Księgowy w biurze rachunkowym - usługowo prowadzący księgi rachunkowe
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych należy do zawodów certyfikowanych. Osoby z wykształceniem wyższym spełniającym ustawowe wymagania i posiadające określoną praktykę w księgowości otrzymują certyfikat księgowego bez egzaminu kwalifikacyjnego. Jednak zasady przyznawania certyfikatu znacznie się zmienią od 1 stycznia 2009 r.
1. Zasady obowiązujące do końca 2008 r.
Najpierw przedstawimy stan obecny, a następnie zmiany, jakie wejdą w życie od 1 stycznia 2009 r. Aktualnie warunki otrzymania certyfikatu księgowego reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 120, poz 1022 ze zm.).
1.1. Kto może usługowo prowadzić księgi rachunkowe
UWAGA!
Do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez konieczności ubiegania się o certyfikat są uprawnione osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.
1.2. Kto może uzyskać certyfikat księgowy
Certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą uzyskać osoby, które spełnią co najmniej jeden z poniższych warunków:
l udokumentowały trzyletnią praktykę w księgowości oraz posiadają wykształcenie wyższe magisterskie uzyskane na jednym z kierunków ekonomicznych o specjalności rachunkowość, w jednostkach organizacyjnych uprawnionych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,
l udokumentowały trzyletnią praktykę w księgowości, posiadają wykształcenie wyższe magisterskie lub równorzędne oraz ukończyły studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w jednostkach organizacyjnych uprawnionych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,
l udokumentowały dwuletnią praktykę w księgowości, posiadają wykształcenie co najmniej średnie oraz złożyły z wynikiem pozytywnym egzamin sprawdzający kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy.
Wykaz jednostek organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych (zgodnie z Obwieszczeniem Przewodniczącego Centralnej Komisji do Spraw Tytułu Naukowego i Stopni Naukowych z 18 grudnia 2002 r. w sprawie wykazu jednostek organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopni naukowych, wraz z określeniem nazw nadawanych stopni naukowych) jest opublikowany w M.P. z 2003 r. nr 2, poz. 19 oraz zamieszczany w celach informacyjnych na stronie: www.pan.pl/ck/.
1.3. Co jest uważane za „praktykę w księgowości”
Do uzyskania certyfikatu księgowego konieczne jest odbycie dwuletniej, odpowiednio udokumentowanej praktyki w księgowości. Za praktykę w księgowości uważa się wykonywanie - na podstawie stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem ewidencji własnej działalności gospodarczej - czynności:
l o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2, 4 lub 5 ustawy o rachunkowości, na zasadach w niej określonych, tj. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym; wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego; sporządzanie sprawozdań finansowych; lub
l w ramach badania sprawozdania finansowego, pod nadzorem biegłego rewidenta.
1.4. Jak udokumentować praktykę w księgowości
Praktykę należy udokumentować oryginałami lub uwierzytelnionymi notarialnie kopiami świadectw pracy lub zaświadczeń od pracodawcy. W przypadku gdy ze świadectwa pracy nie wynika, że został spełniony wymóg praktyki, dokumentem potwierdzającym praktykę jest zaświadczenie pracodawcy potwierdzające wykonywanie powyższych czynności. Zaświadczenie od pracodawcy powinno określać formę zatrudnienia, okres zatrudnienia, zajmowane stanowisko, a także - jeśli nie wynika to z innych dokumentów - zakres czynności wykonywanych przez wnioskodawców i opis stanowiska.
W przypadku pracownika jednostki gospodarczej, która nie ma obowiązku stosowania ustawy o rachunkowości, a mimo to prowadzi pełne księgi rachunkowe, warto zadbać też o to, by w celu potwierdzenia praktyki uzyskać od pracodawcy zaświadczenie potwierdzające formę ewidencji prowadzonej przez jednostkę.
WZÓR. Zaświadczenie potwierdzające posiadanie praktyki w księgowości
1.5. Kiedy złożyć podanie o zakwalifikowanie do egzaminu
Podanie należy złożyć nie później niż 14 dni przed egzaminem. Podania składane po upływie tego terminu są kwalifikowane na kolejny egzamin. Możliwe jest jednak zakwalifikowanie na egzamin podań złożonych po terminie w sytuacji, gdy do egzaminu zostało zakwalifikowanych mniej niż 90 osób.
Podania o wydanie certyfikatu księgowego lub zakwalifikowanie do egzaminu i dołączone do nich załączniki nie podlegają opłacie skarbowej. Osoba zakwalifikowana do egzaminu uiszcza opłatę egzaminacyjną na rachunek bankowy wskazany przez organizatora egzaminu.
1.6. Jakie dokumenty złożyć
Osoba ubiegająca się o wydanie certyfikatu księgowego lub o zakwalifikowanie do egzaminu składa w Departamencie Rachunkowości Ministerstwa Finansów:
l podanie o wydanie certyfikatu księgowego lub o zakwalifikowanie do egzaminu, zawierające następujące dane osobowe: numer PESEL, a w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego numer i rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania;
l dokumenty potwierdzające praktykę w księgowości (świadectwo pracy lub zaświadczenie od pracodawcy) - kopie dokumentów powinny być uwierzytelnione przez notariusza;
l dokumenty, w tym dyplom lub świadectwo, potwierdzające posiadane wykształcenie - kopie dokumentów powinny być uwierzytelnione przez notariusza;
l oświadczenie, iż posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych, nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa popełnione umyślnie oraz za czyny określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości, a więc za niezgodne z prawem postępowanie podmiotów podlegających przepisom tej ustawy, czyli osób wykonujących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i biegłych rewidentów.
Wymagane dokumenty składa się w Departamencie Rachunkowości Ministerstwa Finansów, ul. Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa. Tam też, pod numerem tel. (022) 6944091 lub 6943358 w godz. 8.15 - 16.15, można otrzymać dodatkowe informacje dotyczące usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i egzaminu kwalifikacyjnego.
Podanie o wydanie certyfikatu księgowego powinno być rozpatrzone w ciągu dwóch miesięcy. Jeżeli termin ten nie może być dotrzymany, wyznaczany jest nowy, o czym wnioskodawca jest informowany. Zasady te wynikają z tego, że w procedurze wydawania certyfikatów uprawniających do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są stosowane terminy określone w Kodeksie postępowania administracyjnego. Przesunięcie terminu wiąże się najczęściej z tym, że złożona dokumentacja jest niekompletna. W takim przypadku wnioskodawca otrzymuje pisemną informację o konieczności uzupełnienia dokumentów.
1.7. Egzamin
Informacje o terminie i miejscu przeprowadzania egzaminu są ogłaszane w dwóch dziennikach o zasięgu ogólnopolskim, co najmniej na 30 dni przed terminem egzaminu. Egzamin składa się ze 160 pytań w formie testu jednokrotnego wyboru oraz trzech zadań sytuacyjnych. Każde pytanie testu jest oceniane według następujących zasad:
l odpowiedź prawidłowa - dwa punkty,
l odpowiedź nieprawidłowa - minus jeden punkt,
l brak odpowiedzi - zero punktów.
Wynik testu stanowi sumę punktów dodatnich, uzyskanych za prawidłowe odpowiedzi, pomniejszoną o punkty ujemne za odpowiedzi nieprawidłowe. Natomiast każde zadanie sytuacyjne jest oceniane w skali od 0 do 10 punktów. Warunkiem zdania egzaminu jest uzyskanie co najmniej 192 punktów z testu (z 320 możliwych do uzyskania) oraz co najmniej 18 punktów za rozwiązanie zadań sytuacyjnych (z 30 możliwych do uzyskania). Ocena zadania sytuacyjnego uwzględnia zwłaszcza spójność odpowiedzi, stopień rozwiązania zadania oraz znajomość przepisów prawa. Zaliczenie tylko jednego z elementów egzaminu (testu lub części zadaniowej) nie powoduje zaliczenia całego egzaminu.
1.8. Zakres wiedzy potrzebnej do egzaminu
Zakres zagadnień objętych egzaminem sprawdzającym kwalifikacje osób ubiegających się o uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Wykaz osób posiadających certyfikat księgowy jest publikowany w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów oraz zamieszczany w celach informacyjnych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
Zakres zagadnień objętych egzaminem sprawdzającym kwalifikacje osób ubiegających się o uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Kursy przygotowujące do egzaminu na certyfikat księgowy oferuje wiele instytucji szkoleniowych, np.:
l INFOR Training (www.forum-rachunkowosc.pl),
l Stowarzyszenie Księgowych w Polsce,
l Instytut Rachunkowości i Podatków Sp. z o.o. (www.irip.pl),
l Fundacja Rozwoju Rachunkowości w Polsce (www.frr.pl),
l TaxAll Sp. z o.o. (www.olenka.pl).
Zawsze warto sprawdzić, czy firma oferująca nam szkolenia działa na podstawie wpisu do ewidencji placówek kształcenia ustawicznego kuratorium oświaty lub ewidencji wojewódzkiego urzędu pracy, co daje gwarancję wysokiej jakości usług.
1.9. Test umiejętności dla obywateli państw unijnych
Usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych w Polce mogą zajmować się również obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej. Warunkiem jest zdanie tzw. testu umiejętności.
Zagadnienie to reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 14 kwietnia 2003 r. w sprawie testu umiejętności przeprowadzanego w celu uznania nabytych przez obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej kwalifikacji do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 80, poz. 724), które obowiązuje od 1 maja 2004 r. Rozporządzenie określa warunki, sposób i tryb przeprowadzania testu umiejętności oraz oceny umiejętności wykazanych przez obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej, którzy nabyli w tych państwach, poza granicami Polski, kwalifikacje do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Minister Finansów może zobowiązać wnioskodawcę - obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej, w drodze postanowienia, do przystąpienia do testu umiejętności. W postanowieniu jest podawany szczegółowy zakres testu umiejętności, który jest ustalany indywidualnie dla każdego wnioskodawcy, z uwzględnieniem istniejących różnic między posiadanymi przez wnioskodawcę a wymaganymi w Polsce kwalifikacjami do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Test umiejętności, w języku polskim, w formie pisemnej, przeprowadza Komisja Egzaminacyjna powołana przez Ministra Finansów. W czasie testu wnioskodawca może korzystać z przepisów prawa opublikowanych w dziennikach urzędowych lub zawartych w zbiorach przepisów bez komentarzy oraz z urządzeń ułatwiających liczenie (kalkulatorów), z wyjątkiem urządzeń posiadających funkcje gromadzenia, przetwarzania i przenoszenia danych. Test składa się z nie więcej niż 60 pytań w formie testu jednokrotnego wyboru oraz 3 zadań sytuacyjnych i trwa nie dłużej niż 3 godziny. Każde pytanie testu jednokrotnego wyboru jest oceniane według takich samych zasad jak egzamin o certyfikat księgowy. Błędy stylistyczne i gramatyczne popełnione przez obywatela państwa unijnego w teście umiejętności nie podlegają ocenie, jeżeli nie wpływają na stopień zrozumienia odpowiedzi. Warunkiem zdania testu umiejętności jest uzyskanie co najmniej 60% maksymalnej liczby punktów z testu jednokrotnego wyboru oraz 60% maksymalnej liczby punktów z zadań sytuacyjnych. Wynik testu umiejętności jest podstawą do wydania decyzji w sprawie uznania kwalifikacji do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej będą mogli usługowo prowadzić księgi rachunkowe na terenie naszego kraju po zdaniu tzw. testu umiejętności, przeprowadzanego w języku polskim.
1.10. Wzór certyfikatu księgowego stwierdzającego kwalifikacje niezbędne do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
uznany zgodnie z przepisami o zasadach uznawania nabytych w państwach członkowskich UE kwalifikacji do wykonywania zawodów regulowanych
2. Kto pyta, nie błądzi
l Czy za praktykę w księgowości może być uznane prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów?
Nie. Nie można mylić prowadzenia ksiąg rachunkowych, o których mowa w ustawie o rachunkowości z prowadzeniem ewidencji podatkowej (podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Ewidencja w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest stosowana w celu ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego i nie wiąże się z wykonywaniem czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2, 4 lub 5 ustawy o rachunkowości, do których odsyła rozporządzenie w sprawie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
l Czy zaświadczenie o prowadzeniu własnej działalności gospodarczej może być dokumentem potwierdzającym praktykę w księgowości?
Nie. Samo zaświadczenie, że prowadziło się własną firmę, nie jest wystarczające. Należy udowodnić wykonywanie określonych czynności związanych z prowadzeniem ewidencji własnej działalności gospodarczej (np. przez posiadanie zaświadczenia z urzędu skarbowego o formie prowadzenia ewidencji oraz przedstawienie zatwierdzonych sprawozdań finansowych). Potwierdzeniem tego typu rozumowania jest orzeczenie WSA w Warszawie (sygn. akt VI SA/Wa 1036/06), które dotyczyło odmowy przez Ministra Finansów uznania praktyki na podstawie jedynie zaświadczenia o prowadzeniu własnej działalności gospodarczej.
l Czy można odwołać się od wyniku egzaminu?
Tak. W przypadku gdy nie udało się zdać egzaminu lub kwestionuje się wynik egzaminu, można się odwołać. Odwołanie należy złożyć na piśmie nie później niż 14 dni od dnia ogłoszenia wyników. Komisja ma 30 dni od dnia otrzymania odwołania na podjęcie decyzji i powiadomienie uczestnika o podjętym rozstrzygnięciu.
l Czy można stracić raz nabyte uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych?
Tak. Osoby, które po otrzymaniu certyfikatu księgowego lub świadectwa kwalifikacyjnego uprawniającego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zostaną skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa popełnione umyślnie oraz za czyny określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości, nie są uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
l Czy posiadając certyfikat księgowy można prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?
Tak. Takie uprawnienia nadawała (właściwie do 31 grudnia br. nadaje) certyfikowanym księgowym ustawa z 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym, gdzie w art. 3a wskazuje się, że podmioty uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w tym osoby posiadające certyfikat księgowego) mogą wykonywać czynności polegające na:
l prowadzeniu, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielaniu im pomocy w tym zakresie,
l sporządzaniu, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielaniu im pomocy w tym zakresie.
Prawo to zostało ukonstytuowane nowelizacją ustawy o rachunkowości przez wprowadzenie do ustawy o rachunkowości regulacji dających uprawnienia certyfikowanym księgowym do wykonywania niektórych czynności doradztwa podatkowego.
Trzeba podkreślić, że prawo do prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów budzi ciągle jeszcze wiele emocji. Często Czytelnicy zwracają się z pytaniem, czy mogą powierzyć prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów osobie niemającej uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z kolei osoby, które czują się na siłach prowadzić takie księgi, lecz nie mają uprawnień na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, pytają, czy mogą to robić np. na podstawie umowy zlecenia z klientem, bo przecież podatkowa księga przychodów i rozchodów to nie księgi rachunkowe. Niestety, mimo że podatkowa księga przychodów i rozchodów jest dosyć prostym urządzeniem księgowym, nie wolno jej prowadzić bez uprawnień. Należy podkreślić, że osoby nieposiadające licencji na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, aby mogły prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, muszą posiadać uprawnienia doradcy podatkowego.
Ciągle jeszcze osoby zainteresowane prowadzeniem ksiąg mylą księgi podatkowe z księgami rachunkowymi. Pojęcia te nie są tożsame. Ordynacja podatkowa (art. 3 ust. 1 pkt 4-5) wskazuje, że za „księgi podatkowe” należy uznać: księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, natomiast za „deklaracje”: zeznania, wykazy i informacje.
Przepisy dotyczące usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wprowadzone rozporządzeniem Ministra Finansów z 18 lipca 2002 r., mają zastosowanie do ksiąg rachunkowych prowadzonych na podstawie ustawy o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości określa podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. W przypadku gdy dana osoba prowadzi te księgi usługowo na rzecz takiego podmiotu, obowiązują ją przepisy wymienionego wyżej rozporządzenia, a zatem musi posiadać licencję Ministerstwa Finansów na taką działalność.
Natomiast przepisy tego rozporządzenia nie mają zastosowania do podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów. W tym zakresie mają zastosowanie inne regulacje - mianowicie przepisy ustawy z 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (Dz.U. z 2002 r. nr 9, poz. 86 ze zm). Artykuł 2 ust. 1 pkt 2 tej ustawy stanowi, że prowadzenie w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie stanowi doradztwo podatkowe. Czynności doradztwa są zastrzeżone wyłącznie dla osób uprawnionych w rozumieniu tej ustawy. Prowadzenie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów stanowi więc czynności doradztwa podatkowego, które mogą prowadzić tylko podmioty określone przepisami ustawy o doradztwie podatkowym.
Podsumowując, osoby uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą prowadzić również księgi podatkowe: podatkową księgę przychodów i rozchodów i inne ewidencje. Natomiast osoby niemające licencji na taką działalność, aby prowadzić podatkowe księgi przychodów i rozchodów, muszą posiadać uprawnienia doradcy podatkowego.
Należy jednocześnie pamiętać, że podmiotom uprawnionym do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, niebędącym biegłymi rewidentami ani doradcami podatkowymi, nie wolno wykonywać czynności polegających na udzielaniu podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii i wyjaśnień z zakresu ich obowiązków podatkowych. Ustawa wyraźnie określa, że podmioty uprawnione zgodnie z odrębnymi przepisami do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą również wykonywać czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o doradztwie podatkowym, czyli:
l prowadzić, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, księgi podatkowe i inne ewidencje do celów podatkowych oraz udzielać im pomocy w tym zakresie,
l sporządzać, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznania i deklaracje podatkowe lub udzielać im pomocy w tym zakresie.
Ustawa o doradztwie podatkowym ostrzega, że wykonywanie czynności doradztwa podatkowego bez posiadanych do tego uprawnień (a więc np. prowadzenia księgi przychodów i rozchodów bez uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych) podlega grzywnie do 50 000 zł (art. 81 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym).
l Czy po uzyskaniu certyfikatu księgowego trzeba się ubezpieczyć od odpowiedzialności cywilnej?
Sam fakt uzyskania certyfikatu księgowego nie wymusza wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Obowiązek ubezpieczenia OC powstaje dopiero w dniu poprzedzającym rozpoczęcie wykonywania działalności:
l polegającej na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych lub
l w zakresie czynności doradztwa podatkowego stosownie do przepisów art. 3a ustawy o doradztwie podatkowym.
Rozporządzenie Ministra Finansów z 13 kwietnia 2005 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do wykonywania działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 61, poz. 537) wskazuje jedynie minimalną sumę gwarancyjną ubezpieczenia OC.
Trzeba przy tym pamiętać, że przez doradztwo podatkowe należy rozumieć wyłącznie te czynności, których wykonywanie jest dozwolone na podstawie ustawy o doradztwie podatkowym.
Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej jest zawierane na wypadek szkód wyrządzonych w następstwie działań lub zaniechań ubezpieczonego w związku z wykonywaną działalnością. Wysokość sumy gwarancyjnej powinna być zazwyczaj uzależniona od ryzyka ponoszonego przez firmę świadczącą usługi oraz od wymagań/oczekiwań klientów firmy.
l Czy obowiązkowe ubezpieczenie OC ciąży na biurze rachunkowym prowadzącym jedynie księgi podatkowe?
Tak. ...
biker_pawek