Rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika na zakup towarów.pdf

Rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika na zakup towarów

Spółka nabywa towary od kontrahenta krajowego, płacąc gotówką. W tym celu pracownik pobiera zaliczkę z kasy. Rozliczając tę

zaliczkę kasjerka wystawia dokument KP na całą kwotę zaliczki - jako jej zwrot, a następnie wystawia dokument KW, rozliczając

zapłatę za fakturę juŜ na konto dostawcy. W programie finansowo-księgowym automatycznie przy przyjęciu towaru do magazynu,

następuje księgowanie na magazyn i konto dostawcy. Czy podany sposób rozliczania zaliczki pobranej na zakup towaru jest

prawidłowy?

1. Ogólne zasady wypłaty pracownikowi zaliczki i jej rozliczenie

Wszelkie obroty gotówkowe dokumentuje się dowodami kasowymi:

1) wpłaty gotówki - własnymi, przychodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne

dowody wpłaty gotówki ("KP - Kasa przyjmie"),

2) wypłaty gotówki z kasy następują na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę, do których zalicza się m.in.: listy

płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, rachunki i faktury zewnętrzne, dowody wpłat na rachunki bankowe.

JeŜeli wypłaty gotówki nie mogą być udokumentowane źródłowymi dowodami kasowymi, dla udokumentowania rozchodu gotówki

z kasy moŜna stosować zastępcze dowody "KW - Kasa wypłaci". Gotówkę z kasy wypłaca się osobie (firmie) wymienionej na

rozchodowym dowodzie kasowym.

NaleŜy jednak pamiętać aby zastępcze dowody kasowe (KW i KP) potwierdzały faktyczne operacje wpłaty i wypłaty środków z kasy.

Wszystkie dokonane w danym dniu wpłaty (np. faktyczny zwrot niewykorzystanej zaliczki) i wypłaty z kasy (np. wypłata zaliczki)

muszą być ujęte w raporcie kasowym. Raport kasowy jest dowodem księgowym zbiorczym, dlatego wszystkie źródłowe dokumenty

kasowe (np. listy płac, rachunki, faktury) i zastępcze dowody kasowe (KP i KW) naleŜy do niego dołączyć (takŜe w przypadku

prowadzenia raportu kasowego komputerowo).

Jak wynika z pytania program finansowo-księgowy, który posiada jednostka, ma automatycznie powiązane ze sobą konta. W takiej

sytuacji niezbędne jest dostosowanie ewidencji do wymogów posiadanego programu. JeŜeli przyjęcie towarów do magazynu

jednostka ujmuje w korespondencji z kontem kontrahenta, zapisem: Wn konto 33, Ma konto 21, tj. z pominięciem konta 30

"Rozliczenie zakupu", to rozliczenie pobranej przez pracownika zaliczki powinno nastąpić równieŜ w korespondencji z kontem

kontrahenta, zapisem: Wn konto 21, Ma konto 23-4, a nie w sposób zaprezentowany w pytaniu.

Jednostka nieprawidłowo wystawia dowód KP na zwrot zaliczki i KW na rozliczenie zapłaty za fakturę. W omawianej sytuacji nie

następuje bowiem faktyczne przekazanie środków pienięŜnych do kasy lub z kasy, a tylko takie zdarzenia dokumentuje się dowodami

KW lub KP.

2. Ewidencja w sytuacji, gdy kwota zaliczki została wykorzystana w całości

JeŜeli w sytuacji opisanej w pytaniu kwota zaliczki została wykorzystana w całości, dokument "Rozliczenie zaliczki" powinien zostać

zaksięgowany memoriałowo poza raportem kasowym. Do ewidencji moŜe on zostać wprowadzony za pośrednictwem dowodu "PK -

Polecenie księgowania". W tym przypadku ewidencja księgowa moŜe przebiegać w sposób przedstawiony na przykładzie.

Przykład

I. ZałoŜenia:

Jednostka 4 sierpnia 2009 r. wypłaciła pracownikowi zaliczkę w wysokości: 6.100 zł na zakup towaru. Wypłatę zaliczki z kasy

udokumentowano dowodem KW. 10 sierpnia 2009 r. pracownik rozliczył się z pobranej zaliczki. Z załączonych faktur VAT wynika,

iŜ zakupiono towar o wartości netto: 5.000 zł, VAT naliczony podlegający odliczeniu wynosił: 1.100 zł. Nabyte towary o wartości

netto: 5.000 zł jednostka przyjęła do magazynu na podstawie dowodu Pz.

II. Dekretacja:

Opis operacji

Kwota

Konto

1. Raport kasowy: KW - wypłata zaliczki

6.100 zł 23-4

2. Pz - przyjęcie towaru do magazynu

5.000 zł 33

3. PK - rozliczenie zaliczki:

a) wartość brutto na podstawie faktur

dokumentujących zakup towaru

6.100 zł 21

23-4

b) VAT do odliczenia

1.100 zł

22-1

III. Księgowania:

3. Ewidencja w sytuacji, gdy kwota zaliczki została wykorzystana częściowo

JeŜeli w sytuacji opisanej w pytaniu kwota zaliczki została wykorzystana tylko w części, dokument "Rozliczenie zaliczki" wraz

z załączonymi dowodami źródłowymi powinien zostać dołączony do raportu kasowego. W tym przypadku ewidencja księgowa moŜe

przebiegać w sposób przedstawiony na przykładzie.

Przykład

I. ZałoŜenia:

Jednostka 3 sierpnia 2009 r. wypłaciła pracownikowi zaliczkę na zakup towaru w wysokości: 8.000 zł. Pracownik zakupił towar

o wartości brutto: 7.930 zł (w tym VAT: 1.430 zł). 6 sierpnia 2009 r. pracownik rozliczył się z pobranej zaliczki. Z rozliczenia

wynika, iŜ jest on zobowiązany zwrócić do kasy kwotę: 70 zł. Na potwierdzenie zwróconej kwoty pracownik otrzymał dowód KP.

Nabyte towary o wartości: 6.500 zł jednostka przyjęła do magazynu na podstawie dowodu Pz.

II. Dekretacja:

Opis operacji

Kwota

Konto

Wn Ma

1. Raport kasowy z 3 sierpnia 2009 r.: KW - wypłata zaliczki

8.000 zł 23-4 10

2. Pz - przyjęcie towaru do magazynu

6.500 zł 33

3. Raport kasowy z 6 sierpnia 2009 r. - rozliczenie zaliczki:

a) KP - zwrot niewykorzystanej zaliczki

70 zł

10 23-4

b) FV - wartość brutto zakupu

7.930 zł 21 23-4

c) FV - VAT do odliczenia

1.430 zł 22-1 21

III. Księgowania:

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: