaci cyfr arabskich. Konta księgi głównej

(konta syntetyczne) oznaczone są symbolami dwu- i trzycyfrowymi, przy czym pierwsza cyfra wskazuje na zespół, do którego naleŜy

dane konto, np. konto „Kasa” ma symbol 101, co oznacza, Ŝe naleŜy do zespołu 1 – środki pienięŜne, rachunki bankowe oraz inne

krótkoterminowe aktywa finansowe.

Konta księgowe pogrupowane są w zespoły:

Zespół 0 – Aktywa trwałe

Zespół 1 – Środki pienięŜne i rachunki bankowe

Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia

Zespół 3 – Materiały i towary

Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenia

Zespół 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczenie

Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe

Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem

Zespół 8 – Kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne i wynik finansowy.

EKSPERT RADZI

Jak skonstruować zakładowy plan kont

Zakładowy plan kont powinien być skonstruowany tak, aby moŜna było sporządzać zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie

finansowe oraz wszelkie statystyczne sprawozdania finansowe wymagane przez GUS. Przyjęte zasady rachunkowości naleŜy

stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji, wyceny aktywów i

pasywów, w tym dokonywania odpisów amortyzacyjnych, ustalania wyniku finansowego i sporządzenia sprawozdań finansowych,

tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. W razie potrzeby kierownik jednostki wprowadza zmiany

aktualizujące zakładowy plan kont.

Zakładowy plan kont obejmuje wykaz kont księgi głównej (syntetycznych), przyjęte przez jednostkę zasady klasyfikacji zdarzeń oraz

zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej w księgach pomocniczych i ich powiązanie z kontami księgi głównej. W szczególności

konieczne jest określenie:

• zasad ewidencji szczegółowej środków trwałych, takŜe środków trwałych w budowie, ze wskazaniem przedmiotów o niskiej

jednostkowej wartości początkowej, które mają być objęte tą ewidencją i sposobu ich amortyzowania,

• metody ewidencji materiałów, w tym wskazanie materiałów, których wartość będzie odpisywana w koszty w momencie ich zakupu,

• rodzaju operacji, które mogą być dokumentowane tzw. dowodem zastępczym – w przypadku braku moŜliwości uzyskania

zewnętrznych obcych dowodów źródłowych,

• zasad ewidencji i rozliczania kosztów – ze wskazaniem, czy stosuje się układ rodzajowy czy funkcjonalny (konta zespołu 4 czy

konta zespołu 5),

• zasad ewidencji i rozliczania zakupów materiałów i innych rzeczowych składników majątku dla potrzeb rozliczenia VAT w

deklaracji podatkowej VAT-7, z ewentualnym wskazaniem zakupów, które będą grupowane w rejestrach.

JeŜeli jednostka będzie korzystać z rozwiązania wzorcowego, naleŜy wskazać tytuł publikacji i jej wydawcę oraz te rozwiązania,

które jednostka przyjmuje do stosowania, spośród postawionych ustawą do wyboru.

Najczęściej popełniane błędy związane z budową kont:

• zbyt analityczne ujmowanie kosztów dla pozycji, gdzie nie występują istotne obroty, nie hołdować zasadzie „a moŜe się przyda”,

• ujmowanie zbyt wielu zdarzeń gospodarczych na kontach „Inne” bez szczegółowej analizy, istnieje ryzyko, Ŝe trafią tam kluczowe

ze względu na kwotę zdarzenia,

• zbyt rozbudowany plan kont z duŜą ilością kont pustych.

Analiza poprawności przyjętego przez firmę zakładowego planu kont powinna dotyczyć następujących zagadnień:

• kompletności ZPK,

• prawidłowości wykazu kont syntetycznych,

• przyjętych zasad rachunkowości,

• konsekwencji stosowania,

• kontroli stosowania.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: