Jak_zorganizowac_konferencje_prasowa.pdf

Jak zorganizowa ę konferencj ħ prasow Ģ ?

Konferencja prasowa jest jednym z instrumentów public relations i stanowi istotn Ģ cz ħĻę

programu PR. Jej celem jest przekazanie mediom wa Ň nych i aktualnych informacji. W

zale Ň no Ļ ci od skali przedsi ħ wzi ħ cia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji szacuje

si ħ od kilku tygodni do kilku miesi ħ cy.

Oto kolejne kroki, które nale Ň y podj Ģę w celu zorganizowania konferencji prasowej (porz Ģ dek

chronologiczny).

1. Okre Ļ lenie powodów organizacji konferencji i wytyczenie celów

Konferencja nie powinna by ę zwołana w błahym celu. Powód musi by ę na tyle wa Ň ny, aby

mógł zainteresowa ę media. Nale Ň y pami ħ ta ę o tym, Ň e konferencja musi dostarcza ę

prawdziwe, obiektywne newsy.

2. Zaplanowanie bud Ň etu

Nale Ň y bardzo dokładnie przemy Ļ le ę wszystkie koszty zwi Ģ zane z organizacj Ģ konferencji.

Wielko Ļę bud Ň etu ma zwi Ģ zek z rozmiarem konferencji, z liczb Ģ uczestników, zale Ň y równie Ň

od tego, czy chcemy zapewni ę catering, czy potrzebujemy tłumacza, jak Ģ preferujemy klas ħ

hotelu (o Ļ rodka konferencyjnego) itp. Koszty powstaj Ģ przy:

- przygotowaniu materiałów konferencyjnych,

- wynajmie sali (je Ļ li konferencja jest organizowana poza firm Ģ ),

- cateringu,

- wypo Ň yczeniu dodatkowego sprz ħ tu, niezb ħ dnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran,

tablice),

- wynaj ħ ciu tłumacza

– je Ļ li przewidywane s Ģ wyst Ģ pienia obcoj ħ zyczne.

3. Ustalenie liczby uczestników

Podczas planowania liczby go Ļ ci, trzeba uwa Ň a ę , aby nikogo nie pomin Ģę . Faworyzowanie

niektórych mediów (zwłaszcza w obszarze mediów konkuruj Ģ cych ze sob Ģ ) mo Ň e zawa Ň y ę na

przyszłych kontaktach z ich przedstawicielami. Lista uczestników powinna by ę dostosowana

do tematu konferencji. Nale Ň y zaprosi ę wył Ģ cznie go Ļ ci potencjalnie zainteresowanych

tematem. Przy przygotowywaniu listy uczestników nale Ň y raczej zaprasza ę po jednym

reprezentancie danej redakcji. Oczywi Ļ cie, nie tylko dziennikarze mog Ģ by ę go Ļę mi

konferencji. W zale Ň no Ļ ci od tematyki spotkania, mog Ģ to by ę eksperci w danej kwestii,

przedstawiciele

lub

wa Ň ne

osobisto Ļ ci

z Ň ycia

społecznego.

4. Ustalenie terminu

Ustalenie terminu jest istotn Ģ kwesti Ģ , gdy Ň od niego w du Ň ej mierze zale Ň y frekwencja.

Nale Ň y rozwa Ň y ę czy:

władz

- zaplanowany termin nie koliduje z innymi atrakcyjnymi wydarzeniami, spotkaniami,

konferencjami, które mogłyby odwróci ę uwag ħ od naszej konferencji,

- pora dnia jest odpowiednia. Istniej Ģ ró Ň ne szkoły. Niektórzy twierdz Ģ , Ň e najkorzystniejsze

terminy na organizacj ħ konferencji to od wtorku do czwartku w godzinach 10-12 i 15-17 oraz

pi Ģ tki od godziny 10 do 13. Zdecydowanie niepopularny jest poniedziałek, zwłaszcza rano

oraz pi Ģ tek po południu. Je Ļ li konferencja jest organizowana w godzinach popołudniowych,

wskazane jest zapewni ę równie Ň posiłek.

5. Okre Ļ lenie czasu trwania

Przeci ħ tna konferencja prasowa trwa godzin ħ , w szczególnych i uzasadnionych przypadkach

(na przykład prezentacja obszernego raportu) mo Ň e si ħ przedłu Ň y ę nawet do dwóch godzin.

Istotne jest, aby poinformowa ę zaproszonych go Ļ ci o planowanym czasie trwania.

6. Wybór miejsca

Istniej Ģ dwie mo Ň liwo Ļ ci. Konferencj ħ mo Ň na zorganizowa ę w siedzibie firmy (oczywi Ļ cie,

je Ļ li s Ģ ku temu odpowiednie warunki). Jednak wówczas trzeba liczy ę si ħ z tym, Ň e

zaproszeni go Ļ cie b ħ d Ģ zwraca ę uwag ħ na szereg czynników maj Ģ cych zwi Ģ zek z firm Ģ

(wygl Ģ d budynków i pomieszcze ı , otoczenie firmy, pracowników pracuj Ģ cych w firmie itp.)

Konferencj ħ mo Ň na te Ň zorganizowa ę w hotelu lub niezale Ň nym o Ļ rodku konferencyjnym.

Nale Ň y jednak pami ħ ta ę , Ň e miejsce spotkania nie mo Ň e by ę zbyt odległe, dojazd musi by ę

dogodny dla dziennikarzy. Przy wyborze miejsca konferencji powinni Ļ my uwzgl ħ dni ę

nast ħ puj Ģ ce czynniki:

- łatwy dojazd,

- odpowiednia infrastruktura (dost ħ p do komputera, faksów, internetu, telefonów),

- wygoda

– zapewnienie miejsc siedz Ģ cych,

- miejsca parkingowe,

- dobra akustyka sali.

7. Rezerwacja sali

Sala powinna by ę rezerwowana z odpowiednim wyprzedzeniem (nawet 2 miesi Ģ ce

wcze Ļ niej), aby w ostatniej chwili nie okazało si ħ , Ň e wszystkie odpowiadaj Ģ ce nam sale s Ģ

ju Ň zaj ħ te. W razie potrzeby nale Ň y zapewni ę sprz ħ t typu rzutnik, flip chart, mikrofon, ekran.

8. Przygotowanie listy uczestników

Lista uczestników konferencji (dziennikarzy i tytułów prasowych), pomo Ň e firmie

zorientowa ę si ħ , kogo i czego mo Ň na si ħ spodziewa ę podczas spotkania. Do teczek

konferencyjnych mo Ň na doł Ģ czy ę równie Ň list ħ uczestników ze strony klienta, dzi ħ ki czemu

dziennikarze b ħ d Ģ wiedzieli z kim rozmawiaj Ģ .

9. Przygotowanie i dystrybucja zaprosze ı

Zaproszenia s Ģ wizytówk Ģ firmy, dlatego nale Ň y zadba ę , aby były odpowiednio

przygotowane. Zaproszenia mo Ň na wysła ę poczt Ģ tradycyjn Ģ , e-mailem, faxem b Ģ d Ņ

dostarczy ę osobi Ļ cie. Powinny znale Ņę si ħ na nich nast ħ puj Ģ ce informacje:

- imi ħ i nazwisko osoby zapraszanej,

- nazwa firmy organizatora konferencji,

- termin konferencji (dokładna data i godzina),

- miejsce

- dokładny adres,

- cel konferencji, powód jej zwołania,

- dane osoby odpowiedzialnej za kontakty z uczestnikami konferencji.

Do zaproszenia mo Ň na doł Ģ czy ę plan/mapk ħ dojazdu, a tak Ň e informacje dotycz Ģ ce przebiegu

konferencji. Nale Ň y pami ħ ta ę równie Ň o umieszczeniu komunikatu R.S.V.P., czyli pro Ļ by o

potwierdzenie uczestnictwa. Zaproszenia powinny dotrze ę do dziennikarzy odpowiednio

wcze Ļ niej (14-10 dni przed konferencj Ģ ). Jednak wa Ň ne osobisto Ļ ci powinny zosta ę

powiadomione o konferencji z wi ħ kszym wyprzedzeniem. Po rozesłaniu zaprosze ı warto

zadzwoni ę do dziennikarzy i potwierdzi ę ich przybycie (1-2 dni przed konferencj Ģ ), je Ļ li sami

nie zrobili tego wcze Ļ niej.

10. Zaplanowanie cz ħĻ ci merytorycznej

Wyznaczaj Ģ c osoby odpowiedzialne za prezentacje i prowadzenie konferencji, nale Ň y

pami ħ ta ę , aby były one kompetentne, doskonale zorientowane w tematyce i co niezwykle

wa Ň ne - zorientowane w przebiegu konferencji. W planie trzeba uwzgl ħ dni ę podział ról,

kolejno Ļę wyst Ģ pie ı oraz ustali ę , kto, kiedy mówi i na jakie pytania odpowiada. Ka Ň da

wypowied Ņ powinna by ę zaplanowana. Je Ļ li w konferencji uczestnicz Ģ obcokrajowcy (osoba

referuj Ģ ca, wa Ň ni go Ļ cie), nale Ň y zatrudni ę tłumacza. Warto ustali ę nawet takie szczegóły, kto

gdzie b ħ dzie siedział, kto wita go Ļ ci i wskazuje im miejsca. Nale Ň y si ħ równie Ň przygotowa ę

na wszelkie pytania dziennikarzy, w czym pomo Ň e sporz Ģ dzenie listy spodziewanych pyta ı .

Przemówienia nie powinny by ę zbyt długie. Najlepiej unika ę prezentacji dłu Ň szych ni Ň 5-7

minut. W zasadzie wszystkie wyst Ģ pienia ł Ģ cznie nie powinny przekroczy ę 30 minut. Dobrze

jest zadba ę o przerywniki w postaci plansz, filmów wideo czy te Ň slajdów. Jednak w

przypadku konferencji specjalistycznych, prezentacje mog Ģ trwa ę znacznie dłu Ň ej. Przydatny

okazuje si ħ harmonogram konferencji, który otrzymuj Ģ wszyscy prelegenci i organizator.

11. Opracowanie materiałów prasowych

Teczka prasowa powinna zawiera ę materiały, w których b ħ d Ģ zawarte informacje dotycz Ģ ce

tematu konferencji. Doł Ģ cza si ħ równie Ň informacj ħ prasow Ģ , cz ħ sto backgrounder. Materiały

rozdane przed konferencj Ģ , maj Ģ pomóc dziennikarzowi zorientowa ę si ħ w przebiegu,

natomiast te, które rozdamy po konferencji b ħ d Ģ podsumowywa ę , syntetyzowa ę

przedstawione podczas spotkania fakty.

12. „Próba” konferencji

Dla sprawdzenia ile czasu w rzeczywisto Ļ ci zajm Ģ poszczególne punkty programu, warto

przeprowadzi ę konferencj ħ „na sucho”. W ten sposób ocenimy, czy poszczególne elementy

(plansze, ekran etc.) s Ģ dobrze widoczne.

13. Zadania techniczno-organizacyjne

- zapakowanie materiałów konferencyjnych – teczki konferencyjne, informacja prasowa,

backgroundery, - przygotowanie tabliczek z imieniem i nazwiskiem osób zasiadaj Ģ cych przy

stole prezydialnym (tzw. koziołki),

- zadbanie o ewentualny transport uczestników,

- ustalenie, kto wita i przyjmuje uczestników (recepcja, dystrybucja materiałów),

- zapewnienie dost ħ pu do telefonów, faksu, Internetu, kserokopiarek etc.,

- sprawdzenie nagło Ļ nienia pomieszcze ı , sprawno Ļ ci mikrofonów,

- ewentualne zatrudnienie hostess do obsługi konferencji,

- pocz ħ stunek (je Ļ li zapewniamy) musi by ę dostosowany do pory dnia. Nale Ň y pami ħ ta ę o

uwzgl ħ dnieniu w menu da ı wegetaria ı skich oraz o zapewnieniu szybkiej i sprawnej obsługi

w sytuacji, gdy nie ma szwedzkiego stołu,

- odpowiednie oznaczenie w hotelu (rozmieszczenie w widocznych miejscach strzałek,

napisów informacyjnych),

- sprawdzenie sali: o Ļ wietlenia, aran Ň acji, ustawienia sprz ħ tu audio i wideo, sprawdzenie czy

doprowadzone jest zasilanie,

- zadbanie o odpowiedni wystrój sali (dobrana kolorystyka, umieszczenie logo firmy w

widocznym miejscu).

14. Przebieg konferencji

- przywitanie go Ļ ci,

- przedstawienie uczestników (niezale Ň nie od listy zawartej w zestawach prasowych) oraz

porz Ģ dku konferencji,

- staranne przestrzeganie porz Ģ dku konferencji ( Ļ cisła kontrola czasu),

- zaproszenie dziennikarzy do zadawania pyta ı ,

- dystrybucja zestawów prasowych. Mo Ň na to zrobi ę na dwa sposoby:

• przed konferencj Ģ , aby dziennikarz mógł zorientowa ę si ħ w temacie

• po konferencji, przy wyj Ļ ciu, aby unikn Ģę rozproszenia uwagi dziennikarzy,

- podzi ħ kowanie za uwag ħ ,

- zaproszenie na pocz ħ stunek (je Ļ li jest przewidziany).

15. Zadania do wykonania po konferencji

- wysłanie materiałów z konferencji dziennikarzom nieobecnym,

- podzi ħ kowanie osobom uczestnicz Ģ cym

- telefon, kontakt e-mailowy,

- monitoring mediów.

Ciekawe linki: http://www.szkolareklamy.pl/sections-viewarticle-121.html

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: