ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI WYKŁAD 1 20-02-2010
RACHUNKOWOŚĆ jest systemem gromadzenia i przetwarzania danych dotyczących stanów i procesów kształtujących majątek jednostki gospodarczej w celu dostarczenia informacji ekonomiczno-finansowych.
Można rozpatrywać z dwóch punktów widzenia:
- jako nauki (teoria);
- z punktu widzenia praktyki gospodarczej (jako dziedzinę stosowaną, czyli empiryczną).
Teoria rachunkowości obejmuje badanie, opracowanie metod gromadzenia, ewidencji, rozliczania danych, które dotyczą majątku, źródeł pochodzenia majątku oraz procesów zachodzących w danej jednostce gospodarczej.
Jako nauka stosowana rachunkowość jest zorientowana na cel, jakim jest opracowanie informacji, związanych z prowadzeniem przez przedsiębiorstwo działalności gospodarczej.
Wyróżniamy 2 podsystemy rachunkowości:
- rachunkowość finansową;
- rachunkowość zarządczą.
Rachunkowość finansowa – cechy:
· Wszelkie informacje w jej ramach opracowuje się wg określonych, regulowanych przepisami prawa zasad. Te zasady wynikają z podstawowego aktu normatywnego jakim jest Ustawa o Rachunkowości. Jeżeli mówimy o UoR to mamy na uwadze że jest to podstawowy akt prawa finansowego. Wszelkie informacje opracowywane, są prezentowane w formie sformalizowanych sprawozdań finansowych.
· Przydatność informacji tworzonych w rachunkowości finansowej ogranicza się do użytku zewnętrznego, tzn. że korzystają z niej głównie użytkownicy z otoczenia jednostki gospodarczej (inaczej: emitują informacje na zewnątrz). Ponieważ są to informacje okresowe, charakteryzujące się w znacznych stopniu przeszłością (a więc mają charakter historyczny), stąd też informację z rachunkowości finansowej są w niewielkim stopniu przydatne dla decyzji w charakterze krótkoterminowym (ale są użyteczne dla decyzji o charakterze długoterminowym). Dla potrzeb sprawnego zarządzania musimy znać też informacje „co może być?” (EX-ANTE rachunkowość zarządcza), a nie tylko „co było?” (EX-POST czyli „po” (fakcie)).
Rachunkowość zarządcza: przewidywanie, planowanie.
· Dla swoich potrzeb wykorzystuje dane przede wszystkim z dokumentacji źródłowej, może również korzystać z zapisów prowadzonych w ramach rachunkowości finansowej, korzysta jednak z metod wielu innych dziedzin: statystyki, ekonometrii.
Zasadniczo jednak wykorzystuje elementy rachunku kosztów prowadzonego w trybie EX-ANTE (w przyszłości).
· W rachunkowości zarządczej nie występują unormowania jakie są w rachunkowości finansowej. W rachunkowości finansowej wszelkie poczynania są ujęte w ustawie.
· W r. zarządczej nie występują obligatoryjne formy sporządzania sprawozdań tak jak w r. finansowej (ściśle określone tu są!). Emisje informacji wynikowych są dostosowane do wymagań użytkowników. Mogą być dostarczane w trybie tygodniowym lub codziennie. (Rachunkowość finansowa jest w bardzo wysokim stopniu uregulowana regułami ustalonymi w UoR, w r. zarządczej ten problem nie występuje).
Rachunkowość, aby mogła spełniać swoje zadania musi być właściwie zorganizowana.
FUNKCJE RACHUNKOWOŚCI:
· Informacyjna – to jedyna funkcja rachunkowości, pozostałe trzy to uszczegółowienie funkcji informacyjnej. Polega na dostarczaniu informacji na potrzeby użytkownika.
· Kontrolna
· Sprawozdawcza
· Analityczna
F. kontrolna – realizacja tej funkcji ma na celu sprawdzenie zgodności określonych działań z regułami prowadz. działalności gospodarczej, a także zamierzeniami planowanymi. Sprowadza się do sprawdzenia w jakim stopniu rzeczywistość można skonfrontować z przyjętymi wcześniej wzorcami. „Jak jest a jak powinno być”. Łączy się ta funkcja z ochroną mienia. Realizuje się przez system dokumentacji. Łączy się z funkcją dowodową. Funkcja dowodowa rachunkowości polega na tym, że informacje zawarte w dokumentach księgowych mają moc dowodową w postępowaniu np. administracyjnym, sądowym.
F. sprawozdawcza – jest związana ze sporządzaniem różnego rodzaju sprawozdań finansowych.
F. analityczna – jest uzupełnieniem funkcji zarówno kontroli wewnętrznej jak i funkcji sprawozdawczej. Polega na wykorzystaniu danych liczb zawartych w sprawozdaniach do bieżącej oceny działalności podmiotu gospodarczego, a także prezentacji wniosków ułatwiających podejmowanie decyzji. Dostarcza informacji szczegółowych.
Czasami wymienia się też funkcję statystyczną – polega na dostarczaniu danych dla potrzeb makroekonomicznych.
Cechy charakterystyczne rachunkowości:
· Jednostronny charakter – jest ona prowadzona dla wyodrębnionej majątkowo jednostki.
· Stosowanie uniwersalnego miernika, jakim jest ujęcie wartościowe (miernik pieniężny). Nie oznacza to, że mierniki ilościowe nie mają zastosowania. Mają!- pośrednie (inwentaryzacja). INWENTARYZACJA charakteryzuje się spisywaniem poszczególnych pozycji. Wyceniamy ilość x cena = wartość.
· Obowiązek udokumentowania wszelkich zapisów.
· Wykorzystanie metody bilansowej (podwójne ujęcie) jako nadrzędnej metody rachunkowości. ZASADA PODWÓJNEGO ZAPISU – każde zdarzenie jest rejestrowane i sporządzane na dwóch kontach. Zasada bilansowa.
· Posługiwanie się specyficznych narzędziem ewidencyjnym jakim jest KONTO. Na kontach syntetycznych – zapisy zagregowane, na kontach analitycznych – zapisy szczegółowe.
· Weryfikacja zapisów odnotowanych w księgach rachunkowych ze stanem faktycznym – w drodze inwentaryzacji.
Dzięki tym cechą, informacje są rzetelne i wiarygodne, pomagają ocenić sytuację majątkową i finansową jednostki gospodarczej. Uzyskanie tych informacji wynika z toku przetwarzania danych.
ETAPY PROCESU INFORMACYJNEGO:
· Gromadzenie danych: przez obserwację, pomiar i wycenę oraz dokumentację.
· Przetwarzanie danych: rejestracja, rozliczanie, kalkulacja, weryfikacja.
· Prezentacja informacji wynikowych: realizowana poprzez sprawozdawczość, analiza (interpretacja tych informacji), a co za tym idzie – planowanie zdarzeń w przyszłych okresach.
Sprawne opracowanie danych wymaga odpowiedniej organizacji procesu informacyjnego, ale również całej rachunkowości jako systemu.
W systemie rachunkowości wyodrębniamy człony, działy i dziedziny tematyczne.
Człony rachunkowości to metody, które dotyczą gromadzenia, rejestracji i rozliczania danych, oraz sprawozdawczości.
Budowa systemu rachunkowości (schemat).
ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI jest to zespół sposobów umożliwiających uporządkowanie i powiązanie różnych czynności i urządzeń, niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości w danej jednostce gospodarczej, z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości kadrowych i technicznych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy.
W ramach zakresu organizacji rachunkowości wyróżniamy 2 obszary:
* organiz. procesu informacyjnego
* organiz. działu rachunkowości
Na budowę procesu informacyjnego składa się organizacja następujących elementów:
1. organizacja systemu dokumentacji księgowej (jakie rodzaje dokumentów, jaki jest sposób ich wystawiania, kontroli, obiegu, archiwizowania – czyli przechowywania)
2. organizacja ewidencji księgowej (opracowanie zakładowego planu kont, przyjęcie odpowiedniej formy i techniki prowadzenia ewidencji księgowej).
3. organizacja procesu kontroli wewnętrznej i inwentaryzacji.
4. organizacja sprawozdawczości (jakie rodzaje sprawozdań będą sporządzane, jakie są zasady sporządzania, badania sprawozdań, zatwierdzania).
Do zakresu organizacji działu rachunkowości zaliczamy:
1. lokalizację działu rachunkowości w strukturze organizacyjnej danej jednostki gospodarczej.
2. wewnętrzną strukturę rachunkowości.
3. podział pracy w ramach działu rachunkowości.
4. wyposażenie techniczne działu.
5. dobór i przygotowanie personelu rachunkowości.
Powiązanie i uwarunkowania elementów, aby system funkcjonował sprawnie.
Organizacja rachunkowości powinna zapewnić szybkie, sprawne i prawidłowe osiąganie celów stawianych systemowi rachunkowości przy możliwie najmniejszym nakładzie sił i środków.
ZASADY ORGANIZACJI RACHUNKOWOŚCI.
Żeby zarządzać (podejmować decyzje) trzeba posiadać pewne informacje. Przez dostarczone informacje – zminimalizować ryzyko. Decyzja nie zawsze jest trafna. W jaki sposób podejmować trafne decyzje?
Zarządzanie to osiąganie celów przez ludzi, poprzez funkcję planowania, motywowania, kontrolowania itp.
W organizacji rachunkowości muszą być przestrzegane zasady ogólnej teorii organizacji i zarządzania, przy czym szczególne znaczenie mają zasady planowania, kontroli, racjonalnego podziału pracy.
W ramach organizacji rachunkowości należy opracować:
1. dokumentację zasad rachunkowości, czyli politykę rachunkowości, która zawiera m.in. plan kont oraz dokumentację systemu informacyjnego.
2. instrukcję dokumentacji księgowej i jej obiegu.
3. instrukcję i plan inwentaryzacji.
4. instrukcję kontroli wewnętrznej.
5. instrukcję opracowania sprawozdań.
6. opracowanie schematu organizacyjnego i planu pracy w ramach działu rachunkowości.
Z zasadą racjonalnego podziału pracy łączą się:
1. wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacyjny jednostki gospodarczej.
2. opracowanie schematu organizacyjnego działu rachunkowości (struktura zcentralizowana czy zdecentralizowana).
3. podział pracy na poszczególne stanowiska w ramach działu rachunkowości
4. równomierne rozłożenie czynności, by nie następowało spiętrzenie prac lub też okresy w których pracy nie ma.
Oprócz ogólnych zasad organizacji, organizacja rachunkowości wymaga:
1. znajomości obowiązujących przepisów, określonych zasadą prowadzenia działalności gospodarczej jednostek w tym jednostek budżetowych.
2. przepisów które należy wziąć pod uwagę przy budowie i […] systemu o rachunkowości odnoszącego się do specyfiki danej jednostki.
By dobrze funkcjonować: określenie rodzaju i zakresu informacji finansowo-księgowej niezbędnej dla funkcjonowania poszczególnych komórek jak i całej jednostki, a także znajomość form i technik księgowości (programy komputerowe).
Dla prawidłowej organizacji rachunkowości nadrzędne znaczenie mają ZASADY PRAWIDŁOWEJ RACHUNKOWOŚCI (uwzględniają wymagania naczelnej metody rachunkowości). W Polsce ramy prawidłowej rachunkowości reguluje UoR z dnia 29-09-1994, która od tego czasu była wielokrotnie nowelizowana (2002,2005). Aby prawidłowo zorganizować rachunkowość trzeba znać przepisy kodeksu spółek handlowych, przepisy z zakresu prawa podatkowego, celnego, o funkcjonowaniu KRS, prawa pracy, statystyki publicznej, o publicznych obrocie papierami wartościowymi.
Wybór form i technik (a te zależą od potrzeb informacyjnych użytkowników).
Określenie ich należy rozpocząć od ustalenia wykazu odbiorców informacji, jakiego rodzaju mają to być informacje, z jakiego zakresu, jaka powinna być ich szczegółowość, częstotliwość dostarczania.
Aby rachunkowość funkcjonowała prawidłowo – szczególne znaczenie ma prawidłowe przygotowanie dokumentów źródłowych, które będą podstawą procedur rachunkowości. Niezbędne jest więc sprecyzowanie – co? W jakiej postaci? Od kogo? i kiedy? Rachunkowość musi otrzymywać.
Do oceny organizacji rachunkowości, jakości organizacji rachunkowości można stosować różne kryteria: o charakterze wymiernym i niewymiernym.
Wymierny: liczba przekrojów informacyjnych, które rachunkowość dostarcza, terminowość, szybkość dostarczania informacji, bezwzględna liczba zatrudnionych w rachunkowości, procentowy udział zatrudnionych w rachunkowości w stosunku do ogółu zatrudnionych, koszt utrzymania działu rachunkowości.
Niewymierny: elastyczność informacyjna (możliwość szybkiego dostosowania się procedur w ramach systemu rachunkowości do nowych potrzeb informacyjnych), szczegółowość informacji.
RACJONALNA organizacja nie jest możliwa bez zastosowania odpowiednich NARZĘDZI ORGANIZACYJNYCH.
NARZĘDZIA ORGANIZACYJNE – to grupa środków zapewniających sprawną organizację działu rachunkowości, czynności wykorzystywanych w tym dziale, efektywnego wykorzystania form, technik, czasu pracy.
Powinno doprowadzić to do właściwego powiązania w czasie i przestrzeni wszystkich elementów realizowanych […]
CELE I ZADANIA:
Dobór środków organizacji dzielimy na dwie grupy:
§ narzędzia zapewniające statyczną koordynację czynności, bez mechanizmu optymalizacji powiązań. Tradycyjnie narzędziami zapewniającymi koordynację w przestrzeni są ORGANIGRAMY (schematy organizacyjne) działu rachunkowości. Koordynację w czasie zapewniają TERMINARZE. Koordynację w czasie i przestrzeni zapewniają HARMONOGRAMY.
§ narzędzia zapewniające dynamiczną koordynację (ścieżki
krytyczne).
Schemat organizacyjny działu rachunkowości traktuje się jako model graficzny przedstawiający podział przedsiębiorstw na KOMÓRKI i wzajemnie podporządkowane i powiązane WIĘZI ORGANIZACYJNE. Przy opracowywaniu schematu organizacji rachunkowości w pierwszej kolejności należy usystematyzować wszystkie dane, które będą opracowywane w dziale. Jednym z elementów sprawnej działalności są TERMINARZE. W nich określa się wykonawców poszczególnych zadań i terminy wykonania prac. Zawierają wykazy czynności, które są realizowane na danych stanowiskach z terminem ich wykonania. Umożliwiają wyznaczenie chronologii czynności w ciągu tygodnia/ miesiąca pracy danego ogniwa systemu. HARMONOGRAM łączy w sobie i wiąże poszczególne komórki, czynności i terminy. Harmonogramy pracy zawierają szczegółowy plan pracy w ramach działu rachunkowości – jakie czynności będą realizowane, jakie ogniwa będą realizowały te czynności, w jakim terminie poszczególne czynności winny być zrealizowane.
Bardzo istotną kwestią jest wybór właściwego wariantu organizacji. W dużym przedsiębiorstwie dział rachunkowości jest dzielony na komórki, sekcje, stanowiska pracy. W małych taki podział jest trudny lub niemożliwy, dlatego często dochodzi do łączenia funkcji księgowych z innymi funkcjami, np. kasjera, planisty.
Prowadzenie rachunkowości może - zgodnie z UoR – być powierzone na terytorium Polski podmiotom zewnętrznym uprawnionym do świadczenia takich usług (np. biura rachunkowe). Podmiotem takim może być osoba fizyczna, osoba prawna. W przypadku przekazania prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostce zewnętrznej, kierownik jednostki musi powiadomić właściwy Urząd Skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg (w ciągu 15 dni od wydania na zewnątrz). Jest zobowiązany do umożliwienia dostępu do ksiąg w przypadku kontroli. Sam proces przetwarzania danych a nie całe księgi to też należy powiadomić US.
WARIANTY (schemat)
Powierzenie prowadzenia rachunkowości na zewnątrz jest zalecane w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw.
Biura rachunkowe – pełne prowadzenie ksiąg, lub np. tylko sporządzenie listy płac.
Usługi zewnętrzne:
· doradztwo w zakresie finansów i rachunkowości
· doradztwo w zakresie podatków, prawa podatkowego
Przekazanie opracowywania danych na zewnątrz ma zalety w małych przedsiębiorstwach.
Rachunkowość można prowadzić w ramach:
· własnego działu rachunkowości (struktura złożona / prosta)
· przekazane na zewnątrz
ZASADA CENTRALIZACJI, DECENTRALIZACJI LUB ROZWIĄZANIA MIESZANE (schemat).
CENTRALIZACJA – wszystkie czynności, prace ewidencyjno-analityczne, obliczeniowe, są scentralizowane w dziale rachunkowości. Dane napływają z innych komórek. Aby taka organizacja mogła sprawnie działać jest ważne przestrzeganie terminów przesyłania danych itp.
WADY: brak kontaktu prowadzących rachunkowość z poszczególnymi pracownikami innych działów.
ZALETY: możliwość racjonalnego podziału pracy, łatwość kontroli.
DECENTRALIZACJA – polega na rozdzieleniu czynności realizowanych w ramach rachunkowości na poszczególne działy, rachunkowość jest realizowana w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Do działu rachunkowości docierają już opracowane informacje, które są scalane.
MODEL MIESZANY – elementy struktury zcentralizowanej i zdecentralizowanej.
Polityka rachunkowości. Zasady rachunkowości jakie każda jednostka powinna posiadać, każdy kierownik powinien zatwierdzić zarządzeniem.
1
lucmon2703