jak otrzymac dofinansowanie z UE.pdf

JAK OTRZYMAĆ DOFINANSOWANIE ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKICH?

Strategiczne aplikowanie o fundusze europejskie wg autorskiej metody MALINOWSKI & PARTNERS –

P&M GROUP.

Najistotniejszym aspektem aplikowania o fundusze europejskie był i jest ich kompleksowy

i przemyślany charakter. W poprzedniej rundzie aplikacyjnej, organizacje mogły łatwo otrzymać

dofinansowanie na realizację pojedynczych działań typu zakup maszyny, budowa, szkolenia, itp.

W nowym okresie programowania 2007-2013 aplikowanie o środki unijne wymaga

przygotowania kompleksowej strategii firmy, zmierzającej do określenia obszarów działalności

podlegających dofinansowaniu.

Firmy, które ‘akcyjnie’ podchodzą do tematu tj. uzyskują informację o dofinansowaniu np. na

zakup środka trwałego, a następnie bez analizy ekonomicznej, składają na to wniosek unijny,

robią poważny błąd. Często okazuje się, że zdolności np. produkcyjne zakupionej maszyny nie są

wykorzystywane w pełni. Został poniesiony niewspółmierny koszt w stosunku do otrzymanych

korzyści. Firma nie przygotowała się dostatecznie do realizacji projektu. Można nawet stwierdzić,

iż nie miała żadnego projektu, a jedynie pomysł ad hoc, żeby wykorzystać środki. Istotną rzeczą w

takim przypadku, byłaby zmiana sposobu pozyskiwania środków z ‘akcyjnego’ na ‘strategiczny’

wg autorskiej metody MALINOWSKI & PARTNERS – P&M GROUP.

Proces aplikowania o środki europejskie powinien rozpocząć się od analizy potrzeb organizacji,

której efektem powinno być:

· Zidentyfikowanie i usystematyzowanie działań planowanych do realizacji, jako projekty

współfinansowane ze środków europejskich, zgodnie z wymaganiami oraz okresem

finansowania;

· Stworzenie listy projektów, których realizacja umożliwi zdobycie wiedzy i doświadczenia

w zakresie rozliczenia uzyskanego dofinansowania;

· Zapewnienie przejrzystości i ciągłości działania współfinansowanego z kilku źródeł.

Organizacje posiadają, choć często o tym nie wiedzą, znaczący potencjał, który mogą i powinny

wykorzystać w procesie aplikowania o fundusze europejskie. Nie posiadają natomiast

zdefiniowanej strategii aplikowania o środki europejskie. Powoduje to problemy związane z

uzyskaniem odpowiedzi na pytania: kiedy, w jakich obszarach i na jakie działania można uzyskać

dofinansowanie; w jakiej wysokości przy jakiej wartości projektów; czy płynność finansowa

zostanie zachowana; czy potrzebni są partnerzy do realizacji określonych projektów; jakie

zagrożenia wynikają z realizacji kilku projektów dofinansowanych ze środków europejskich; jakie

są dostępne źródła informacji, itd.

Głównym celem, jaki powinien postawić sobie przedsiębiorca przystępując do analizy, jest

usystematyzowanie i zdefiniowanie działań umożliwiających pozyskanie dofinansowania z

funduszy w obszarach funkcjonowania własnej firmy.

Aby zapewnić realizację powyższego celu należy przeprowadzić następujące 4 podstawowe

działania:

1. Analiza profilu działalności firmy, w aspekcie obszarów dofinansowanych

Nie ma możliwości uzyskania dofinansowania dla wszystkich firm w ramach jednego projektu

oraz na wszystkie produkty firmy. Należy przeanalizować profil firmy i segmenty rynku oraz

usystematyzować je pod kątem uzyskania dofinansowania.

2. Analiza celów strategicznych firmy w aspekcie potrzeb i możliwości wsparcia ze strony

zewnętrznych źródeł

Znaczny potencjał finansowy i organizacyjny firmy z reguły uprawnia ją do aplikowania o środki

w ramach funduszy europejskich. Niemniej jednak należy pamiętać, że informacje wymagają

zweryfikowania pod kątem wymagań szczegółowych, zawartych w dokumentach programowych

takich, jak programy operacyjne, uszczegółowienia programów operacyjnych, karty działań,

wytyczne, instrukcje, itp.

3. Opracowanie przewodnika po funduszach europejskich dla firmy

Procedura aplikowania o środki europejskie, obejmuje zaznajomienie się z dokumentacją

dotyczącą funduszy, która w ramach każdego programu operacyjnego składa się z kilkuset stron.

Z reguły jest to bardzo czasochłonne i nie zawsze przynosi zamierzone efekty.

Rozwiązaniem powinno być opracowanie aktywnego (aktywne linki do stron internetowych)

przewodnika po funduszach europejskich w zakresie zidentyfikowanych obszarów

zainteresowania, spójnych z wyżej opisanymi analizami. Oszczędzi to czas i pieniądze.

4. Przygotowanie zestawienia działań komplementarnych

Aplikowanie o środki z funduszy jest atrakcyjne nie tylko dla danej firmy sięgającej po nie, ale

również dla jej otoczenia. W efekcie korzyści otrzymuje inicjator działań jak również jego

partnerzy/ klienci. Zaproponowane działania muszą być oczywiście zgodne z celami i

zamierzeniami jakie stawia sobie firma.

Przeprowadzone analizy mają więc posłużyć zdefiniowaniu obszarów działalności firmy, jakie

można wspierać środkami z UE. Rezultatem przeprowadzonych prac powinno być:

· Określenie i zestawienie projektów podlegających dofinansowaniu z funduszy, o które

może aplikować firma;

· Zestawienie działań jakie firma może realizować, wspierać bądź inicjować w oparciu o

dofinansowanie z funduszy;

· Opracowanie siatki projektów finansowanych z jednego działania lub określenie projektu

finansowanego z kilku źródeł; Pewność i trwałość strategii aplikowania o fundusze.

· Opracowanie siatki projektów definiującej powiązania pomiędzy źródłem finansowania,

projektami, wnioskodawcą oraz ewentualnymi partnerami;

· Określenie zdolności i płynności finansowej dla zestawionych projektów;

· Określenie celów krótko i długoterminowych podlegających dofinansowaniu

z funduszy, o które może aplikować firma;

· Określenie poziomu transferu wiedzy i umiejętności dotyczących projektów

współfinansowanych z funduszy;

· Przygotowanie szerokiej oferty np. dla swoich klientów powiązanej z finansowaniem z

funduszy;

· Wzbogacenie oferty firmy o wartość dodaną w stosunku do obecnie proponowanej;

· Zdefiniowanie nowych, innowacyjnych kierunków rozwoju w oparciu o opisany potencjał

kwalifikacyjny w ujęciu regionalnym, krajowym, jak i europejskim.

Świadome aplikowanie o środki europejskie ma miejsce wtedy, gdy przedsiębiorca dokładnie wie

kiedy, z kim i na jakie projekty będzie starał się uzyskać dofinansowanie. Zarówno w krótkiej i

dłuższej perspektywie czasu. Firma zyskuje wówczas czas na prawidłowe przygotowanie całego

projektu, w tym dobór kadr, zaplanowanie zasobów, poszukiwanie partnera, opracowanie wniosku

i przygotowanie załączników, co bywa często bardzo czasochłonnym zadaniem.

Należy również zwrócić szczególną uwagę na aspekt związany z rozliczeniem projektu.

Pamiętajmy, że firma będzie musiała realizować działania zgodnie z harmonogramem,

kosztorysem i przyjętymi wskaźnikami zawartymi we wniosku.

Często zdarza się, że ze względu na brak czasu i pośpiech, w projekcie umieszczane są zadania,

które nie są możliwe do zrealizowania lub koszty, które nie mają nic wspólnego z rzeczywistością.

Jest to wynik braku strategicznego podejścia do aplikowania o środki europejskie. Organizacja

starająca się o fundusze europejskie, zwłaszcza po raz pierwszy, nie ma wiedzy na temat cyklu

życia projektu finansowanego z zewnętrznych źródeł. Często przedsiębiorca nie używa lub nawet

nie wie o istnieniu takich narzędzi jak np. matryca logiczna. Narzędzie, to jest niezbędne na etapie

planowania projektu i dostarcza zwięzłą wiedzę nt celów projektu, wskaźników i źródeł

informacji. Dzięki temu można mierzyć postęp, a także kluczowe zagrożenia i założenia mogące

wywierać wpływ na osiągnięcie celów 1 .

Tylko dobrze zaplanowane działania, które zostaną podjęte pozwolą uzyskać rezultaty, a to będzie

sukcesem rozliczenia zamierzonego projektu.

Pamiętajmy, że w każdej firmie może być przeprowadzona kontrola i audyt projektu, w wyniku

których wykrywane są nieprawidłowości, więc nie należy liczyć na szczęście.

Przedsiębiorca często również zapomina przeanalizować płynność finansową w projekcie. W

zależności od realizacji prac i otrzymywanej płatności (w transzach lub w całości po rozliczeniu

projektu), należy uwzględnić czas na ewentualne poprawki we wnioskach o płatność lub raporcie

końcowym. Dodatkowo, może się okazać, że instytucja z którą podpisaliśmy umowę o

współfinansowanie projektu, przeleje nam środki z opóźnieniem. Warto wspomnieć, że w

przeszłości opóźnienia wynosiły nawet powyżej roku. Oczywiście są to wyjątki a nie reguła,

jednak na taką ewentualność należy się przygotować poprzez odpowiednie zarządzanie ryzykiem

w projekcie i strategiczne aplikowanie o środki europejskie.

Bogdan Malinowski

Partner Zarządzający

MALINOWSKI & PARTNERS - P&M GROUP

1 Podręcznik Zarządzania Cyklem Projektu, Ministerstwo Gospodarki i Pracy, maj 2004

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: