Obsługa zagadnień logistycznych w systemie ISOF opiera się na trzech modułach:
· obsługa ofert,
· obsługa Zamówień od klientów,
· obsługa Zamówień do dostawców.
Jednakże wiele zagadnień wspierających Logistykę można znaleźć również w innych modułach systemu jak Sprzedaż, Gospodarka magazynowa, Zakupy, co znacznie poprawia ergonomię pracy oraz usprawnia liczne procesy związane ze sprzedażą i zakupem towarów i usług.
ISOF zawiera moduł Obsługi ofert dla klientów. Moduł ten jest częścią rozwiązań logistycznych, jest ściśle zintegrowany z modułem obsługi Zamówień od klientów oraz modułem DMS. Może również być wykorzystywany samodzielnie. Umożliwia przygotowanie i obsługę ofert składanych klientom z wykorzystaniem wszystkich dostępnych w systemie danych o kontrahentach i towarach, jak również umożliwia kalkulowanie marży na pozycjach oraz dla całego dokumentu.
Moduł obsługi ofert pozwala na skalkulowanie oferty dla klienta, a także dalszą obsługę oferty w przypadku gdy zostanie ona przyjęta. Zawiera wiele funkcji usprawniających cały proces tworzenia i obsługi ofert.
Oferta jest dokumentem, na którym określić można wszystkie potrzebne informacje, jak nazwa klienta, okres obowiązywania, wielkość stosowanego rabatu, wybór typu ceny wg której przygotowana ma być oferta, oraz wykaz towarów, produktów i usług.
Podobnie jak w przypadku innych dokumentów ISOF, użytkownik posługuje się dostępnymi w systemie kartotekami oraz słownikami. Dla każdej pozycji pokazana jest minimalna marża, oraz marża wyliczana w oparciu o zaproponowaną w ofercie cenę. Dodatkowo również wyliczana jest marża średnia dla całego dokumentu pokazująca użytkownikowi jak może kształtować się ewentualny zysk jeśli oferta zostanie zatwierdzona przez klienta. Oferty podlegają akceptacji, która jest konieczna do dalszej obsługi oferty w module zamówień. Ponadto oferty mogą być anulowane jeśli nie zostaną przyjęte oraz kopiowane w celu szybszego przygotowania nowej oferty. Możliwe jest wysłanie oferty do klienta przy pomocy poczty elektronicznej.
System zapewnia również wyszukiwanie wcześniej przygotowanych ofert w oparciu o różne kryteria wyszukiwania.
Moduł obsługi ofert jest zintegrowany z modułem DMS, w którym przechowywać można inne dokumenty ściśle powiązane z ofertą, jak listy przewodnie, kalkulacje dodatkowe warunki dotyczące oferty, itd. Wszystkie te dokumenty mogą być ze sobą powiązane, a dostęp do nich możliwy jest zarówno w module obsługi ofert jak i w module DMS.
Opracowana została również funkcja do drukowania wszystkich lub wybranych dokumentów wchodzących w skład oferty.
Oferty zatwierdzone przez klientów mogą podlegać automatycznej realizacji w module Zamówienia od klientów. Specjalna funkcja umożliwia wygenerowanie zamówienia od klienta w oparciu o wybraną ofertę, w którym pokazane są wszystkie towary wraz z wynegocjowanymi cenami. Klient może ofertę realizować stopniowo w okresie obowiązywania oferty. Jeśli przekroczone zostaną warunki realizacji oferty system automatycznie zablokuje wykonanie kolejnego zamówienia.
Moduł obsługi ofert posiada wiele zalet, które pozwalają szybko i dokładnie przygotować oferty dla klientów, a następnie je realizować w procesie obsługi zamówień od klientów.
Dostępna funkcjonalność znacznie ułatwia przygotowanie i dalszą obsługę oferty poprzez podpowiadanie i wyliczanie informacji koniecznych do jej przygotowania.
Możliwe jest przygotowanie wielu dodatkowych dokumentów powiązanych z ofertą, zapisanych w module DMS, o dowolnej strukturze i treści dostosowanej do formy ofert w danej Firmie.
Dzięki automatycznemu generowaniu zamówień od klientów w oparciu o oferty, dokumenty raz wprowadzone i zatwierdzone mogą być przetwarzane bez konieczności ponownego ich rejestrowania. Ponadto wszystkie uzgodnione z klientem warunki są kontrolowane przez system, co znacznie poprawia jakość obsługi klienta.
· Szybsza obsługa klientów w zakresie przygotowania interesującej oferty handlowej.
· Łatwe i funkcjonalne narzędzie do kalkulowania ofert.
· Automatyczna kontrola wynegocjowanych z klientem warunków realizacji kontraktów w oparciu o zapisane oferty.
ISOF zawiera moduł przetwarzania danych o zamówieniach składanych przez klientów.
Moduł ten jest częścią rozwiązań logistycznych, bowiem oprócz rejestrowania informacji o zamówieniach, umożliwia również obsługę ofert, zamówień oraz automatyczne wystawianie faktur i dokumentów magazynowych. Zamówienia od klientów mogą być scalone i przetworzone w zamówienia do dostawców.
Moduł przetwarzania zamówień klientów integruje w sobie wiele funkcji pozwalających prowadzić ewidencję zamówień, jak również potwierdzać zamówienia, obsługiwać je a także wystawiać faktury.
Rejestrowanie zamówień realizowane jest przy użyciu specjalnie zaprojektowanego formularza. Dzięki temu, że dane kontrahentów oraz dane o towarach przechowywane są w bazach danych, wypełnianie formularza jest bardzo szybkie i polega na wyszukiwaniu i wybieraniu odpowiednich, zarejestrowanych wcześniej informacji.
Moduł rejestracji zamówień od klientów posiada wbudowaną funkcję potwierdzania zamówień, która pozwala oznaczyć wybrane zamówienia jako te, które na pewno będą podlegać realizacji.
Funkcja obsługi zamówień pozwala w łatwy sposób przeglądać zamówienia w podziale na różne kategorie: własne/wszystkie lub wg stopnia możliwości realizacji. Również automatycznie porównuje zamówienie z aktualnymi stanami magazynowymi dostarczając informacji o możliwościach jego realizacji. Ponadto pozwala zautomatyzować sam proces przydziału towarów dla danego zamówienia. Po wybraniu magazynu, system informuje o obecności danego towaru w tym magazynie (w rozbiciu na różne partie) i jednocześnie daje możliwość pobrania określonej ilości towaru, rejestrując ten fakt. Po dokonaniu obsługi zamówienia automatycznie generowany jest dokument wydania towaru na zewnątrz.
Moduł obsługi zamówień od klienta integruje w sobie funkcję wystawiania faktur do zrealizowanych zamówień. System dostarcza osobie wystawiającej fakturę informacji o zrealizowanych zamówieniach oraz o wystawionych dokumentach typu WZ na podstawie których mogą być utworzone faktury. Po wskazaniu przez użytkownika odpowiednich dokumentów magazynowych WZ, system automatycznie generuje odpowiedni zestaw faktur.
Podczas pracy z zamówieniami od klientów system umożliwia podpowiadanie tzw. towarów skojarzonych. Podczas wybierania towaru na zamówieniu pracownik automatycznie jest informowany o tym, jakie dodatkowo towary może zaproponować klientowi, tak aby oferta była wyczerpująca.
Moduł obsługi zamówień składanych przez klientów, posiada zalety, które pozwalają cały proces prowadzić szybciej przy jednoczesnym zmniejszeniu liczby popełnianych błędów.
Dzięki zintegrowaniu w jednym module funkcji realizujących cały proces obsługi klienta i jednocześnie uproszczeniu niektórych działań (nie ma potrzeby wprowadzania danych klienta czy towarów przy obsłudze każdego zamówienia, ponieważ są one przechowywane w bazach danych), realizacja zamówienia jest bardziej prosta, szybsza i z tych powodów również mniej podatna na błędy.
Dane o kliencie lub towarze, wprowadzone są do bazy danych tylko przy pierwszym wystąpieniu danego towaru lub klienta. Później mogą być wykorzystywane wielokrotnie bądź przez moduł obsługi zamówień, bądź przez inne moduły systemu ISOF.
· Szybka i łatwa obsługa zamówień składanych przez klientów w różnych formach: telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem, w sklepie internetowym.
· Automatyzacja procesu obsługi klientów od pierwszego kontaktu do momentu dostarczenia towaru do klienta.
· Automatyczne wystawianie wszystkich dokumentów: magazynowych, faktur, zamówień do dostawców w oparciu o zamówienie klienta.
· Dokładna wiedza na temat klientów, zamawianych towarów, możliwości sprzedaży w różnych okresach czasu.
Moduł zarządzania zamówieniami do dostawców przeznaczony jest do gromadzenia informacji o potrzebach i przygotowywania zbiorczych zamówień kierowanych następnie do dostawców.
Pozwala również zarządzać zamówieniami oraz przeprowadzać analizę rotacji towarów i na jej podstawie generować zamówienia z uwzględnieniem limitów logistycznych.
Moduł zarządzania zamówieniami do dostawców dostarcza wielu funkcji, które pozwalają przyspieszyć proces ustalania wewnętrznego zapotrzebowania na towary i czynią go mniej podatnym na błędy.
Zamówienia wewnętrzne generowane są przez moduł generowania zamówień wewnętrznych, do którego dostęp posiadają poszczególne magazyny firmy. Moduł potrafi automatycznie porównać potrzeby wynikające z zamówień składanych przez klientów ze stanem magazynowym danego magazynu, analizą rotacji oraz uwzględniając stany minimalne towarów, a następnie wyświetlić listę towarów, których aktualny stan nie pokrywa zamówień. Dostarcza również wygodnego formularza tworzenia zamówienia.
Zamówienia przygotowane przez poszczególne magazyny zapisywane są w jednej, centralnej bazie danych systemu ISOF. Na podstawie tych danych, wygenerować można jedno, zbiorcze zamówienie, które skierowane zostanie do dostawcy.
Moduł zarządzania zamówieniami do dostawców oferuje funkcję cyklicznego przygotowywania często wysyłanych zamówień o ustalonej zawartości. Pozwala ona tworzyć szablony zamówień, na podstawie których cyklicznie tworzone są zamówienia kierowane do realizacji.
Zarządzanie zamówieniami obejmuje ustalanie okresu czasu dla listy zamówień zewnętrznych, rejestrację zamówień złożonych poza systemem ISOF, potwierdzanie zamówień, rejestrację faktu realizacji zamówienia, anulowanie zamówień, przeglądanie zamówień składowych tworzących jedno zamówienie zewnętrzne, oraz potwierdzanie zamówień przez dostawców.
Funkcja zarządzania dostawami dostarcza informacji na temat realizacji zamówień w danym okresie oraz pozwala wyliczyć najbliższe możliwe terminy dostaw. Umożliwia również przyjęcie towaru z dostawy na magazyn i wygenerowanie odpowiednich dokumentów magazynowych oraz utworzenie Faktury zakupu.
Funkcja ta dostarcza informacji na temat rotacji poszczególnych towarów. Wiedza na temat rotacji towarów pozwala bardziej optymalnie planować zakupy towarów a zatem lepiej zarządzać zasobami firmy.
Funkcja analizy rotacji towarów dostarcza informacji na temat obrotu towarami w określonym okresie czasu oraz umożliwia poznanie trendów i potrzeb rynku w zmieniających się ciągle warunkach. Pozwala na łatwe zarządzanie zakupami towarów oraz minimalizację stanów magazynowych. Dzięki szczegółowym parametrom wyszukiwania informacji do zestawienia, osobna korzystająca z funkcji może precyzyjnie wskazać, jakiego rodzaju informacje chce uzyskać.
Z poziomu analizy rotacji możliwe jest również bezpośrednie wystawianie zamówień bez konieczności przechodzenia do funkcji wystawiania zamówień. W oparciu o prezentowane w analizie dane możliwe jest precyzyjne ustalenie zapotrzebowania na towar w zadanym okresie oraz wybór korzystnego dostawcy towaru.
Moduł zarządzania zamówieniami do dostawców posiada zalety, które czynią obsługę zamówień wewnętrznych sprawniejszą, szybszą i mniej podatną na błędy.
Zamówienia generowane przez poszczególne magazyny firmy trafiają do centralnej bazy danych i dopiero wtedy można na ich podstawie wygenerować zamówienia skierowane do dostawców. Pozwala to w pełni kontrolować obrót towarami.
Dzięki narzędziom takim, jak funkcja zarządzania dostawami oraz funkcja analizy rotacji towarów, firma zyskuje możliwość analizy rotacji obrotu towarowego, co pozwala na podjęcie działań mających na celu optymalizację tego obrotu.
Funkcja ta jest rozwiązaniem pozwalającym znacznie przyspieszyć pracę, gdyż eliminuje konieczność każdorazowego, ręcznego przygotowywania listy cyklicznie zamawianych towarów.
· Minimalizacja zapasów magazynowych.
· Łatwa i sprawna obsługa zamówień do dostawców.
· Automatyzacja procesu obsługi dostaw od momentu złożenia zapotrzebowania przez poszczególne magazynu do przyjęcia towarów.
· Pełna przewidywalność dostaw.
· Rzetelne informowanie klientów o możliwościach zakupu towarów.
· Dokładna wiedza na temat dostaw, możliwości zakupów u poszczególnych dostawców, a przede wszystkim potrzeb firmy związanych z dokonywaniem zakupów.
chomikSGHowy