8. AUDYT
Komisja upoważniona jest do upewnienia się, czy dystrybucja finansowania publicznego dostosowana jest do najwyższych standardów zarządzania finansami. Dla zapewnienia powyższego standardu przewiduje się audyt Komisji w czasie trwania kontraktu. Selekcja realizatorów projektów poddanych audytowi przeprowadzona jest na zasadach obiektywności.
Uwagi przedstawione poniżej uwypuklą problemy zidentyfikowane podczas audytów oraz innych kontroli przeprowadzanych w czasie trwania 5.Programu Ramowego. W konsekwencji uczestnik projektu będzie miał możliwość dokonania stosownych aneksów do swojego systemu księgowania, jeśli to będzie konieczne.
Strony zaangażowane w AUDYT:
- Komisja Europejska (Dyrektoriat Generalny XII-Wydział dla Uczestników posługujących się modelem kosztów dodatkowych), Urzędnik z Unii Europejskiej
- Instytucja poddana audytowi , jednostki zaangażowane w zarządzanie projektem i jego rozliczanie. naukowcy zaangażowani i odpowiedzialni za projekt.
Uczestnicy projektu rozliczający się według modelu FC często poddawani są audytowi dotyczącemu prowadzenia prawidłowej księgowości. Audyt ten przeprowadzany jest przez specjalnie do tego celu powołaną i upoważnioną przez Komisję profesjonalną instytucję.
Instytucja, która ma być poddana audytowi przez Komisję Europejską, jest listownie informowana na 4 tygodnie przed jego rozpoczęciem. Do tego czasu instytucja zobowiązana jest przygotować wszelkie wymagane dokumenty do wglądu. W praktyce najczęściej poddawane audytowi są dwa projekty jednocześnie - jeden duży i jeden mniejszy - jeden podczas fazy realizacji, a drugi zakończony.
Przydatne jest przygotowanie odizolowanego pokoju do dyspozycji audytorów(z możliwością podania kawy oraz infrastrukturą umożliwiającą. skorzystanie z telefonu i faxu ). Na miejscu powinna również znajdować się kompetentna osoba zaznajomiona z projektem, jego dokumentami oraz procedurami i przepisami dotyczącymi 5.Programu Ramowego w celu udzielenia odpowiedzi na ewentualne pytania audytora.
8.2 Etapy i upoważnione do kontroli organy KE
I. Dyrektoriat Generalny XII-Wydział dla uczestników projektu posługujących się modelem kosztów dodatkowych:
1. Sprawdzenie rezultatów projektu(aspekt formalny)
2. Sprawdzenie rezultatów projektu (aspekt naukowo-techniczny)
3. Sprawdzenie poprawności sprawozdania finansowego projektu
W razie potrzeby - kontakt z koordynatorem projektu
II. Dyrektoriat Generalny XX (Kontrola Finansowa):
1. Sprawdzenie analizy kosztów projektu
2. Kontrola przelewów bankowych
III. Dyrektoriat Generalny XIX (Budżet) - Transfer budżetu
8.3 Dokumentacja wymagana podczas audytu Komisji Europejskiej (KE) w przypadku projektów badawczo-rozwojowych (R&D)
8.3.1 Informacje ogólne o instytucji
Kopia statutu instytucji i jej statusu prawnego
Kopia zarządzeń obowiązujących w danej instytucji dotyczących naukowegoi finansowego zarządzania europejskimi kontraktami badawczo-rozwojowymi (R&D)
Kopia oficjalnej tabeli siatki płac dotyczącej klasyfikacji zatrudnionych w danej instytucji osób/ kategorie poszczególnych stanowisk i odpowiednie grupy płacowe
Kopia rocznego raportu finansowego / wraz z przewodnikiem/
Kopia struktury organizacyjnej instytucji
Kopia zarządzeń obowiązujących w danej instytucji dotyczących zasad zakupu towarów i usług
Kopia ostatniego raportu audytorskiego sporządzonego przez statutowych audytorów instytucji
Informacje statystyczne dotyczące:
- budżetu za 3 ostatnie lata
- budżetów badawczo-rozwojowych za 3 ostatnie lata
- innych źródeł finansowania prac badawczo -rozwojowych
- wkładu UE w prace badawczo-rozwojowe za ostatnie 3 lata
Powyższe wymagania dotyczą wszystkich projektów badawczo-rozwojowych (R&D) poddanych audytowi.
8.3.2 Ogólne informacje o projekcie
Zestawienie bieżących wydatków netto odnoszących się do projektu pogrupowanych według:
- okresu finansowania projektu,
- rodzaju wydatków.
Zestawienie bieżących wydatków na VAT odnoszących się do projektu pogrupowanych według:
Kopie sprawozdań bankowych odnoszących się do rachunku, z którego dokonywane są transakcje dotyczące projektu.
Kopie pełnomocnictw dla osób, które mogą zatwierdzać wydatki z funduszy Komisji.
8.3.3 Koszty Personelu
Lista pracowników biorących udział w projekcie, z wyszczególnieniem
- okresu czasu przepracowanego w projekcie,
- klasyfikacji kategorii pracownika.
Kopie okresowych kontraktów zatrudnienia
Kopie umów o pracę
Kopie studenckich umów o pracę
Kopie potwierdzonych kart czasu pracy dla wszystkich pracowników zatrudnionych w projekcie
8.3.4 Koszty podróży i diety
Kopie zatwierdzonych formularzy- wniosków na wyjazd
Kopia porozumienia/ zgody Komisji Europejskiej na podróż poza kraje członkowskie i stowarzyszone UE, (jeśli taka podróż miała miejsce)
Kopie raportów z wyjazdu
8.3.5 Aparatura
Kopie obowiązujących w danej instytucji zarządzeń dotyczących zaopatrzenia w aparaturę
Kopie zatwierdzonych formularzy- wniosków na zakup aparatury
Oryginały faktur za zakup aparatury
Kopie rejestru/spisu aparatury z inwentarza (dotyczącej projektu)
Kopie dziennika/ rejestru użytkowania aparatury (dla aparatury wykorzystywanej w różnych projektach)
8.3.6 Materiały
Kopie zatwierdzonych formularzy - wniosków na zakup materiałów
Oryginały faktur za zakup materiałów
8.3.7 Podwykonawstwo
Kopie obowiązujących w danej instytucji zarządzeń dotyczących zakupu usług zewnętrznych
Kopie zatwierdzonych formularzy- wniosków na zakup usług
Oryginały faktur za usługi zewnętrzne
Kopie kontraktów podzlecających, (jeżeli dotyczy projektu)
8.3.8 Koszty obliczeń komputerowych
Kopie obowiązujących w danej instytucji zarządzeń dotyczących wykorzystania zasobów komputerowych
Oryginały wewnętrznych faktur obciążających za obliczenia komputerowe
Opis metodologii obciążania (dla rozliczeń wewnętrznych)
Kopie rejestru czasu wykorzystania zasobów komputerowych
Oryginały faktur za użytkowanie zasobów komputerowych
8.3.9 Inne koszty
Kopie obowiązujących w danej instytucji zarządzeń odnoszących się do tej kategorii kosztów.
Kopie zatwierdzonych odpowiednich formularzy- wniosków
Oryginały faktur za ponoszone wydatki
Kopie porozumienia z Komisją dotyczącego poniesionych dodatkowo w projekcie wydatków ( jeżeli takowe miało miejsce)
8.3.10 Wkład zryczałtowany
Kopia ustaleń obowiązujących w danej instytucji związanych z podziałem i rozdysponowaniem narzutów obciążających kontrakty badawczo-rozwojowe.
8.3.11 VAT
Kopia dokumentacji stwierdzającej o uprawnieniu instytucji do odzyskania podatku VAT z Ministerstwa Finansów.
Należy również zachować do kontroli wszelkie oryginały, do których wymagane są kopie.
rafulus