zarzadzanie_czasem.pdf

BIBLIOTEKA MENEDŻERA

Raport:

Zarządzanie Czasem

autor: Ewa Prędka

Czy wiesz jak ważne jest ustalenie celu swoich

działań?

Jakie korzyści przyniesie Ci dobra organizacja dnia?

Jak zidentyikować czynności, które są Twoimi

“złodziejami czasu”?

Dlaczego ważna jest umiejętność mówienia “nie”?

Jak przeprowadzić analizę spraw do załatwienia?

www.poradnikmenedzera.pl

Raport: Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem – dzięki dobrej organizacji pracy będziesz działać szyb-

ko i skutecznie!

Długie rozmowy z podwładnymi, czytanie prasy, zdobywanie zleceń, wgłębia-

nie się w przepisy prawne, a nierzadko także załatwianie spraw w urzędach to

czynności, które zajmują dużo czasu. Czy możesz to zmienić? Tak! W tym haśle

przedstawiamy siedem sposobów na skuteczne zarządzanie czasem. Jeśli za-

stosujesz się do tych rad, będziesz pracować spokojniej, bez stresu, a wieczory

będziesz spędzać z rodziną, zamiast nad papierkową robotą, której nie zdążyłeś

wykonać w biurze. Z tego artykułu dowiesz się:

- Co zrobić, aby nie tracić czasu na długie zebrania i spotkania?

- Dlaczego tak ważne jest ustalenie celu swoich działań?

- Jakie korzyści przyniesie Ci dobra organizacja dnia?

- Jak zidentyikować czynności, które są Twoimi „złodziejami czasu”?

- Dlaczego ważna jest umiejętność mówienia „nie”?

- Jak przeprowadzić analizę spraw do załatwienia?

Przykład

Pewnego dnia stary profesor został zaangażowany, aby przepro-

wadzić kurs dla grupy dwunastu szefów wielkich koncernów ame-

rykańskich na temat właściwego planowania czasu. Kurs ten był

jednym z pięciu modułów przewidzianych na dzień szkolenia. Stary

profesor miał więc do dyspozycji tylko godzinę, by wyłożyć swój

przedmiot. Stojąc przed tą elitarną grupą (która była gotowa za-

notować wszystko, czego ekspert będzie nauczał), stary profesor

popatrzył powoli na każdego z osobna, następnie powiedział: „Prze-

prowadzimy doświadczenie”.

Spod biurka, które go oddzielało od słuchaczy, stary profesor wyjął

wielki dzban, który postawił delikatnie przed sobą. Następnie wy-

jął około dwunastu kamieni, wielkości piłki do tenisa, i delikatnie

włożył je kolejno do dzbana. Gdy dzban był wypełniony po brzegi

i niemożliwe było dorzucenie jeszcze jednego kamienia, podniósł

wzrok na swoich słuchaczy i zapytał ich: „Czy dzban jest pełen?”.

Wszyscy odpowiedzieli: „Tak”. Poczekał kilka sekund i dodał: „Na

pewno?”. Następnie pochylił się znowu i wyjął spod biurka naczynie

wypełnione żwirem. Delikatnie wysypał żwir na kamienie, po czym

potrząsnął lekko dzbanem. Żwir zajął miejsce między kamieniami...

aż do dna dzbana.

Stary profesor znów podniósł wzrok na audytorium i zapytał: „Czy

dzban jest pełen?”. Tym razem studenci zaczęli rozumieć. Jeden

www.poradnikmenedzera.pl

Raport: Zarządzanie czasem

z nich odpowiedział: „Prawdopodobnie nie”. „Dobrze” odpowiedział

stary profesor. Pochylił się jeszcze raz i wyjął spod biurka naczynie

z piaskiem. Z uwagą wsypał piasek do dzbana. Piasek zajął wolną

przestrzeń miedzy kamieniami i żwirem. Ponownie zapytał: „Czy

dzban jest pełen?”. Tym razem, bez zająknienia, słuchacze odpo-

wiedzieli chórem: „Nie”. „Dobrze” odpowiedział stary profesor. I tak,

jak się spodziewali, wziął butelkę wody, która stała na biurku, i wy-

pełnił dzban aż po brzegi.

Stary profesor podniósł wzrok na grupę i zapytał ich: „Jaką wiel-

ką prawdę ukazuje nam to doświadczenie?”. Najbardziej odważny

uczestnik, biorąc pod uwagę przedmiot kursu, odpowiedział: „To

pokazuje, że nawet jeśli nasz kalendarz jest całkiem zapełniony,

jeśli naprawdę chcemy, możemy dorzucić więcej spotkań, więcej

rzeczy do zrobienia”. „Nie” odpowiedział stary profesor, „To nie o to

chodziło”.

„Wielka prawda, którą przedstawia to doświadczenie, jest następu-

jąca: jeśli nie włożymy kamieni jako pierwszych do dzbana, póź-

niej nie będzie to możliwe”. Zapanowało głębokie milczenie, każdy

uświadomił sobie oczywistość tego stwierdzenia. Stary profesor za-

pytał ich: „Co stanowi kamienie w waszym życiu? Wasze zdrowie?

Wasza rodzina? Przyjaciele? Zrealizowanie marzeń? Robienie tego,

co jest waszą pasją? Uczyć się? Odpoczywać? Dać sobie czas...?

Albo jeszcze coś innego?”.

„Należy zapamiętać, że najważniejsze jest włożyć swoje KAMIENIE

jako pierwsze do życia, w przeciwnym wypadku ryzykujemy prze-

granie... własnego życia.

Jeśli damy pierwszeństwo drobiazgom (żwir, piasek), wypełnimy

nimi życie i nie będziemy mieć wystarczająco dużo cennego czasu,

by poświecić go na ważne sprawy. Zatem nie zapomnijcie zadać so-

bie pytania: Co stanowi kamienie w moim życiu? Następnie, włóżcie

je na początku do waszego dzbana (życia)”. Stary profesor przyja-

cielskim gestem pozdrowił audytorium i powoli opuścił salę.

7 sposobów na skuteczne zarządzanie czasem

Skuteczne zarządzanie czasem wymaga zmian w zachowaniu i sposobie myśle-

nia. Perfekcji w organizacji czasu nie osiągniesz od razu, wymaga ona bowiem

praktyki i konsekwencji w działaniu. Nie odkładaj tego jednak na później, bo

jest to jedno z zadań ważnych i pilnych – nauczyć się zarządzać własnym cza-

sem.

www.poradnikmenedzera.pl

Raport: Zarządzanie czasem

Skorzystaj z 7 sposobów, które pomogą Ci w skutecznym zarządzaniu czasem.

Warto:

1) znaleźć swoich „złodziei czasu”,

2) wyznaczyć cel swojego działania,

3) podzielić zadania na pilne, mniej pilne, ważne, mniej ważne,

4) organizować swój dzień,

5) korzystać z ułatwień w organizacji czasu (terminarze, programy komputerowe,

nowe usługi oszczędzające czas),

6) utrzymywać porządek,

7) mieć pozytywne nastawienie do wykonywanych zadań.

Złodzieje czasu

Aby właściwie gospodarować czasem, należy odnaleźć swoich „złodziei czasu”.

Każdy z nas ich ma. Warto zapytać najbliższych współpracowników lub rodzinę,

co powinieneś zmienić w organizacji Twojego czasu. Dowiedz się, co ich zdaniem

sprawia, że nie możesz zdążyć z terminem, żyjesz w pośpiechu, często się spóź-

niasz, zapominasz dokumentów. Ich zdanie – patrzą przecież z boku – może być

zupełnie inne niż Twoje i pozwoli Ci na właściwą ocenę sytuacji.

Oto najczęściej spotykani „złodzieje czasu” i sposoby radzenia sobie z nimi.

Zbyt dużo materiałów

Na pewno zdarza się, że wchodzisz do pracy i widzisz stertę korespondencji,

mnóstwo kopert, folderów, wydruków, opracowań, gazet. W poczcie elektronicz-

nej kilkadziesiąt listów, najczęściej z kilku ostatnich dni, bo nie zdążyłeś tego

przejrzeć.

Co możesz zrobić w takiej sytuacji? Otóż:

– zleć komuś przeglądanie i segregowanie poczty; niech sprawy, których nie

musisz załatwiać osobiście, traiają do innej osoby;

– jeśli nie masz komu zlecić przeglądania poczty, przeglądaj ją szybko, segre-

gując na: ważne, do przekazania innym osobom, do przejrzenia w wolnym

czasie, do kosza;

– zrezygnuj z prenumeraty gazet, których nie masz czasu czytać; w wolnych

chwilach odwiedź strony internetowe czasopism lub kup gazetę;

– poznaj techniki szybkiego czytania;

– zastanów się, czy nie jesteś osobami wytwarzającymi nadmiar materiałów;

jeśli tak jest, zmień tę sytuację. Nie powielaj i nie rozsyłaj wszystkiego, co Ci

wpadnie w ręce (to dotyczy również materiałów elektronicznych, które – gro-

madzone – nie tylko skutecznie potraią zapchać komputer, ale również zabrać

kilkadziesiąt minut z każdego dnia).

www.poradnikmenedzera.pl

Raport: Zarządzanie czasem

Ktoś lub coś przeszkadza

Masz do wykonania pilną pracę, np. chcesz napisać sprawozdanie, usiłujesz za-

nalizować przedstawiony raport, szukasz rozwiązań ważnego problemu, a nagle

pracę przerywa telefon, wejście pracownika lub znajomy przychodzi ze sprawą,

która zajmuje kilkadziesiąt minut.

Aby takie zdarzenia nie odrywały Cię od pracy:

– przeproś, wyjaśniając, że nie masz teraz czasu, i zaproponuj inny termin

spotkania, rozmowy;

– naucz się wyłączać telefon, zamykać drzwi pokoju;

– sprawdź, w których godzinach jest do Ciebie najwięcej telefonów i interesan-

tów, planuj wtedy wykonywanie czynności łatwiejszych i mniej absorbujących,

takich, które jesteś w stanie w każdym momencie przerwać i kontynuować po

przerwie bez zbytniego zastanawiania się, na czym to właśnie skończyłeś.

Warto analizować przyczyny, dla których pracownicy często przychodzą do Cie-

bie ze swoimi kłopotami, gdyż dzięki temu uzyskasz więcej informacji na temat

Twoich podwładnych oraz spojrzysz obiektywnie na własny styl zarządzania.

Zbyt mało informacji

Często trudno jest podjąć właściwą decyzję, gdy masz zbyt mało informacji.

Oczywiście, możesz zdobyć potrzebne dane, ale zajmie Ci to sporo czasu.

Przykład 1

Połączenie telefoniczne z informacją kolejową może zająć cały dzień,

a przecież możesz skorzystać z rozkładu jazdy w Internecie, kupić

rozkład jazdy lub poprosić pracownika o sprawdzenie połączenia.

Przykład 2

Wybór właściwego dostawcy czy irmy usługowej pochłania jesz-

cze więcej czasu, ale możesz zlecić pracownikowi wyszukanie od-

powiednich informacji, przejrzeć prasę branżową, obejrzeć strony

internetowe itp.

Naucz się uzyskiwać potrzebne informacje, przeznaczając na to minimum czasu.

W tym celu:

l zwracaj się o pomoc do innych osób – zawsze pomyśl, kto może mieć potrzebne

informacje – raporty, opracowania itp.,

l przeglądaj prasę branżową, tam znajdziesz aktualne rozwiązania i pomoc,

l naucz się poszukiwać informacji w Internecie, znajdź strony zawierające naj-

potrzebniejsze informacje,

l zleć przygotowanie informacji na interesujący Cię temat komuś innemu.

www.poradnikmenedzera.pl

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: