6 SOWNICZEK zarzdzanie projektem.pdf

SŁOWNICZEK

{ źródło : „PODR Ę CZNIK – ZARZ Ą DZANIE CYKLEM PROJEKTU” OPRACOWANY PRZEZ

JEDNOSTKĘ DS. OCENY PRZY BIURZE WSPÓŁPRACY EUROPEAID Z UDZIAŁEM PODMIOTÓW

Z ZEWNĄTRZ I WEWNĄTRZ KOMISJI EUROPEJSKIEJ }

Działania Czynności (oraz środki), które naleŜy podjąć / zapewnić w celu osiągnięcia

wyników. Jest to podsumowanie działalności podejmowanej w ramach projektu.

Harmonogram działa ń Wykres Gantta, graficzne odwzorowanie przypominające wykres słupkowy,

wytyczające terminy, porządek oraz czas trwania działań. MoŜe być takŜe

stosowany w celu zidentyfikowania kamieni milowych dla monitorowania procesu

oraz przypisania odpowiedzialności za osiągnięcie kamienia milowego.

Analiza celów

Identyfikacja oraz weryfikacja poŜądanych w przyszłości korzyści, które są

priorytetowe dla beneficjentów. W wyniku analizy celów powstaje drzewo celów /

hierarchia celów.

Analiza strategii

Krytyczna ocena alternatywnych sposobów osiągnięcia celów wybór jednego lub

więcej celów do uwzględnienia w proponowanym projekcie.

Ocena wst ę pna

Analiza proponowanego projektu w celu przeprowadzenia oceny merytorycznej i

ustalenia jego odpowiedniości w świetle przyjętych kryteriów. Jest to ostatni krok

przed zatwierdzeniem projektu do finansowania. Faza ta kontroluje, czy projekt

jest wykonalny w danej sytuacji z zachowaniem odpowiednich celów oraz po

racjonalnych kosztach. Termin często stosowany wymiennie ze „studium

wykonalności / ocena ex-ante”.

Faza oceny wst ę pnej Trzecia faza cyklu projektu. Obejmuje ustalenie szczegółów projektu na podstawie

studium wykonalności, a następnie przeprowadzana jest analiza przez

urzędników unijnych w celu zbadania strony merytorycznej projektu oraz

zgodności z politykami sektorowymi.

Zało Ŝ enia

Czynniki zewnętrzne mogące mieć wpływ na postęp lub powodzenie projektu, ale

nad którymi kierownik projektu nie ma Ŝadnej bezpośredniej kontroli. Tworzą one

4 kolumnę matrycy logicznej i są formułowane w formie twierdzenia pozytywnego,

np.: „Reforma procedur karnych przeprowadzona pomyślnie”.

Wykres słupkowy

Zobacz „Wykres Gantta”.

Beneficjenci

Strony odnoszące korzyści z wdraŜania projektu. WyróŜnia się kilka rodzajów

beneficjentów:

(a) Partnerzy projektu / beneficjenci bezpo ś redni: strony bezpośrednio

wspierane funduszami Komisji Europejskiej w celu zarządzania etapem

projektowania i wdraŜania projektu, tzn. na ogół są to ministerstwa, agencje

wykonawcze;

(b) Beneficjenci po ś redni: strony wspierane w ramach projektu w celu lepszego

wykonania usług dla grupy docelowej, np.: urzędnicy zajmujący się rolnictwem

odnoszą korzyści dzięki przeprowadzanym szkoleniom w celu lepszego

świadczenia przez nich usług doradczych „kobietom i męŜczyznom będącym

członkami gospodarstw rolnych”;

pozytywny na poziomie centralnego celu projektu oraz z którymi i dla których

projekt będzie ściśle realizowany „kobiety i męŜczyźni będący członkami

gospodarstw rolnych”;

(d) Beneficjenci ko ń cowi: osoby, które ponad poziomem grup docelowych

korzystają z projektu w długiej perspektywie czasu na poziomie

społeczeństwa lub sektora, np.: „dzieci” dzięki zwiększeniu wydatków na

zdrowie i edukację, „konsumenci” dzięki ulepszonej produkcji rolniczej i

marketingowi oraz „państwo” dzięki zwiększeniu przychodów z eksportu przez

ulepszoną produkcję rolną i marketing.

Komisja

Komisja Europejska.

Zobowi ą zanie

Jest to formalna decyzja podjęta przez Komisję Europejską zatwierdzająca

określoną kwotę, przeznaczoną na dany cel. śadne wydatki nie mogą być

poniesione powyŜej kwoty wyraŜonej w zobowiązaniu.

Wykonawca

Organizacja publiczna lub prywatna, konsorcjum lub osoba fizyczna, z którymi

Jednostka Zamawiająca zawiera kontrakt. Firma, osoba fizyczna lub konsorcjum,

któremu przyznany jest kontrakt.

Koszt

Koszty są wszelkimi zidentyfikowanymi zasobami („Środki”) wyraŜonymi w formie

kategorii finansowych.

Strategia dla Kraju

Strategia dla Kraju (CSP) jest instrumentem kierującym, zarządzającym oraz

rewizyjnym dla programów pomocowych UE. Celem Strategii jest zapewnienie

ram dla programów pomocowych UE w oparciu o cele Unii Europejskiej / Komisji

Europejskiej, polityki rządu kraju partnerskiego, analizy sytuacji kraju

partnerskiego oraz działania innych głównych partnerów. Strategie takie

opracowywane są dla wszystkich krajów ACP (Afryki, Karaibów i Pacyfiku), MEDA

((południowo-wschodnia część Morza Śródziemnego) za wyjątkiem Cypru, Malty i

Turcji), a takŜe dla krajów ALA (Azja i Ameryka Łacińska).

Strategia Wspierania

Kraju

Termin stosowany synonimicznie z określeniem „Strategia dla Kraju”.

DAC Komitet ds. Wspierania Rozwoju przy OECD (Organizacji Współpracy

Gospodarczej i Rozwoju).

Delegacja Placówka dyplomatyczna reprezentująca Komisję Europejską akredytowana przy

krajach lub instytucjach międzynarodowych na poziomie ambasady. Kierownika

Delegacji często nazywa się Delegatem lub Ambasadorem.

Skuteczno ść Ocena tego, co i jak zostało zrobione w kierunku realizacji centralnego celu

projektu oraz jaki wpływ miały załoŜenia na realizację projektu.

Efektywno ść Osiągnięcie wyników po racjonalnych kosztach, czyli w jakim stopniu Środki oraz

Działania przekładają się na Wyniki oraz jakość osiągniętych rezultatów.

Komisja Europejska Organ wykonawczy Unii Europejskiej. Rozpoczyna proces opracowywania polityk

Unii Europejskiej i wdraŜa pogramy oraz polityki wytyczone przez organy

ustawodawcze i budŜetowe UE.

Ewaluacja

Okresowa ocena efektywności, skuteczności, wpływu, trwałości oraz

odpowiedniości projektu w kontekście przyjętych celów. Jest na ogół

podejmowana jako niezaleŜne przeanalizowanie tła, celów, wyników oraz

zaangaŜowanych środków pod kątem wyciągnięcia ewentualnych wniosków

przydatnych w przyszłości przy procesie decyzyjnym.

Faza ewaluacji

Szósta i ostatnia faza cyklu projektu, podczas której następuje weryfikacja

projektu pod kątem realizacji załoŜonych celów oraz wyciągnięcie wniosków na

przyszłość.

Wykonalno ść Dotyczy zagadnienia realności osiągnięcia celu projektu.

Studium wykonalno ś ci Studium wykonalności przeprowadzane podczas fazy oceny wstępnej,

weryfikujące, czy dany projekt ma dobre podstawy do realizacji i czy odpowiada

potrzebom przewidzianych grup docelowych / beneficjentów. Studium powinno

stanowić plan projektu, zawierające wszystkie szczegóły operacyjne jego

wdraŜania z uwzględnieniem polityk, uwarunkowań technicznych, ekonomicznych,

finansowych, instytucjonalnych, zarządczych, związanych ze środowiskiem

naturalnym, aspektów społeczno-kulturowych oraz związanych z problematyką

płci. Studium dostarczy Komisji Europejskiej i rządowi kraju partnerskiego

dostatecznych informacji uzasadniających przyjęcie, modyfikację lub

niezakwalifikowanie danego projektu do dalszego finansowania.

Umowa

Finansowania/Memora

ndum Finansowe

Dokument podpisany pomiędzy Komisją Europejską a krajem partnerskim lub

krajami związanymi z decyzją finansową. Zawiera opis projektu lub programu,

który ma być finansowany. Stanowi formalne zobowiązanie Unii Europejskiej oraz

kraju partnerskiego do finansowania opisanych działań.

Memorandum

Finansowe

Zobacz „Umowa Finansowania”.

Faza finansowania

Czwarta faza cyklu projektu, podczas której następuje zatwierdzenie projektów do

finansowania.

Propozycja

finansowania

Propozycje finansowania są dokumentami roboczymi składanymi przez słuŜby

Komisji do zaopiniowania odpowiedniemu Komitetowi ds. Finansowania oraz

Komisji w celu podjęcia decyzji. Opisują one ogólno tło, charakter, zakres, cele

oraz modalność zaproponowanych środków oraz określają przewidywane

finansowanie. Po pozytywnym rozpatrzeniu propozycji przez Komitet ds.

Finansowania, propozycja staje się przedmiotem decyzji podejmowanej przez

Komisję o finansowaniu oraz przedmiotem Umowy finansowania podpisywanej z

odpowiednim krajem partnerskim.

Wykres Gantta

Metoda graficznej prezentacji informacji, na ogół stosowany do opracowywania

harmonogramu działań. Podobny do wykresu słupkowego.

Płe ć ( gender )

Społeczne róŜnice przypisywane kobietom i męŜczyznom oraz nabywane przez

nich, róŜniące się w czasie oraz między poszczególnymi społeczeństwami czy teŜ

grupami. Termin płeć w sensie „gender” róŜni się płci w sensie „sex”, które odnosi

się do zdeterminowanych biologicznie róŜnic pomiędzy kobietami a męŜczyznami.

Analiza płci

Polityka Unii Europejskiej o priorytetowym traktowaniu równości praw kobiet i

męŜczyzn podczas współpracy rozwojowej wymaga zintegrowania analizy płci na

poziomie makro, meso oraz mikro przez cały cykl Ŝycia projektu. Analiza płci

umoŜliwia identyfikację i integrację dynamiki zmian w danej sytuacji, a takŜe

monitorowanie ich rozwoju zwłaszcza w kontekście nierówności praw kobiet i

męŜczyzn. Analiza płci szczególną uwagę poświęca: róŜnym rolom

(produkcyjnym, reprodukcyjnym, decyzyjnym) kobiet i męŜczyzn, ich

zróŜnicowany dostęp do zasobów oraz ich wykorzystania oraz specyficznych

potrzeb, zainteresowań oraz problemów, a takŜe barierom uniemoŜliwiającym

pełnie i równe uczestnictwo kobiet i męŜczyzn w działaniach podejmowanych w

ramach projektu oraz uniemoŜliwiającym równoprawne korzystanie przez kobiety i

męŜczyzn z uzyskanych korzyści.

Równouprawnienie płci Niezwykle waŜne jest promowanie równości pomiędzy kobietami i męŜczyznami w

kontekście ich dostępu do infrastruktury społeczno-ekonomicznej oraz usług i

korzyści wynikających z rozwoju. Celem jest zmniejszenie nierówności pomiędzy

kobietami a męŜczyznami, w tym między innymi w zakresie zdrowia, edukacji,

zatrudnienia oraz działalności gospodarczej, a takŜe w procesie decyzyjnym na

wszystkich szczeblach. KaŜdy program i projekt powinien aktywnie przyczyniać

się do zmniejszenia nierówności między płciami w obszarze ich interwencji.

Hierarchia celów

Przedstawienie w formie wykresu proponowanych interwencji projektowych

planowanych w sposób logiczny, po przeprowadzeniu analizy problemów oraz

środków mających na celu zamknięcie sprawy. Synonim – drzewo celów.

Faza identyfikacji

Druga faza cyklu projektu, podczas której następuje wstępne opracowanie

koncepcji projektu pod kątem celów, wyników oraz działań w celu ustalenia, czy

naleŜy przystąpić do przeprowadzenia studium wykonalności.

Wpływ

Oddziaływanie projektu na jego szeroko rozumiane otoczenie oraz wkład w

realizację szerszych celów sektorowych podsumowanych w ramach głównych

celów projektu oraz wpływ na osiągnięcie centralnych celów polityk Komisji

Europejskiej.

Faza wdra Ŝ ania

Piąta faza cyklu projektu, podczas której następuje wdraŜanie projektu oraz

monitorowanie postępu prac pod kątem realizacji celów.

Okres rozpocz ę cia

Okres od rozpoczęcia projektu do czasu napisania raportu z fazy rozpoczęcia –

na ogół trwa od dwóch do trzech miesięcy.

Raport z fazy

rozpocz ę cia

Pierwszy raport opracowany pod koniec okresu rozpoczęcia stanowiący

aktualizację podstaw projektu oraz Specyfikację istotnych warunków zamówienia

oraz wytyczający plan pracy dla reszty projektu.

Programy indykatywne Są one opracowywane przez Komisję Europejską we współpracy z rządami

krajów partnerskich. Zawierają ogólne wytyczne i zasady współpracy z Unią

Europejską. Określają kluczowe sektory i tematy dla danego kraju lub regionu

oraz mogą takŜe zawierać załoŜenia przyszłych projektów.

Nakłady

Zobacz „Środki”.

Podej ś cie

zintegrowane

Ciągłe monitorowanie projektu podczas wszystkich faz cyklu projektu w celu

zagwarantowania, Ŝe w centrum uwagi pozostają kwestię związane z

odpowiedniością, wykonalnością oraz trwałością projektu.

Logika interwencji

Strategia stanowiąca podstawę projektu. Jest to narracyjny opis projektu na

kaŜdym z czterech poziomów „hierarchii celów” stosowanej w matrycy logicznej.

Matryca logiczna

Tablica przedstawiająca logikę interwencji projektu, załoŜenia, obiektywnie

weryfikowalne wskaźniki oraz źródła weryfikacji.

Macierz Projektu (LFA) Metodologia słuŜąca do planowania, zarządzania oraz oceny programów i

projektów, obejmująca analizę interesariuszy, analizę problemów, analizę celów,

analizę strategii, przygotowanie matrycy logicznej oraz harmonogramów działań i

harmonogramów wykorzystania zasobów.

Ś rodki

Pojęcia „Środki” oraz „Koszty” zastępują OWW oraz ŹW na poziomie Działań.

Środki są fizycznymi i niefizycznymi zasobami (często zwane „Nakładami”)

niezbędnymi do przeprowadzenia zaplanowanych działań oraz zarządzania

projektem. NaleŜy rozróŜnić między pojęciem zasoby ludzkie a zasoby materialne.

Kamienie milowe

Rodzaj OWW określających cele krótko i długoterminowe (na ogół działania),

które ułatwiają pomiar osiągnięć przez cały okres trwania projektu raczej niŜ tylko

pod koniec projektu. Ponadto określają one terminy, kiedy naleŜy podjąć decyzje

oraz zakończyć działania.

Monitoring

Systematyczne i ciągłe gromadzenie, analiza oraz wykorzystanie informacji dla

celów zarządczych oraz decyzyjnych.

Cel

Opis celu projektu lub programu. W znaczeniu ogólnym termin ten oznacza

działania, wyniki, centralny cel projektu oraz główne cele.

Drzewo celów

Przedstawienie w formie wykresu sytuacji, w której potencjalne przyszłe problemy

zostały rozwiązane po przeprowadzaniu analizy problemów wraz z określeniem

sposobu zakończenia relacji.

Obiektywnie

weryfikowalne

wska ź niki (OWW)

Mierzalne wskaźniki pokazujące, czy cele zostały osiągnięte na trzech

najwyŜszych poziomach matrycy logicznej. OWW słuŜą jako podstawa przy

opracowywaniu odpowiedniego systemu monitorowania.

Główne cele

Objaśniają dlaczego projekt jest waŜny dla społeczeństwa przez pryzmat

długoterminowych korzyści dla beneficjentów końcowych oraz szerszych korzyści

dla innych grup. Ponadto ułatwiają pokazanie zgodności programu z politykami

regionalnymi / sektorowymi rządu / organizacji oraz Komisji Europejskiej, a takŜe

z centralnymi celami polityk Komisji Europejskiej. Główne cele nie będą

realizowane wyłącznie przez sam projekt (będzie on stanowić jedynie wkład w

osiągnięcie głównych celów), ale będą one wymagać wkładu ze strony innych

programów oraz projektów.

Warunki wst ę pne

Warunki, które naleŜy spełnić przed rozpoczęciem projektu, tzn. przed realizacją

działań. Ewentualne warunki wstępne dołączone są do warunków przyznania

pomocy.

Wst ę pne studium

wykonalno ś ci

Przeprowadzane podczas fazy identyfikacji wstępne studium wykonalności ma

zapewnić identyfikację wszystkich problemów oraz ocenę rozwiązań

alternatywnych, doprowadzając do wyboru preferowanej alternatywy w oparciu o

czynniki jakości. Studium dostarczy Komisji Europejskiej i rządowi kraju

partnerskiego dostatecznych informacji uzasadniających zatwierdzenie,

modyfikację lub odrzucenie proponowanego projektu do dalszej oceny.

Analiza problemów

Strukturalne badanie negatywnych aspektów sytuacji w celu ustalenia ich

przyczyn oraz skutków.

Drzewo problemów

Przedstawienie negatywnej sytuacji w formie diagramu prezentującego związek

przyczynowo-skutkowy.

Program

Szereg projektów posiadających wspólny cel centralny.

Faza programowania Pierwsza faza cyklu projektu podczas której przygotowywany jest Program

Indykatywny. Zobacz takŜe „Program Indykatywny”.

Raport z post ę pu prac Raport okresowy z postępu prac nad projektem składany organizacji partnerskiej

lub Komisji przez kierownictwo projektu lub wykonawcę w określonych terminach.

Raport zawiera rozdziały o wynikach technicznych i finansowych. Na ogół

składany jest raz na kwartał.

Projekt

Szereg działań o określonych celach zmierzających do osiągnięcia wytyczonego

wyniku w ograniczonych ramach czasowych.

Cykl projektu

Obejmuje cykl Ŝycia projektu od jego rozpoczęcia po ukończenie. Zapewnia on

strukturę gwarantującą przeprowadzenie konsultacji z interesariuszami, określenie

kluczowych decyzji, zapotrzebowania na informacje oraz zakres obowiązków w

kaŜdej fazie umoŜliwiając w ten sposób podejmowanie decyzji na bazie informacji

w kaŜdej fazie Ŝycia projektu. Podczas przeprowadzania oceny końcowej

wyciągane są wnioski z uzyskanych doświadczeń dotyczące opracowywanie

programów i projektów w przyszłości.

Metodologia opracowywania, wdraŜania oraz oceny projektów i programów w

oparciu o podejście zintegrowane i Macierz Projektu.

Centralny cel projektu Kluczowy cel projektu. Cel powinien dotyczyć kluczowych problemów oraz

powinno się go definiować jako trwałe korzy ś ci dla grupy docelowej. Cel powinien

takŜe zawierać elementy promowania równości pomiędzy kobietami i

męŜczyznami w ramach grupy docelowej. Dla jednego projektu naleŜy określić

wyłącznie jeden centralny cel.

Czynniki jako ś ci

Kryteria mające znaczny wpływ na trwałość korzyści wygenerowanych przez

projekty w przeszłości oraz które naleŜy uwzględnić przy opracowywaniu i

wdraŜaniu kaŜdego projektu (poprzednio - „Kryteria trwałości”): udział

beneficjentów, wsparcie polityk, czynniki ekonomiczno-finansowe, aspekty

społeczno-kulturalne, płeć, odpowiednie technologie, aspekty środowiskowe oraz

potencjał instytucjonalny oraz zarządczy.

Powtarzaj ą ce si ę

koszty

Koszty eksploatacji oraz konserwacji, które będą dalej ponoszone po wdroŜeniu

projektu.

Odpowiednio ść

Zgodność celów projektu z rzeczywistymi problemami, potrzebami oraz

priorytetami wyznaczonych grup docelowych oraz beneficjentów będących

adresatami projektu oraz zgodność z otoczeniem fizycznym oraz otoczeniem

koncepcyjnym, na którym był realizowany.

Harmonogram

wykorzystania

zasobów

Alokacja budŜetu projektu, gdzie środki i koszty połączone są z działaniami wraz z

dokładnym wyznaczeniem okresu czasu.

Wyniki

Efekty podejmowanych działań, których połączenie prowadzi do realizacji celu

projektu, a mianowicie rozpoczęcie korzystania z trwałych korzyści przez grupę

docelową.

Ryzyko

Zobacz takŜe „ZałoŜenia”. Czynniki i wydarzenia zewnętrzne, które mogą wpłynąć

na postęp prac i powodzenie projektu oraz których prawdopodobieństwo

wystąpienia moŜe być niewielkie. Są one formułowane w formie negacji, np.:

„Reforma procedur karnych nie powiedzie się”.

Zarz ą dzanie cyklem

projektu

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: