pisanie pism.doc

Zasady redagowania treści pism:

­       Pismo powinno być przejrzyste graficznie.

­       Zdania powinny być krótkie, jasne, ponieważ bardzo rozbudowane mogą powodować trudności w zrozumieniu treści pisma.

­       Należy unikać zbędnych słów, rozwlekłych opisów, treść powinna być formułowana w sposób zwięzły i ścisły.

­       Treść powinna być sformułowana zgodnie z zasadami ortograficznymi, gramatycznymi, stylistycznymi stosowanymi w języku polskim.

­       Należy stosować schematyzmy tzn. zwroty ułatwiające i przyspieszające redagowanie treści np.: „W  odpowiedzi na Wasze pismo...”, „Informujemy Was...” /korespondencja między jednostkami organizacyjnymi/, „W odpowiedzi na Pana pismo uprzejmie informujemy, że...” /korespondencja z osobami fizycznymi/.

­       Należy stosować zwroty grzecznościowe oraz uprzejmą formę np.: „Zwracamy się z prośbą...”, „Uprzejmie prosimy...”; nie należy przesadzać w używaniu tych zwrotów /nadmiar grzeczności razi/. Nie wolno stosować gróźb lub słów obraźliwych; dozwolone są groźby legalne, w których nadawca pisma powołuje się na zawartą umowę lub obowiązujące przepisy.

­       Można stosować skróty – powszechnie znane (nie wolno stosować własnych skrótów). Zostały one omówione już wcześniej.

­       Należy stosować terminologię fachową dostosowaną do poruszanych zagadnień.

­       Ważne treści pisma powinny być wyróżnione.

­       Pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy.

­       Pismo powinno być kompletne tzn., że powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje oraz powinny być dołączone niezbędne dokumenty.

Temat: PISMA - RODZAJE, CHARAKTERYSTYKA

1. Pismo – „system znaków, służący do utrwalenia lub zastąpienia języka mówionego przez zapis”. 

2. Podział pism ze względu na:

­        treść:

*      informacyjne –  charakteryzują się tym, że zawierają określone informacje dotyczące stanu faktycznego, brak w nich czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska np.: zaświadczenie, zawiadomienie, sprawozdanie, notatka, awizo.

*      przekonywujące  – zawierają czynnik nakłaniający odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska np.: podanie, reklamacja, oferta, skarga, wniosek.

­        stopień zabezpieczenia tajemnicy:

*      jawne - informacje w nich zawarte mogą być przekazane wszystkim pracownikom,

*      poufne - informacje w nich zawarte chronione są tajemnicą służbową,

*      tajne - informacje w nich zawarte chronione są tajemnicą państwową.

­      ważność:

*      zwykłe – sprawy w nich zawarte powinny być załatwione w terminie zgodnym z przepisami lub w terminie przyjętym zwyczajowo,

*      pilne lub bardzo pilne  - sprawy w nich zawarte powinny być załatwione jak najszybciej, nie później niż w ciągu 3 dni,

*      terminowe - sprawy w nich zawarte powinny być załatwione w terminie podanym w piśmie.

­        wygląd zewnętrzny:

*      na blankietach specjalnych – blankiet ministra, blankiet prezesa spółki,

*      na blankietach korespondencyjnych – blankiet zwykły, reklamowy, uproszczony, bezkopertowy,

*      na formularzach – drukach,

*      na papierze bez nadruku – czysta kartka papieru,

*      w formie nie określonej przez Polską Normę lub obowiązujące przepisy.

­        obieg:

*      pisma otrzymywane z zewnątrz,

*      pisma wysyłane na zewnątrz,

*      pisma o obiegu wewnętrznym - nie wychodzące poza zakład pracy.

UKŁAD GRAFICZNY PISMA I JEGO CZĘŚCI SKŁADOWE

1. Nagłówek  - powinien zawierać nazwę i adres nadawcy, może również zawierać dodatkowe informacje dotyczące nadawcy np. numer telefonu, faksu, numer konta bankowego itp.

              Może występować jako nadruk na blankietach korespondencyjnych lub w formie odciśniętej pieczątki na czystej kartce papieru, może być rozmieszczony po lewej stronie lub prawej stronie pola nagłówkowego lub na całym polu nagłówkowym.

Przykład nagłówka rozmieszczonego po lewej stronie pola nagłówkowego.

Przykład nagłówka rozmieszczonego na środku pola nagłówkowego.

2. Nazwa i adres odbiorcy pisma – umieszcza się w tak zwanym polu adresowym.

Przykład rozmieszczenia nazwy i adresu odbiorcy na czystej kartce papieru

              Przedsiębiorstwo Handlowo-Przemysłowe

              .

              ul. Konopnickiej 14

              42-200 Częstochowa

Przykład rozmieszczenia nagłówka oraz pola adresowego na blankiecie korespondencyjnym

                                             „ADAM”

     SKLEP RTV i AGD       ul. Kocia 8b

       „ADAM”        41-232 Sosnowiec

      tel.32 (prefix) 231-43-65

      fax.32 (prefix) 231-43-56

miejsce na wpisanie nazwy
i adresu odbiorcy pisma

3. Znaki powoławcze – zaliczamy do nich datę i znak pisma, na które udzielamy odpowiedzi oraz datę i znak pisma, które pisze nadawca jako udzielaną odpowiedź.

Przykład

Wasze pismo z dnia               Znak                            Nasz znak              Data

2002-01-12              DZ-13/2/02               MEN-15/3/02        2002-02-03                                                                     

              Pod pierwszą literą znaku „Wasze pismo z dnia” należyumieścić pierwszą cyfrę daty, pod pierwszą literą słowa „Znak” należy umieścić pierwszy znak symbolu pisma, na które udzielamy odpowiedzi.

              Pod pierwszą literą „Nasz znak” - pierwszy znak symbolu pisma, w którym udzielamy odpowiedzi. Pod pierwszą literą słowa „Data” – pierwszą cyfrę oznaczającą datę pisma wysyłanego.

              Powyżej przedstawione daty pisane są według nowoczesnego układu, można je również pisać w sposób tradycyjny np.: 12.02.2002 i wówczas poszczególne jej elementy oddzielone są od siebie kropkami.

4. Określenie przedmiotu sprawy – treść zawierającą określenie przedmiotu sprawy piszemy po słowie Sprawa i nie stawiamy po niej kropki.

5. Treść – może być sporządzona w układzie blokowym lub w układzie a linea. W korespondencji wychodzącej na zewnątrz lepiej jest stosować układ blokowy, ponieważ jest bardziej wygodny.

6. Podpis – powinien zawierać stanowisko służbowe podpisującego oraz jego imię i nazwisko.

...