Jak zorganizować perfekcyjną konferencję.pdf

Jak zorganizowaě

perfekcyjnĴ konferencjķ

Autor: John G Fisher

TĀumaczenie: JarosĀaw Dobrzaĺski

ISBN: 83-246-0036-1

TytuĀ oryginaĀ u: How to Run a Successful

Conference (Creating Success)

Format: 121

Tradycyjne konferencje coraz czķľciej zastķpowane sĴ przez tele i wideokonferencje.

Nadal jednak w wielu przypadkach niezbķdne okazuje siķ osobiste spotkanie.

Zorganizowanie udanej konferencji wymaga zaangaŃowania wielu siĀ i ľrodkw. Sama

rezerwacja sali oraz postawienie na stoĀach wody mineralnej i delicji to zdecydowanie

za maĀo. Dziľ naleŃy zadbaě o odpowiedni wyglĴd zaproszeĺ, zaplanowaě przebieg

konferencji, znalełě zakwaterowanie dla jej uczestnikw oraz wynajĴě odpowiedniĴ

firmķ cateringowĴ. Realizacja wszystkich tych etapw gwarantuje organizacjķ

profesjonalnej konferencji.

âJak zorganizowaě perfekcyjnĴ konferencjķÒ to poradnik dla osb, ktre zajmujĴ siķ

organizacjĴ tego typu spotkaĺ. Zawiera szczegĀowe omwienie wszystkich zagadnieĺ,

na ktre naleŃy zwrciě uwagķ, przygotowujĴc konferencjķ. CzytajĴc tķ ksiĴŃkķ,

nauczysz siķ planowaě budŃet konferencji i ukĀadaě jej plan. Dowiesz siķ, na co naleŃy

zwracaě uwagķ, rezerwujĴc pokoje hotelowe dla uczestnikw i nawiĴzujĴc wspĀpracķ

z firmĴ cateringowĴ. Przeczytasz takŃe o tym, jak przygotowaě konferencjķ za granicĴ

oraz jak oceniě, czy konferencja zakoĺczyĀa siķ sukcesem.

¤ Tworzenie budŃetu konferencji

¤ Wybr miejsca konferencji

¤ Przygotowanie zaproszeĺ i materiaĀw konferencyjnych

¤ Zapraszanie goľci

¤ Rezerwacja pokoi hotelowych

¤ WspĀpraca z firmĴ cateringowĴ

¤ Ocenianie zakoĺczonej konferencji

JeŃeli zlecono Ci zadanie zorganizowania konferencji,

koniecznie przeczytaj tķ ksiĴŃkķ

194, stron: 128

Spis treści

Wstęp

1. Czy konferencja jest naprawdę potrzebna? 9

Powody organizowania konferencji .............................................. 9

Argumenty przeciwko organizowaniu konferencji.................... 11

Alternatywne media konferencyjne .............................................. 11

Ustalanie celów ................................................................................ 13

2. Tworzenie budżetu 19

Lista kontrolna kosztów stałych ................................................... 20

Lista kontrolna kosztów zmiennych ........................................... 24

Budżet awaryjny .............................................................................. 25

Rozkład budżetu............................................................................. 26

3. Szukanie odpowiedniego miejsca 29

Kwestie pory .................................................................................... 29

Możliwości wyboru ........................................................................ 34

Inspekcja miejsca konferencji ....................................................... 42

4. Zarządzanie stroną kreatywną 45

Zrób to sam lub skorzystaj z pomocy fachowca ........................ 45

Dokument z wymogami dla agencji .............................................51

Partnerstwo przy produkcji konferencji ......................................55

Zarządzanie prelegentami ............................................................. 59

Tworzenie równowagi .................................................................... 60

J AK ZORGANIZOWAĆ PERFEKCYJNĄ KONFERENCJĘ

5. Zarządzanie imprezą i logistyka 63

Proces zapraszania .......................................................................... 64

Kwestie związane z podróżą.......................................................... 68

Przyjmowanie delegatów ............................................................... 70

Przerwy ............................................................................................. 76

Zarządzanie listą delegatów .......................................................... 78

6. Zakwaterowanie 81

Miejsce na konferencję....................................................................81

Noclegi ............................................................................................. 86

7. Wyżywienie i napoje 91

Co obejmuje wyżywienie?...............................................................91

Wybór menu.................................................................................... 93

Sytuacje, kiedy w grę wchodzą napoje ......................................... 97

8. Konferencja za granicą 103

Partnerzy do rozważenia...............................................................103

Wybór miejsca............................................................................... 107

9. Co się udało, a co nie? 111

Prowadzenie badań........................................................................ 111

Prezentacja ustaleń ........................................................................ 114

10. Przyszłość konferencji 119

CTI, ISDN i ADSL ....................................................................... 120

Konferencje zmierzające do zmiany postaw..............................123

Czy konferencja jest

naprawdę potrzebna?

Zaczynanie książki od zastanawiania się, czy konferencja w ogóle

jest potrzebna, brzmi jak podważanie sensu jej pisania. Jednak

odpowiedź na to podstawowe pytanie jest bardzo ważna.

Decyzja o zorganizowaniu konferencji często jest podejmowa-

na na długo przed wybraniem osoby odpowiedzialnej za jej orga-

nizację, więc w wielu przypadkach kwestia opłacalności została

przedyskutowana i rozwiązana. Jednak dobry organizator konfe-

rencji wciąż będzie chciał potwierdzenia, że jest ona uzasadniona

biznesowo i że wszyscy popierają jej organizację. Ostatnią rzeczą,

na jakiej Ci zależy, jest ociąganie się ludzi, od których współpracy

zależy dotrzymanie terminu.

Tak więc niezależnie od tego, czy uczestniczyłeś w podjęciu

decyzji o zorganizowaniu konferencji, wciąż musisz się upew-

niać, czy konferencja rzeczywiście jest najskuteczniejszym sposo-

bem na osiągnięcie celów organizacyjnych. Jakie są główne powo-

dy organizowania konferencji?

Powody organizowania konferencji

Przekazywanie informacji

Konferencje to unikalne medium przekazywania informacji. Ma

to szczególne znaczenie w przypadku nowych produktów i usług,

które wymagają objaśnienia lub demonstracji. Konferencja może

J AK ZORGANIZOWAĆ PERFEKCYJNĄ KONFERENCJĘ

też zagwarantować, że wszyscy zainteresowani zostali poinformo-

wani w tym samym czasie i w tym samym kontrolowanym śro-

dowisku. Może to być ważne, jeżeli sprawa ma charakter poufny

i przeznaczona jest tylko dla określonego poziomu lub typu de-

legatów. Dobrymi przykładami są premiera produktu lub konfe-

rencja prasowa.

Podbudowywanie morale

Pytaniami o morale organizacji można skutecznie zająć się w ra-

mach konferencji, gdzie czynniki odwracające uwagę są ograni-

czone do minimum, a szefostwo ma okazję poznać problemy i za-

reagować na nie. Żywe uczestnictwo z zastosowaniem interaktyw-

nych technologii może pomóc w rozwinięciu debaty o natężeniu

nieosiągalnym podczas spotkań w mniejszym gronie.

Wewnętrzne obwieszczenia

Niezależnie od tego, czy wiadomością jest nowa fuzja, czy zmiana

w legislacji, jednym z najlepszych sposobów na wyjaśnienie impli-

kacji i uspokojenie obaw pracowników jest organizacja wewnętrz-

nej konferencji. W takich sytuacjach delegaci będą chcieli dowie-

dzieć się, w jaki sposób zmiany będą dotyczyć ich osobiście, ale

jednocześnie zachowają poczucie, że zarząd sprawuje kontrolę nad

kwestiami ogólnymi.

Komunikacja z przedstawicielami handlowymi

Każda organizacja musi sprzedawać swoje produkty lub usługi —

czy to w sposób jawny, czy bardziej subtelny. Konferencje to ide-

alny sposób na komunikację z ludźmi zajmującymi się sprzeda-

żą, z których wielu pracuje w terenie lub w domu i ma niewielki

kontakt z firmą — poza monitowaniem obiecanych dostaw i od-

bieraniem wynagrodzeń. Konferencja daje im szansę spotkania

się z kolegami z pracy, porozmawiania z żywymi ludźmi o pro-

blemach organizacyjnych i skoncentrowania własnej działalności

wokół szerzej pojętych celów firmy.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: