Zasada określania w życiu spraw ważnych.doc

Zasada określania w życiu spraw ważnych

Wszystkie nasze czynności dzielimy z punktu widzenia ich ważności i pilności na 4 kategorie. 

Pilność oznacza związek z czasem wykonania zadania, uwarunkowana jest konkretnym terminem w kalendarzu. Ważność sprawy to priorytetowe w naszym życiu czynności, istotne dla naszego rozwoju, zdrowia, dla naszej rodziny [i].

Do jakiej kategorii zaliczają się czynności, które moglibyśmy robić codziennie, a nie robimy, a które mogłyby zmienić nasze życie? Najczęściej należą one do kategorii IV. Dlaczego więc to, co ważne dla naszego życia, także istotne, to co może diametralnie odmienić nasze życie, jest na łasce tego, co nieważne i niekoniecznie istotne? Dlaczego nasze czynności codzienne tak rzadko należą do IV kategorii? Nie robimy ich, bo uważamy, że nie są pilne i błędnie sądzimy, że gdy uporamy się ze wszystkim sprawami pilnymi, weźmiemy się za sprawy dla nas naprawdę ważne. Tak jest z nauką języków obcych, przeczytaniem zakupionej przed rokiem książki, czy wyjazdem z rodziną za miasto. Sukces wielu ludzi rozpoczął się od momentu zrozumienia, że sens naszego życia i jego wartość, zależą od tego, by jak najwięcej naszych czynności należało do kategorii IV.

Stephen Covey zachęca do odpowiedzi na takie pytanie:

Do kategorii I należą takie sprawy jak terminowe wykonanie raportu, wizyta u stomatologa, z powodu bólu zęba, pomoc koleżance w rozwiązaniu problemu z uczniem, rozmowa z rodzicami, zajęcie się dzieckiem z powodu jego choroby. Łatwo więc zauważyć, ze kategoria ta zawiera w sobie wiele czynności, których z powodu terminu nie możemy odłożyć i są jednocześnie dla nas ważne. Trudno zwlekać z wizytą u stomatologa, lub odkładać w nieskończoność poważna operacje, także nie mamy wyboru, kiedy zachoruje nasze dziecko. Są to wszystko sprawy ważne, ale wiele z niech nie musiałoby być sprawami pilnymi, gdybyśmy odpowiednio wcześniej zadbali o niektóre z nich. Sprawy stają się pilne bardzo często z naszego powodu, kiedy je odkładamy, ponieważ czas nas nie goni. Gdybyśmy odpowiednio wcześniej udali się na kontrolę do dentysty, sprawa nie byłaby może sprawą tak pilną. Jeżeli odpowiednio wcześniej zaplanowalibyśmy napisanie raportu, to nie byłoby pośpiechu. Byłby czas na jego analizę i ewentualną korektę. Ta kategoria czynności powoduje stres, niepotrzebne negatywne emocje, frustracje, co w konsekwencji odbija się na naszym zdrowiu. Pamiętam, jak często moje codzienne czynności znajdowały się w tej właśnie kategorii. I jeszcze dzisiaj z własnej winy muszę pracować pod presją czasu. Przyjmuję nieostrożnie rożne zobowiązania, a potem nie jestem w stanie się nich wywiązać. Aby uniknąć sytuacji stresowych z wyprzedzeniem zaczynam planować swoje zadania.

Przez kilka pierwszych lat pracy w szkole plan lekcji układałem pod koniec sierpnia. Na pierwszej przed rozpoczęciem roku szkolnego radzie pedagogicznej przedstawiałem go nauczycielom. Z uwagi, ze wielu z nich było nauczycielami dochodzącymi, wcześniej zbierałem informacje i starałem się je uwzględnić podczas układania planu. Niestety, wielu dyrektorów układało plany lekcji w innych szkołach równie późno, więc nie zawsze udawało nam się uzgodnić terminy zajęć nauczycieli uczących w kilku szkołach. W konsekwencji plan zmieniany i układany był prawie przez cały wrzesień. Poirytowani byli przede wszystkim uczniowie, ponieważ co tydzień przynosiłem nowa wersje planu. Kosztowało mnie to, moich nauczycieli, uczniów i rodziców mnóstwo nerwów. Nie mogliśmy zaplanować zajęć pozalekcyjnych, ponieważ nikt z nauczycieli nie znał jeszcze dokładnie swoich zajęć. Dlatego też postanowiłem układać plan jeszcze w czerwcu po to, by uczniowie i nauczyciele mogli dostać go jeszcze przed wakacjami. Nie musiałem się spieszyć, w ostateczności do dyspozycji miałem wakacje. W ten sposób pod koniec czerwca plan był gotowy. Jednocześnie zapowiadałem nauczycielom, że wersja planu jest ostateczna i obowiązywać będzie do końca następnego semestru. Sytuacja spowodowała, że wszyscy nauczyciele dopasowali swoje plany do naszego i w konsekwencji przez cały rok nie musiałem robić żadnych większych korekt w planie. Wiele się z tego zdarzenia nauczyłem. Jednocześnie przeniosłem czynność układania planu do kategorii IV spraw niepilnych, choć jednych z ważnych w życiu szkoły.

 

Do kategorii II należą sprawy, które z pozoru są sprawami ważnymi dla nas. Najczęściej są to sprawy ważne dla innych, którzy przychodzą do gabinetu lub do nas telefonują. Bardzo dużo czasu spędzamy na czynnościach w tej kategorii, nieświadomie bowiem zaspakajamy potrzeby innych. Telefon znajomego, który opowiada o swoim samochodzie i kolorze, jaki wybrał, to jego priorytet, niekoniecznie nasz. Mam sąsiadkę, która chce ze mną porozmawiać w momencie, kiedy najbardziej się spieszę. Chętnie opowiada mi o innych, o swoich dzieciach. Trudno jej odmówić i nie wysłuchać. Dbam o dobre stosunki z sąsiadami, ale nie potrafię jej przerwać. Nie jestem jednak przekonany, żeby był to najlepszy sposób na ich budowanie. Rozmowa z nią w tym momencie jest ważna może z jej punktu widzenia, ale nie mojego. Czynności z tej kategorii bardzo często sprawiają, że myślimy, że są ważnymi i jednocześnie pilnymi. Niekoniecznie tak musi być. Dlatego też trzeba uważać i właściwie reagować. To jeden z naszych „pożeraczy“ czasu.
 

Wybitnym „pożeraczem“ naszego czasu są zajęcia z kategorii III. To na tych czynnościach spędzamy mnóstwo czasu. Mimo że nie są ważne i żaden termin tego nie wymusza, to jednak drobne przyjemności pochłaniają nam bardzo wiele czasu. Chętnie spędzam czas przed telewizorem w niedzielne przedpołudnia. Coraz częściej to teraz kontroluję. Bardzo wiele czasu spędzałem też przed komputerem i niekoniecznie związane to było z moją pracą zawodową. Bezmyślnie przeglądałem strony WWW w Internecie. Pamiętam, jak na jednym z seminariów prezentowałem koncepcję zarządzania sobą w czasie i podałem przykład z wielogodzinnym oglądaniem programów telewizyjnych jako czynność z kategorii spraw niepilnych i nieważnych. Wówczas jeden z uczestników zaprotestował i powiedział, że to jest jego sposób na relaks i regenerację sił. Jeżeli tak jest faktycznie, to czynność ta z punktu widzenia naszego zdrowia i kondycji psychicznej należy automatycznie do kategorii spraw ważnych i niepilnych. Nie uważam jednak, żeby spędzanie wielu godzin przed telewizorem było skutecznym sposobem na poprawienie swojego zdrowia. Wykluczam tutaj świadomy wybór programów, który pozwala rozszerzyć nasza wiedzę, zapoznać się z najważniejszymi wydarzeniami lub przysłuchać się ciekawej dyskusji. To na pewno są sprawy ważne

[i]Koncepcje ustalania priorytetów i nadawaniu naszym działaniom hierarchii w sposób wyczerpujący przedstawia Stephen Covey w swojej książce zatytułowanej Najpierw rzeczy najważniejsze. Propozycja Covey’a zainspirowała mnie do zmiany moich przekonań na temat zarządzania sobą w czasie.