Kiedy e-mail. Kiedy telefon. Kiedy spotkanie.pdf

telefon? Kiedy spotkanie?

Autor: Judith Taylor

TĀumaczenie: Joanna Sugiero

ISBN: 83-7361-609-8

TytuĀ oryginaĀu : Communication at Work

Format: 121

Obecnie w typowym ľrodowisku pracy coraz powszechniej wykorzystuje siķ

elektroniczne ľrodki przekazu informacji. Wcale nie oznacza to, Ńe zdolnoľci

interpersonalne schodzĴ na margines. Wrķcz przeciwnie! KaŃdy z nas powinien

umieě skutecznie komunikowaě siķ z innymi, sprawnie posĀugujĴc siķ wspĀczesnymi

metodami i narzķdziami. Wybr wĀaľciwej formy komunikacji ma niebanalne

znaczenie dla wynikw Twojej pracy, a takŃe osiĴgania zaĀoŃonych celw.

KsiĴŃka omawia najwaŃniejsze sposoby porozumiewania siķ na gruncie zawodowym,

ksztaĀtuje i doskonali zwiĴzane z nimi umiejķtnoľci, takie jak:

¤ profesjonalna komunikacja;

¤ prowadzenie rozmw przez telefon;

¤ posĀugiwanie siķ sĀowem pisanym;

¤ komunikacja bezpoľrednia;

¤ etykieta uŃytkownika poczty e-mail.

Ten praktyczny przewodnik pomoŃe Ci stosowaě z powodzeniem wszystkie formy

komunikacji, jakie uznasz za potrzebne.

O autorze:

Judith Taylor kieruje WydziaĀem Szkolenia i Rozwoju Kadr na University College

w Londynie. Ma duŃe doľwiadczenie w pracy nad rozwijaniem zdolnoľci

interpersonalnych. Jest wspĀautorkĴ ksiĴŃki How to Design and Deliver Equal

Opportunities Training, opublikowanej przez wydawnictwo Kogan Page.

Kiedy e-mail? Kiedy

194, stron: 96

Spis treści

Wprowadzenie 7

Zmiany w pracy................................................................................. 7

1. Profesjonalizm i komunikacja w pracy 11

Profesjonalizm ................................................................................. 11

Komunikacja ....................................................................................12

2. Telefon 29

Wprowadzenie ................................................................................ 29

Znaczenie telefonu ......................................................................... 30

Cztery najważniejsze powody,

dla których korzystamy z telefonu............................................ 30

Co robić, a czego nie robić?............................................................35

Szkolenie pracowników ................................................................. 45

Podsumowanie................................................................................ 47

3. Skuteczne pisanie tekstów 49

Czytelność ....................................................................................... 50

Organizacja pracy podczas pisania ...............................................55

4. Komunikacja bezpośrednia 63

Poprawa komunikacji między pracownikami.............................63

Trening ............................................................................................. 67

Rozwiązywanie konfliktów ........................................................... 69

Zebrania ............................................................................................71

Negocjacje ........................................................................................ 78

Płeć.................................................................................................... 80

K IEDY E - MAIL ? K IEDY TELEFON ? K IEDY SPOTKANIE ?

5. Poczta e-mail 81

Zarządzanie pocztą elektroniczną ................................................81

Co wyjątkowego jest w e-mailach? ................................................ 83

E-mail i emocje................................................................................ 87

Wiadomości e-mail i stres.............................................................. 89

Profesjonalizm

i komunikacja w pracy

Profesjonalizm

Czytając wprowadzenie, miałeś okazję przekonać się, że istnieje

wiele sposobów na to, aby osiągnąć większą niezależność w pracy.

Większość z nas jest dumna ze swojej pracy i lubi wykonywać ją

dobrze. Jednak nie zawsze zdajemy sobie sprawę z tego, jakie

skutki może wywołać to, co robimy lub co mówimy do innych

osób. Za kontakt z klientami odpowiedzialni są najczęściej naj-

młodsi pracownicy firmy i to do nich należy wytworzenie pozy-

tywnego jej wizerunku. Takie kwestie jak standardy, oczekiwania,

autorytety, odpowiedzialność i kontrola powinny być wyraźnie

określone i przedstawione wszystkim pracownikom firmy. Do-

brym pomysłem jest również przeprowadzenie szkolenia, które-

go przedmiotem będzie praca nad zdobywaniem pewności siebie

oraz rozwijanie innych umiejętności.

Musimy wiedzieć, z kim się komunikujemy i dlaczego. W nie-

których okolicznościach przydatna jest umiejętność posługiwa-

nia się swobodnym stylem, ale pamiętaj, aby nigdy nie w zabrakło

w nim uprzejmości ani taktu. Nigdy nie zapominaj, że reprezen-

tujesz swoją firmę. Wrażenia, jakie wywołują poszczególni jej pra-

cownicy, przyczyniają się do kreowania jej ogólnego wizerunku —

jeżeli będzie on pozytywny, wszyscy na tym skorzystają.

K IEDY E - MAIL ? K IEDY TELEFON ? K IEDY SPOTKANIE ?

Praca samodzielna nie oznacza izolacji. Wręcz przeciwnie —

wymaga ona włożenia większego wysiłku w komunikację ze współ-

pracownikami, informowania ich na bieżąco, sprawienia, aby

poczuli się doceniani, a także podkreślenia wkładu każdego

z nich w osiągnięcie poszczególnych celów oraz w ogólny sukces

całej drużyny. Bardzo ważne jest, aby znaleźć czas na spotkania

z ludźmi i odbieranie telefonów przynajmniej co jakiś czas.

Równie ważne jest przeprowadzenie działań, które podwyższą

morale pracowników oraz tchną w nich ducha pracy zespołowej

i pozwolą uniknąć niebezpieczeństw związanych z izolacją.

Komunikacja

Ludzie w pracy komunikują się z bardzo różnych powodów, a czy-

nią to za pomocą mowy, pisma, komunikacji niewerbalnej, liczb,

rysunków i grafik. Wykorzystują także rozmaite media, takie jak

telefon czy poczta e-mailowa, organizują spotkania bezpośrednie,

wideokonferencje, piszą listy oraz notatki. Osoby posiadające wy-

sokie umiejętności komunikacyjne potrafią określić, jaki będzie

najbardziej odpowiedni sposób przekazania danej informacji.

Zawsze łatwiej jest krytykować umiejętności komunikowania

się u innych osób niż u siebie. Większość ludzi jest prawdopo-

dobnie przekonana, że są komunikatywni — to inni mają z tym

problem! Jednak powinni oni (zwłaszcza dyrektorzy) spojrzeć

krytycznie na swoje umiejętności komunikowania się z innymi

ludźmi i trochę nad nimi popracować.

Dobra komunikacja wymaga cierpliwości, umiejętności i po-

święcenia. Konieczne są:

♦ precyzja, aby wysyłać jasne, czytelnie sformułowane

wiadomości;

♦ wrażliwość na uczucia i opinie osoby, której przekazujemy

wiadomość;

♦ umiejętność przekazywania informacji (chodzi tu o to,

aby określone informacje przekazać w najbardziej

odpowiedni sposób).

Komunikujemy się po to, aby zrozumieć innych i żeby nas zro-

zumiano; jest to więc proces dwustronny. Polega on na tym, że

wiadomość jest wysyłana do odbiorcy, po czym następuje jej

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: