instruk.pdf

zmiany:

2000-01-01

Dz.U.1999.102.1187

Dz.U.2001.116.1243

£ 1

2001-10-27

£ 1

ROZPORZġDZENIE PREZESA RADY MINISTRìW

z dnia 18 grudnia 1998 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organw powiatu.

Na podstawie art. 39 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorzĢdzie powiatowym (Dz. U. Nr 91, poz. 578 i Nr

155, poz. 1014) zarzĢdza siħ, co nastħpuje:

£ 1. Ustala siħ instrukcjħ kancelaryjnĢ dla organw powiatu, okreĻlajĢcĢ zasady i tryb wykonywania czynnoĻci

kancelaryjnych w starostwach powiatowych, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i

przechowywania dokumentw oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratĢ, stanowiĢcĢ zaþĢcznik

do rozporzĢdzenia.

£ 2. RozporzĢdzenie wchodzi w Ňycie z dniem 1 stycznia 1999 r.

ZaþĢcznik do rozporzĢdzenia Prezesa Rady Ministrw z dnia 18 grudnia 1998 r. (poz. 1074)

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ORGANìW POWIATU

Spis treĻci

Rozdziaþ I Postanowienia oglne

Rozdziaþ II Przyjmowanie i obieg korespondencji

Rozdziaþ III Przekazywanie korespondencji czþonkom zarzĢdu

Rozdziaþ IV CzynnoĻci kancelaryjne sekretariatw

Rozdziaþ V PrzeglĢdanie i przydzielanie korespondencji

Rozdziaþ VI Wewnħtrzny obieg akt

Rozdziaþ VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Rozdziaþ VIII Zaþatwianie spraw

Rozdziaþ IX Wysyþanie i dorħczanie pism

Rozdziaþ X Przechowywanie akt

Rozdziaþ XI Przekazywanie akt do archiwum zakþadowego

Rozdziaþ XII Opþaty skarbowe

Rozdziaþ XIII Postħpowanie z aktami sejmiku, jego organw oraz zarzĢdu powiatu

Rozdziaþ XIV Powielanie i publikowanie

Rozdziaþ XV Zbiory wspomagajĢce

Rozdziaþ XVI Wykorzystanie informatyki w czynnoĻciach kancelaryjnych

Rozdziaþ XVII Nadzr nad wykonywaniem czynnoĻci kancelaryjnych

ZaþĢczniki

Rozdziaþ I

Postanowienia oglne

£ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej áInstrukcjĢÑ, okreĻla zasady i tryb wykonywania czynnoĻci

kancelaryjnych w starostwach powiatowych..

2. OkreĻlone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynnoĻci kancelaryjnych zapewniajĢ jednolity sposb

tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronħ przed uszkodzeniem, zniszczeniem bĢdŅ utratĢ

dokumentw w urzħdach.

3. W postħpowaniu z dokumentami stanowiĢcymi tajemnicħ sþuŇbowĢ (poufnymi) stosuje siħ niniejszĢ instrukcjħ

z uwzglħdnieniem przepisw w sprawie szczegþowych zasad i sposobu postħpowania z wiadomoĻciami

stanowiĢcymi tajemnicħ paıstwowĢ i sþuŇbowĢ.

4. Postħpowanie z dokumentami stanowiĢcymi tajemnicħ paıstwowĢ (tajnymi) regulujĢ odrħbne przepisy.

£ 2. 1. Instrukcja kancelaryjna moŇe byę stosowana w jednostkach organizacyjnych powiatu tworzĢcych

powiatowĢ administracjħ zespolonĢ.

2. O wprowadzeniu instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych, o ktrych mowa w ust. 1, rozstrzyga

starosta.

£ 3. UŇyte w instrukcji nastħpujĢce okreĻlenia oznaczajĢ:

1) urzĢd - starostwo powiatowe,

2) kierownik urzħdu - starostħ,

3) kierownik wydziaþu - kierownika wydziaþu lub innej komrki organizacyjnej w urzħdzie,

4) wydziaþ - wydziaþ, biuro, oddziaþ, referat lub innĢ komrkħ organizacyjnĢ,

5) referent - pracownika zaþatwiajĢcego merytorycznie danĢ sprawħ i przechowujĢcego dokumentacjħ sprawy w

trakcie jej zaþatwiania,

6) kancelaria - wewnħtrznĢ komrkħ organizacyjnĢ wþaĻciwego urzħdu lub stanowisko pracy zaþatwiajĢce

sprawy obsþugi kancelaryjnej,

7) sekretariat - stanowisko pracy, do ktrego naleŇy obsþuga organizacyjna starosty, wicestarosty i pozostaþych

czþonkw zarzĢdu lub kierownikw wydziaþw starostwa powiatowego,

8) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagajĢce rozpatrzenia i podjħcia

czynnoĻci sþuŇbowych,

9) akta sprawy - caþĢ dokumentacjħ (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.)

zawierajĢcĢ dane, informacje, ktre byþy, sĢ lub mogĢ byę istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

10) poprzedniki - akta poprzedzajĢce ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,

11) korespondencja - kaŇde pismo wpþywajĢce do urzħdu lub wysyþane przez urzĢd,

12) aprobata - wyraŇenie zgody na treĻę i sposb zaþatwienia sprawy,

13) przesyþka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyþane za poĻrednictwem poczty,

goıca, woŅnego itp., a takŇe otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,

14) zaþĢcznik - kaŇde pismo lub inny przedmiot odnoszĢcy siħ do treĻci lub tworzĢcy caþoĻę z pismem

przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, ksiĢŇki itp.),

15) dokument - akt majĢcy znaczenie dowodu, ustanawiajĢcy uprawnienie lub stwierdzajĢcy prawdziwoĻę

okreĻlonych w nim zdarzeı bĢdŅ danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, Ļwiadectwo itp.),

16) pieczħę urzħdowa - pieczħę okrĢgþĢ z wizerunkiem herbu powiatu poĻrodku (do czasu ustanowienia herbu z

polem nie wypþenionym) i nazwĢ urzħdu w otoku lub jej wizerunek na noĻniku elektronicznym,

17) pieczħę - stemple lub ich wizerunki na noĻniku elektronicznym, nagþwkowe, imienne do podpisu itp.,

18) paragrafy bez blicznego okreĻlenia - paragrafy niniejszej instrukcji,

19) spis spraw - formularz sþuŇĢcy do chronologicznego rejestrowania spraw wpþywajĢcych lub rozpoczħtych w

urzħdzie,

20) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

21) znak akt - zespþ symboli okreĻlajĢcych przynaleŇnoĻę sprawy do okreĻlonej komrki organizacyjnej i do

okreĻlonej grupy rzeczowego wykazu akt,

22) znak sprawy - zespþ symboli okreĻlajĢcych przynaleŇnoĻę sprawy do okreĻlonej komrki organizacyjnej i

okreĻlonej grupy spraw,

23) punkt zatrzymania - kaŇde stanowisko pracy, przez ktre przechodzĢ akta sprawy w trakcie wykonywania

czynnoĻci urzħdowych zwiĢzanych z jej zaþatwieniem,

24) noĻnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na ktrym umieszczona jest treĻę

dokumentu, pisma itp.,

25) noĻnik informatyczny - dyskietkħ, taĻmħ magnetycznĢ lub inny noĻnik, na ktrym zapisano w formie

elektronicznej treĻę dokumentu, pisma itp.,

26) teczka aktowa (spraw) - teczkħ wiĢzanĢ, skoroszyt, segregator itp., sþuŇĢce do przechowywania

jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie zaþatwionych, objħtych tĢ samĢ grupĢ akt

ustalonĢ wykazem akt i stanowiĢcĢ przewaŇnie odrħbnĢ jednostkħ archiwalnĢ,

27) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzħdowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez

wystawcħ,

28) wykaz akt - wykaz haseþ rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacjĢ archiwalnĢ akt.

£ 4. Przez Kodeks naleŇy rozumieę ustawħ z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postħpowania administracyjnego

(Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. Nr 41, poz. 185, z

1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, poz. 228, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186, z 1989 r. Nr 20, poz.

107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201, z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r. Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr

1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496 oraz z 1997 r. Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz.

643, Nr 137, poz. 926 i Nr 141, poz. 944).

£ 5. 1. Do podstawowych czynnoĻci kancelaryjnych naleŇy:

1) przyjmowanie i rozdziaþ korespondencji oraz przesyþek,

2) prowadzenie ewidencji wpþyww specjalnych i wartoĻciowych,

3) sporzĢdzanie czystopisw pism oraz ich powielanie,

4) wysyþanie korespondencji i przesyþek,

5) przyjmowanie i nadawanie telegramw, telefonogramw, dalekopisw, faksw oraz obsþuga poczty

elektronicznej itp.,

6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do wþaĻciwych wydziaþw lub stanowisk

pracy.

2. CzynnoĻci kancelaryjne w urzħdach wykonujĢ:

1) kancelaria,

2) sekretariaty,

3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne zaþatwienie danej sprawy,

4) pracownicy sporzĢdzajĢcy czystopisy.

Rozdziaþ II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

£ 6. 1. Korespondencjħ przyjmuje kancelaria, rejestrujĢc jĢ iloĻciowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania

skþadane do protokoþu przyjmujĢ wþaĻciwi referenci, zgodnie z podziaþem czynnoĻci, i przekazujĢ kierownikowi

wydziaþu.

2. PrzyjmujĢc przesyþki przekazywane drogĢ pocztowĢ, zwþaszcza polecone i wartoĻciowe, kancelaria sprawdza

prawidþowoĻę zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporzĢdza

adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i ŇĢda od pracownika urzħdu pocztowego

spisania protokoþu o dorħczeniu przesyþki uszkodzonej.

3. Przesyþki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma

organw naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyþki wartoĻciowe)

kancelaria wpisuje do rejestru przesyþek specjalnego rodzaju wedþug wzoru ustalonego przez kierownika wydziaþu

wþaĻciwego w sprawach organizacyjnych w urzħdzie, sporzĢdza o tym adnotacjħ w obrħbie pieczħci wpþywu i

bezzwþocznie dorħcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprcz daty

wpþywu zamieszcza siħ godzinħ i minutħ przyjħcia, a na telefonogramach - takŇe imiħ i nazwisko oraz stanowisko

sþuŇbowe nadajĢcego i przyjmujĢcego. Wzr pieczħci wpþywu okreĻla zaþĢcznik nr 1.

4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyþki, z zastrzeŇeniem £ 1 ust. 4, z wyjĢtkiem:

1) adresowanych imiennie, ktre przekazuje adresatom,

2) stanowiĢcych tajemnicħ sþuŇbowĢ (poufne), ktre przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom,

3) wartoĻciowych, ktre przekazuje wþaĻciwej osobie lub komrce organizacyjnej za pokwitowaniem.

5. JeŇeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnĢtrz napisem ápoufneÑ okaŇe siħ, Ňe przesyþka zawiera

wiadomoĻci stanowiĢce tajemnicħ sþuŇbowĢ, naleŇy bezzwþocznie przekazaę jĢ w zamkniħtej kopercie wþaĻciwej do

jej odbioru osobie lub komrce organizacyjnej - z adnotacjĢ o przyczynie otwarcia koperty.

6. Ujawnione przy przesyþkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartoĻciowe, pieniĢdze, znaczki skarbowe itp.

walory, po komisyjnym ustaleniu ich iloĻci i wartoĻci oraz wpisaniu do ksiĢŇki depozytowej, skþada siħ do kasy

podrħcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczħciĢ depozytowĢ i przesyþa do wþaĻciwej komrki organizacyjnej, ktra

zarzĢdzi dalsze postħpowanie z depozytem.

7. Po otwarciu koperty sprawdza siħ:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy doþĢczone sĢ wymienione w piĻmie zaþĢczniki.

8. Brak zaþĢcznikw lub otrzymanie samych zaþĢcznikw bez pisma przewodniego odnotowuje siħ na danym

piĻmie lub zaþĢczniku.

9. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) doþĢcza siħ tylko do pism:

1) poufnych, wartoĻciowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem dorħczenia,

2) dla ktrych istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwoþania itp.,

3) w ktrych brak nadawcy lub daty pisma,

4) mylnie skierowanych,

5) zaþĢcznikw nadesþanych bez pisma przewodniego,

6) w razie niezgodnoĻci zapisw na kopercie z ich zawartoĻciĢ.

10. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na ŇĢdanie skþadajĢcego pismo.

11. Korespondencjħ mylnie dorħczonĢ (adresowanĢ do innego adresata) zwraca siħ bezzwþocznie do urzħdu

pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

12. Na kaŇdej wpþywajĢcej na noĻniku papierowym korespondencji umieszcza siħ w grnym lewym rogu

pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczĢtkħ wpþywu

okreĻlajĢcĢ datħ otrzymania.

13. Po wykonaniu czynnoĻci okreĻlonych w ust. 1-12 kancelaria segreguje wpþywajĢcĢ korespondencjħ wedþug

jej treĻci i przekazuje sekretariatom i wydziaþom.

14. Kancelaria jest staþym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnħtrznego.

Pojedyncze przesyþki, wymagajĢce natychmiastowego dorħczenia, wydziaþy przekazujĢ sobie za poĻrednictwem

swoich pracownikw bez pokwitowaı.

Rozdziaþ III

Przekazywanie korespondencji czþonkom zarzĢdu

£ 7. 1. StaroĻcie kancelaria przekazuje za poĻrednictwem sekretariatu nastħpujĢcĢ korespondencjħ:

1) adresowanĢ do starosty,

2) dotyczĢcĢ spraw o charakterze reprezentacyjnym,

3) od organw naczelnych i centralnych, wojewody i marszaþka wojewdztwa,

4) zastrzeŇonĢ dla starosty,

5) dotyczĢcĢ organizacji, zakresu dziaþania i zasad funkcjonowania urzħdu,

6) skargi i wnioski dotyczĢce dziaþalnoĻci urzħdu lub jego pracownikw,

7) protokoþy i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzħdzie przez organy kontrolne,

8) protokoþy i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w jednostkach

organizacyjnych powiatu.

2. WicestaroĻcie kancelaria przekazuje, poprzez sekretariat, korespondencjħ:

1) imiennie do nich adresowanĢ,

2) dotyczĢcĢ prowadzonych spraw, zgodnie z podziaþem zadaı, kompetencji i odpowiedzialnoĻci pomiħdzy

starostĢ, wicestarostĢ oraz pozostaþymi czþonkami zarzĢdu,

3) zastrzeŇonĢ dla wicestarosty.

3. Pozostaþym czþonkom zarzĢdu kancelaria przekazuje korespondencjħ:

1) imiennie do nich adresowanĢ,

2) dotyczĢcĢ prowadzonych spraw, zgodnie z podziaþem zadaı, kompetencji i odpowiedzialnoĻci pomiħdzy

starostĢ, wicestarostĢ oraz pozostaþymi czþonkami zarzĢdu,

3) zastrzeŇonĢ dla czþonka zarzĢdu.

Rozdziaþ IV

CzynnoĻci kancelaryjne sekretariatw

£ 8. 1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencjħ oraz - jeŇeli nie zostaþa wprowadzona do Ňadnego z

rejestrw - rejestruje jĢ w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: staroĻcie, wicestaroĻcie lub

pozostaþym czþonkom zarzĢdu, a nastħpnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.

2. Wzr dziennika korespondencji okreĻla zaþĢcznik nr 2.

£ 9. 1. Korespondencjħ przejrzanĢ i zwrconĢ przez starostħ i wicestarostħ lub pozostaþych czþonkw zarzĢdu

pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:

1) podlegajĢcĢ zaþatwieniu przez starostħ i wicestarostħ lub pozostaþych czþonkw zarzĢdu,

2) podlegajĢcĢ zaþatwieniu przez wydziaþy.

2. Korespondencjħ, o ktrej mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik sekretariatu przekazuje wþaĻciwym wydziaþom.

Rozdziaþ V

PrzeglĢdanie i przydzielanie korespondencji

£ 10. 1. Starosta i wicestarosta lub czþonek zarzĢdu, przeglĢdajĢc korespondencjħ:

1) decyduje, ktrĢ korespondencjħ zaþatwia sam,

2) przydziela pozostaþĢ korespondencjħ do zaþatwienia przez wþaĻciwe wydziaþy bĢdŅ stanowiska pracy. Wzr

formularza poleceı starosty okreĻla zaþĢcznik nr 3.

2. Na przeglĢdanej korespondencji, przewidzianej do zaþatwienia przez wydziaþy bĢdŅ stanowiska pracy,

umieszcza siħ dyspozycje dotyczĢce:

1) sposobu zaþatwienia sprawy,

2) terminu zaþatwienia sprawy,

3) aprobaty zaþatwienia sprawy bĢdŅ podpisania czystopisu.

3. Do przekazywania dyspozycji powinno siħ stosowaę typowe skrty.

4. Kierownicy wydziaþw przeglĢdajĢ korespondencjħ:

1) majĢcĢ dyspozycjħ starosty i wicestarosty lub pozostaþych czþonkw zarzĢdu,

2) adresowanĢ do nich imiennie,

3) zawierajĢcĢ ponaglenie i interwencje,

4) wymagajĢcĢ osobistego przyjħcia do wiadomoĻci, zajħcia stanowiska lub wydania wstħpnych poleceı,

dotyczĢcych sposobu ich zaþatwienia.

5. JeŇeli korespondencja dotyczy spraw wchodzĢcych w zakres dziaþania (czynnoĻci) rŇnych wydziaþw lub

pracownikw, przekazuje siħ jĢ wydziaþowi lub pracownikowi, do ktrego naleŇy zaþatwienie sprawy w podstawowym

zakresie.

Rozdziaþ VI

Wewnħtrzny obieg akt

£ 11. Obieg akt miħdzy wydziaþami odbywa siħ, z zastrzeŇeniem £ 6 ust. 14 zdanie drugie, za poĻrednictwem

kancelarii lub poczty elektronicznej.

£ 12. Obieg akt odbywa siħ bez pokwitowania. Za pokwitowaniem dorħcza siħ wyþĢcznie akta, co do ktrych

obowiĢzek kwitowania wynika z odrħbnych przepisw.

Rozdziaþ VII

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: