Kiedy wystawia się noty korygujące.pdf

Kiedy wystawia siĘ noty korygujĄce?

1. Zasady wystawiania not korygujących

Noty korygujące - zgodnie z przepisem § 15 rozporządzenia w sprawie faktur - wystawiane są w przypadku gdy

w fakturze lub w fakturze korygującej wystąpiła pomyłka wiąŜąca się w szczególności z określeniem danych sprzedawcy

lub nabywcy lub oznaczeniem towaru albo usługi. Notą korygującą nie moŜna korygować pomyłek w pozycjach faktury

określonych w § 5 ust. 1 pkt 6-12, które dotyczą m.in.: jednostek miary, ilości, wartości, stosowanej stawki podatku. Nota

korygująca wystawiona zgodnie z regułami określonymi w powołanym przepisie ma status faktury.

Jest to dokument wystawiany nie przez dostawcę towaru czy wykonawcę usługi, ale przez nabywcę. Musi on zawierać

następujące elementy:

1) numer kolejny i datę jego wystawienia,

2) imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz

ich adresy i numery identyfikacji podatkowej,

3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w § 5 ust. 1 pkt 1-4,

4) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej,

5) określenie "NOTA KORYGUJĄCA".

Wystawiony zgodnie z powyŜszymi zasadami dokument nabywca przesyła wystawcy faktury pierwotnej lub faktury

korygującej wraz z kopią. JeŜeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem

osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej i potwierdzoną kopię tego dokumentu odsyła

wystawcy.

W kaŜdym innym przypadku, tj. gdy pomyłka polega np. na wpisaniu błędnej stawki podatku lub błędu w którejkolwiek

liczbowej pozycji faktury, dla dokonania korekty niezbędne jest wystawienie faktury korygującej, który to obowiązek

spoczywa - co do zasady - na sprzedawcy (wystawcy faktury pierwotnej).

2. Skutki wystawienia noty korygującej

Biorąc pod uwagę powyŜsze przepisy moŜna uznać, Ŝe notą korygującą poprawić moŜna nieistotne, niewielkie pomyłki

w dokumentacji dla potrzeb VAT. Chodzi tu o takie pomyłki, które nie mają wpływu na wysokość zobowiązania

podatkowego, czy zwrotu nadwyŜki podatku naliczonego nad naleŜnym. Dlatego teŜ znaczenie tego dokumentu wydaje

się stosunkowo niewielkie.

W niektórych jednak przypadkach wystawienie noty korygującej przez nabywcę wydaje się konieczne, aby mógł on

skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego. Sytuacja taka moŜe mieć miejsce wówczas, gdy dane dotyczące

nabywcy towaru (usługi) są na tyle nieprecyzyjne, iŜ mogą dać podstawę do postawienia zarzutu, Ŝe faktura pierwotna nie

dotyczy konkretnego podatnika.

Przykład

W Poznaniu pod tym samym adresem mają siedzibę dwie spółki - spółka cywilna i spółka z o.o. Obie spółki noszą nazwę

X. W listopadzie 2009 r. spółka cywilna X otrzymała fakturę VAT dokumentującą usługę transportową, w której jako

nabywcę wpisano "X - Spółka z o.o.", podając jednak pozostałe dane spółki cywilnej. W takim przypadku trudno

jednoznacznie stwierdzić, która spółka była nabywcą usługi, a zatem wystawienie noty korygującej wydaje się konieczne,

aby spółka cywilna mogła skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

3. Kiedy zamiast noty naleŜy wystawić fakturę korygującą?

W praktyce moŜe zdarzyć się sytuacja, w której konieczne jest skorygowanie wszystkich danych nabywcy. W sytuacji

gdy jako nabywca figuruje zupełnie inna firma, nie ma moŜliwości skorygowania tego błędu przy pomocy noty

korygującej. W takim przypadku zasadne jest wystawienie faktury korygującej, korzystając z przepisu § 14

rozporządzenia w sprawie faktur, który umoŜliwia korygowanie pomyłek "w jakiejkolwiek... pozycji faktury".

Niejednokrotnie błąd w danych nabywcy skutkuje tym, Ŝe faktura dociera do innego podmiotu, niŜ jej adresat. Fakturę

otrzymuje wówczas podmiot w ogóle tym faktem niezainteresowany, natomiast nabywca po pewnym czasie upomina się

o fakturę, która do niego nie dotarła.

Przykład

Podatnik wystawił fakturę VAT, którą wraz z towarem wysłał odbiorcy. JeŜeli oryginał faktury trafił (ze względu na błąd

w danych nabywcy) do innego podmiotu niŜ towar, to wystawca powinien wystawić fakturę korygującą na ten podmiot,

który otrzymał oryginał faktury, "zerując" transakcję. Faktura ta powinna zostać odebrana przez odbiorcę faktury

pierwotnej i potwierdzona przez niego. Równocześnie wystawca faktury powinien wystawić kolejną fakturę - na

rzeczywistego odbiorcę towarów lub usług.

Nie zawsze taka procedura będzie prosta do zrealizowania, poniewaŜ firma, która otrzymała pierwotną fakturę, nie jest

zainteresowana jej skorygowaniem. Skoro bowiem dostawa na jej rzecz nie miała miejsca - dla odbiorcy faktury nie jest

to dokument księgowy. Firmie nie będzie zaleŜało na odbiorze faktury korygującej i jej pisemnym potwierdzeniu.

JeŜeli natomiast faktura z błędnymi danymi nabywcy dotrze jednak w jakiś sposób do adresata, pojawia się kwestia

moŜliwości skutecznego jej skorygowania za pomocą noty korygującej. Skoro bowiem transakcja rzeczywiście miała

miejsce, zarówno dostawca, jak i nabywca istnieją i zgadzają się, Ŝe zaistniała pomyłka polegająca na błędnym określeniu

nabywcy - poprawienie takiego błędu przez samego nabywcę, w drodze wystawienia noty korygującej byłoby

najprostszym z rozwiązań i to - jak by się wydawało - dopuszczalnym w świetle obowiązujących przepisów. JeŜeli notą

korygującą moŜna poprawiać pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiąŜącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub

nabywcą, to powinna być moŜliwa równieŜ całkowita zmiana danych nabywcy. Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej

w Katowicach w interpretacji indywidualnej nr IBPP1/443-269/08/KG z dnia 22 lutego 2008 r. stwierdził, iŜ w podobnej

sytuacji całkowita zmiana danych nabywcy na fakturze moŜe nastąpić wyłącznie na podstawie faktury korygującej. Nie

dopuszcza zatem moŜliwości korekty tego błędu przy pomocy noty korygującej.

Przykład

Podatnik wystawił fakturę VAT z błędnymi danymi nabywcy i wysłał ją wraz z towarem. Faktura trafiła pomimo błędów

do właściwego nabywcy. W takim przypadku dostawca na Ŝądanie nabywcy powinien wystawić fakturę korygującą,

zmieniając dane nabywcy. Nabywca powinien potwierdzić odbiór faktury korygującej.

4. Kiedy nabywca, który wystawił notę moŜe odliczyć podatek naliczony?

Jeśli nabywca towarów nie ma wątpliwości, Ŝe faktura dotyczy transakcji, której on dokonał - to nie ma przeszkód, aby

odliczenie podatku naliczonego nastąpiło w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Nie ma wówczas

potrzeby oczekiwania na odliczenie podatku do momentu otrzymania potwierdzenia noty korygującej.

NaleŜy jednak zaznaczyć, Ŝe w niektórych przypadkach ze względów bezpieczeństwa podatnik wstrzymać się powinien

z odliczeniem podatku do chwili otrzymania potwierdzonej kopii noty korygującej. Jest to konieczne wtedy, gdy dane

dotyczące nabywcy towaru (usługi) są na tyle nieprecyzyjne, iŜ mogą dać podstawę do postawienia zarzutu, Ŝe faktura

pierwotna nie dotyczy danego podatnika.

Przykład

W Szczecinie przy ul. Pomorskiej mają siedzibę dwie firmy: prowadzona przez Jana K. jednoosobowa spółka z o.o.

i firma prowadzona przez Jana K. działającego jako osoba fizyczna. W listopadzie Jan K. prowadzący działalność jako

osoba fizyczna otrzymał fakturę VAT dokumentującą zakup usługi, w której w danych nabywcy znalazło się oznaczenie

Jan K. spółka z o.o. W takim przypadku naleŜałoby wstrzymać się z odliczeniem podatku naliczonego z takiej faktury

do czasu skorygowania danych nabywcy.

5. Czy podmiot niebędący podatnikiem VAT ma prawo wystawić notę korygującą?

Zasadniczo dokumentowanie wszelkich czynności opodatkowanych VAT dotyczy sytuacji, gdy wystawca dokumentu jest

podatnikiem VAT. Warto jednak zauwaŜyć, iŜ mimo Ŝe nota korygująca ma status faktury VAT, to ani ustawodawca

w przepisach ustawy o VAT, ani teŜ Minister Finansów w rozporządzeniu w sprawie faktur nie ograniczył kręgu

podmiotów uprawnionych do wystawiania noty korygującej, tak jak uczynił to w przypadku faktur VAT.

Na podstawie art. 106 ust. 8 pkt 3 ustawy o VAT, Minister Finansów upowaŜniony został do określenia przypadków,

w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty, niŜ wymienione w ust. 1 i 2 tego artykułu oraz określenia

szczegółowych warunków i zasad wystawiania faktur w takich przypadkach. Wykonaniem powyŜszej delegacji

ustawowej jest m.in. przepis § 15 rozporządzenia w sprawie faktur, który upowaŜnia nabywców towarów i usług

do wystawiania noty korygującej. Przepis ten nie zawiera Ŝadnego zastrzeŜenia co do właściwości czy teŜ statusu tego

nabywcy. MoŜna zatem przyjąć, Ŝe kaŜdy nabywca towaru czy usługi - a więc równieŜ i osoba fizyczna niebędąca

podatnikiem VAT - ma prawo do wystawienia noty korygującej.

W przepisie § 15 tego rozporządzenia mowa jest ogólnie o nabywcach, a zatem - zdaniem redakcji - nie wyklucza to

moŜliwości wystawienia noty korygującej przez podmiot niebędący podatnikiem VAT, a nawet przez osobę fizyczną,

która w ogóle nie prowadzi działalności gospodarczej.

Niestety, organy podatkowe wyraŜają w tej sprawie odmienne stanowisko, czego przykładem moŜe być interpretacja

indywidualna Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 22 lutego 2008 r., nr IBPP1/443-507/07, w której wprost określono,

Ŝe podmiot niebędący podatnikiem VAT czynnym nie ma prawa do wystawienia faktury zwanej notą korygującą.

6. Noty korygujące w formie elektronicznej

Podatnicy często mają wątpliwości, czy istnieje moŜliwość wystawienia noty korygującej w formie elektronicznej.

NaleŜy zatem podkreślić, Ŝe prawo do wystawienia takiej noty wynika z przepisu § 15 rozporządzenia w sprawie faktur.

W myśl § 15 ust. 7 tego rozporządzenia w przypadku not korygujących wystawianych w formie elektronicznej akceptacja

noty korygującej powinna być wyraŜona przez wystawcę faktury równieŜ w tej formie. Jedynie gdy przeszkody formalne

lub techniczne uniemoŜliwiają dokonanie akceptacji w powyŜszej formie, podatnik dokonuje akceptacji w formie podpisu

na czytelnym wydruku przesłanej mu noty.

Warto takŜe zauwaŜyć, Ŝe w przypadku otrzymania faktury elektronicznej zawierającej pomyłki dotyczące jakiejkolwiek

informacji wiąŜącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, nabywca moŜe

wystawić notę korygującą w formie papierowej. O tym, Ŝe istnieje taka moŜliwość przekonuje interpretacja indywidualna

Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 23 października 2008 r., nr ILPP2/443-676/08-2/GZ.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: