Wykład nr 2 – Metody i techniki pracy w administracji
Dr Piskorz -Ryń
Przyjmowanie i obieg korespondencji:
Def. Przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca itp. A także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleteksty i telefaksy. Każdy dokument bez zależności na formę.
Def. Korespondencja – każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd.
Standard wykonywania czynności administracyjnych zależy od efektywności administracji
Def. Załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim broszury czy książki)
Łączność załącznika z pismem możemy podzielić na:- fizyczną
- treściową
Wg nowej instrukcji kancelaryjnej – łączność treściowa załącznika z pismem, nie ma znaczenia fizyczne połączenie.
Def. Kancelaria – wewnętrzna komórka organizacyjna właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej.
Rola – wykonywanie czynności kancelaryjnych
Obieg korespondencji = KANCELARIA
· Przyjmowanie
· Rejestrowanie
· Podział korespondencji
· Wysyłanie korespondencji
Def. Sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna kierownika urzędu, jego zastępców lub kierowników wydziału urzędu gminy/starostwa powiatowego/urzędu wojewódzkiego. W przypadku powiatu i województwa dot. Też członków zarządu.
Etap 1
1. Pismo wpływa do urzędu:
· W formie papierowej
· W formie elektronicznej
2. Obowiązki pracownika kancelarii: Sprawdzenie stanu przesyłki oraz jej prawidłowe zaadresowanie
3. Decyzja w sprawie otwarcia przesyłki
Zasadą jest że przesyłki podlegają otwarciu
WYJĄTKI: (4)
- nie otwiera korespondencji gdy jest ona adresowana imiennie
- korespondencja jest tajemnicą służbową – powinien być list odpowiednio opisany
- przesyłki wartościowe
- na podstawie odrębnych przepisów jest zakaz otwierania korespondencji
Etap 2
4. Wstępne zapoznanie się z treścią przesyłki (pracownik musi wiedzieć gdzie ją przekazać, zgodnie z procedurą)
Kierownik rozstrzyga która korespondencja wpływa tylko do niego, a które trafiają przez niego do kierowników wydziału
W pierwszej kolejności pisma kierowane do kierownika urzędu:
- Pisma od organów naczelnych, centralnych;
- Skargi na pracowników;
- Wyniki kontroli;
5. Pracownik ma dokonywać rejestracji przesyłki. W programie lub dzienniku korespondencji
Na etapie kancelarii rejestruje się: OD KOGO JEST PISMO, KIEDY DOTARŁO, CZEGO DOTYCZY, KOMU PRZEKAZANO.
Powyższe czynności mają na celu udokumentowanie faktu wpłynięcia pisma do urzędu. (Dot. Tylko korespondencji podlegającej otwarciu)
Nie otwierana korespondencja:
- Podlega rejestracji ilościowej
- dokonuje się wstępnej rejestracji, oznacza się wpłyniecie pisma do urzędu, spisuje się informację o nadawcy z koperty, komu przekazano, poz. Czego dot. Pozostaje pusta. Ewentualnie może dojść do sprostowania nadawcy.
Korespondencja zarejestrowana w pełni trafia do właściwych osób, wydziałów, kierowników itp.
Pozostała korespondencja trafia do odpowiedniej jednostki.
System rejestracji:
- dziennikowy
- bezdziennikowy
· Rejestrowy – oznacza sprawę
· Bezrejestrowy
System rejestracji jest najistotniejszym zagadnieniem każdej instrukcji kancelaryjnej. Możliwe uporządkowanie, przyjęcie i wyszukanie korespondencji.
Def. Systemu dziennikowego – charakteryzuje się tym że rejestracji podlega każde pismo wpływające do urzędu lub w nim wytworzone
Dziennik korespondencji:
1/10 – pismo 1 w sprawie wyborów
2/10 – zmian nazwiska
3/10 – uzupełnienie dok. Dot. Zmiany nazwiska
BRAK ŁĄCZNOŚCI POMIĘDZY PISMAMI
System bezdziennikowy:
- Podlegają rejestracji sprawy a nie pisma
- rejestracja odbywa się w oparciu od JRWA
gfab