Spis treści

Rozdział 12              2

AKTUALIZOWANIE PLANU PROJEKTU              2

1.              WSTĘP              2

2.              PRZEJRZYJ I ZMIEŃ WYMAGANIA              2

3.              PRZEJRZYJ I ZMIEŃ STRUKTURĘ PRACY              3

4.              PRZEJRZYJ I ZMIEŃ SKUTKI PROJEKTU              4

5.              PRZEJRZYJ I ZMIEŃ HARMONOGRAM              5

6.              b              5

7.              PYTANIA              5

Literatura              7

Rozdział 12

AKTUALIZOWANIE PLANU PROJEKTU

1.    WSTĘP

Od momentu, w którym zaczniesz realizować projekt, jego przebieg nieuchronnie ulegnie pewnym zmianom. Mogą zmienić się:

·       wymagania,

·       struktura projektu,

·       skutki przedsięwzięcia.

Jeśli nawet przekształcenia ominą powyższe elementy, to na pewno już zmieni się harmonogram. W tym rozdziale powiemy, jak skorygować plan, uwzględniając te wszystkie czynniki.

2.    PRZEJRZYJ I ZMIEŃ WYMAGANIA

Ponieważ jednym z czynników sukcesu jest spełnienie wymagań projektu, dlatego tak istotne jest regularne ich przeglądanie i wprowadzanie poprawek.

Brakujące wymagania. W trakcie wykonywania projektu możesz razem z zespołem zauważyć, że pewne wymagania nie zostały nigdzie udokumentowane. W takim przypadku postaraj się jak najszybciej dodać przeoczone zalecenia do planu, ponieważ mogą one wymagać wykonania dodatkowej pracy, a czasem nawet przerobienia dotychczas wykonanych produktów.

Wymagania niewykonalne. Po uzyskaniu zgody na wykonanie projektu i rozpoczęciu pracy możesz jednak dostrzec pewne wymagania projektu, których nie można wykonać zgodnie z istniejącymi parametrami projektu.

Na przykład, w projekcie budowlanym możesz napotkać wymaganie pokrycia dachu płytką łupkową. Kiedy poznasz projekt dokładniej, przekonasz się, że nabycie wystarczającej ilości płytek na określonych rozmiarów dach zwiększy koszt projektu o dodatkowe 20 tys. zł i wywoła opóźnienie w granicach 2 miesięcy, zanim płytki odpowiedniego koloru zostaną zamówione i dostarczone. To może spowodować, że pokrycie dachu płytkami stanie się niewykonalne.

Zbędne wymagania. Wymagania, które okazały się niewykonalne nie stają się zbędne. Ciągle stoi przed nami konieczność pokrycia domu dachem, musimy to jednak zrobić w inny niż pierwotnie zakładano sposób. Wymagania zbędne to takie, których już nie trzeba realizować. Przykładem może być wyeliminowanie z planu patio albo sauny, lub też innych elementów, które nie zostaną zastąpione niczym innym.

PRZYKŁAD

Zmień wymagania projektu bankietu

Po przejrzeniu wymagań okazało się, że zmiany w tym obszarze nie występują (tym, co może być uznane za zmianę wymagań, jest na przykład zwiększenie wielkości sali bankietowej, zmiana bankietu z kolacji na lunch itp.).

3.    PRZEJRZYJ I ZMIEŃ STRUKTURĘ PRACY

Wykonanie części projektu może ujawnić konieczność przeprowadzenia większej liczby zadań niż pierwotnie planowano w strukturze analizy pracy. Proste czynności, których wykonanie nie zajmuje więcej niż godzinę, mogą zostać wpisane w plan jako elementy wykonawcze większych zadań i tak czy owak zostaną zrealizowane, niezależnie od tego, czy będą uznane za zadania, czy nie. Mogą jednak zdarzyć się również takie sytuacje, gdzie cała wiązka struktury analizy pracy zostanie nieumyślnie pominięta. Nieprawdziwe mogą też okazać się założenia, co spowoduje potrzebę dodania pewnej ilości pracy do projektu.

Uwaga

Dodając do struktury analizy pracy nowe zadania, wykonaj dla nich szacunki i wprowadź je do harmonogramu.

PRZYKŁAD

Zmień strukturę  pracy w projekcie bankietu

Zadanie 2.8, „Wysłać zaproszenia", składa się w rzeczywistości z wielu podzadań. Zgodnie z tym, o czym wspomniano w planie jakości, zaproszenia muszą być przed wysłaniem sprawdzone. Zanim to nastąpi, trzeba je jeszcze zaprojektować, wykonać i wydrukować szkic. Przed wysłaniem zaproszenia należy je sprawdzić, wysłać do drukowania, wydrukować, włożyć do kopert, przykleić znaczki i dopiero wtedy wysłać.

Każde z tych podzadań może być odrębnie oszacowane i nadzorowane oraz dodane do struktury analizy pracy. Jednak na tym etapie pakiet pracy dla tego zadania jest na tyle jasny, że nie budzi wątpliwości konieczność wykonania wszystkich podzadań do ukończenia całego zadania. Dlatego też pozostawiamy je w takiej formie, w jakiej było dotychczas.

4.    PRZEJRZYJ I ZMIEŃ SKUTKI PROJEKTU

Bardzo prawdopodobne są wszelkie zmiany w skutkach projektu podczas jego realizacji, zwłaszcza wtedy, gdy mamy do czynienia z projektami długimi. Niektóre skutki okażą się niepotrzebne, inne będą musiały zostać dodane. Obie te sytuacje mogą wymagać zmian w strukturze analizy pracy lub mogą być przez nie spowodowane. Najczęstszym powodem zmian skutków projektu jest przeoczenie pewnych produktów lub usług. Jeśli skutki okażą się zbędne, należy je usunąć z listy.

PRZYKŁAD

Zmień skutki projektu bankietu

Na tym etapie żadne dodatkowe zmiany nie wydają się konieczne do wprowadzenia.

5.    PRZEJRZYJ I ZMIEŃ HARMONOGRAM

W czasie realizacji zadania dokonuj przeglądu harmonogramu w części niezrealizowanej projektu. Jeśli zauważysz konieczność, dokonaj jego zmiany.

PRZYKŁAD

Zmień harmonogram projektu bankietu

Pierwsze trzy zadania w projekcie zostały ukończone. Formularze zostały udostępnione pracownikom, a zespół oceniający czeka na wpływanie nominacji. Oznacza to, że plan podany wcześniej nie uległ zmianie.

6.    b

PRZYKŁAD

7.    PYTANIA

1.     P:

a.      d,

b.     k,

c.      d,

d.     w.

2.     Z:

a.      k,

b.     w,

c.      w,

d.     p.

3.     Z:

a.      x,

b.     g,

c.      m,

d.     T.

4.     P:

a.      J,

b.     J,

c.      G,

d.     J.

Literatura

1.    Robert K. Wysocki, Rudd Mcgary, Efektywne zarządzanie projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2005.

2.    Nancy Mingus, Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2002.

3.    Marek Pawlak, Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006.

4.    xx.