INFORMACJA W PRACY BIUROWEJ:

Praca biurowa - wszystkie czynności związane z przepływem informacji i składa się na nie:

- obieg informacji wewnątrz przedsiębiorstwa

- przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz

- opracowywanie informacji na potrzeby przedsiębiorstwa (zestawienia, sprawozdania)

- przechowywanie informacji i archiwizacja dokumentów (forma drukowana i na innych nośnikach informacji)

Informacja – każda wiadomość, która ma wywołać lub zaniechać zmierzone działanie ze strony przełożonego lub podwładnego. Informacja jest głównym przedmiotem produktem i celem pracy biurowej

Cechy informacji: informacja powinna być jasna, zwięzła, wyczerpująca, kompletna,

Struktura informacji:                           

- treść – to co chcemy przekazać

- nośnik

- symbol informacji

- sposób przenoszenia – ustnie, telefonicznie, mailowo, telefaxem itp.

Obieg informacji - składa się ze zbierania danych, przetwarzania, przesyłania, przechowywania.

Rola informacji w procesie decyzyjnym:

Organizacja prawidłowego przebiegu informacji jest jednym z podstawowych warunków sprawnego zarządzania jednostką organizacyjną.

W informacji występuje:

- selekcja – wybór najważniejszych informacji

- agregacja – łączenie informacji

W procesie decyzyjnym występują następujące etapy:

1. informacja

2. decyzja

3. polecenie

4. działanie

5. kontrola

REDAGOWANIE KORESPONDENCJI I PODZIAŁ PISM:

Korespondencja - stanowi jedną z form porozumiewania się ,składają się na nią wszystkie czynności zw. ze sporządzaniem pism, a także same pisma.

Podział pism:

W zależności od sposobu redagowania:

- pisma przewodnie – jedno, dwuzdaniowe dołączane do dokumentów

- listy grzecznościowe – pisma typu gratulacje, podziękowania

- pisma informacyjne – krótkie ale zawierające wyczerpującą informację, listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty

- pisma transakcyjne – pociągają za sobą skutki prawne. Zamówienie, zawarcie umowy,

- pisma manipulacyjne – zawierają np. obietnicę wygranej w jakiejś loterii itp.

Ze względu na formę pisma:

- sporządzane na blankietach specjalnych – blankiety reprezentacyjne, np. blankiet ministra

- sporządzane na blankietach wysyłanych z okazji świąt i rocznic

- sporządzane na blankietach korespondencyjnych znormalizowanych

  Ze względu na obieg

  - pisma otrzymywane z zewnątrz

  - pisma wysyłane na zewnątrz – korespondencja wychodząca

  - pisma wewnętrzne

Elementy estetyki pisma:

- rodzaj i gatunek papieru

- format

- rozmieszczenie tekstu

- technika sporządzania pisma

- adresowanie koperty

Podstawowe elementy pisma:

- nagłówek – pole nadawcy

- nazwa i adres odbiorcy – adresat

- miejscowości i data

- numer pisma – znaki rozpoznawcze

- zwięźle określona treść pisma tzw. sprawa

- treść pisma

- podpisy

- załączniki

- rozdzielnik

Ogólne zasady redagowania pism:

- treść pisma powinna być logiczna i uporządkowana.

Metody :

- dedukcyjna – od ogólnego naświetlenia sprawy do szczegółów

- indukcyjna – pismo zaczynamy od podania stwierdzeń szczegółowych a potem podajemy kwestie ogólne

Zasady których przestrzegamy przy redagowaniu pism:

- przejrzystość (graficzna)

- kompletność (załączniki)

- sugestywność i uprzejmość (aby odbiorca postrzegał nadawcę pozytywnie nawet jeśli pismo zawiera odmowę)

- zwięzłość (zdania proste, zrozumiałe, bez opisów)

- używanie skrótów: mogą się pojawiać skróty :

- pojawiających się często wyrazów potocznych typu: ul. poz. szt.,

- skróty tytułów zawodowych i tytułów stopni naukowych – jeśli skrótem jest wyraz składający się z pierwszej i ostatniej litery to nie stawiamy kropki, także miary i nazwy jednostek metrycznych – m, t, cm ,kg,

- tworzenie od polskich połączeń wielowyrazowych jeśli kolejne wyrazy rozpoczynają się spółgłoską – np. itd.,

- skrótowce – powstały od pierwszych liter nazwy jednostki czy organizacji np. PKO, NBP

JEDNO PISMO = JEDNA SPRAWA (jeśli mamy w korespondencji przekazać kilka spraw robimy to na oddzielnych pismach)

- wyróżnianie fragmentów (kursywa, obramowanie, kolor itp.)

- odpowiednie zwracanie się do adresata (pomiędzy jednostkami organizacyjnymi stosujemy zwroty typu Wasz, Wasze np. odpowiadamy na Wasze pismo, zapraszamy Waszego przedstawiciela, przy konkretnej osobie stosujemy zwroty Pan Pani)

Rozmieszczenie elementów składowych pisma:

- marginesy – LEWY :2,5 –3 cm, PRAWY : 1- 1,5cm GÓRNY : 1,5-2cm  DOLNY: 2-3cm

Układy graficzne pism:

- europejski

- amerykański

Układ europejski:

- pole nagłówkowe – nazwa i adres nadawcy pisma np.:

Urząd Miejski

W Katowicach

Ul. Młyńska 23

40-100 Katowice

piszemy na środku!

- pole adresata - nazwa i siedziba firmy albo miejsce zamieszkania adresata

Szanowny Pan

Mgr Jan Nowak

Dyrektor  Liceum Ogólnokształcącego

(odstęp)

ul. Mickiewicza 28

40-100 Katowice

- zwroty grzecznościowe:

- do osób zajmujących ważne stanowiska np. prezydent – używamy zwrotu Ekscelencja, lub Jego Ekscelencja

- do rektorów wyższych uczelni – Jego Magnificencja np.:

Jego Magnificencja

Rektor Uniwersytetu Śląskiego

W Katowicach

(przerwa)

ul. Bankowa 31

40-100 Katowice

- do osób duchownych – biskup – Jego Ekscelencja, kardynał – Jego Eminencja, papież – Jego Świątobliwość

- pole wpływu –po lewej stronie pisma na wysokości pola adresata, służy do przystawienia pieczątki wpływu

- pole znaków powoławczych – umieszczane na blankietach korespondencyjnych na całej szerokości pomiędzy lewym i prawym marginesem

- miejsce i data sporządzania pisma –np.

Katowice, dn. 13 września roku 2009   lub

Katowice, dn. 13.09.2009 roku

- określenie sprawy –zwięzła informacja o tym czego pismo dotyczy, znajduje się pod znakami powoławczymi, np. sprawa: zamówienie ,podanie o pracę itp.

- treść pisma – rozpoczyna się w odległości 1-2 interlinie (odstępy) poniżej określenia sprawy

Układy treści pisma:

- układ a linea – układ z tzw. wcięciem ,każda myśl rozpoczynana od wcięcia 2 do 5 znaków

- układ  blokowy – rozpoczynamy każdy wiersz równo z linią lewego marginesu, najczęściej stosujemy w korespondencji między jednostki organizacyjnymi gdy nadawcą i adresatem jest firma

- układy specjalne:

*układ francuski – układ a linea z pojedynczymi odstępami między wierszami i jednym odstępem między akapitami

*układ niemiecki – układ blokowy ze zwiększonym odstępem pomiędzy wierszami

*układ angielski – a linea ze zwiększonym odstępem pomiędzy wierszami                                                                            *układ amerykański – łączy układ a linea i blokowy

- podpisy – umieszcza się je z prawej strony, w odległości 2-3 interlinii poniżej ostatniego wiersza tekstu ,najpierw stanowisko służbowe potem imię i nazwisko

- zwrot pożegnalny – najczęściej stosujemy : z poważaniem, z wyrazami szacunku, z należnymi wyrazami, załączam pozdrowienia,

- informacje dodatkowe –zamieszcza się pod tekstem pisma z lewej strony na wysokości podpisu i to mogą być informacje o załącznikach czy rozdzielnikach

Pisma typowe :                                                                                   

- Protokoły

- Pisma przewodnie

- Zaproszenia

- Zaświadczenia

- Wiadomości telefaksowe

- Akty ogólne i notatki

Protokół - sporządza się w formie aktu pisemnie relacjonując przebieg wydarzeń

Wykonane czynności lub stwierdzone fakty

Części składowe protokołu:

Zawiera przebieg zdarzenia fakty, okoliczności towarzyszące i część końcowa formuła o zakończeniu i podpisy

Rodzaje protokołów:

- Zdawczo – odbiorczy

- Kontroli

- Zdarzeń

- Zebrań

Zaproszenia - zawiadomienie o mającej odbyć się imprezie z prośbą o wzięcie w niej udziału.

Zaproszenie powinno zawierać trzy grupy informacji:

1.      Informacje o nazwie imprezy, dacie, miejscu, i godzinie rozpoczęcia.

2.      Przebieg imprezy i prośba o przybycie

Zaświadczenie - Jest dokumentem potwierdzającym zdarzenie lub stan faktyczny np. pracę, stan majątku, wysokość zarobków.

Upoważnienie - To dokument informujący że osoba która go przedkłada występuje w imieniu drugiej osoby lub przedsiębiorstwa.

Treść upoważnienia powinna zawiera następujące informacje:

- Imię i nazwisko upoważnionego

- Nazwa i seria jego numeru dowodu osobistego

- Czynności w których upoważniony może dokonywać w imieniu mocodawcy i ewentualnie termin ważności upoważnienia

Wiadomości telefaksowe - Wiadomości przesyłane za pomocą telefaksu w redagowaniu wiadomości należy posługiwać się stałym układem graficznym

Akty ogólne - dotyczą ludzi lub szeregu spraw zaliczamy do nich:

- Zarządzenia

- Okulniki - Pisma w których redaguje się sprawy dla jednostek organizacyjnych

Pisma okulne przekazywana jest informacja dotycząca wykonania decyzji. Akty można podzielić na akty normatywne czyli zawierające akty prawne i akty ogólne pozaustawowe nie stanowią norm prawnych mają na celu wydanie określonych przepisów. Akty ogólne nie zależnie od rangi i rodzaju składają się z :

Tytułu, treści, i podpisów

Instrukcje - Zawierają wskazówki dotyczące wykonania określonych zadań

Regulaminy - określają zasady postępowania, współpracy, działania określonych przepisów

Notatki - notatka służy do przekazywania informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi lub pracownikami danej jednostki organizacyjnej w sytuacji gdy przekaz ustny jest niewystarczający.

Notatka powinna zawierać następujące elementy:

- Nagłówek

- Od kogo notatka pochodzi i do kogo jest skierowana

- Część wstępna np. rozliczenia wynagrodzeń

- Część zasadnicza opis przedmiotu notatki

- Wnioski i część końcowa

Notatka telefoniczna jest zapisana. Treść wiadomości przekazana telefonicznie pod nieobecność jej adresata

Może wystąpić telefonogram : informacja przekazana telefonicznie i spisana potwierdzona podpisem przez osobę przyjmującą

Komunikaty - Pisma o charakterze periodycznym o stałej tematyce zawierają bieżące informacje przeznaczone dla osób zainteresowanych w przedsiębiorstwie są to komunikaty zgłaszane przez zarząd dla pracowników w organizacjach branżowych-społecznych dla członków.

Sprawozdania - dokumenty zawierające opis wypadków i zdarzeń z określonego stanu rzeczy za określony czas . Sprawozdanie powinno być sporządzone starannie i rzetelnie

Rodzaje sprawozdań:

- Liczbowe - zawierają  dane statystyczne , bilans zysków i strat

...