3.doc

3.               OMÓWIENIE KATEGORII KOSZTÓW DOPUSZCZALNYCH

3.1 Koszty osobowe (personel costs)

Należy brać pod uwagę poniższe trzy elementy w celu przeprowadzenia kalkulacji całkowitych kosztów personelu w projekcie:

1. Finansowana jest jedynie robocizna wynikająca z wykonywania merytorycznych prac w projekcie, jak na przykład prace naukowo-badawcze, konstrukcyjne, projektowe, laboratoryjne. Koszty prac o charakterze administracyjnym nie zaliczają się do kosztów dopuszczalnych.

Finansowany jest jedynie koszt rzeczywisty.

2. Czas pracy osób, których robocizna jest finansowana, musi być rejestrowany
w postaci odpowiedniej dokumentacji przez cały czas trwania projektu, lub też,
w przypadku koordynatora, nie później niż w dwa miesiące od terminu zakończenia projektu. Zapisy winny być akceptowane co najmniej raz na miesiąc przez osobę odpowiedzialną za pracę, desygnowaną przez uczestnika projektu. Niedozwolone są jedynie szacunkowe wyliczenia czasu pracy przy projekcie.

3. Stawki wynagrodzeń powinny zostać wyliczone według plac wynikających z Umowy
o pracę, czyli w wysokości całkowitego wynagrodzenia brutto powiększonego
o obciążenia socjalne pracodawcy. Stawki godzinowe nie mogą być wyższe od normalnych, typowych stawek stosowanych w danej instytucji na danym stanowisku pracy. Jeżeli w instytucji  zagwarantowany jest wzrost płac związany z inflacją, należy go uwzględnić w stawce godzinowej  obliczanej  dla kolejnych lat realizacji projektu.

Socjalne obciążenia pracodawcy są  wymaganymi przez prawo danego kraju jak
i wynikającymi z Umowy o  pracę, np. składki emerytalne, ubezpieczenie zdrowotne, socjalne opłaty na bezpieczeństwo, socjalny dodatek wakacyjny i dodatkowa trzynasta pensja.

Do socjalnych obciążeń pracodawcy nie zalicza się  kosztów wszelkich składek opłacanych dobrowolnie lub opłacanych na podstawie innej niż ogólnie obowiązujące
w danym kraju przepisy prawa.

Obliczając stawki średnich wynagrodzeń, można bazować na jednej kategorii pracowników lub też zastosować kombinację kilku kategorii w zależności od charakteru
i stopnia zaangażowania pracownika przy projekcie. W obydwu przypadkach muszą to być koszty  rzeczywiste.

Koszty wynagrodzenia mogą być wyliczane indywidualnie dla każdego pracownika badawczego lub jako średnia ważona osób zatrudnionych przy projektach UE. ("Jako suma czasu pracy przemnożona przez średnią jednostkę płacy” - metoda winna rzetelnie odzwierciedlać rzeczywiste koszty zatrudnienia pracownika).

Czas, za który płaci się pracownikowi nie powinien przekroczyć czasu produktywnego. W przeciwnym razie uczestnik uzyskałby więcej niż wynoszą jego rzeczywiste koszty personelu.

-          Czas produktywny to ilość przepracowanych ogółem godzin zarejestrowanych na kartach pracowniczych lub na podstawie produktywnych godzin standardowych. Za produktywne uważa się średnio 135 przepracowanych godzin w miesiącu.

-          Komisja jako uzasadnione uznaje 210 dni roboczych w roku przepracowane przez 
1 pracownika, zatrudnionego na pełny etat. Jeśli uczestnik projektu wykorzystuje niższą liczbę dni, może to wskazywać na dodatkowe zatrudnienie pracowników do projektu.

-          Generalną zasadą jest fakt niepokrywania przez Komisję żadnych nadgodzin.
W wyjątkowych przypadkach, nadgodziny mogą być opłacane, jeśli ten element został wzięty pod uwagę w kalkulacji ilości całkowitych godzin produktywnych.

W przypadku "kontraktów o pracę" koszty, wyłączając VAT, powinny zostać określone na podstawie faktur otrzymanych za wykonaną pracę. Faktury te powinny zawierać nazwę projektu, nad którym dana osoba pracowała, indeks wykonanych przez nią zadań i ilość godzin przepracowanych nad projektem.

Dla uczestników projektu stosujących „Model FC oraz FF"

W projekcie mogą zostać rozliczone koszty ( wynagrodzenie i inne koszty zatrudnienia) rzeczywiście przepracowanych godzin przez osoby bezpośrednio podejmujące pracę naukową i techniczną w projekcie.

Osoba taka musi jednak:

¨       zostać bezpośrednio zatrudniona przez uczestnika projektu  na zasadach zgodnych
z prawem państwowym,

¨       pozostać pod indywidualnym nadzorem uczestnika projektu,

¨       otrzymywać wynagrodzenie,  zgodne z normalnymi praktykami stosowanymi
w instytucji biorącej udział w projekcie  i jakie zostały zaakceptowane przez Komisję.

Kontrakty o pracę, które spełniają powyższe kryteria mogą zostać zaliczone do kosztów personelu. Kontrakt o pracę musi być ekonomicznie uzasadniony i nie zwiększać niepotrzebnie kosztów projektu. Jeżeli zatrudnienie na mocy kontraktu poprzednio zatrudnionego na stałe pracownika podnosi koszty projektu, musi być ono wcześniej uzgodnione z Komisją i przez nią zaakceptowane.

Koszty personelu administracyjnego zaangażowanego w administracyjną i finansową koordynację projektu (takie, które nie zostały zawarte w kosztach pośrednich), które ponosi główny koordynator projektu mogą również zostać zaliczone do kosztów personelu. Muszą one jednak być  uwzględnione  w preliminarzu. Koszty wszelkiej pozostałej pomocy administracyjnej powinny zostać zaliczone do narzutów.

Dla uczestników projektu stosujących „Model  AC”

W przypadku modelu AC nie jest dopuszczalne finansowanie wynagrodzeń osób na stałe zatrudnionych w danej instytucji, w tym również wynagrodzeń dodatkowych,
np. z tytułu umów zleceń i umów o dzieło. Dopuszczalne jest jedynie finansowanie kosztów   związanych z bieżącym zatrudnieniem  (wynagrodzenie brutto, granty itp.) dodatkowego personelu naukowego i technicznego celowo zaangażowanego do realizacji projektu (z poza własnej instytucji) oraz  finansowanie takich kosztów robocizny, jak stypendia wypłacane doktorantom (jeśli ich praca służy projektowi)i czesne związane ze studiami doktoranckimi.

W warunkach polskich przy niskich wynagrodzeniach podstawowych, istniała zawsze możliwość dodatkowego wynagradzania z tytułu umów o pracę lub umów o dzieło, jeżeli pracownik wykonywał pracę związaną z projektem badawczym finansowanym ze źródeł zewnętrznych. Niestety 5.Program Ramowy nie przewiduje takiego wykorzystania środków. Dodatkowe wynagrodzenie może być wypłacane jedynie ze środków SPUB pochodzących z funduszu KBN na dofinansowanie uczestnictwa w 5. PR.

3.2               APARATURA ( durable equipment)

Komisja Europejska oczekuje od uczestników projektu, że będą oni posiadali wyposażenie niezbędne do prowadzenia badań. 5.Program Ramowy nie jest programem pomocowym i nie należy liczyć na to, że za  jego pomocą  będzie można na przykład od podstaw wyposażyć laboratorium w kosztowny sprzęt. Nie mniej uzupełniające zakupy aparatury, zwłaszcza specjalistycznej, są jak najbardziej możliwe. Często koszty aparatury sięgają 20% kosztów całkowitych.

Kosztem dopuszczalnym nie jest jednak pełny koszt kupowanej aparatury. Koszt dopuszczalny obliczamy według wzoru:

K= (A/B) x C x D

gdzie:

K -  koszt dopuszczalny,

A -  liczba miesięcy, w czasie których sprzęt będzie wykorzystywany w projekcie,

B -  okres amortyzacji (60 miesięcy dla każdej aparatury, z wyjątkiem komputerów

o cenie niższej niż 25000 euro, dla których okres amortyzacji przyjęto 36 miesięcy),

C -  rzeczywista cena sprzętu (netto bez VAT-u),

D -  procentowe wykorzystanie sprzętu w projekcie (w ułamku np.: 70% jako 0,7).

5.Program Ramowy przewiduje przynajmniej częściowe finansowanie zakupu aparatury z funduszy własnych. Dla sfinansowania zakupu pomocny może być fundusz SPUB.

Kilka zasad obowiązujących  dla  kosztów  zakupu aparatury:

-          Aparatura obciążająca kontrakt musi być specjalnie zakupiona na potrzeby projektu, musi mieć tzw. długość życia równą lub dłuższą niż czas trwania prac na mocy kontraktu i musi być kapitalizowana w księgach uczestnika projektu zgodnie
z krajowymi przepisami o księgowości.

-          Można odliczać amortyzację od kosztów aparatury, która została zakupiona lub wzięta w leasing w ciągu sześciu miesięcy poprzedzających rozpoczęcie prac lub po dacie rozpoczęcia projektu, jeśli okres amortyzacyjny jeszcze się nie skończył, ale tylko na mocy wcześniejszych ustaleń kontraktowych z Komisją.

-          Możliwe jest również odliczenie amortyzacji aparatury zakupionej do wcześniejszych projektów finansowanych ze środków Unii w przypadku, gdy nie zamortyzowano go w całości. Koszt dopuszczalny zależeć wtedy będzie od pozostałego okresu amortyzacji.

-          Koszty aparatury zalicza się w koszty projektu w znaczeniu odliczania amortyzacji jak definiuje Artykuł 23.2 Aneksu II Kontraktu. Amortyzację nalicza się w euro
w sposób liniowy w ustalonych dla poszczególnych rodzajów aparatury okresach.

W przypadku kosztów wykonania prototypu – patrz p. 3.7. poniżej.

3.3 PODWYKONAWSTWO (subcontracting)

Są to koszty poniesione na rzecz podwykonawców i usługodawców zewnętrznych, stanowiące zapłatę za wykonane przez nich prace (oczywiście prace konieczne dla projektu).

Wszelkie faktury, na kwoty zgodne z przedłożonym Komisji planem finansowym, wystawione przez poszczególnych podwykonawców muszą zostać przedłożone Komisji. Winny one ściśle odnosić się do projektu oraz zawierać szczegółowy opis zadań, podpisany przez uczestnika projektu. Dokumentacja uzupełniająca powinna być zachowana w archiwach uczestnika projektu i w razie potrzeby udostępniona organom kontroli Komisji.

Podwykonawstwo, które skumulowane przekracza 20% szacowanych dopuszczalnych kosztów projektu lub też przekracza kwotę 100 000 euro musi zostać wcześniej poddane pisemnej akceptacji przez Komisję (o ile nie uwzględniono wystarczających szczegółów podwykonawstwa w Aneksie I Kontraktu).

Uczestnictwo w projektach podwykonawców, których siedziby umiejscowione są
w krajach nie stowarzyszonych z 5.PR np. Rosji wymaga odrębnej akceptacji Komisji Europejskiej. Komisja powinna zostać każdorazowo poinformowana o zaistnieniu konfliktu interesów między uczestnikiem  projektu a podwykonawcą.

3.4 PODRÓŻE (travel)

Do kosztów dopuszczalnych w tej kategorii zalicza się rzeczywiste koszty podróży bezpośrednio związane z projektem, a więc w szczególności wizyty u partnerów,  spotkania koordynujące prace, seminaria, a także konferencje, na których prezentowane są wyniki prac i inne spotkania  służące rozpowszechnianiu wyników (nie w pierwszym roku trwania projektu) wraz z odnoszącymi się do nich dietami, opartymi na wewnętrznych przepisach uczestnika projektu. Należy jednak zachować wszystkie dowody księgowe z tego tytułu oraz kopie raportówz wyjazdu.

W celu odbycia podróży poza teren krajów UE i krajów stowarzyszonych
z 5.Programem Ramowym wymagana jest wcześniejsza zgoda Komisji chyba, że taki wyjazd został wcześniej zaplanowany w Aneksie I kontraktu.

Z reguły Komisja nie kwestionuje również podróży nie związanych wprawdzie bezpośrednio z projektem, lecz w celu uczestnictwa w szkoleniach organizowanych przez samą Komisję Europejską propagujących  programy  badawcze  UE.

Przy finansowaniu podróży obowiązuje zasada, że stosowane są przepisy i stawki obowiązujące w instytucji, która zatrudnia osobę wyjeżdżającą. Oznacza to konieczność dostosowania się w tym wypadku do stawek określonych przepisami dla zagranicznych podróży służbowych.

W przypadku, gdy kwota wydatkowana na pobyt za granicą w przeliczeniu na jeden dzień znacznie przekroczy równowartość 100-120 euro, należy spodziewać się żądania dodatkowych wyjaśnień ze strony urzędnika łącznikowego Komisji Europejskiej.

Zalecane jest korzystanie ze zniżkowych taryf lotniczych, ale również można korzystać
z biletów normalnej taryfy ekonomicznej (co na trasach europejskich daje zwykle prawo podróżowania business class).

W przypadku podróży pociągiem przysługuje bilet 1 klasy oraz wszystkie konieczne dopłaty (IC, EC).

W przypadku, gdy podróż odbywa się samochodem w kilka osób, zwrot kosztów przysługuje tylko jednej osobie.

3.5               MATERIAŁY (consumables)

Koszty powinny odnosić się do zakupu, wytworzenia, naprawy lub użytkowania, wszelkich materiałów, jak również dóbr lub aparatury i oprogramowania, które są zużywane są podczas trwania  projektu i :

-          nie są umiejscowione w inwentaryzacji aparatury uczestnika projektu,

-          nie są traktowane jako wydatek kapitałowy w zgodzie z przepisami o księgowości
i polityką uczestnika projektu,

-          nie są finansowane z kosztów pośrednich, czyli narzutów.

Powyższa kategoria kosztów pokrywa również prawa dostępu i licencji na oprogramowanie, ale nie pokrywa zaopatrzenia biurowego, usług pocztowych, usług
o charakterze użyteczności publicznej itp., które kwalifikuje się do kategorii narzutów. Nie należy bezpośrednio obciążać kategorii materiałowej, podczas gdy normalną praktyką jest zaliczanie tych kosztów do rzeczywistych narzutów.

3.      6     KOSZTY OBLICZEŃ KOMPUTEROWYCH (computing)

Koszty obliczeń komputerowych powinny obejmować koszty wynikające z dostępu do usług komputerowych (jednostki komputerowej) i opłat za te usługi.                            

Koszty te mogą być zaliczane do kosztów bezpośrednich, jeżeli:

-          uczestnik projektu jest w stanie przedstawić szczegółowe uzasadnienie tych kosztów,

-          istnieje centrum kosztów komputerowych, w którym odnotowuje się  wszelkie koszty związane z obliczeniami komputerowymi (pośrednie i bezpośrednie),

-          prowadzi się rejestr komputerowy, który uzasadnia użycie usług komputerowych, które obciążają koszty projektu.

Bez powyższych trzech fundamentalnych źródeł informacji nie jest możliwa kalkulacja akceptowalnej stawki komputerowej obciążającej koszty. W przeciwnym razie koszty te należy zaliczyć do narzutów. Nie należy bezpośrednio obciążać kategorii komputerowej, jeżeli normalną praktyką jest zaliczanie tych kosztów do rzeczywistych narzutów.

3.7      PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ (protection of knowledge)

Koszty praw własności intelektualnej są to rzeczywiste koszty związane
z odpowiednią i efektywną ochroną wiedzy zgromadzonej podczas trwania projektu, które mogą obciążyć koszty projektu jedynie za wcześniejszą zgodą Komisji.

Koszty te dotyczą wydatków związanych z przygotowaniem i złożeniem zgłoszeń patentowych do  ochrony praw własności intelektualnej powstałych w wyniku realizacji projektu. Wkład Komisji Europejskiej w opłaty za doradztwo prawne wynosi  4000 euro za prawa własności przemysłowej na jedno zgłoszenie.

Całkowite koszty praw własności intelektualnej są negocjowane w czasie powstawania kontraktu, gdyż wymagają  zatwierdzenia Komisji Europejskiej.

Szczegółowe warunki dotyczące ochrony praw własności intelektualnej w danym projekcie powinny być włączone do tzw. Consortium Agreement czyli umowy zawieranej pomiędzy partnerami projektu.

Kwota zaakceptowana w tej kategorii kosztów może zostać przekazana innemu uczestnikowi w danym projekcie na ochronę praw własności intelektualnej, ale nie może zostać zużyta w żadnym innym celu.

Jeżeli pod koniec projektu okaże się, że kwota przyjęta na ochronę praw własności intelektualnej  nie została wykorzystana przez żadnego z uczestników  projektu
w czasie trwania projektu, musi być ona zwrócona do KE.

Jeżeli po zakończeniu projektu pojawią się koszty ochrony praw własności intelektualnej, wypracowanej w czasie trwania projektu, można ubiegać się o refundację ich części przez Komisję Europejską.

Szczegółowe informacje można znaleźć w Internecie: http://www.cordis.lu/ipr-helpdesk

3.9           lNNE KOSZTY (other specific costs)

W tej kategorii mieszczą się wszelkie inne koszty związane z projektem, których nie można zaliczyć do poprzednich kategorii kosztów bezpośrednich. Mogą one zostać zaliczone w poczet innych kosztów, ale tylko w przypadku, jeżeli zostały wcześniej wykazane w Aneksie I do kontraktu.

Koszty te mogą zawierać takie pozycje jak:

- wytworzenie prototypów,

- seminaria, warsztaty, konferencje,

-          opłaty za gwarancje finansowe wymagane przez Komisję, koszty transportu,

-          utworzenie strony internetowej  projektu

Nie mogą to być wydatki, które normalnie finansuje się z kosztów pośrednich,

3.9           KOORDYNACJA ADMINlSTRACYJNA I FINANSOWA (coordinating costs)

Koszty koordynacji projektu zawierają wszystkie rodzaje kosztów z wyjątkiem kosztów podwykonastwa. Koordynator może przedstawić w kosztorysie projektu koszty administracyjnej i finansowej koordynacji projektu. Koszty te można zaliczyć do kosztów  bezpośrednich lub też do narzutów.

Jeżeli koszty koordynacji administracyjnej i finansowej zalicza się do kosztów bezpośrednich, obowiązują wówczas  te same zasady jak w przypadku wcześniej przedstawionych kosztów dopuszczalnych włącznie z właściwą rejestracją czasu pracy dla projektu.

Jeżeli koordynator projektu stosuje „Model kosztów AC”,  koszt koordynacji projektu składa się z dodatkowych kosztów bezpośrednich związanych z koordynacją projektu oraz narzutów, które wynoszą do 20%  dodatkowych kosztów, podobnie jak
w finansowaniu projektu. Koszt koordynacji administracyjnej i finansowej zawarty jest
w kosztach narzutów. Koszt personelu można zaliczyć do  kosztów bezpośrednich   tylko wtedy gdy został  on dodatkowo zatrudniony do prac związanych bezpośrednio
z  koordynacją projektu. Pozostałe koszty administracyjnej i finansowej  koordynacji projektu  zawarte  są w kosztach  narzutów.

Jeżeli koordynator podzleca wykonanie pracy dotyczącej koordynacji administracyjnej
i finansowej koszty te  nie mogą być zaliczone do kosztów bezpośrednich. Muszą one zostać zawarte w kosztach narzutów pokrywanych z funduszy Komisji Europejskiej. Podzlecanie koordynacji finansowej nie pozbawia koordynatora odpowiedzialności zapewnienia ochrony i właściwego zarządzania projektem i wkładem finansowym Komisji Europejskiej w dany projekt.

W przypadku kosztów koordynacji projektu nie wyodrębnia się kosztów związanych
z koordynacją  naukową  wg KE, koszt koordynacji naukowej związany jest bezpośrednio z obowiązkami wynikającymi z działalności naukowej.  

Jeśli jest to możliwe, koordynatorzy, których siedziba mieści się poza strefą rozliczeń
w euro, nie powinni wymieniać na  narodową walutę kwot, które będą musieli konsekwentnie wypłacać podwykonawcom ze strefy objętej tymi rozliczeniami.

Utrzymywanie rachunku w euro jest w tym przypadku rekomendowane, jako najprostszy sposób ominięcia olbrzymich opłat bankowych.

3.10    KOSZTY POŚREDNIE/NARZUTY (overheads)

Są to koszty o charakterze ogólnym; koszty administracji, koszty artykułów biurowych, utrzymania infrastruktury itp., zaliczanie do kosztów ogólnych powinno być zgodne
z zasadami finansowymi obowiązującymi w danej instytucji.

Dopuszczalne są następujące sposoby uwzględniania kosztów pośrednich:

-          jako rzeczywiście poniesione koszty pośrednie realizacji projektu, w przypadku stosowania „Modelu kosztów FC”, dla instytucji prowadzących księgowość analityczną,

-          80% dopuszczalnych kosztów personelu w przypadku stosowania „Modelu kosztów FF”,

-          jako narzut procentowy nie przekraczający 20% dopuszczalnych kosztów projektu realizowanego przez instytucję  w przypadku  „Modelu kosztów AC”. Koszty pośrednie w trybie FF i AC nie są szczegółowo specyfikowane w rozliczeniach finansowych (cost statements) z KE.

Dla uczestników projektu stosujących „Model FC”

Narzuty są to rzeczywiście poniesione koszty pośrednie dla realizacji projektu,
w przypadku instytucji prowadzących księgowość analityczną.

Narzuty powinny zawierać pośrednie ogólne koszty konieczne dla prowadzenia projektu realizowanego na mocy kontraktu.

Dopuszczalne koszty narzutów zawierają koszty:

-          administracji, opłat za rozmowy telefoniczne, usług pocztowych,

-          zarządzania,

-          amortyzacji budynków i aparatury,

-          wody, elektryczności, ogrzewania, mediów, - opłat pocztowych,

-          opłat czynszowych,

-          wyposażenia biurowego,

-          personelu administracyjnego (wyłączając koszty administracyjne i finansowe zaliczone już do kosztów bezpośrednich w przypadku koordynatora),

-          poniesione w związku z zatrudnieniem, zarządzaniem, zakwaterowaniem
i wsparciem personelu bezpośrednio wykonującego pracę w projekcie, jeśli nie zostały wcześniej zawarte w kategorii koordynacji administracyjnej i finansowej
(w przypadku koordynatora),

-...