W tym rozdziale:
Pojęcie zasobów
Tworzenie listy zasobów
Modyfikowanie informacji o zasobach
Używanie zasobów i zadań
Koszty nietypowe
Człon „zarządzanie” pojęcia „zarządzanie projektem” sugeruje, że możliwe jest przewidywanie i przypuszczalnie sterowanie tym, co się dzieje w czasie realizacji projektu. W poprzednim rozdziale omówiono sposoby budowania zadań, które tworzą projekt. Teraz należy omówić kwestię zasobów potrzebnych do zrealizowania każdego zadania. Niektóre z zadań wymagają tylko ludzi, inne — również sprzętu.
Podczas tworzenia zasobów łatwo się zorientować, że łączą się z nimi różne czynniki. W miarę jak przydzielamy zasoby do zadania, program Microsoft Project automatycznie wylicza koszt projektu.
Zasobami są ludzie, dostawy oraz sprzęt, który umożliwia wykonanie zadań projektu. Nabycie zasobów kosztuje, dlatego ma wpływ na koszt całkowity. Efektywne zarządzanie projektem wymaga określenia zasobów i ich odpowiedniego przydzielenia do poszczególnych zadań. Zatem potrzebna jest wiedza, w jaki sposób program Microsoft Project wykorzystuje przydziały zasobów do wprowadzania zmian w czasie trwania i zakresie projektu.
Wskazówka
Jeżeli prawdopodobne jest wykorzystywanie tych samych zasobów przez różne projekty, to dobrą metodą jest umieszczenie ich w specjalnym projekcie, który nie będzie zawierał żadnych zadań. Możliwe jest wtedy wykorzystanie funkcji tworzenia i korzystania z puli zasobów oraz ich podział pomiędzy wiele projektów. Takie podejście umożliwia jednorazowe utworzenie zasobów i wielokrotne używanie ich w różnych projektach. Więcej informacji o puli zasobów znajduje się w rozdziale 10, a o zarządzaniu wieloma projektami — w rozdziale 17.
Określanie i przydzielanie zasobów służy osiągnięciu kilka celów:
· Umożliwia obserwację zadania wykonywanego przez zasoby, ponieważ program identyfikuje zasoby przypisane do każdego zadania.
· Umożliwia identyfikację potencjalnych braków w zasobach, które mogą spowodować przekroczenie terminów i wydłużenie czasu realizacji projektu.
· Umożliwia identyfikację niewykorzystanych zasobów. Powtórne ich przydzielenie może pozwolić na skrócenie harmonogramu.
Jeżeli, zgodnie z ustawieniem domyślnym, tworzone są zadania uzależnione od nakładów, to wielkość przydzielonych zasobów ma wpływ na czas trwania zadania. Na przykład, jeżeli do jakiejś pracy zostaną przydzielone dwie osoby, to zwykle zostanie ona wykonana w czasie krótszym, niż gdyby przydzielono do niej jedną osobę. Ale jakie są tego koszty? Czy użycie dodatkowych zasobów nie podnosi kosztów wykonania projektu? Tak, ale nie zawsze. Może się okazać, że ukończenie projektu w krótszym czasie (dzięki wykorzystaniu większej ilości zasobów) przyniesie oszczędność pieniędzy dzięki możliwości wykonania w zyskanym czasie innych projektów. Za ukończenie projektu przed terminem można też otrzymać premię.
Przy stosowaniu zadań uzależnionych od zasobów informacje dostarczane o zasobach program Microsoft Project wykorzystuje do obliczenia czasu trwania zadania, a w konsekwencji do obliczenia czasu trwania całego projektu. Jednakże, jeżeli stworzone zostanie zadanie o stałym czasie trwania (opis znajduje się w rozdziale 4.), to przy obliczaniu czasu trwania projektu program nie uwzględnia zasobów przydzielonych do tego zadania. Podobnie dzieje się, jeżeli do zadania nie zostaną przydzielone żadne zasoby, program wtedy oblicza harmonogram, wykorzystując tylko dostarczone informacje o czasie trwania zadania oraz jego współzależnościach.
Uwaga
Więcej informacji o czasie trwania zadań i współzależnościach znajduje się w rozdziale 4.
Przydzielenie do zadania zasobów może mieć wpływ na czas realizacji projektu, ponieważ wykonanie zadania nie może się rozpocząć, dopóki potrzebne zasoby nie będą dostępne. Do określania dni roboczych i godzin pracy zasobów program Microsoft Project używa kalendarza zasobów, ale ich dostępność zależy również od innych zadań, do których zasoby zostały przydzielone.
Jeżeli praca przydzielona zasobowi przekracza dostępny czas, Microsoft Project przydziela ten zasób do zadania i sygnalizuje, że ma on nadmierną alokację. Technika ta pozwala dostrzec problem i podjąć decyzję o sposobie jego rozwiązania.
Istnieje też opcja umożliwiająca przypisywanie zasobom kosztów w momencie ich określania. W następnym podrozdziale zatytułowanym „Tworzenie listy zasobów” zostanie wyjaśnione, w jaki sposób program Microsoft Project wykorzystuje dostarczane informacje o kosztach.
Po przypisaniu kosztów do zasobów i zasobów do zadań program Microsoft Project może obliczyć całkowity koszt projektu. Poza kosztami zależnymi od zasobów program Microsoft Project uwzględnia również koszty stałe, o których więcej informacji pojawi się pod koniec niniejszego rozdziału.
Przypisywanie kosztów umożliwia również kontrolowanie i zarządzanie pieniędzmi wydawanymi na projekt. Program pokazuje, gdzie i jak wydawane są pieniądze, dzięki czemu widać, w jaki sposób koszt projektu narasta, co w konsekwencji umożliwia zaplanowanie kwoty ostatecznej. Dostarczane przez program informacje dotyczące kosztów pomagają sprawdzić następujące dane:
· koszt zasobów i materiałów dla każdego zadania,
· koszt każdej fazy projektu, jak również koszt całego projektu.
Informacje o kosztach jednego projektu mogą pomóc w obliczeniach kosztów dla przyszłych projektów.
Program Microsoft Project daje możliwość wprowadzania zasobów kolejno, tzn. jednego po drugim, albo też wprowadzenia wszystkich (lub większości). Arkusz zasobów jest wyświetlany po kliknięciu przycisku Arkusz zasobów na pasku widoków (rys. 5.1) lub po wybraniu z menu Widok polecenia Arkusz zasobów.
Rysunek 5.1. Arkusz zasobów pokazuje listę zasobów dostępnych w projekcie
Nowość
W programie Microsoft Project 2000 można zdefiniować dwa rodzaje zasobów: zasoby ludzkie (nazwa „Praca”) i materiałowe. Zasoby ludzkie można było definiować już we wcześniejszych wersjach programu Microsoft Project. Zasoby materiałowe obejmują przedmioty zużywane do realizacji projektu.
Jeżeli do określania większości zasobów projektu wykorzystywany jest arkusz zasobów, to proces przydzielania zasobów przebiega o wiele szybciej, ponieważ nie ma konieczności ich tworzenia. Wykorzystanie arkusza jest też bezpieczniejsze; widok całej listy zasobów pomaga uniknąć dwukrotnego stworzenia tego samego zasobu. Na przykład po dwukrotnym wprowadzeniu tego samego zasobu, różniącego się jedną literą w nazwie, program widzi dwa różne zasoby, mimo że wystąpiła tylko pomyłka we wprowadzaniu nazwy.
Podstawowe informacje o zasobach można wprowadzić, wypełniając arkusz zasobów; klawisz Tab przesuwa kursor do kolejnych pól wiersza (komórek) tabeli. Na rysunku 5.1, przedstawiającym arkusz zasobów, nie są widoczne wszystkie jego kolumny opisane w tej części rozdziału; można je zobaczyć, używając paska przewijania.
Pole jest komórką tabeli, w którą wpisywana jest odpowiednia informacja. Wszystkie tabele i widoki formularzy zawierają pola. Możliwe jest dodawanie pól do tabeli oraz dostosowanie jej widoku do indywidualnych wymagań. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale 7.
Każde pole arkusza zasobów służy konkretnemu celowi:
· Wskaźniki. Nie można wpisać do tego pola żadnej informacji, ale czasami pojawiają się w nim ikony. Niektóre z nich są odpowiedzią na podejmowane działania. Na przykład w polu tym pojawia się wskaźnik nadmiernej alokacji zasobów. Innym przypadkiem powodującym pojawienie się wskaźnika jest wprowadzenie uwagi dotyczącej zasobu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszej części tego rozdziału, w podrozdziale „Dodawanie uwag do zasobów”.
Po naprowadzeniu wskaźnika na ikonę program wyświetla treść uwagi lub komunikatu.
· Nazwa zasobu. Zawiera nazwę zasobu. Jeżeli nazwa dotyczy człowieka, to można wpisać jego imię i nazwisko lub nazwę ogólną, na przykład Analityk 1, Analityk 2.
· Typ. W tej kolumnie określany jest typ zasobu, ludzki lub materiałowy. Zasób ludzki jest określony jako „Praca”.
· Etykieta materiału. Zasoby materiałowe można określić dowolną jednostką miary; można użyć minut jako jednostek odległości, metrów jako jednostek ilości tarcicy lub kilometrów jako jednostek zużytego paliwa.
· Inicjały. Należy wpisać inicjały zasobu lub zaakceptować proponowane przez Microsoft Project, który proponuje pierwsze litery nazwy. Przypisanie to pojawia się w każdym widoku, do którego dodano pole inicjałów. Zazwyczaj pojawia się nazwa zasobu, ale można to ustawić tak, aby widoczne były inicjały.
· Grupa. Przydział zasobów do grupy o podobnym charakterze, jak na przykład grupa zawodowa. Pole to można później wykorzystać do filtrowania lub sortowania i wyświetlania informacji o grupie (konkretnym zawodzie), a nie o konkretnym zasobie. Wystarczy wpisać nazwę, a grupa zostanie utworzona.
Należy upewnić się, że nazwa grupy, która ma być sortowana lub filtrowana, będzie wpisywana za każdym razem tak samo.
· Maks. jednostek. Program Microsoft Project wyraża ilość pracy zasobu jako procentowy udział w jednym przydziale. Na przykład 100% równa się jednej jednostce lub równoważnikowi jednego pełnoetatowego zasobu; 50% równa się połowie jednostki, lub połowie czasu pracy pełnoetatowego zasobu; 200% równa się dwóm zasobom pracującym na pełny etat.
· Stawka zasad. Stawka zasadnicza jest kosztem normalnej pracy zasobu. Program Microsoft Project domyślnie stosuje stawkę za godzinę; można jednak stosować stawkę za inne przedziały czasu (dla zasobów pracy mogą to być minuty, dni, tygodnie; dla materiałów można przyjąć stawkę za jednostkę określoną w kolumnie Etykieta materiału). Aby stosować przyrost czasu inny niż godziny, należy wpisać znak / i pierwszą literę słowa określającego przedział czasu. Na przykład do stosowania stawki dziennej należy wpisać /d za sumą, która ma określać stawkę.
· Stawka za nadg. Stawka za nadgodziny jest naliczana za godzinę pracy dodatkowej, ale można zmienić jej jednostkę czasu, podobnie jak stawki podstawowej.
· Koszt każdego wyk. (Koszt użycia) W tym polu określany jest koszt każdego użycia zasobu. Stawka ta dotyczy jednorazowego zastosowania zasobu, niezależnie od tego, przez jaki czas jest on wykorzystywany.
· Naliczanie. Pole to określa sposób naliczania kosztów zasobu w zadaniu według kosztów zasadniczych i za pracę w nadgodzinach. Poza opcjami Rozp. i Na końcu ustawieniem domyślnym jest opcja Proporcjonalnie.
¨ Jeżeli wybrana zostanie opcja Rozpoczęcie i zasób zostanie przydzielony do zadania, to program obliczy koszt tego zadania natychmiast po rozpoczęciu jego realizacji.
¨ Jeżeli wybrana zostanie opcja Na końcu i zasób zostanie przydzielony do zadania, to program obliczy koszt tego zadania natychmiast po zakończeniu jego realizacji.
¨ Jeżeli wybrana zostanie opcja Proporcjonalnie i zasób zostanie przydzielony do zadania, to program będzie naliczał koszt tego zadania w miarę realizacji zaplanowanych prac.
Jeżeli ustanowiony zostanie koszt użycia zasobu i przypisany on zostanie do zadania, to program zawsze nalicza ten koszt na początku wykonywania zadania.
· Kalendarz bazowy. Pole to określa kalendarz, którego program powinien używać do planowania zasobów. Wyznacza on czas pracy i czas wolny. W programie założono, że wszystkie zasoby używają tego samego kalendarza, ale — jak zostanie to wyjaśnione w dalszej części tego rozdziału — można tworzyć kalendarze grup zasobów, co może mieć zastosowanie przy pracy zmianowej. Można też modyfikować indywidualne kalendarze zasobów, aby uwzględnić urlopy lub inny okres, w którym zasoby nie będą dostępne (jak na przykład czas pełnienia obowiązków w komisji).
· Kod. Pole to może zostać wykorzystane jako znacznik dowolnej informacji dotyczącej zasobu, mającej postać skrótu. Na przykład, zakładając, że firma używa kodów działu księgowości, dobrym pomysłem jest umieszczenie w tych polach kodów wszystkich zasobów. Informacje o zasobach mogą być również filtrowane i sortowane według zawartości tych pól.
Po utworzeniu zasobu, program Microsoft Project wyświetla jego numer Id w pierwszej lewej kolumnie arkusza zasobów, po lewej stronie kolumny Wskaźniki.
Powyżej przedstawiono sposób szybkiego tworzenia zasobów przez ich wpisywanie do arkusza zasobów. Do uściślenia tak wpisanych informacji można wykorzystać okno dialogowe Informacje o zasobie.
Okno dialogowe Informacje o zasobie umożliwia wprowadzanie zmian do informacji o zasobach. Okno to można wyświetlić, klikając dwukrotnie wiersz zasobu w arkuszu zasobów lub wybierając z menu Projekt polecenie Informacje o zasobie. W oknie tym należy wybrać zakładkę Ogólne.
Większość informacji znajdujących się na tej zakładce została dostarczona przy tworzeniu zasobu w arkuszu, dlatego omówione zostaną tylko te pola zakładki, które nie były dostępne w arkuszu zasobów.
W polu E-mail (rys. 5.2) należy wpisać adres e-mail zasobu. Pole to musi zostać wypełnione, aby możliwe było wykorzystanie funkcji grupy roboczej programu Microsoft Project, która umożliwia jej członkom przydział, akceptację lub odmowę pracy przy użyciu komunikacji elektronicznej. Sposób komunikacji należy wybrać z listy rozwijanej w oknie Grupa robocza.
Jeżeli program obsługi poczty elektronicznej jest kompatybilny z MAPI, a adresy zasobów przechowywane są w książce adresowej, to po kliknięciu przycisku Szczegóły program Microsoft Project znajdzie ten adres. Można go wtedy skopiować z książki adresowej, zamknąć ją i po ustawieniu kursora w oknie E-mail wcisnąć jednocześnie klawisze Ctrl i V, aby wpisać adres do tego pola. Więcej informacji o obsłudze grupy roboczej znajduje się w rozdziale 15.
Załóżmy, że utworzono zasób o określonym zawodzie: lekarz internista (rys. 5.1). Dostępnych jest kilka osób, ale nie wszyscy są zawsze dostępni. Przy użyciu tabeli Dostępność zasobu (rys. 5.2) można wyznaczyć okresy, w których zasób jest dostępny. Na rysunku 5.2 pokazano sytuację, w której pięciu lekarzy jest dostępnych od 19 do 31 sierpnia, dwóch przez pierwsze dwa tygodnie września i pięciu od 16 września do 15 października.
Rysunek 5.2. Przy użyciu zakładki Ogólne okna dialogowego Informacje o zasobie można dodawać informacje o zasobie, takie jak adres e-mail lub dostępność
Program Microsoft Project 2000 daje możliwość tworzenie rozkładu pracy zasobu.
Po kliknięciu zakładki Uwagi okna dialogowego Informacje o zasobie otwierane jest puste okno tekstowe Uwagi (pokazane na rysunku 5.3), w które można wpisać dowolny tekst dotyczący zasobu, na przykład przypomnienie o nadchodzącym urlopie zasobu lub wyjaśnienie dotyczące jego dostępności.
Rysunek 5.3. Przy użyciu okna tekstowego można zapisać dowolne informacje dotyczące zasobu
Po wpisaniu tekstu należy kliknąć OK; po zamknięciu okna w kolumnie Wskaźniki arkusza zasobów pojawi się ikona sygnalizująca uwagę (rys. 5.4).
Rysunek 5.4. Aby przeczytać uwagę, nie trzeba ponownie otwierać okna dialogowego Informacje o zasobie; wystarczy naprowadzić wskaźnik myszki na ikonę uwagi, a jej treść zostanie wyświetlona
Jak powiedziano w rozdziale 3, do obliczania parametrów czasowych projektu program Microsoft Project używa kalendarza bazowego, nazywanego standardowym. Po stworzeniu zasobów projektu program używa tego kalendarza, (jeżeli nie wprowadzono zmian w oknie dialogowym Informacje o projekcie, to dzień pracy ma 8 godzin, a tydzień 40 godzin). Jak pokazano w poprzednim podrozdziale, można zmieniać czas dostępności zasobów oraz godziny ich pracy. Na przykład może być potrzebna zmiana godzin pracy zasobu, lub określenie czasu, w którym będzie on niedostępny z powodu urlopu czy podróży służbowej.
W całym projekcie obowiązuje kalendarz standardowy, a każdy z zasobów posiada swój własny kalendarz standardowy.
Jest możliwe, że zasób będzie niedostępny danego dnia lub nawet w ciągu kilku dni. Na przykład wszyscy lekarze interniści mogą pracować od 13:00 do 18:00. Do zmiany godzin pracy zasobu służy zakładka Czas pracy okna dialogowego Informacje o zasobie. Po dwukrotnym kliknięciu wiersza zasobu w arkuszu zasobów i otwarciu zakładki Czas pracy w otwartym oknie pojawia się kalendarz zasobu pokazujący zaznaczoną datę bieżącą. Legenda pokazana po lewej stronie okna dialogowego identyfikuje dni robocze, dni wolne, edytowane godziny pracy oraz wyjątki.
Przy użyciu standardowych metod obsługi systemu Windows należy wybrać dni, w których zasób będzie na urlopie.
Aby wybrać kolejne dni, należy kliknąć pierwszy z nich, a następnie, po wciśnięciu klawisza Shift, ostatni. Aby wybrać kilka niesąsiadujących ze sobą dni, należy klikać ich daty przy wciśniętym klawiszu Ctrl. Kliknięcie nazwy dnia tygodnia — np. sobota — powoduje wybranie tego dnia we wszystkich miesiącach.
Aby zmienić godziny pracy zasobu, należy kliknąć Niestandardowy czas pracy i dokonać zmian w oknach tekstowych Od i Do (rys. 5.5). Po kliknięciu następnej daty poprzednia zostaje podkreślona, co oznacza, że w tym dniu obowiązuje wyjątek od kalendarza standardowego (patrz rys. 5.6), zgodnie z legendą są to edytowane godziny pracy.
Aby uniknąć nadmiernej alokacji zasobu pracującego przez część dnia, należy codziennie bilansować zasoby. Więcej informacji o radzeniu sobie z nadmierną alokacją znajduje się w rozdziale 10.
Zasoby ludzkie biorą dni wolne od pracy i wyjeżdżają na urlopy, dlatego, aby uniknąć nadmiernej alokacji jakiejś osoby przez przydzielenie jej pracy w czasie urlopu, dni wolne muszą zostać zaznaczone w kalendarzu zasobu.
Należy kliknąć dwukrotnie zasób, aby otworzyć okno dialogowe Informacje o zasobie i wybrać zakładkę Czas pracy. Odnaleźć daty, które powinny zostać zablokowane na czas urlopu, używając paska przewijania obok kalendarza. Po zaznaczeniu każdej z tych dat kliknąć opcję Czas wolny. Każda z zablokowanych dat zostaje podkreślona. Powód wyjątku w kalendarzu można określić według legendy.
Rysunek 5.5. Wybieranie dat, które mają zostać zmienione
Rysunek 5.6. Wyjątki od kalendarza standardowego program Microsoft Project zaznacza podkreśleniem
Znaczna część tego rozdziału została poświęcona omówieniu sposobów definiowania zasobów i dokładnemu określeniu ich charakteru. Teraz omówione zostanie przydzielanie ich do zadań. Jak wspomniano wcześniej, definiowanie zasobów pomaga w efektywnym zarządzaniu projektem, zarówno w zakresie planowania jak i kosztów.
Przydzielenia zasobów do zadań można łatwo dokonać w widoku wykresu Gantta, wykonując następujące kroki:
Rysunek 5.7. Zasoby można przydzielać do zadań w oknie dialogowym Przydzielanie zasobów
Jeżeli zasób nie został jeszcze utworzony, to można wpisać jego nazwę w kolumnie Nazwa, okna dialogowego Przydzielanie zasobów bez konieczności powrotu do arkusza zasobów.
· Aby przydzielić jednostki inne niż 100%, należy podać je w kolumnie Jednostki. (Microsoft Project określa jednostki jako udziały procentowe, więc 100% równa się jednostce zasobu.)
...
lukaszwalda