8

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Przykładowa

INSTRUKCJA  KANCELARYJNA

dla

SAMORZĄDOWYCH

OŚWIATOWYCH  JEDNOSTEK

ORGANIZACYJNYCH

Opracowano na podstawie instrukcji kancelaryjnych dla jednostek samorządu terytorialnego, będących załącznikami do niżej wymienionych rozporządzeń Prezesa Rady Ministrów:

·         Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112/99, poz. 1319 z późn. zm.).

·        Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160/98 poz. 1074
z późn. zm.).

·        Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160/98 poz. 1073 z późn. zm.).

Spis  treści

Rozdział I                               Postanowienia ogólne

Rozdział II                               Przyjmowanie i obieg korespondencji

Rozdział III                             Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym

Rozdział IV                          Czynności kancelaryjne sekretariatu

Rozdział V                               Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

Rozdział VI                Wewnętrzny obieg akt

Rozdział VII                    System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Rozdział VIII                        Załatwianie spraw

Rozdział IX                Wysyłanie i doręczanie pism

Rozdział X                             Przechowywanie akt

Rozdział XI                           Przekazywanie akt do składnicy akt

Rozdział XII                         Powielanie i publikowanie

Rozdział XIII                           Zbiory wspomagające

Rozdział XIV             Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Rozdział XV                      Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Załączniki

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1.

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w samorządowych oświatowych jednostkach organizacyjnych.

                     2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentów w jednostkach oświatowych.

                     3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję, z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową.

                     4. Postępowanie  z  dokumentami  stanowiącymi  tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy.

§ 2.

                     1. O wprowadzeniu instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych,
o których mowa w ust.1, rozstrzyga właściwy organ samorządowy, zarządzający oświatą
na danym terenie.

              2. W razie braku takiego rozstrzygnięcia decyzję o stosowaniu instrukcji podejmuje dyrektor jednostki.

§ 3.

Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:

1)     jednostka – samorządową oświatową jednostkę organizacyjną,

2)     dyrektor – kierownika jednostki,

3)     osoby funkcyjne – pracowników jednostki, którym powierzono stanowiska kierownicze,

4)     referent – pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,

5)     sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna dyrektora jednostki,

6)     sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

7)     akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, itp.) zawierającą dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

8)     poprzedniki – akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,

9)     korespondencja – każde pismo wpływające do jednostki lub przez nią wysłane,

10) aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

11) przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telefaksy itp.,

12) załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),

13) dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),

14) pieczęć urzędowa – pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą jednostki
w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,

15) pieczęć – stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne, do podpisu itp.,

16) paragrafy bez bliższego określenia – paragrafy niniejszej instrukcji,

17) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w jednostce,

18) rejestr kancelaryjny – zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

19) znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

20) znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy spraw,

21) punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy
w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem,

22) nośnik papierowy – arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,

23) nośnik informatyczny – dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

24) teczka aktowa (spraw) – teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służącą
do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,

25) czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej  do podpisu przez wystawcę,

26) rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt.

§ 4.

Przez Kodeks należy rozumieć – ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980r. Nr 9, poz. 26 z późn. zm.)    

§ 5.

1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

1)     przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

2)     prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

3)     sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

4)     wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5)     przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,

6)     udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób,

2. Czynności kancelaryjne w jednostkach wykonują:

1)     sekretariat,

2)     referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danych spraw,

3)     pracownicy sporządzający czystopisy.

Rozdział II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

§ 6.

1. Korespondencję służbową przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym. Nie przyjmuje się żadnej korespondencji prywatnej.

                     2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone
i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania.
W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokółu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

                     3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe i in.) sekretariat wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez dyrektora, sporządza o tym adnotację
w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem.
Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach – także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1.

                    4. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust.4, z wyjątkiem:

1)     adresowanych imiennie przesyłek służbowych, które przekazuje adresatom,

2)     wartościowych, lub stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

5. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach nieoznaczonych jako wartościowe pieniądze, i inne podobne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przekazuje dyrektorowi.

6. Po otwarciu koperty stwierdza się:

1)     czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2)     czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

8. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

1)     wartościowych, poufnych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

2)     dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

3)     w których brak nadawcy lub daty pisma,

4)     mylnie skierowanych,

5)     załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

6)     w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

9. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat daje na żądanie składającego pismo.

10. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

11. Na  każdej  wpływającej  na  nośniku  papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania
– na przedniej stronie koperty) pieczęć wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego.

12. Po wykonaniu czynności określonych w ust.1 – 11, sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje właściwym osobom.

13. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.

Rozdział III

Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym

§ 7.

           1. Dyrektorowi sekretariat przekazuje następującą korespondencję:

1)     adresowaną do dyrektora,

2)     dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,

3)     od organów naczelnych i centralnych, wojewody, kuratoriów i organów samorządu terytorialnego,

4)     zastrzeżoną dla dyrektora,

5)     dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania jednostki,

6)     skargi i wnioski dotyczące działalności jednostki lub jej pracowników,

7)     protokóły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w jednostce przez organy kontrolne.

2. Wicedyrektorowi sekretariat przekazuje korespondencję:

1)     imienne do niego adresowaną,

2)     dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji
i odpowiedzialności, pomiędzy dyrektorem, wicedyrektorem oraz pozostałymi osobami funkcyjnymi,

3)     zastrzeżoną dla wicedyrektora.

3. Pozostałym osobom funkcyjnym sekretariat przekazuje korespondencję:

1)     imiennie do nich adresowaną,

2)     dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji
i odpowiedzialności,

3)     zastrzeżoną dla wymienionej osoby funkcyjnej.

...