Zasady korespondencji biurowej.docx

I. Zasady korespondencji biurowej
Korespondencja urzędowa to styl, w którym należy redagować korespondencję biurową.
Korespondencja biurowa jest bardzo ważną i nie odłączną częścią pracy biurowej. Każdy pracownik redaguje w czasie pracy szereg pism. Wydajność pracownika mierzy się liczbą załatwionych spraw w określonym czasie, a te zależą od skuteczności sporządzonych
i wysyłanych pism. Aby więc pismo było skuteczne, w trakcie jego redagowania należy zwrócić uwagę na: formę pisma, uprzejmy i pozytywny ton, język pisma, logikę
i uporządkowanie treści.
Wszystkie pisma, aby osiągnęły swój cel, wymagają od piszącego dużej kultury redakcyjnej.
W korespondencji ogromne znaczenie ma pierwsze wrażenie odbiorcy po otrzymaniu pisma. Bardzo ważna jest też bezbłędna pisownia. Należy stosować prostą zasadę – przeczytaj napisane już pismo, pozwoli to wyeliminować ewentualne błędy.
Każde pismo reprezentuje nadawcę na zewnątrz, ma wpływ na wizerunek firmy. Właściwa forma zachęca do współpracy z jego nadawcą. Gwarantuje bowiem, że firma jest dobrze zorganizowana i solidna, a pracownicy i kierownictwo są profesjonalistami.

Uprzejmy i pozytywny ton pisma udziela się adresatowi w trakcie czytania
i pozytywnie nastawia go do nadawcy. Zachęca też adresata do pozytywnego i szybkiego załatwienia poruszonej w korespondencji sprawy. Należy stosować zwroty grzecznościowe.
Język pisma powinien być naturalny. Należy używać powszechnie znanych słów
i krótkich zdań.
Treść pisma powinna być logiczna i uporządkowana. Pomaga w ty użycie odpowiedniej metody redagowania pism:
· metoda indukcyjna polega na rozpoczynaniu pisma od podania stwierdzeń szczegółowych, a następnie przechodzeniu do bardziej ogólnych,
· metoda dedukcyjna polega na rozpoczynaniu od ogólnego naświetlenia sprawy,
a następnie przechodzeniu do stwierdzeń szczegółowych.
Przy prowadzeniu korespondencji należy pamiętać, aby na pisma odpowiadać jak najszybciej.

II. Zasady redagowania pism
Praktyka administracyjna wypracowała szereg zasad redagowania pism. Ich stosować pozwala uniknąć błędów. Do podstawowych zasad należą:

Przejrzystość – pismo powinno być przejrzyste graficznie. Należy stosować odpowiedni układ graficzny pisma i odpowiedni układ jego treści.
Kompletność – pismo powinno być kompletne, czyli zawierać wszystkie informacje niezbędne do załatwienia sprawy.
Sugestywność – pismo powinno sugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia, czyli zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu.
Zwięzłość – pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i ścisły. Należy używać zdań prostych, niezłożonych. Nie należy stosować rozwlekłych opisów, porównań
oraz zbędnych słów.
Uprzejmość – pismo powinno być zredagowane w uprzejmej formie. Należy używać zwrotów grzecznościowych, np. Szanowna Pani. Nie należy używać słów obraźliwych
i pogróżek. Dozwolone jest używanie sformułowań kategorycznych oraz gróźb legalnych, przepisów.
Zrozumiałość – pismo powinno być zrozumiałe dla adresata. Należy unikać wyrazów obcojęzycznych, jeśli znane są ich odpowiedniki w języku polskim. Nie należy też stosować terminów fachowych, jeśli adresat może ich nie znać.
Używanie skrótów – w piśmie dozwolone jest stosowanie powszechnie używanych skrótów. Niedozwolone jest używanie skrótów myślowych, gdyż mogą powstać nieporozumienia. Nie należy też skracać zwrotów grzecznościowych ani nazwy firmy.
Jedna sprawa - pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Każda następna sprawa powinna być sformułowana w odrębnym piśmie.
Wyróżnienie fragmentów – szczególnie ważne części pisma powinny być wyróżnione.
Zwracanie się do adresata – w korespondencji do jednostek organizacyjnych (przedsiębiorstw, urzędów, instytucji firm), zwracając się do adresata, używa się sformułowań: Wy, Wasz, Wam, np. Odpowiadając na Wasze pismo...
W korespondencji do osób fizycznych używa się natomiast sformułowań: Pani, Pan, Państwo, np. Odpowiadając na Pani pismo z dnia...

III. Plan treści pisma
Podstawowe znaczenie dla skuteczności pisma ma prawidłowe zredagowanie jego treści
pod względem merytorycznym i stylistycznym. W związku z tym przed przystąpieniem
do redagowania pisma należy sporządzić plan treści. Planując treść pisma, należy wziąć
pod uwagę wszystkie elementy, z których powinna się ona składać:

Wprowadzenie jest to część wstępna i zarazem nieobowiązkowa. Celem jest ogólne zorientowanie adresata w sprawie, która będzie poruszona. Najczęściej nawiązuje
do poprzedniej korespondencji w danej sprawie, podając zawsze znak i datę oraz określenie sprawy pisma, na które się odpowiada.
Można też nawiązać do innego faktu, jaki miał miejsce w tej sprawie przed napisaniem pisma, np. Stosowanie do rozmowy telefonicznej, przeprowadzonej dnia 17 marca 2006 roku
z Waszym pracownikiem, Panem Janem Nowakiem...
Można wprowadzić adresata w zagadnienie, które chce się w piśmie omówić, np.
W związku ze zmianą rozporządzenia, jaka miała miejsce w marcu br. ...
Jeśli nie było wcześniejszej korespondencji ani też innego faktu poprzedzającego redagowane pismo, nie ma potrzeby wprowadzenia adresata w zagadnienie, wprowadzenie można pominąć.

Przedstawienie problemu jest zasadniczą i obowiązkową częścią każdego pisma. Nadawca powinien szczegółowo wyjaśnić sprawę, z którą zwraca się do adresata. Problem powinien być zredagowany jasno, zwięźle, wyczerpująco i jednoznacznie. Błędy w tej części powodują dodatkową korespondencję i wydłużają czas załatwiania sprawy.

Uzasadnienie ma na celu przekonanie adresata o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę pisma. Nadawca podaje motywy swojego postępowania i zajętego stanowiska. Jest to obowiązkowa część treści pisma. Uzasadnienie jest z reguły dłuższe. Powinno być płynne, jasne, zwięzłe, jednoznaczne i powinno zawierać właściwe argumenty.
Wyróżnia się dwa rodzaje uzasadnień:
· uzasadnienie faktyczne – podaje się w nim stan faktyczny sprawy i dowody świadczące
o tym fakcie.
· uzasadnienie prawne – podaje się w nim podstawę prawną zajętego stanowiska lub prawną ocenę stanu faktycznego.

Wnioski są końcową częścią treści pisma i zarazem nieobowiązkową. Są podsumowaniem pisma i ponownym podkreśleniem jego istoty. Jeżeli przedstawione problemy uzasadnienie zostały zredagowane prawidłowo, w tej części można ograniczyć się do jednego zdania, np. Podsumowując powyższe, uprzejmie proszę o pozytywne i szybkie załatwienie mojej sprawy.
IV. Układ graficzny pisma
Redagowanie pisma należy zacząć od ustalenia marginesów, które służą do wpięcia pisma
do segregatora oraz do ochrony przed zniszczeniem poprzez odsunięcie go od brzegów kartki. Marginesy powinny mieć następujące wymiary: lewy – 2,5 -3, prawy – 1-1,5, górny – 1,5-2, dolny – 2-3.
Pisma mogą być redagowane na papierze bez nadruku lub na blankietach korespondencyjnych, do których zalicza się: blankiet zwykły (bz), blankiet reklamowy (br),
blankiet uproszczony (bu).
Niezależnie od tego, na czym sporządzone jest pismo, zwykle używa się papieru formatu A4 (210 x 297 mm) w układzie pionowym lub A5 (210 x 148,5) w układzie poziomym.
Układ pism ustalony jest Polską Normą. W wielu instytucjach wchodzi styl zachodni, tj. wg norm ustalonych w krajach Europy Zachodniej. Nadal jednak w Polsce obowiązuje PN, która wyodrębnia następujące części składowe pisma:

1. Nagłówek – zawiera nazwę i adres nadawcy pisma. Można umieścić informacje uzupełniające o nadawcy, np. telefon, faks. Adres umieszcza się w lewym górnym rogu, przy lewym i bezpośrednio pod górnym marginesem. Powinno ono mieć kształt prostokąta. Dane wpisuje się w układzie blokowym, z pojedynczym odstępem pomiędzy wierszami, np.

Przedsiębiorstwo Robót Drogowych
Dział Organizacji
ul. Wiśniowa 126
81-522 Gdynia
(058) 663-32-83

Na blankietach korespondencyjnych pole to zajmuje całą górną część pisma pomiędzy lewym i prawym marginesem i bezpośrednio pod górnym. Dane wpisuje się wtedy w sposób wyśrodkowany.
Zamawiając blankiet korespondencyjny, firma uzgadnia z wykonawcą tekst, rodzaj i wielkość czcionek, grubość linii, znak firmowy, elementy reklamowe, informacje dodatkowe. Nagłówek powinien być czytelny i estetycznie wykonany.

2. Nazwę i adres odbiorcy zawiera nazwę i siedzibę firmy lub miejsce zamieszkania adresata pisma. Na papierze bez nadruku umieszcza się je po prawej stronie, poniżej znaku pisma lub na jego wysokości. Na blankietach korespondencyjnych znajduje się ono w miejscu oznakowanym (zwykle jest to ramka). Zasady wypełniania pola adresata są następujące:
a) dane adresata podaje się w układzie blokowym, formując tekst w kształcie prostokąta,
b) dane wpisuje się w pierwszym przypadku – mianowniku,
c) stosuje się pojedynczy odstęp między wierszami,
d) nie należy stosować skrótów skrótowców, z wyjątkiem: ul. – ulica, m. – mieszkanie,
mgr – magister, inż. – inżynier, prof. – profesor, pw. – pod wezwaniem,
e) każdy element danych umieszcza się w oddzielnym wierszu,
f) kolejność pisania poszczególnych elementów jest następująca:
· nazwa firmy lub imię i nazwisko adresata,
· podwójna interlinia (odstęp),
· ulica, numer domu, ewentualnie mieszkanie,
· kod pocztowy, nazwa miejscowości, które należy wyróżnić poprzez wielkie litery
i pogrubiony druk,
g) w polu adresata niczego nie należy podkreślać,
h) oznaczenia pocztowe, jak ekspres i polecony, pisze się nad adresem,
i) nie należy dzielić wyrazów,
j) imię i nazwisko adresata może być poprzedzone zwrotem grzecznościowym, tytułami
zawodowymi i naukowymi. Zwrot należy umieścić w oddzielnym wierszu, np.

Szanowny Pan
mgr Jan Nowak
Prezes Zarządu Spółdzielni „Znak”

ul. Mokra 16
81-522 G D Y N I A

3. Pole wpływu – znajduje się po lewej stronie pisma na wysokości pola adresata, przystawia się w nim pieczątkę wpływu.

4. Znaki powoławcze – znajduje się tylko na blankietach korespondencyjnych i umieszczone jest na całej szerokości pomiędzy lewym i prawym marginesem, poniżej pola wpływu i pola adresata. Tu umieszcza się informacje o znaku i dacie pisma, na które się odpowiada oraz naszego pisma. Znak i data to informacje, na które zwykle się powołujemy. Informacje te umieszcza się pod nadrukami stałymi w układzie blokowym, np.

Wasze pismo z dnia: Wasz znak: Nasz znak: Data:
2006.02.17 TK-II/344/2006 NA-V/26/65/2006 2006.03.17

Inaczej informacje te rozmieszcza się, redagując pisma na papierze bez nadruku, i tak:
a) miejsce i datę sporządzenia pisma umieszcza się w prawym górnym rogu, bezpośrednio pod górnym i przy prawym marginesie, a więc nie wyżej niż 1,5 cm od górnej krawędzi pisma. Po nazwie miejscowości powinien być przecinek i słowo dnia, a za nim data, np.

Gdynia, dnia 2006-03-17
lub
Gdynia, dnia 17 marca 2006 roku

Miejsce i data powinny być umieszczone na tym samym poziomie co nagłówek.
Zasady pisania daty:
· dzień i miesiąc powinny składać się z dwóch elementów, a rok powinien być czterocyfrowy, np. 17.03.2006 roku,
· zaleca się, aby daty pisać, zaczynając od roku, następnie miesiąc i dzień, oddzielać myślnikami, np. 2006-03-17,
· nazwę miesiąca w dacie można pisać słownie, wtedy najpierw dzień, miesiąc słownie (zawsze w dopełniaczu), potem rok oraz słowo roku, np. 17 marca 2006 roku,
· pisząc datę, nie należy stosować skrótu r. zamiast roku,
· miesiąca nie należy pisać cyfrą rzymską, gdyż ułatwia to fałszowanie daty.
b) znak pisma umieszcza się pod polem nagłówkowym około 1 cm poniżej tego pola. Powinien być wyróżniony przez podkreślenie, kursywę lub pogrubienie. Znaku pisma nie należy wtedy poprzedzać informacją Nasz znak, gdyż w tym miejscu może być tylko umieszczony tylko nasz znak. Nie jest błędem umieszczenie znaku pisma bezpośrednio przy lewym marginesie, poniżej pola adresata, a powyżej określenia sprawy. Wtedy jednak należy poprzedzić informacją Nasz znak, gdyż w tym miejscu może znajdować się zarówno Wasz, jak i Nasz znak.
c) datę i znak pisma, na które się odpowiada umieszcza się w pierwszym zdaniu treści pisma, np. Odpowiadając na Wasze pismo z dnia 17 marca 2006 roku, znak
DL-III-12/134/672/2005 w sprawie...

5. Określenie przedmiotu sprawy – na papierze bez nadruku określenie sprawy umieszcza się 2 – 3 interlinie poniżej pola adresata. Przy lewym marginesie piszę się wyraz Sprawa: i po nim wpisuje się właściwe określenie sprawy. Na blankietach korespondencyjnych określenie sprawy wpisuje się poniżej pola znaków powoławczych, po nadruku stałym Sprawa:.
Jest to bardzo ważny i obowiązkowy element każdego pisma. Jego zadaniem jest poinformowanie adresata w jednym lub kilku słowach, czego dane pismo dotyczy. Jest to swoisty tytuł pisma. Na jego podstawie, nieraz bez czytania tekstu, dokonuje się rozdziału pism do załatwienia. Po dwukropku właściwe określenie sprawy podaje się:
· małą literą,
· w mianowniku,
· nie stawiając po nim kropki,
· wyróżniając je przez podkreślenie, kursywę, pogrubienie, nie wyróżnia się przy tym wyrazu Sprawa:,
· najczęściej stosuje się nazwę danego pisma, np.
Sprawa: reklamacja
Sprawa: zamówienie

Jeśli pismo ma charakter listu stosuje się zwrot grzecznościowy rozpoczynający list, np. Szanowna Pani Dyrektor

Wtedy treść listu powinna rozpocząć się w odległości 1-2 interlinii poniżej tego zwrotu. Jeśli po takim zwrocie:
· postawi się przecinek – treść pisma należy rozpocząć poniżej małą literą,
· nie postawi się nic – treść zaczyna się poniżej, ale wielką literą.

6. Treść pisma rozpoczyna się w odległości 1-2 interlinii poniżej określenia sprawy. Pismo powinno zajmować całą powierzchnię między marginesami. Powinno się zaczynać bezpośrednio pod górnym, a kończyć nad dolnym marginesem. Treść pisma powinna być wyrównana zarówno do lewego, jak i prawego marginesu, należy włączyć justowanie tekstu. Należy też używać prostych czcionek, np. Times New Roman, Arial, Courier i wielkości liter 10 – 12 punktów przy pianiu treści oraz 14 – 16, pisząc tytuły. Nie wolno pozostawiać
na końcu wiersza spójników, przyimków lub myślników. Redagując treść pisma, należy pamiętać o tym, aby myśli w nim wyrażone układały się logicznie, należy ujmować je
w oddzielne akapity, a ważne informacje wyróżnić.

Treść pisma może być podana w następujących układach:
a) układ a linea (z wcięciem) – polega na rozpoczynaniu każdej myśli od wcięcia 2-5 znaków, nagłówki i tytuły rozmieszczamy na środku kolumny tekstu, akapity w jednym tekście obowiązują tej samej wielkości, powinien być stosowany obowiązkowo w pismach
do osób fizycznych.
b) układ blokowy – polega na rozpoczynaniu każdego wiersza równo z linią lewego marginesu, nagłówki i tytuły umieszcza się również po lewej stronie, dodatkowo stosuje się odstępy wierszowe – interlinie, które oddzielają poszczególne myśli treści pisma, powinien być stosowany obowiązkowo w korespondencji między jednostkami organizacyjnymi (instytucja, firma), poszczególne myśli oddziela się podwójną interlinią.
Zarówno w układzie blokowym, jak i a linea stosuje się pojedyncze odstępy między wierszami. Można je zwiększyć do 1,5 wiersza.

7. Podpisy – po zakończeniu treści pisma osoba upoważniona podpisuje je. Podpis umieszcza się z prawej strony w odległości 2-3 interlinii poniżej ostatniego wiersza tekstu. Między stanowiskiem służbowym, tytułem a imieniem i nazwiskiem pozostawia się wolne miejsce, które jest przeznaczone na podpis. Wszystkim elementom podpisu nadaje się układ blokowy, np.

Dyrektor


mgr inż. Jan Kowal

Podpis powinien być:
· własnoręczny,
· wykonany piórem lub długopisem,
· pełny (pełne imię i nazwisko),
· tylko na kopiach można stosować podpis skrócony, tzw. parafę,
· tylko na zawiadomieniach, wezwaniach i zaproszeniach można użyć pieczątki, tzw. faksymile,
· jeśli pismo wymaga podpisu 2 osób to składają one podpisy w jednej linii obok siebie, zaczyna osoba o wyższym stanowisku.

8. Zwrot pożegnalny – w końcowych częściach pisma używa się często tzw. zwrotów pożegnalnych, np.
Z poważaniem
Z wyrazami szacunku

które umieszcza się między tekstem a podpisem, w odległości 1-2 interlinii. Po zwrotach pożegnalnym nigdy nie należy stawiać kropki, np.

Z wyrazami szacunku


Dyrektor


mgr inż. Jan Kowal

W pismach o charakterze listu, dla podkreślenia ich osobistego charakteru, zwroty pożegnalne należy pisać odręcznie.

9. Elementy dodatkowe – pod tekstem pisma z lewej strony, na wysokości podpisu, umieszcza się informacje dodatkowe (załączniki, do czyjej wiadomości pismo wysłano, rozdzielnik) w następujący sposób:
a) jeśli załączniki wymienione są z nazwy w treści pisma, informujemy tylko o ich liczbie, np.

Załącznik: 1
Załącznik: 3
b) jeśli liczba załączników jest większa niż 5, można napisać:

Załączników: plik

c) jeśli w treści pisma nie ma informacji o załącznikach, należy je wymienić w elementach dodatkowych:

Załączniki: Dyrektor
1. Plan zagospodarowania miasta.
2. Mapa osiedla Kopa.
3. Analiza finansowa. inż. Jan Nowak

d) w podaniach, w których nie wymienia się nazw załączników informacja ma postać:

Do podania załączam:
1. Kwestionariusz osobowy.
2. Dyplom ukończenia studiów.
3. Orzeczenie lekarskie.

e) jeśli pismo, oprócz adresata, wysyła się do wiadomości innych odbiorców, informację o tym muszą być w polu elementów dodatkowych:

Do wiadomości: Kurator Oświaty
1. Zespół Szkół Ekonomicznych.
2. Liceum Ogólnokształcące.
3. Zespół Szkól Ponadgimnazjalnych. dr. Adam Nowy

f) jeśli pismo podpisują 2 osoby informacje dodatkowe umieszcza się również przy lewym marginesie, ale w odległości 2-3 interlinii poniżej podpisów

g) gdy pismo wysyłane jest do kilku adresatów, w polu adresowym umieszcza się informacje Wg rozdzielnika, a rozdzielnik umieszcza się w informacjach dodatkowych, np.

Rozdzielnik: Starosta
1. Zespół Szkół Ekonomicznych w Gdyni.
2. Liceum Ogólnokształcące w Gdyni.
3. Zespół Szkól Ponadgimnazjalnych w Gdyni. inż. Jerzy Ttrzmiel

Oryginał pisma pozostaje u nadawcy, a do adresatów wysyła się kopie.

h) jeśli pod treścią pisma umieszczone są informacje o załącznikach, to rozdzielnik umieszcza się poniżej.

Odstępy pomiędzy poszczególnymi elementami pisma powinny być odpowiednie do potrzeb, czyli takie, aby zajmowało ono całe pole pomiędzy marginesami. Odstępy te powinny być proporcjonalne:
· największy odstęp należy zastosować między miejscem i datą sporządzeniem pisma
a polem adresata,
· mniejszy od niego odstęp należy zastosować między adresatem a określeniem sprawy,
· jeszcze mniejszy odstęp powinien znaleźć się miedzy określeniem sprawy a pierwszym wierszem tekstu pisma,
· odstęp między ostatnim wierszem tekstu a podpisem powinien być podobny do odstępy między określeniem sprawy a pierwszym wierszem tekstu.

V. Styl urzędowy
Przy sporządzaniu pism stosuje się styl urzędowy. Charakterystyczne dla tego stylu
są następujące cechy:
· przewaga zdań pojedynczych,
· dążenie do ujęć zwięzłych, ścisłych, jednoznacznych (nie dopuszczających różnej interpretacji),
· brak pierwiastków emocjonalnych i obrazowych,
· używanie specjalistycznej terminologii,
· uprzejma forma,
· zwroty grzecznościowe,
· stosowanie powszechnie znanych skrótów i skrótowców,
· ujmowanie treści w formie punktów,
· unikanie w pismach wyrazów w językach obcych, jeżeli występują ich odpowiedniki polskie,
· posługiwanie się stroną bierną,
· posługiwanie się formami nieosobowymi.
·
Zmiany zachodzące w naszej gospodarce coraz częściej powodują zmiany w sposobie redagowania pism. Coraz częściej używana jest w pismach forma osobowa. Nie zmieniają
się jedynie cechy pisma.

Każde pismo powinno być:
· sformułowane w sposób jasny i zrozumiały,
· przejrzyste,
· opracowane ze szczególną starannością,
· zredagowane zgodnie z obowiązującymi zasadami pisowni,
· utrzymane w uprzejmej formie,
· sformułowane w sposób ścisły i zwięzły,
· powinno dotyczyć w zasadzie jednej sprawy.





Bibliografia:
1. Witek Eugeniusz, „Technika biurowa”, Wydawnictwo „eMPi2”, Poznań 2004,
2. Ryba Joanna, „Praktyczne zasady sporządzania korespondencji i innych prac biurowych na maszynie do pisania i na komputerze”, Wydawnictwo „oddk”, Gdańsk 2000,
3. Grzewka Małgorzata, \"Tajniki korespondencji\", Poradnik, Zespół Szkół Ekonomicznych, Piła 2003,
4. Kuziak Michał, „ Jak pisać?”, Wydanie 2, Wydawnictwo „Park”, Bielsko-Biała 2003,
5. Wiśniewska Mirosława, „Technika biurowa”, Wydanie 6, Wydawnictwo „eMPi2”, Poznań 1997.