InstrukcjaIZA6_01.pdf

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

I Z A

Inwentarze Zespołów Archiwalnych

Wersja 6.01

Podręcznik użytkownika

Warszawa 2007

SPIS TREŚCI

Wprowadzenie

Instalacja aplikacji

Rozdział I. Wprowadzanie danych

• Dokumentacja aktowa

• Dokumentacja techniczna

• Dokumentacja kartograficzna

• Materiały ulotne

• Indeksy

• ykaz obiektów

Rozdział II. ydruki

Rozdział III. Wyszukiwanie

Żadna część niniejszego podręcznika nie może być powielana

i rozpowszechniana w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób bez

pisemnej zgody Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Wprowadzenie

Aplikacja Inwentarze Zespołów Archiwalnych (IZA) wersja 6.0 została napisana za

pomocą narzędzia programistycznego, jakim jest ACCESS for WINDOWS ( pracuje

wyłącznie w wersji 2000 lub wyższej ).

Poruszanie się w bazie danych IZA 6.0 jest analogiczne do innych aplikacji środowiska

Windows. Najlepiej korzystać z myszki lub klawiszy skrótu.

Wpisywanie dat do odpowiednich pól (jeżeli nie jest to czynność wykonana automatycznie

przez aplikację IZA ) zależy od ustawienia opcji w WINDOWS np. 2007-02-20, 2007.02.20,

20-02-2007, 20.02.2007.

Wprowadzanie danych do pól koloru żółtego jest bezwzględnie wymagane, natomiast pola

koloru zielonego są obowiązujące - powinny zostać wypełnione dla zapewnienia poprawnego

działania mechanizmu wyszukującego oraz poprawnych wydruków inwentarzy.

Uwaga : jeżeli w polu koloru żółtego lub zielonego nie występuje żadna wartość należy

umieścić tam znak „-”.

W aplikacji IZA na pasku stanu (w dolnym lewym rogu ekranu) znajduje się podpowiedź na

temat, jakie informacje (dane) należy wpisywać w kolejnych polach formularza.

Baza danych IZA jest przygotowana do inwentaryzacji dokumentacji aktowej, technicznej,

kartograficznej oraz materiałów ulotnych z uwzględnieniem obowiązujących przepisów

metodycznych.

UWAGA:

W przypadku dokumentacji aktowej zastosowanie mają: Wskazówki metodyczne do

sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie

kancelarii akt spraw (XIX-XX w.) stanowiące załącznik do pisma okólnego nr 2 Naczelnego

Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 maja 1984 r., w przypadku dokumentacji

technicznej: zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 12 lipca

2000 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania

dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych , w

przypadku dokumentacji kartograficznej: Instrukcja porządkowania i ewidencjonowania

dokumentacji kartograficznej w archiwach państwowych , stanowiąca załącznik do decyzji

nr 11 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 23 października 2002 r., zaś dla

materiałów ulotnych: Wskazówki metodyczne dotyczące zasad gromadzenia i opracowania

materiałów ulotnych w archiwach państwowych , wprowadzone decyzją nr 12 Naczelnego

Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 9 marca 2007 r.

Zasady tworzenia haseł indeksowych do wszystkich rodzajów dokumentacji zawarte są w

Instrukcji w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy archiwalnych, stanowiącej

załącznik do zarządzenia nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 26

stycznia 1974 r.

Baza danych IZA ma na celu:

a. zebranie danych o zasobie na poziomie jednostki archiwalnej w formie

umożliwiającej włączenie ich do komputerowego systemu informacyjnego,

b. drukowanie inwentarza książkowego,

c. drukowanie inwentarza skarbowego;

d. usprawnienie wyszukiwania informacji zawartej w tytule i opisie jednostki

archiwalnej:

e. usprawnienie wyszukiwania informacji za pomocą haseł indeksowych ,

f. usprawnienie systematyzacji złożonych zespołów archiwalnych,

Aplikacja Inwentarze Zespołów Archiwalnych (IZA) od strony informatycznej została

opracowana przez Marka Kuczyńskiego, natomiast od strony merytorycznej przez

pracowników archiwów państwowych, Centralnego Ośrodka Informacji Archiwalnej i

Zakładu Naukowego Archiwistyki Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Instalacja aplikacji

1. Pliki: IZADANE.mdb, IMPORT.mdb oraz IZA.mdb należy umieścić w katalogu IZA na

dysku C.

2. Jeśli wcześniej dane były wprowadzane do baz IZA 5.0 i MAPY, i dane te będą

importowane do bazy IZA 6.0, w katalogu IZA na dysku C należy umieścić również:

b) dane z bazy IZA wersja 5.0 (dokumentacja aktowa i techniczna), zmieniając nazwę

pliku z IZADANE.mdb na DANE.mdb ;

c) dane z bazy MAPY wersja 2.1 (dokumentacja kartograficzna) – plik MAPY.mdb

3. Uruchomić plik IMPORT.mdb, a następnie uruchomić w następującej kolejności makra:

IZA, MAPY, OPTYMALIZACJA (wszystkie zapytania potwierdzać klawiszem Tak

(OK.).

Uwaga 1: Jeżeli nie będą importowane dane którejkolwiek bazy (IZA, MAPY) makro o tej

samej nazwie należy pominąć.

Uwaga 2: Jeżeli dokonano już importu danych do bazy IZA 6.0, należy wykonać następujące

zmiany:

- otworzyć plik IZADANE.MDB

- otworzyć - w widoku projektu - tabelę INWENTARZ

- zmienić wartość "rozmiar pola" z 8 na 50 dla pola PODSERIA

- zmienić nazwę pola PISMO na RODZAJPISMA

- zmienić nazwę pola RODZAJPISMA na pismo

- zamknąć i zapisać zmiany

4. Uruchomić bazę danych IZA.

Przy pierwszym otwarciu bazy danych należy otworzyć formularz Parametry bazy danych –

Dane teleadresowe – i wpisać w nim identyfikator (numer) archiwum, jego nazwę oraz adres.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: