2011 1.2 Dz Urz MSW.pdf

ZARZĄDZENIE NR 3

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH

z dnia 9 grudnia 2011 r.

w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych, sposobu

i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa

fizycznego

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.

U. Nr 182, poz. 1228) zarządza się, co następuje:

§ 1. Przepisy zarządzenia stosuje się do komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw

Wewnętrznych oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Spraw

Wewnętrznych, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych Policji, Straży Granicznej oraz Biura Ochrony

Rządu.

§ 2. Zarządzenie określa:

1) strukturę organizacyjną kancelarii tajnej;

2) podstawowe zadania kierownika kancelarii tajnej;

3) zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego;

4) tryb przetwarzania informacji niejawnych;

5) wzory dzienników ewidencji;

6) wzór karty zapoznania się z dokumentem.

§ 3. 1. Kancelarię tajną, zwaną dalej „kancelarią”, tworzy kierownik jednostki organizacyjnej,

w której są przetwarzane informacje niejawne o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne”.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej może wyrazić zgodę na przetwarzanie w kancelarii

informacji niejawnych o klauzuli poufne lub zastrzeżone.

3. Kancelaria, ze względów organizacyjnych, może mieć swoje oddziały, tworzone

i funkcjonujące zgodnie z zasadami i na warunkach przewidzianych dla kancelarii.

4. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii, wyznaczany przez kierownika jednostki

organizacyjnej.

5. Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony przez pełnomocnika ochrony pracownik pionu

ochrony.

§ 4. 1. Kancelarię lokalizuje się w strefie ochronnej.

2. Pomieszczenia kancelarii oddziela się od pozostałych pomieszczeń trwałymi ścianami

i stropami, spełniającymi wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej oraz nośności granicznej

odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły pełnej o grubości 250 mm.

3. Drzwi do kancelarii powinny być metalowe lub obite blachą stalową o grubości minimum 2 mm

i wyposażone w dwa zamki drzwiowe.

4. Okna kancelarii zabezpiecza się przed włamaniem oraz obserwacją wnętrza kancelarii

z zewnątrz.

5. Kancelarię wyposaża się w szafy stalowe z zamkami o skomplikowanym mechanizmie.

6. Pomieszczenia kancelarii wyposaża się w barierkę odgradzającą pracowników od interesantów

oraz system kontroli dostępu.

7. W pomieszczeniach kancelarii instaluje się co najmniej:

1) system sygnalizacji pożarowej;

2) system sygnalizacji włamania i napadu;

3) system nadzoru wizyjnego wraz z rejestracją obrazu, wyłącznie do obserwacji wejścia do

pomieszczeń kancelarii.

8. W kancelarii wydziela się stanowisko lub pomieszczenie, w którym osoby upoważnione mogą

zapoznawać się z dokumentami – czytelnię, która powinna być zorganizowana w sposób

umożliwiający stały nadzór nad dokumentami ze strony pracowników kancelarii. W czytelni nie

instaluje się systemu nadzoru wizyjnego.

§ 5. 1. Do podstawowych zadań kierownika kancelarii należy:

1) bezpośredni nadzór nad obiegiem materiałów;

2) planowanie, organizowanie i kontrola wykonywania zadań przez pracowników kancelarii;

3) prowadzenie kontroli w zakresie postępowania z materiałami, ich właściwego oznaczania

i rejestrowania w kancelarii;

4) informowanie pełnomocnika ochrony o zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia

materiałów;

5) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem akt do przekazania do archiwum;

6) udział w niszczeniu dokumentów niearchiwalnych kategorii Bc;

7) prowadzenie dzienników ewidencji;

8) nadzór i koordynacja pracy oddziałów kancelarii.

2. Pracownik pionu ochrony, o którym mowa w § 3 ust. 5, wykonuje obowiązki kierownika

kancelarii określone w ust. 1 pkt 1 – 7.

§ 6. 1. Materiały oznaczone różnymi klauzulami tajności są przechowywane w odrębnych szafach

stalowych lub pomieszczeniach, chyba że wchodzą w skład zbioru.

2. W kancelarii mogą być przechowywane dokumenty niezawierające informacji niejawnych,

jeżeli wchodzą w skład zbioru materiałów.

3. Kierownik jednostki lub pełnomocnik ochrony może wyrazić pisemną zgodę na

przechowywanie materiałów poza kancelarią, na czas niezbędny do realizacji zadań związanych

z dostępem do tych informacji, gdy zapewnione są odpowiednie do klauzul tajności warunki ochrony

przed nieuprawnionym ujawnieniem.

4. Przedmioty lub urządzenia o dużych wymiarach, stanowiące bądź zawierające informacje

niejawne, mogą być przechowywane w oddzielnych pomieszczeniach spełniających wymogi

przewidziane dla kancelarii.

§ 7. 1. Po zakończeniu pracy kierownik lub pracownik kancelarii sprawdza prawidłowość

zamknięcia szaf, a następnie zamyka i plombuje pomieszczenia kancelarii; klucze do szaf

i pomieszczeń kancelarii przekazuje za pokwitowaniem w zaplombowanych workach lub kasetkach

dyżurnemu ochrony obiektu.

2. Klucze, o których mowa w ust. 1, zdaje i pobiera za pokwitowaniem kierownik lub pracownik

kancelarii.

3. Przed otwarciem pomieszczeń kancelarii pracownik kancelarii sprawdza, czy drzwi, zamki

i plomby nie noszą śladów uszkodzeń.

4. W przypadku stosowania zamków szyfrowych i zabezpieczeń elektronicznych, kierownik

kancelarii, co sześć miesięcy, określa obowiązujące hasła dostępu i szyfry.

5. Hasła dostępu i szyfry oraz duplikaty kluczy do szaf i pomieszczeń kancelarii przechowuje

pełnomocnik ochrony lub upoważniona przez niego osoba.

6. Nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w ust. 1 – 4, niezwłocznie

zgłasza się pełnomocnikowi ochrony.

§ 8. 1. Do zadań kancelarii należy: przyjmowanie, wydawanie, rejestrowanie, przechowywanie,

przekazywanie, udostępnianie i wysyłanie dokumentów i materiałów, a także ich brakowanie

i przygotowanie do przekazania do archiwum.

2. W kancelarii prowadzi się:

1) rejestr dzienników ewidencji i teczek, którego wzór określa załącznik nr 1do zarządzenia;

2) dziennik ewidencyjny, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) kartę zapoznania się z dokumentem, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;

4) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia;

5) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia;

6) rejestr wydanych przedmiotów, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

3. W uzasadnionych przypadkach można prowadzić jeden dziennik ewidencyjny dla dokumentów

oznaczonych różnymi klauzulami tajności.

4. W miarę potrzeby kancelaria może prowadzić także inne pomocnicze urządzenia ewidencyjne,

w szczególności: skorowidze, kartoteki, wykazy lub rozdzielniki.

§ 9. 1. Otrzymaną i wysyłaną przesyłkę bądź wytworzony materiał rejestruje się we właściwych

ewidencjach odpowiednio w kolejności wytworzenia lub otrzymania.

2. Rejestracji we właściwych ewidencjach, o których mowa w ust.1, dokonuje się atramentem lub

tuszem w kolorze niebieskim lub czarnym. Zmian we właściwych ewidencjach dokonuje się kolorem

czerwonym, umieszczając datę i czytelny podpis osoby dokonującej zmiany.

3. Anulowanie pozycji we właściwych ewidencjach dokonuje się kolorem czerwonym, podając

powód anulowania oraz umieszcza datę i czytelny podpis osoby dokonującej anulowania.

4. Zabronione jest wycieranie lub zamazywanie wpisów we właściwych ewidencjach.

§ 10. 1. Przyjęcie przesyłki może nastąpić po uprzednim sprawdzeniu:

1) prawidłowości adresu;

2) całości pieczęci i opakowania;

3) zgodności pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy;

4) zgodności numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek lub książce doręczeń.

2. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania należy sporządzić

w obecności doręczającego protokół uszkodzenia w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz

protokołu przekazuje się nadawcy przesyłki, drugi pełnomocnikowi ochrony, a trzeci pozostaje

u doręczającego. Przyjęcie uszkodzonej przesyłki następuje po uprzednim jej otwarciu i sprawdzeniu

zawartości.

3. Po otwarciu przesyłki należy sprawdzić zgodność zawartości z oznaczeniami na przesyłce oraz

zgodność liczby załączników i ich stron z adnotacjami dokonanymi na poszczególnych dokumentach.

4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa w ust. 3,

sporządza się w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki zawierający opis

nieprawidłowości. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się do kancelarii nadawcy.

5. Fakt sporządzenia protokołu, o którym mowa w ust. 2 i 4, odnotowuje się w odpowiednim

dzienniku lub rejestrze, w rubryce „Informacje uzupełniające/uwagi”.

6. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas dokonywania czynności, o których mowa

w ust. 1 i 3, można odmówić przyjęcia przesyłki i dokonać zwrotu przesyłki do nadawcy.

§ 11. 1. Dokumenty rejestruje się we właściwych ewidencjach, przy czym dla dokumentów

oznaczonych klauzulami „ściśle tajne” lub „tajne”, z chwilą ich udostępnienia zakłada się kartę

zapoznania się z dokumentem. Kartę dołącza się do dokumentu, przechowuje wraz z dokumentem

w jednostce organizacyjnej i nie przekazuje w przypadku wysłania dokumentu poza jednostkę

organizacyjną. Kartę można także założyć dla dokumentu zawierającego informacje niejawne

oznaczone klauzulą „poufne”.

2. Rejestrowany dokument oznacza się pieczęcią wpływu na jego pierwszej stronie, w obrębie

odcisku pieczęci wpływu wpisuje się datę, numer z dziennika ewidencyjnego, a w przypadku

dołączenia do pisma załączników, również liczbę załączników oraz liczbę stron lub innych jednostek

miary załączników.

3. Przesyłki oznaczone „Do rąk własnych” rejestruje się w odpowiednim dzienniku lub rejestrze

bez ich otwierania, wpisując z opakowania nadawcę, numer i datę wpływu, a w rubryce „Informacje

uzupełniające/Uwagi” odnotowuje się, że przesyłka jest oznaczona „do rąk własnych”.

4. W przypadku przesyłki adresowanej „Do rąk własnych” – pieczęć wpływu stawia się na

kopercie, w obrębie odcisku pieczęci wpisuje się datę wpływu, pozycję i numer pod którym

zarejestrowano przesyłkę. Przesyłkę przekazuje się – za pokwitowaniem – bezpośrednio adresatowi,

a w razie jego nieobecności – osobie przez niego upoważnionej do odbioru.

5. Przesyłki oznaczone jako „Pilne” lub „Bardzo pilne” rejestruje się zgodnie z zasadami,

o których mowa w ust. 1 – 4, odnotowując dodatkowo godzinę ich otrzymania i doręcza się adresatowi

bezzwłocznie.

§ 12. 1. Nie rejestruje się korespondencji, która wpłynęła do kancelarii omyłkowo.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1, przekazuje się, łącznie z pierwotnym opakowaniem,

właściwemu adresatowi, za pokwitowaniem w książce doręczeń lub w wykazie przesyłek.

W przypadku trudności z doręczeniem właściwemu adresatowi, przesyłkę zwraca się do nadawcy.

§ 13. 1. Przed przyjęciem dokumentu do wysłania pracownik kancelarii sprawdza, czy dokument:

1) posiada właściwą sygnaturę literowocyfrową;

2) posiada właściwy adres;

3) posiada rozdzielnik;

4) zawiera dane wykonawcy oraz liczbę wykonanych egzemplarzy;

5) wytworzono w takiej liczbie, jaką podano w rozdzielniku;

6) zawiera dane określające faktyczną liczbę stron dokumentu, liczbę załączników oraz liczbę stron

lub innych jednostek miary załączników.

2. Dokumenty wysyła się zgodnie z rozdzielnikiem, pozostawiając jeden egzemplarz dokumentu

w kancelarii.

3. Dokument wykonany w jednym egzemplarzu przekazuje się adresatowi.

§ 14. 1. Wykonanie kopii, odpisu, wyciągu lub tłumaczenia dokumentu następuje za zgodą

wytwórcy dokumentu lub adresata, odnotowaną na pierwszej stronie dokumentu.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, mogą wykonywać wyłącznie osoby uprawnione do

dostępu do informacji niejawnych w warunkach gwarantujących ochronę tych informacji.

3. Zgodność kopii z oryginałem potwierdza podpisem, na ostatniej stronie dokumentu, kierownik

jednostki organizacyjnej albo komórki organizacyjnej albo inna osoba pisemnie przez jednego z nich

upoważniona.

§ 15. 1. Kancelaria kontroluje postępowanie z dokumentami zawierającymi informacje niejawne,

które zostały udostępnione pracownikom jednostki organizacyjnej.

2. W przypadku nieobecności pracownika, będącego dysponentem dokumentów pobranych

z kancelarii, dopuszcza się komisyjne otwarcie szafy, w której przechowywane są dokumenty

zawierające informacje niejawne.

3. Decyzję o komisyjnym otwarciu szafy, podejmuje kierownik komórki organizacyjnej lub osoba

przez niego upoważniona, w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony.

4. Z czynności, o której mowa w ust. 2, sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach. Pierwszy

egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii, a drugi w szafie u dysponenta dokumentu.

5. Wzór protokołu z komisyjnego otwarcia/zamknięcia pomieszczenia/szafy/sejfu, określa

załącznik nr 7 do zarządzenia.

§ 16. 1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii tajnej sporządza się protokół

zdawczoodbiorczy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz protokołu

przechowywany jest w kancelarii, a drugi u pełnomocnika ochrony.

2. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki przejmuje

upoważniony przez niego pracownik kancelarii.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do pracownika pionu ochrony, o którym mowa w §

3 ust. 5.

§ 17. 1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w kancelarii przez okres 2 lat, licząc od daty

sporządzenia ostatniego dokumentu. Po upływie tego okresu akta przekazuje się do archiwum,

zgodnie z obowiązującymi w jednostce organizacyjnej zasadami.

2. W przypadku braku archiwum zakładowego akta spraw przechowuje się w kancelarii.

§ 18. 1. Informacje niejawne przetwarzane są wyłącznie na zaewidencjonowanych w kancelarii

tajnej informatycznych nośnikach danych.

2. Informatyczne nośniki danych posiadają:

1) numer, pod którym nośnik został zarejestrowany w Rejestrze wydanych przedmiotów;

2) klauzulę tajności nośnika;

3) nazwę komórki organizacyjnej, w której wytworzono materiał zawarty na nośniku.

3. Informatyczne nośniki danych podlegają ochronie, stosownej do klauzuli tajności, jaką zostały

oznaczone.

4. Kancelaria tajna zakłada „Metrykę informatycznego nośnika danych”, zawierającą dane

dotyczące informacji zapisanych na nośniku. Wzór „Metryki” określa załącznik nr 8 do zarządzenia.

5. W przypadku fizycznego zniszczenia informatycznego nośnika danych, niszczeniu podlega

również jego metryka.

6. Fizyczne zniszczenie informatycznego nośnika danych i metryki odnotowuje się w Rejestrze

wydanych przedmiotów.

§ 19. 1. W jednostkach organizacyjnych organizuje się następujące strefy ochronne służące

ochronie informacji niejawnych:

1) strefę ochronną I – obszar, w którym informacje niejawne o klauzuli „poufne” lub wyższej są

przetwarzane w taki sposób, że uzyskanie wstępu na ten obszar jest równoznaczne z uzyskaniem

dostępu do tych informacji, wymagający:

a) wyraźnego określenia i zabezpieczenia granic oraz kontrolowania każdego przypadku wstępu na

ten obszar i jego opuszczenie,

b) wyraźnego wskazania najwyższej klauzuli tajności informacji niejawnych przetwarzanych na

tym obszarze,

c) wprowadzenia systemu kontroli dostępu zezwalającego na wstęp wyłącznie osobom, które

posiadają odpowiednie uprawnienie do dostępu do informacji niejawnych oraz którym

przyznano upoważnienie do wstępu na ten obszar;

2) strefę ochronną II – obszar, w którym informacje niejawne o klauzuli tajności „poufne” lub

wyższej są przetwarzane w sposób umożliwiający zabezpieczenie ich przed dostępem osób

nieuprawnionych poprzez zastosowanie środków technicznych oraz organizacyjnych,

wymagający:

a) wyraźnego określenia i zabezpieczenia granic oraz kontrolowania każdego przypadku wstępu na

ten obszar i jego opuszczenie,

b) wyraźnego wskazania najwyższej klauzuli tajności informacji niejawnych przetwarzanych na

tym obszarze,

c) wprowadzenia systemu kontroli dostępu zezwalającego na wstęp wyłącznie osób, które

posiadają odpowiednie uprawnienia do wstępu na ten obszar, a przypadku wszystkich innych

osób – zapewnienie nadzoru osoby uprawnionej lub równoważnych mechanizmów

kontrolnych;

3) strefę ochronną III – obszar wokół strefy ochronnej I lub strefy ochronnej II lub przed wejściem

do tych stref, który wymaga wyraźnego określenia granic, w obrębie których możliwe jest

kontrolowanie osób i pojazdów;

4) strefę zabezpieczoną technicznie – umiejscowioną w obrębie strefy ochronnej I lub strefy

ochronnej II, chronioną przed podsłuchem, spełniającą dodatkowo następujące wymagania:

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: