1. Komunikacja i informacja w organizacji
Pod pojęciem komunikacji kryje się proces wytwarzania, przekształcania i przekazywania informacji wewnątrz organizacji oraz pomiędzy organizacją a otoczeniem. Celem komunikowania jest stałe i dynamiczne kształtowanie, modyfikacja bądź zmiana wiedzy, postaw, lub zachowań w kierunku zgodnym z interesem organizacji oraz stworzenie przyjaznej wspólnoty komunikacyjnej.
Funkcje komunikowanie w organizacji:
- informacyja
- integracyjne,
- motywacyjna,
- kontrolna.
- perswazyjna
Komunikacja bezpośrednia
Nadawca ® komunikat ® odbiorca ® efekt
Komunikacja pośrednia
Nadawca ® komunikat ® kanał ® odbiorca ® efekt
Odpowiednio dobrany kanał powinien przede wszystkim zapewnić szybkość i precyzję przepływu informacji oraz realny wpływ na odbiorcę. Liczy się także umiejętność i chęć jego wykorzystywania.
Podstawowe bariery utrudniające komunikowanie organizacyjne:
1) cechy nadawcy (brak predyspozycji i umiejętności porozumiewania się, manipulowanie informacjami)
2) cechy odbiorcy (bariery percepcyjne i interpretacyjne, brak umiejętności słuchania partnera, brak zaufania, bariery emocjonalne)
3) czynniki otoczenia komunikacyjnego (bariery fizyczne, zjawiska konkurencyjne wobec komunikowania, bariery kulturowe, przeciążenie informacyjne)
Typowym zjawiskiem dla współczesnych organizacji jest przeciążenie informacyjne, wynikające z błędnego założenia, że wzrost ilości pozyskiwanych informacji bezpośrednio rzutuje na sprawność organizacji. Tymczasem w sytuacji nadmiaru otrzymywanych wiadomości spotykamy następujące zjawiska:
- pomijanie
-magazynowanie nadmiaru
- selektywność odbioru
- uogólnianie otrzymanych informacji
- odejście od wyznaczonych zadań
Istotnym problemem stała się możliwość radzenia sobie z nadmiarem informacji, z odsiewem tego, co nieważne, przypadkowe.
Wyróżniamy 4 główne kierunki komunikowania:
1) komunikowanie pionowe w dół – kierunek wyznaczony hierarchią organizacyjną (polecenia służbowe, decyzje)
2) komunikowanie pionowe w górę – polega na pozyskiwaniu informacji zwrotnych z niższych szczebli organizacji
3) komunikowanie poziome – ma charakter funkcjonalny (koordynacja, współpraca członków organizacji, którzyzajmują równe pozycje w strukturze
4) komunikowanie diagonalne (ukośne) - sytuacja, kiedy komunikujące się jednostki maja różne pozycje strukturze hierarchicznej strukturze i nie są w bezpośrednim stosunku kierownik – podwładny
W przypadku komunikowania pionowego należy pamiętać o tym, by:
- kanały informacyjne były jak najkrótsze (zapewnia to szybkość i precyzję)
- mieć pewność co do kompetencji osób przetwarzających informacje
- nie pomijać żadnego z ogniw pośrednich
- kanały informacyjne powinny być powszechnie znane (każdy człowiek organizacji wie, kto może przekazywać komunikaty i komu przekazywać informacje zwrotne)
Ze względu na sposób przekazywania informacji możemy wyróżnić następujące formy porozumiewania:
a) bezpośrednie i pośrednie
b) ustne i pisemne
c) werbalne i niewerbalne
Ze względu na charakter relacji łączących nadawcę i odbiorcę wyróżniamy komunikowanie:
a) formalne i nieformalne
b) symetryczne i niesymetryczne
c) dwukierunkowe jednokierunkowe
Relacje pomiędzy organizacjami a ich otoczeniem nabierają coraz bardziej dynamicznego charakteru – konieczność adaptowania się do szybko zmieniających warunków zewnętrznych wymaga ustanowienia sprawnych i maksymalnie drożnych kanałów komunikowania z otoczeniem. Kanałów, dzięki którym nie tylko są pozyskiwane potrzebne informacje, ale także można aktywnie oddziaływać na otoczenie. Współcześnie wymóg ten dotyczy nie tylko organizacji rynkowych, ale także wszelkich organizacji nonprofitowych, rządowych, samorządowych czy też politycznych. Pozyskiwanie informacji dotyczących otoczenie w naturalny sposób racjonalizuje działania organizacji, ogranicza poziom niepewności, ogranicza ryzyko podejmowanych działań.
CiziaMizia20