Księgowanie od A do Z
Stan prawny na 15 lutego 2005 r.
Prowadzenie nawet małej firmy wymaga podstawowej wiedzy z zakresu sposobów ewidencjonowania zdarzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Prowadzenie rachunkowości ma także za zadanie umożliwienie prawidłowego rozliczenia się z kontrahentem i z budżetem. Rachunkowość prowadzona jest nie tylko dlatego, że tak nakazuje prawo, ale także po to, by można było uzyskać informacje konieczne do właściwego funkcjonowania jednostki (czyli osiągania zysków). To rachunkowość jest źródłem informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Praktycznie cały obszar firmy jest widoczny w zbiorach danych rejestrowanych w księgach rachunkowych i ewidencjach pomocniczych. Informacje tworzone przez rachunkowość służą też otoczeniu przedsiębiorstwa związanemu z nim transakcjami gospodarczymi.
Sprawdzonym rozwiązaniem jest korzystanie z usług biur rachunkowych, ale pamiętajmy, że i w tym przypadku niezbędna jest wiedza z zakresu dokumentowania operacji gospodarczych. Znajomość podstawowych zagadnień z zakresu rachunkowości ułatwia sprawne i skuteczne zarządzanie firmą. Wiarygodność informacji płynących z rachunkowości musi być więc niepodważalna i w tym zakresie rachunkowość ma chronić interesy otoczenia przedsiębiorstwa.
Nie sposób jest w jednej publikacji omówić wszystkich zagadnień związanych z rachunkowością. Skupiliśmy się więc na tych – naszym zdaniem – najważniejszych zagadnieniach, które są niezbędne w codziennej pracy księgowego. Poradnik zawiera wiele przykładów ilustrujących określone problemy, które ułatwią Państwu zrozumienie przedstawionych zagadnień.
Czym jest rachunkowość?
Rachunkowość finansowa to część rachunkowości zajmująca się pomiarem i ewidencją majątku przedsiębiorstwa, operacji gospodarczych oraz przygotowywaniem na tej podstawie sprawozdań finansowych. Sposób prowadzenia rachunkowości finansowej jest ściśle regulowany przez prawo.
Rachunkowość finansowa ukierunkowana jest na odbiorcę zewnętrznego (udziałowcy, akcjonariusze, kredytodawcy, potencjalni inwestorzy, służby fiskalne) i stąd konieczność zachowania ścisłych reguł dotyczących przedstawiania wyniku finansowego. Rachunkowość to system ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych jednostki gospodarczej wyrażony w pieniądzu. Służy przekazywaniu informacji handlowych i ekonomicznych osobom, które zainteresowane są działalnością danej firmy. Rachunkowość obejmuje zatem:
• politykę rachunkowości (zasady rejestracji zdarzeń gospodarczych),
• prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• okresową wycenę aktywów i pasywów,
• okresową kontrolę stanu aktywów i pasywów,
• sporządzanie sprawozdań finansowych i innych,
• gromadzenie i przechowywanie informacji.
Konto księgowe
Do ujmowania operacji gospodarczych służy konto1. Na podstawie danych znajdujących się na kontach można sporządzić potrzebne zestawienia za dowolny okres, można także sporządzić sprawozdania finansowe, raporty finansowe, deklaracje podatkowe i inne opracowania według potrzeb.
Konto posiada dwie strony. Lewa strona konta zwana jest stroną „Winien” (w skrócie Wn). Prawa strona konta zwana jest stroną Ma. Każde konto ma swoją nazwę i symbol cyfrowy.
Uproszczony schemat konta wygląda w następujący sposób:
rysunek
Nazwa konta jest odpowiednia do ujmowanych na nim składników. I tak na przykład „Kasa” oznacza, że ujmuje się tu środki pieniężne zgromadzone w kasie.
Zapisy dokonywane na koncie to zapisy operacji gospodarczych, które powodują zmianę stanu tego konta. Księgowanie może odbywać się po stronie Wn lub po stronie Ma konta. Zapisy po stronie Wn konta (obroty debetowe) określa się za pomocą następujących zwrotów:
• obciążenie konta,
• księgowanie w ciężar konta,
• księgowanie debetowe.
Natomiast zapisy po stronie Ma (obroty kredytowe) to inaczej:
• uznanie konta,
• księgowanie na dobro konta,
• księgowanie kredytowe.
Każdy zapis księgowy, aby spełniał swoją rolę rejestracyjną, musi składać się dwóch najważniejszych elementów, a mianowicie:
• elementu informacyjnego – nazwa konta, symbol konta, strona konta, kwota operacji,
• elementu indentyfikacyjnego – treść operacji, dowód księgowy, na podstawie którego dokonano zapisu, data operacji i numer operacji.
W księgowości obowiązuje zasada podwójnego zapisu, czyli każda operacja musi być ujęta:
• co najmniej na dwóch kontach,
• na jednym koncie po stronie Wn, a na drugim po stronie Ma,
• w identycznej wysokości na obu kontach.
Na koniec każdego roku następuje procedura zamykania konta. Oczywiście na początku roku konto było otwarte, czyli wpisany został stan początkowy z bilansu otwarcia (jeśli w bilansie otwarcia stan konta był zerowy, to otwarcie konta mogło nastąpić wraz z zaksięgowaniem pierwszej operacji dotyczącej danego konta).
ZAPAMIĘTAJ
Księgowanie jest procedurą księgową polegającą na zarejestrowaniu operacji gospodarczych we właściwych pozycjach. Operacje gromadzone są na specjalnych kontach, które grupują operacje gospodarcze zgodnie z polityką rachunkowości przyjętą przez przedsiębiorstwo.
3 kroki do zamknięcia konta
1 Podsumuj stronę Wn i stronę Ma konta.
Zapisy na kontach są okresowo sumowane (przynajmniej raz w miesiącu). Tym sposobem co miesiąc mamy sumę każdej strony konta osobno w każdym miesiącu i od początku roku, czyli narastająco. Wiemy więc, jakie były np. przychody ze sprzedaży od początku roku albo jakie tylko w danym miesiącu.
2 Ustal saldo końcowe – czyli różnicę między stronami.
Saldo końcowe konta, czyli na koniec okresu, może być debetowe, kredytowe albo zerowe. Saldo debetowe powstaje wtedy, gdy suma po stronie Wn jest większa, saldo kredytowe – gdy suma po stronie Ma jest większa, a saldo zerowe – gdy sumy zapisów po obu stronach kontach są sobie równe.
3 Obliczoną między stronami różnicę zapisz po stronie wykazującej mniejszą sumę (dzięki temu łącznie kwoty po obu stronach są sobie równe).
Konta syntetyczne i analityczne
Konta analityczne służą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów dokonywanych na kontach syntetycznych. Z tym podziałem wiążą się dwa bardzo ważne pojęcia, a mianowicie księga główna i księga pomocnicza.
Księga główna, będąca podstawową księgą rachunkową, składa się wyłącznie z kont syntetycznych. Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 10, poz. 66), konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie ze wspomnianą wcześniej zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. Saldo konta równe jest różnicy między obrotami jednej i drugiej strony za dany okres.
Natomiast konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w postaci wyodrębnionego systemu ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodnionych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Na kontach ksiąg pomocniczych można w ciągu okresu sprawozdawczego stosować, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne (co nie jest możliwe dla księgi głównej). Należy wówczas sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość.
Symbolika konta analitycznego może być dowolna. Zwykle na początku umieszczony jest symbol konta syntetycznego z którego utworzono konta analityczne.
Niestety, z uwagi na duży stopień uogólnienia danych i informacji, konta syntetyczne nie zapewniają należytej kontroli rozrachunków. Dlatego, aby zapewnić skuteczną kontrolę dokonywanych rozrachunków, należy prowadzić do poszczególnych kont syntetycznych odpowiednią ewidencję szczegółową na kontach ksiąg pomocniczych. W tym przypadku przez odpowiednią ewidencję należy rozumieć ewidencję szczegółową na miarę potrzeb.
Konta bilansowe i pozabilansowe
Kolejny podział kont to podział na konta bilansowe i pozabilansowe. Cechą charakterystyczną kont bilansowych jest to, że rejestruje się na nich operacje powodujące zmiany w bilansie, czyli w aktywach i pasywach.
Konta aktywów i pasywów
Salda kont bilansowych przenoszone są na koniec okresu bezpośrednio lub pośrednio do bilansu. Natomiast konta pozabilansowe służą do ewidencji tych zdarzeń, które nie są uwzględnione w bilansie. Pamiętajmy jednak, że dane z tej ewidencji powinny znaleźć się w informacji dodatkowej (części sprawozdania finansowego), ponieważ bardzo często okazuje się, że są to istotne informacje dla całościowej oceny firmy, np. udzielone gwarancje, poręczenia.
Warto pamiętać, że salda końcowe na kontach bilansowych aktywów, wykazane po stronie Ma tych kont, są w bilansie ujmowane po stronie aktywów. Natomiast salda końcowe na kontach bilansowych pasywów, wykazane po stronie Wn tych kont, są w bilansie ujmowane po stronie pasywów.
Przychód i wpływ w pojęciu rachunkowości nie oznacza tego samego. Wpływ oznacza przychód środków pieniężnych. Wpływy pieniężne mogą mieć miejsce wcześniej, później lub jednocześnie z powstaniem przychodu, w zależności od warunków zapłaty określonej w umowie sprzedaży.
Konta wynikowe
Jest jeszcze grupa tzw. kont wynikowych. Służą one do ewidencji operacji przychodowych i kosztowych, które odzwierciedlają procesy powodujące powstanie kosztów i strat oraz przychodów i zysków, a także wyniku finansowego. Na kontach wynikowych kosztów i strat rejestruje się poniesione przez jednostkę w okresie sprawozdawczym koszty i straty. Natomiast na kontach wynikowych przychodów i zysków wykazuje się osiągnięte przychody i zrealizowane zyski. Zarejestrowane i pogrupowane na kontach wynikowych koszty i straty oraz przychody i zyski przenosi się na dzień bilansowy na jedno konto służące do ustalenia wyniku finansowego.
A oto funkcjonowanie kont kosztowych i kont przychodów.
Zakładowy plan kont
Zbiór wszystkich kont tworzy księgi rachunkowe. Każda firma prowadzi księgi rachunkowe na podstawie planu kont, który jest ważnym dokumentem opisującym przyjęte przez jednostkę gospodarczą zasady rachunkowości. Od budowy planu kont zależy to, czy i w jakim zakresie system rachunkowości dostarczać będzie użytecznych informacji niezbędnych dla celów sprawozdawczych, jak i zarządczych. Plan kont zawiera wykaz kont syntetycznych, zasady ich rozwinięcia na konta analityczne (czyli bardziej szczegółowe), szczegółowy wykaz kont analitycznych oraz komentarze dotyczące zasad księgowania i wyceny składników bilansowych. Zakładowy plan kont ustala zatem i aktualizuje kierownik jednostki.
W planie kont grupowane są konta syntetyczne w zespoły oznaczone symbolami w postaci cyfr arabskich. Konta księgi głównej (konta syntetyczne) oznaczone są symbolami dwu- i trzycyfrowymi, przy czym pierwsza cyfra wskazuje na zespół, do którego należy dane konto, np. konto „Kasa” ma symbol 101, co oznacza, że należy do zespołu 1 – środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe.
Konta księgowe pogrupowane są w zespoły:
Zespół 0 – Aktywa trwałe
Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe
Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia
Zespół 3 – Materiały i towary
Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenia
Zespół 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczenie
Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe
Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem
Zespół 8 – Kapitały (fundusze) własne, fundusze specjalne i wynik finansowy.
EKSPERT RADZI
Jak skonstruować zakładowy plan kont
Zakładowy plan kont powinien być skonstruowany tak, aby można było sporządzać zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe oraz wszelkie statystyczne sprawozdania finansowe wymagane przez GUS. Przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji, wyceny aktywów i pasywów, w tym dokonywania odpisów amortyzacyjnych, ustalania wyniku finansowego i sporządzenia sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. W razie potrzeby kierownik jednostki wprowadza zmiany aktualizujące zakładowy plan kont.
Zakładowy plan kont obejmuje wykaz kont księgi głównej (syntetycznych), przyjęte przez jednostkę zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej w księgach pomocniczych i ich powiązanie z kontami księgi głównej. W szczególności konieczne jest określenie:
• zasad ewidencji szczegółowej środków trwałych, także środków trwałych w budowie, ze wskazaniem przedmiotów o niskiej jednostkowej wartości początkowej, które mają być objęte tą ewidencją i sposobu ich amortyzowania,
• metody ewidencji materiałów, w tym wskazanie materiałów, których wartość będzie odpisywana w koszty w momencie ich zakupu,
• rodzaju operacji, które mogą być dokumentowane tzw. dowodem zastępczym – w przypadku braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych,
• zasad ewidencji i rozliczania kosztów – ze wskazaniem, czy stosuje się układ rodzajowy czy funkcjonalny (konta zespołu 4 czy konta zespołu 5),
• zasad ewidencji i rozliczania zakupów materiałów i innych rzeczowych składników majątku dla potrzeb rozliczenia VAT w deklaracji podatkowej VAT-7, z ewentualnym wskazaniem zakupów, które będą grupowane w rejestrach.
Jeżeli jednostka będzie korzystać z rozwiązania wzorcowego, należy wskazać tytuł publikacji i jej wydawcę oraz te rozwiązania, które jednostka przyjmuje do stosowania, spośród postawionych ustawą do wyboru.
Najczęściej popełniane błędy związane z budową kont:
• zbyt analityczne ujmowanie kosztów dla pozycji, gdzie nie występują istotne obroty, nie hołdować zasadzie „a może się przyda”,
• ujmowanie zbyt wielu zdarzeń gospodarczych na kontach „Inne” bez szczegółowej analizy, istnieje ryzyko, że trafią tam kluczowe ze względu na kwotę zdarzenia,
• zbyt rozbudowany plan kont z dużą ilością kont pustych.
Analiza poprawności przyjętego przez firmę zakładowego planu kont powinna dotyczyć następujących zagadnień:
• kompletności ZPK,
• prawidłowości wykazu kont syntetycznych,
• przyjętych zasad rachunkowości,
• konsekwencji stosowania,
• kontroli stosowania.
Księgi rachunkowe
Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Firmy posiadające oddziały (zakłady) mogą prowadzić księgi rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie jednostki albo oddziałów (zakładów).
Otwarcie i zamknięcie ksiąg rachunkowych
Proces otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych odbywa się nie rzadziej niż raz w roku i ma na celu zamknięcie w jednym okresie wszystkich zdarzeń występujących w danym okresie.
Zdarzenia powodujące konieczność otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych
Podstawą otwarcia ksiąg rachunkowych jest zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega natomiast na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
• dziennik,
• księgę główną,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym dzień po dniu danych o operacjach gospodarczych.
Pamiętajmy:
• dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej,
• zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły,
• sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,
• jeżeli stosuje się dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.
O księdze głównej i pomocniczej wspominaliśmy przy okazji omawiania kont syntetycznych i analitycznych. W tym miejscu tylko przypomnimy, że na kontach księgi głównej ujmuje się zarejestrowane uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzenia, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Natomiast na kontach księgi pomocniczej ujmuje się zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Natomiast zestawienie obrotów i sald omawiamy poniżej.
Ostatnią częścią ksiąg rachunkowych jest inwentarz. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Zestawienie obrotów i sald
Najważniejszym elementem ksiąg rachunkowych jest zestawienie obrotów i sald (potocznie zwane obrotówką). Sporządzane jest na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca. Zestawienie powinno zawierać – zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
• symbole lub nazwy kont,
• salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,
• sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Zestawienie obrotów i sald jest podstawą do sporządzenia sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.
Aby zestawienie obrotów i sald spełniało swoją rolę i było użyteczne, ważne jest stosowanie przez cały okres sprawozdawczy następujących zasad2:
• ujmowanie wszystkich zapisów księgowych wg jednolitych schematów księgowych,
• podział kont powinien być na tyle szczegółowy, aby możliwe było uzyskanie danych bez konieczności sięgania do zapisów źródłowych,
• nie należy dokonywać żadnych zapisów w księgach rachunkowych po wydrukowaniu ostatecznej wersji obrotówki.
Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Poprawnie sporządzone zestawienie obrotów i sald pozwala na sprawne przygotowanie informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdania finansowego. Dalej prezentujemy przykładowe zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządzone na koniec miesiąca. Zbilansowanie się sum kontrolnych po stronie Wn i Ma świadczy o zachowaniu zasady podwójnego zapisu oraz kompletności kont syntetycznych ujętych w zestawieniu.
Zapisy w księgach rachunkowych
Wszystkie operacje, które miały miejsce w firmie i wpływają na aktywa, pasywa, przychody lub koszty, muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:
• datę dokonania operacji gospodarczej,
• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
• zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
• kwotę i datę zapisu,
• oznaczenie kont, których dotyczy.
Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie.
Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.
Księgi rachunkowe prowadzone za pomocą komputera
Ustawa o rachunkowości dość szczegółowo i jednoznacznie określa zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Zgodnie z art. 72 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem odpowiedniej ochrony danych. Ochrona ta powinna polegać na:
• stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
• doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
• systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych (pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych),
• zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości (poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem).
Wymogi stawiane księgom rachunkowych prowadzonym przy użyciu komputera przez przepisy ustawy o rachunkowości
Okres sprawozdawczy i rok obrotowy
Okres sprawozdawczy to okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe. Okresem sprawozdawczym jest z reguły rok obrotowy. Rok obrotowy to rok kalendarzowy lub inny dowolny okres trwający 12 kole...
ZYSSEK