Fakturowanie
1. Kto i kiedy wystawia fakturę VAT
Cztery ogólne zasady wystawiania faktur VAT:
l Zasada nr 1. Prawo i obowiązek wystawienia faktury VAT posiada tylko podatnik, który został zarejestrowany przez naczelnika urzędu skarbowego jako „podatnik VAT czynny”.
l Zasada nr 2. Podatnik VAT czynny ma obowiązek wystawienia faktury VAT, która potwierdza dokonanie sprzedaży towarów i usług, w sytuacji gdy:
l miejscem opodatkowania czynności jest terytorium naszego kraju,
l miejsce opodatkowania czynności znajduje się poza terytorium naszego kraju, a dla tych czynności wystawca faktur nie został zarejestrowany jako podatnik VAT w innym kraju UE lub poza UE,
l Zasada nr 3. W obrocie krajowym obowiązek wystawienia faktury VAT nie wystąpi w przypadku, gdy sprzedaż została dokonana na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Wówczas faktura VAT jest wystawiana dopiero na żądanie tych osób. Wyłączenia tego nie stosuje się w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, które w każdym przypadku muszą być potwierdzone fakturami.
l Zasada nr 4. Jeżeli przed wydaniem towaru albo wykonaniem usługi podatnik otrzymał od podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą część należności (np. przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę na poczet dostawy towaru lub świadczenia usługi), to również ma obowiązek wystawienia faktury VAT, która potwierdza otrzymanie tej części należności. Od 1 grudnia 2008 r. podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych z tytułu zaliczek na poczet wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów.
Szczegółowe zasady wystawiania faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz. 1337, dalej: rozporządzenie o fakturach).
2. Faktura VAT
Ustawa o VAT oraz rozporządzenia wykonawcze do tej ustawy nie wprowadziły powszechnie obowiązującego wzoru faktury VAT. Wskazują natomiast na elementy, które taka faktura musi posiadać.
Od 1 grudnia 2008 r. obowiązują nieco zmienione i złagodzone zasady wystawiania faktur VAT (wzór nr 9).
Wzór nr 9. Przykład faktury VAT od 1 grudnia 2008 r.
Faktura VAT powinna zawierać:
l imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
l NIP sprzedawcy i nabywcy,
l numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”,
l dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury - a jeśli data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży. W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury,
l nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
l miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
l cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
l wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
l stawki podatku VAT,
l sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług - z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
l kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) - z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
l kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Poza wyżej wymienionymi elementami, które mają charakter obowiązkowy, sprzedawca może (lecz nie musi) określić w fakturze kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze. W takim przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.
W dalszym ciągu sprzedawca, który wystawia fakturę VAT, nie musi podawać na niej NIP nabywcy, jeżeli faktura ta dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych.
NIP nabywcy nie jest również elementem obowiązkowym faktury, jeśli jest ona m.in. wystawiana:
l nabywcy eksportowanych towarów,
l uprawnionym przedstawicielstwom dyplomatycznym i urzędom konsularnym oraz członkom personelu tych przedstawicielstw i urzędów, a także innym osobom zrównanym z nimi na podstawie ustaw, umów lub zwyczajów międzynarodowych,
l nabywcy, na którego rzecz jest dokonywana sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy, tj. dostawy wody, wywozu nieczystości, a także świadczenia usług sanitarnych i pokrewnych.
2.1. Co się zmieniło w treści faktury od 1 grudnia 2008 r.
2.2. W jakich terminach należy wystawiać faktury VAT
Termin wystawienia faktury pozostał niezmieniony. Fakturę VAT wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, a jeżeli podatnik określa na fakturze datę sprzedaży jako miesiąc i rok, wówczas fakturę należy wystawić nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.
Dla niektórych rodzajów czynności § 11 rozporządzenia o fakturach określa inny termin wystawienia faktury VAT niż określony wyżej. Chodzi tu o te czynności, w stosunku do których ustawodawca określił szczególny moment powstania obowiązku podatkowego. W przypadkach określonych w art. 19 ust. 10 i ust. 13 pkt 1-5 i 7-11, a także ust. 16a i 16b ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i jednocześnie nie wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem tego obowiązku.
Takie szczególne zasady udokumentowania dotyczą m.in.:
l świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiotelekomunikacyjnych, usług transportowych czy usług budowlanych, a także
l od 1 grudnia 2008 r. wydania towarów przez komitenta na rzecz komisanta oraz oddania gruntu w użytkowanie wieczyste.
Natomiast w przypadku, gdy podatnik świadczy usługi w zakresie:
l dostaw energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego,
l usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
l usług w zakresie rozprowadzania wody, w zakresie gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów, sanitarnych i pokrewnych
oraz zamieści na fakturze VAT informację, jakiego okresu rozliczeniowego ona dotyczy, wystawienie faktury VAT może nastąpić jeszcze wcześniej.
Jeżeli podatnik spełni obydwa warunki, tj. wykonuje ww. czynności i na fakturze wskaże okres rozliczeniowy, którego ta faktura dotyczy, to nie jest on ograniczony jakimkolwiek terminem początkowym wystawienia faktury. Wobec tego może ją wystawić nawet kilka miesięcy wcześniej.
3. Zaliczkowa faktura VAT
Otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT w dacie jej otrzymania. Wynika to z art. 19 ust. 11 ustawy o VAT, zgodnie z którym, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi sprzedawca otrzymał część należności (w szczególności m.in. zaliczkę), to wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania tej części należności.
W sytuacji gdy stroną wpłacającą zaliczkę jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą, podatnik ma obowiązek wystawienia faktury VAT, która dokumentuje otrzymanie części należności (wzór nr 10). Fakturę VAT powinien on wystawić w ciągu 7 dni, licząc od dnia, w którym otrzymał od klienta zaliczkę na poczet dostawy towarów lub wykonania usług. Przy czym obowiązek podatkowy z tego tytułu powstanie niezależnie od terminu wystawienia tej faktury. Otrzymanie zaliczki jest czynnością, która zobowiązuje do rozliczenia podatku należnego zawartego w otrzymanej kwocie w dacie powstania obowiązku podatkowego, tj. w dacie otrzymania należności.
Wzór nr 10. Faktura zaliczkowa
Nie każde otrzymanie zaliczki powoduje obowiązek wystawienia faktury VAT i rozliczenia podatku należnego. Otrzymanie zaliczki nie jest samoistną, odrębną czynnością podlegającą opodatkowaniu, lecz jest integralnie związane z czynnością opodatkowaną (dostawą towaru, świadczoną usługą), na poczet której została uiszczona.
W kontekście obowiązku opodatkowania otrzymanych zaliczek warto mieć na uwadze orzeczenie ETS z 21 lutego 2006 r. w sprawach połączonych: C-255/02 Halifax; C-223/03 University of Huddersfield; C-419/02 BUPA Hospitals, w którym Trybunał podkreślił, że z zaliczką opodatkowaną podatkiem VAT mamy do czynienia jedynie wtedy, gdy wszystkie elementy przyszłej dostawy czy usługi są już znane w chwili zapłaty zaliczki. Dla powstania obowiązku podatkowego przed faktycznym wykonaniem dostawy towarów lub świadczenia usług, wszelkie okoliczności mające znaczenie do zaistnienia obowiązku podatkowego w związku z przyszłym świadczeniem (w szczególności precyzyjne określenie przedmiotu takiej transakcji) muszą być znane już w momencie dokonania płatności zaliczkowej. Tym samym płatności za dostawy towarów i usług, które nie są określone w sposób wyraźny, nie podlegają opodatkowaniu VAT.
Przykład
Przedpłata dokonana (w kwocie ryczałtowej) na towary wskazane w sposób ogólny w wykazie, który może zostać w każdej chwili zmieniony za porozumieniem nabywcy i sprzedawcy - i z którego to wykazu nabywca może ewentualnie wybrać towary, na podstawie umowy, którą może on w każdej chwili jednostronnie rozwiązać (odzyskując w całości niewykorzystaną przedpłatę) - nie stanowi zaliczki podlegającej opodatkowaniu.
Faktura VAT, która potwierdza otrzymanie zaliczki podlegającej opodatkowaniu, powinna zawierać elementy wymienione w § 10 ust. 4 rozporządzenia o fakturach. Elementy faktury zaliczkowej wskazane w nowym rozporządzeniu pozostały niezmienione w stosunku do elementów tej faktury wymaganych na podstawie poprzedniego rozporządzenia.
Warto jednak zwrócić uwagę na daty. W wyniku zmian, które weszły w życie od 1 grudnia 2008 r., w przypadku wystawienia „zwykłej” faktury VAT, jeżeli data wystawienia faktury VAT i data sprzedaży są jednakowe - na fakturze uwzględniamy tylko datę wystawienia. Tymczasem podobna regulacja od dawna obowiązywała już przy dokumentowaniu otrzymanych zaliczek. Jeżeli data wystawienia faktury zaliczkowej pokrywa się z datą otrzymania zaliczki, to na fakturze podajemy tylko datę wystawienia. Gdy natomiast data otrzymania zaliczki i data wystawienia faktury są różne, to wówczas na fakturze zaliczkowej podajemy obie daty.
Wzór nr 11. Faktura końcowa
W przypadku faktur zaliczkowych zmiana, na którą trzeba zwrócić uwagę, wiąże się z dokumentowaniem zaliczek otrzymanych na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Zgodnie z § 10 ust. 2 rozporządzenia o fakturach, w przypadku otrzymania części lub całości należności przed dokonaniem WDT podatnik może (ale nie musi) wystawić fakturę potwierdzającą otrzymanie tej należności. Jeżeli podatnik, mimo braku takiego obowiązku, wystawi fakturę, to czynność ta spowoduje powstanie obowiązku podatkowego.
4. Faktura VAT-MP
Faktura VAT-MP (wzór nr 12) jest wystawiana przez podatnika, który wybrał kasową metodę rozliczania podatku VAT. Elementy pozwalające odróżnić fakturę VAT-MP wystawioną przez małego podatnika, rozliczającego VAT metodą kasową, od faktury VAT wystawionej na zasadach ogólnych, to:
l zastosowanie oznaczenia „FAKTURA VAT-MP” w miejsce oznaczenia „FAKTURA VAT”,
l obowiązkowe podanie terminu płatności należności określonej w fakturze.
W pozostałym zakresie faktura VAT-MP nie różni się od „zwykłej” faktury VAT.
Wzór nr 12. Faktura VAT-MP
O ile sama faktura VAT-MP nie różni się istotnie od „zwykłej” faktury VAT, o tyle rozliczenie VAT wynikające z faktu wystawienia i otrzymania faktury VAT-MP zdecydowanie odbiega od zasad ogólnych.
Mały podatnik, który wybrał kasową metodę rozliczania podatku VAT, jest zobowiązany do stosowania odrębnych przepisów dotyczących zasad powstawania obowiązku podatkowego oraz sposobu rozliczania podatku naliczonego. W uproszczeniu podatnik ten rozlicza podatek należny od sprzedaży w kwartale, w którym uzyskał zapłatę należności, a podatek naliczony od dokonanych zakupów - w kwartale, w którym zapłacił za nabyte towary i usługi. Także podatnik VAT, który rozlicza VAT na zasadach ogólnych, otrzymując od swojego kontrahenta fakturę oznaczoną jako faktura VAT-MP, powinien zwrócić uwagę na moment odliczenia podatku naliczonego z tej faktury. Zgodnie z § 18 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz. 1336), w przypadku nabycia towarów i usług udokumentowanych „FAKTURA VAT-MP”, podatnik VAT rozliczający podatek na zasadach ogólnych (lub podatnik, który wybrał kwartalną metodę rozliczeń, inną niż kasowa) może odliczyć podatek VAT określony w tej fakturze, w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym:
l uregulował część należności na rzecz podatnika rozliczającego się metodą kasową - w tej części,
l uregulował w całości należność na rzecz tego podatnika,
l przypada 90. dzień od dnia otrzymania towaru lub wykonania usługi, w przypadkach innych niż wyżej określone.
Podatnik, który posiada status małego podatnika i rozlicza VAT za okresy kwartalne (nie stosuje metody kasowej), 23 stycznia 2009 r. otrzymał fakturę VAT-MP dokumentującą zakup towaru o wartości 1000 zł netto + 220 zł podatku VAT. Towar otrzymał 20 stycznia 2009 r., co potwierdza data sprzedaży na fakturze VAT-MP. Podatnik 10 lutego 2009 r. uregulował 40% należności, która wynika z faktury VAT-MP. W związku z tym ma on prawo do odliczenia podatku naliczonego, który wynika z otrzymanej faktury VAT-MP:
l w kwocie 220 zł x 40% = 88 zł w deklaracji VAT za I kwartał 2009 r.,
l w kwocie 220 zł x 60% = 132 zł w deklaracji VAT za II kwartał 2009 r. - jeśli w I kwartale 2009 r. nie dokona zapłaty pozostałej części należności, która wynika z otrzymanej faktury VAT-MP. Wówczas VAT naliczony zawarty w niezapłaconej części należności podatnik może odliczyć najpóźniej w rozliczeniu za okres, w którym przypada 90. dzień, licząc od dnia otrzymania towaru.
5. Faktury wystawiane dla zagranicznych kontrahentów
Od 1 grudnia 2008 r. obowiązują nowe przepisy w zakresie przeliczania na złote faktur wystawionych w walucie obcej. Zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej - przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (do 30 listopada 2008 r. przeliczenia należało dokonać według kursu średniego waluty obcej na dzień wystawienia faktury, jeśli została ona wystawiona w terminie). Zmiana ta jest podyktowana dostosowaniem zasad przeliczania walut obcych na walutę polską obowiązujących w podatku dochodowym.
Firma dokonała sprzedaży towarów dla zagranicznego kontrahenta 22 stycznia 2009 r. i w tym samym dniu wystawiła fakturę VAT.
Obowiązek podatkowy w WDT powstaje z chwilą wystawienia faktury - nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik dokonał dostawy towarów. W związku z tym do przeliczenia kwoty należności wynikającej z wystawionej faktury podatnik zastosuje kurs średni waluty obcej z 21 stycznia 2009 r.
Zmiana przepisów ustawy o VAT nie wyeliminuje niestety przypadków, w których podatnik do wyceny kwoty wyrażonej w walucie obcej nadal będzie musiał stosować różne kursy na potrzeby podatku dochodowego i podatku VAT. Taka sytuacja będzie miała miejsce w każdym przypadku, w którym dzień powstania przychodu w podatku dochodowym będzie różny od dnia powstania obowiązku podatkowego w VAT.
W sytuacji gdy - zgodnie z przepisami ustawy o VAT lub przepisami wykonawczymi do ustawy - podatnik może wystawić fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego i wystawi ją w przewidzianym przepisami terminie, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej na tej fakturze, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.
Firma wykonuje roboty budowlane na terytorium Szwecji. 15 stycznia 2009 r. podatnik przekazał wykonane roboty zagranicznemu kontrahentowi, który odebrał je na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Polski przedsiębiorca wystawił fakturę 19 stycznia 2009 r., natomiast zapłatę należności z niej wynikającą otrzymał 2 lutego 2009 r.
Obowiązek podatkowy powstał 2 lutego 2009 r. Do przeliczenia należności wynikającej z wystawionej faktury VAT podatnik zastosuje średni kurs waluty obcej z 16 stycznia 2009 r. (ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury).
5.1. Dokumentowanie usług, dla których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium kraju
Każdego podatnika obciąża obowiązek udokumentowania zdarzeń gospodarczych, w tym również tych, które są opodatkowane poza terytorium naszego kraju, co wynika z art. 106 ust. 2 ustawy o VAT.
O tym, czy usługa powinna zostać opodatkowana w Polsce czy podlega opodatkowaniu poza jej terytorium, decyduje miejsce świadczenia usługi, które wynika z art. 27 i art. 28 ustawy o VAT. Nie w każdym przypadku miejsce faktycznego wykonania usługi jest tożsame z miejscem jej opodatkowania. Przepisy określają bowiem również przypadki, w których usługę uznaje się za wykonaną w danym miejscu (kraju), mimo że faktycznie została wykonana na innym terytorium. Dlatego w każdym przypadku należy precyzyjnie określić miejsce świadczenia danej usługi na podstawie wskazanych przepisów. Sposób udokumentowania czynności, dla których miejsce opodatkowania zostało określone na terytorium innego państwa członkowskiego lub terytorium państwa trzeciego, wynika z § 25 rozporządzenia o fakturach.
Polski podatnik, który dokonał dostawy lub świadczył usługę, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego (jeżeli dla tych czynności podatnik wystawiający fakturę nie jest zidentyfikowany dla podatku od wartości dodanej lub - w przypadku terytorium państwa trzeciego - podatku o podobnym charakterze), ma obowiązek stosować krajowe przepisy dotyczące wystawiania faktur VAT - w szczególności wynikające z rozporządzenia o fakturach. Faktury wystawione w celu udokumentowania usług, dla których miejsce świadczenia jest określone poza terytorium Polski (wzór nr 13), mogą nie zawierać wszystkich elementów, które musi zawierać „zwykła” faktura VAT.
Wzór nr 13. Faktura VAT na udokumentowanie usług opodatkowanych poza terytorium kraju
Faktura VAT, która potwierdza wykonanie usług opodatkowanych poza terytorium naszego kraju:
l powinna zawierać dane określone w § 5 rozporządzenia o fakturach - z wyjątkiem stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem,
l może nie zawierać NIP nabywcy.
Natomiast w sytuacji, gdy faktura VAT potwierdza wykonanie usług opodatkowanych poza terytorium naszego kraju, a nabywca usługi (będący podatnikiem podatku od wartości dodanej) jest zobowiązany do rozliczenia podatku z tytułu nabycia tej usługi, faktura powinna zawierać:
l dane określone w § 5 rozporządzenia o fakturach - z wyjątkiem stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem,
l numer, pod którym nabywca usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej na terytorium kraju, w którym ta usługa będzie podlegać opodatkowaniu,
l informację, że do rozliczenia podatku zobowiązany jest nabywca usługi lub odesłanie do odpowiedniego przepisu dyrektywy, na podstawie którego zobowiązany do rozliczenia tego podatku jest nabywca usługi.
Polska firma wynajęła maszynę duńskiemu kontr...
biker_pawek