standardy_kontroli_finansowej_w_jsfp.pdf

Załącznik do Komunikatu

Nr 13 Ministra Finansów

z dnia 30 czerwca 2006 r.

Standardy kontroli finansowej

w jednostkach sektora finansów publicznych

I. Wstęp

Charakter standardów

Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zwane dalej

„ Standardami ”, określają podstawowe wymagania odnoszące się do systemów kontroli

finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, zwanych dalej „jednostkami”.

Standardy stanowią zbiór wskazówek, które kierownicy jednostek powinni wykorzystać

do tworzenia, oceny i doskonalenia systemów kontroli finansowej w kierowanych przez

siebie jednostkach. Celem Standardów jest promowanie wdrażania w jednostkach spójnego

ijednolitego modelu kontroli finansowej zgodnego ze współczesnymi standardami

i modelami kontroli wewnętrznej, z uwzględnieniem specyficznych zadań, które realizuje

dana jednostka i warunków w jakich funkcjonuje.

Zgodnie z art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych

(Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”, kierownik jednostki, ustalając

procedury kontroli finansowej, o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy, powinien wziąć pod

uwagę niniejsze Standardy .

Standardy zostały określone w oparciu o powszechnie uznawane standardy kontroli

wewnętrznej. Przy ich opracowywaniu uwzględniono:

- „Standardy kontroli wewnętrznej w Komisji Europejskiej” – opracowane przez Komisję

Europejską - Dyrekcję Generalną ds. Budżetu,

- „Kontrola wewnętrzna – zintegrowana koncepcja ramowa” oraz „Zarządzanie ryzykiem

w przedsiębiorstwie” – raporty opracowane przez Komitet Organizacji Sponsorujących

Komisję Treadway (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway

Commission - COSO),

- „Wytyczne w sprawie standardów kontroli wewnętrznej w sektorze publicznym” –

przyjęte w 2004 r. przez Międzynarodową Organizację Najwyższych Organów

Kontroli/Audytu (International Organization of Supreme Audit Institutions - INTOSAI) .

Standardy przedstawiono w pięciu obszarach odpowiadających pięciu podstawowym

elementom systemu kontroli wewnętrznej, tj.:

- środowisko wewnętrzne,

- zarządzanie ryzykiem,

- mechanizmy kontroli,

- informacja i komunikacja,

- monitorowanie i ocena.

Definicje i pojęcia

Zgodnie z art. 47 ust. 2 ustawy, kontrola finansowa obejmuje:

1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych

i dokonywania wydatków,

2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym

procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań

finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień

publicznych oraz zwrotu środków publicznych,

3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów,

o których mowa w pkt 2.

Takie ujęcie kontroli finansowej nawiązuje do współczesnych koncepcji kontroli

wewnętrznej, prezentowanych w wymienionych wyżej powszechnie uznawanych

standardach. W celu prawidłowego ukazania relacji pomiędzy kontrolą finansową

zdefiniowaną w przepisach ustawy, a kontrolą wewnętrzną określoną w tych dokumentach,

poniżej przytoczono definicję kontroli wewnętrznej według „Wytycznych w sprawie

standardów kontroli wewnętrznej w sektorze publicznym” INTOSAI:

„Kontrola wewnętrzna jest integralnym procesem, na który ma wpływ zarząd jednostki oraz

jej personel. Jest ona zaprojektowana tak, aby odnosić się do ryzyk i dawać rozsądne

zapewnienie, że działania jednostki skierowane na wypełnianie jej misji pomagają jej również

w osiągnięciu następujących ogólnych celów:

− prowadzenie uporządkowanej, etycznej, gospodarnej, skutecznej i wydajnej

działalności,

− wypełnianie obowiązków związanych z odpowiedzialnością,

− zgodność z prawem i przepisami,

− ochrona zasobów przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i zniszczeniem.

Kontrola wewnętrzna jest procesem dynamicznym i integralnym, który musi być ciągle

dostosowywany do zmian w organizacji. Kierownictwo i personel wszystkich szczebli muszą

mieć współudział w tym procesie odnoszenia się do ryzyk i dawania rozsądnego zapewnienia

o osiąganiu misji jednostki i jej ogólnych celów”.

Kontrolę finansową należy zatem określić jako część systemu kontroli wewnętrznej w danej

jednostce dotyczącą procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków

publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Należy też zaznaczyć, że w praktyce wszystkie

obszary funkcjonowania jednostki, są zawsze w pewnym stopniu powiązane co najmniej

z jednym z powyższych procesów. Pojęcie kontroli finansowej należy zatem utożsamić

z pojęciem kontroli wewnętrznej w ujęciu międzynarodowych standardów.

Charakter systemu kontroli finansowej

System kontroli finansowej powinien być wbudowany w strukturę jednostki. Skuteczność

kontroli finansowej wymaga, aby zadania z nią związane dotyczyły bieżącej działalności

jednostki, tj. stanowiły część codziennych zadań wykonywanych przez pracowników

na wszystkich szczeblach organizacyjnych.

System kontroli finansowej nie zamyka się wyłącznie w procedurach, instrukcjach czy

zarządzeniach kierownictwa. Skuteczność kontroli finansowej zależy od sposobu, w jaki

kierownictwo i pracownicy jednostki wykonują obowiązki z nią związane.

System kontroli finansowej, jako narzędzie wspomagające kierowanie jednostką, z uwagi na

ograniczenia swojej skuteczności, nie może dać całkowitej pewności, że cele jednostki

zostaną osiągnięte. Jednak pomimo tych ograniczeń, za pomocą skutecznego systemu kontroli

finansowej można uzyskać rozsądny stopień pewności, że jednostka osiągnie swoje cele.

II. Standardy kontroli finansowej

A. Środowisko wewnętrzne

Właściwe środowisko wewnętrzne jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli

finansowej. Standardy w tym zakresie (pkt 1-5) dotyczą systemu zarządzania jednostką i jej

zorganizowania jako całości. Środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy determinuje

jakość kontroli finansowej w jednostce.

1) Uczciwość i inne wartości etyczne

Kierownik jednostki oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują

się osobistą i zawodową uczciwością. Kierownik jednostki poprzez przykład i codzienne

decyzje wspiera i promuje przyjęte w jednostce wartości etyczne oraz osobistą i zawodową

uczciwość pracowników. Pracownicy rozumieją, jakie zachowanie i postępowanie jest

uważane w jednostce za etyczne. Kierownik jednostki oraz pracownicy są pozytywnie

nastawieni do kontroli finansowej i wspierają jej funkcjonowanie.

2) Kompetencje zawodowe

Kierownik jednostki oraz pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności

i doświadczenia, który pozwala im skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania

i obowiązki, a także rozumieć znaczenie systemu kontroli finansowej. Proces zatrudnienia

prowadzony jest w taki sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane

stanowisko pracy. Kierownik jednostki zapewnia rozwijanie kompetencji zawodowych przez

pracowników jednostki.

3) Struktura organizacyjna

Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych

jednostki oraz zakres sprawozdawczości jest określony w formie pisemnej w sposób

przejrzysty i spójny. Każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego

obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

4) Identyfikacja zadań wrażliwych

Zostały zidentyfikowane zadania, przy wykonywaniu których pracownicy mogą być

szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki

oraz zostały ustanowione odpowiednie środki zaradcze. Zestawienie zadań wrażliwych oraz

procedury służące realizacji środków zaradczych zostały określone w formie pisemnej

i zapoznano z nimi pracowników.

5) Powierzenie uprawnień

Zakres uprawnień powierzonych poszczególnym pracownikom jest precyzyjnie określony

oraz odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie

uprawnień jest potwierdzone podpisem pracownika.

B. Zarządzanie ryzykiem

Osiąganie celów każdej jednostki wiąże się z ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu

zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki. Standardy w obszarze

zarządzania ryzykiem (pkt 6-9) wskazują na niezbędne elementy tego procesu.

6) Określanie celów i monitorowanie realizacji zadań

W jednostce sporządza się co najmniej roczny plan pracy jednostki określający poszczególne

cele izadania jednostki, mierzalne wskaźniki lub kryteria ich realizacji, komórki

organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację oraz zasoby, w szczególności osobowe,

finansowe, rzeczowe, przeznaczone do ich realizacji. Kierownik jednostki oraz wyznaczeni

pracownicy prowadzą bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą wyznaczonych

wskaźników lub kryteriów.

7) Identyfikacja ryzyka

Systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonuje się identyfikacji zewnętrznego

i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami jednostki,

dotyczącego zarówno działalności całej jednostki, jak i realizowanych przez jednostkę

konkretnych programów, projektów czy zadań. W przypadku istotnej zmiany warunków,

w których funkcjonuje jednostka, identyfikacja ryzyka jest ponawiana.

8) Analiza ryzyka

Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych

skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Kierownik jednostki lub

upoważnieni pracownicy określają akceptowany poziom ryzyka.

9) Reakcja na ryzyko i działania zaradcze

Określony został rodzaj reakcji w stosunku do każdego istotnego ryzyka (tolerowanie,

przeniesienie, wycofanie się, działanie). Kierownik jednostki lub upoważnieni pracownicy

określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka

do akceptowanego poziomu.

C. Mechanizmy kontroli

Standardy w tym zakresie (pkt 10-24) stanowią zestawienie podstawowych mechanizmów,

które mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli finansowej, nie tworząc jednak

wyczerpującego zbioru. System kontroli finansowej powinien być elastyczny i dostosowany

do specyficznych potrzeb jednostki. Każdy mechanizm kontrolny funkcjonujący w jednostce

powinien stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko, które jednostka zamierza ograniczyć.

Koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane

dzięki nim korzyści. Wśród mechanizmów kontroli wyodrębniono specyficzną ich grupę

dotyczącą systemów informatycznych (pkt 19-24). Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku

funkcjonowania systemów informatycznych zastosowanie mogą mieć także ogólne

mechanizmy kontroli.

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: