Dz. U. Nr 66, poz. 406
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA FINANSÓW
z dnia 10 kwietnia 2008 r.
w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego
Na podstawie art. 57 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.[1])) zarządza się, co następuje:
§ 1. Rozporządzenie określa szczegółowy sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego, w tym:
1) szczegółowe warunki planowania audytu wewnętrznego, w tym wzór planu audytu;
2) sposób dokumentowania wyników audytu wewnętrznego;
3) sposób współpracy z pracownikami komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny;
4) tryb sporządzania oraz elementy sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego.
§ 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych;
2) audycie wewnętrznym zleconym - należy przez to rozumieć audyt wewnętrzny zlecony na podstawie art. 63 ust. 1 pkt 5, ust. 1a lub ust. 1b ustawy;
3) jednostce – należy przez to rozumieć jednostkę sektora finansów publicznych;
4) komórce audytowanej - należy przez to rozumieć usytuowaną w jednostce komórkę organizacyjną, w której jest przeprowadzane zadanie audytowe;
5) zadaniu zapewniającym - należy przez to rozumieć zespół działań podejmowanych w celu dostarczenia kierownikowi jednostki niezależnej i obiektywnej oceny, o której mowa w art. 48 ust. 1 pkt 1 ustawy;
6) czynnościach doradczych – należy przez to rozumieć działania podejmowane przez audytora, których charakter i zakres jest uzgadniany z kierownikiem jednostki, w której jest zatrudniony, których celem jest usprawnienie funkcjonowania jednostki; z zastrzeżeniem, że audytor wewnętrzny nie przejmuje na siebie zadań lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką;
7) zadaniu audytowym – należy przez to rozumieć zadanie zapewniające lub czynności doradcze;
8) zaleceniach - należy przez to rozumieć zalecenia w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień.
§ 3. 1. Przed przystąpieniem do przeprowadzania audytu wewnętrznego, audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi komórki audytowanej imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz legitymację służbową lub dowód tożsamości.
2. Imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego zawiera w szczególności:
1) imię i nazwisko audytora wewnętrznego;
2) nazwy komórek audytowanych lub nazwę jednostki, w której będzie przeprowadzany audyt wewnętrzny;
3) informację, czy przeprowadzenie audytu wewnętrznego wynika z planu audytu;
4) termin ważności upoważnienia;
5) podpis ze wskazaniem imienia i nazwiska kierownika jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny.
§ 4. 1. Audytor wewnętrzny, prowadząc audyt wewnętrzny, ma prawo:
1) wglądu do wszelkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, jak również do wykonywania z nich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;
2) dostępu do obiektów i pomieszczeń jednostki, w zakresie niezbędnym do prowadzenia audytu wewnętrznego.
2. Pracownicy jednostki są obowiązani, na żądanie audytora wewnętrznego, udzielać mu informacji i wyjaśnień, a także potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi, zestawienia lub wydruki, o których mowa w ust. 1 pkt 1. Udzielone ustnie informacje i wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie oraz podpisane przez osobę, która ich udzieliła lub je złożyła, i przez audytora wewnętrznego albo przez samego audytora wewnętrznego.
§ 5. Audytor wewnętrzny, prowadząc audyt wewnętrzny, kieruje się wskazówkami zawartymi w standardach audytu wewnętrznego określonych na podstawie art. 63 ust. 2 ustawy, uwzględniając specyfikę jednostki, w której jest prowadzony audyt wewnętrzny.
§ 6. 1. Audytor wewnętrzny w celu przygotowania planu audytu dokonuje analizy obszarów ryzyka w zakresie działania jednostki, w której jest prowadzony audyt wewnętrzny. Proces analizy obszarów ryzyka powinien być udokumentowany.
2. Audytor wewnętrzny zapewnia w procesie analizy obszarów ryzyka udział kierownika jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny.
3. W przypadku prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie art. 51 ust. 2-7 i ust. 12 ustawy audytor wewnętrzny zapewnia w procesie analizy obszarów ryzyka udział wszystkich kierowników jednostek, w których prowadzi audyt wewnętrzny.
4. Przygotowując plan audytu, audytor wewnętrzny bierze pod uwagę w szczególności:
1) cele i zadania jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny;
2) istotne ryzyka wpływające na realizację celów i zadań jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny;
3) istniejące w jednostce, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny, systemy kontroli i zarządzania;
4) czynniki ryzyka, w tym w szczególności:
a) złożoność działalności prowadzonej przez jednostkę,
b) liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych,
c) liczbę i kwalifikacje zawodowe pracowników,
d) zmiany organizacyjne i prawne;
5) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli;
6) uwagi kierownika jednostki, w której jest prowadzony audyt wewnętrzny.
§ 7. 1. Audytor wewnętrzny, przygotowując plan audytu, ustala kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu, biorąc pod uwagę wyniki analizy obszarów ryzyka oraz czynniki organizacyjne, w tym w szczególności:
1) czas niezbędny do przeprowadzenia zadań audytowych;
2) czas przeznaczony na szkolenie;
3) dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe;
4) rezerwę czasową na nieprzewidziane działania.
2. Audytor wewnętrzny, przygotowując plan audytu, określa również obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w latach następnych.
3. Wzór planu audytu określa załącznik do rozporządzenia.
§ 8. 1. Plan audytu podpisuje audytor wewnętrzny, a w przypadku utworzenia w jednostce komórki audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny koordynujący działalność tej komórki, oraz kierownik jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny.
2. W przypadku prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie art. 51 ust. 2-7 i ust. 12 ustawy audytor wewnętrzny sporządza jeden plan audytu.
3. Kopie planu audytu audytor wewnętrzny przekazuje wszystkim kierownikom jednostek, w których prowadzi audyt wewnętrzny.
§ 9. 1. Jeżeli w trakcie realizacji planu audytu audytor wewnętrzny stwierdzi, że przeprowadzenie wszystkich zaplanowanych zadań audytowych jest niemożliwe lub niecelowe, uzgadnia w formie pisemnej z kierownikiem jednostki, w której jest zatrudniony, zakres realizacji planu audytu.
2. W przypadku gdy audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny na podstawie art. 51 ust. 2-7 i ust. 12 ustawy, informuje kierowników jednostek, w których przeprowadza audyt wewnętrzny o uzgodnionym zakresie realizacji planu audytu.
§ 10. 1. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku wystąpienia nowych ryzyk lub też zmiany oceny ryzyka, audytor wewnętrzny może przeprowadzić audyt wewnętrzny poza planem audytu, w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki, w której jest zatrudniony.
2. Przepis § 9 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
3. Jeżeli przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem audytu stworzy zagrożenie dla jego realizacji, audytor wewnętrzny zawiadamia o tym na piśmie kierownika jednostki, w której jest zatrudniony.
§ 11. Audytor wewnętrzny dokumentuje wszystkie czynności i zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla ustaleń audytu wewnętrznego.
§ 12. Audytor wewnętrzny prowadzi:
1) bieżące akta audytu wewnętrznego, zwane dalej „aktami bieżącymi”, w celu dokumentowania przebiegu i wyników audytu wewnętrznego;
2) stałe akta audytu wewnętrznego, zwane dalej „aktami stałymi”, w celu gromadzenia informacji dotyczących obszarów ryzyka, które mogą być przedmiotem audytu wewnętrznego.
§ 13. 1. Akta bieżące zawierają informacje niezbędne do sformułowania zaleceń, które będą zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu wewnętrznego.
2. Akta bieżące obejmują w szczególności:
1) imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego;
2) program zadania zapewniającego oraz dokumenty związane z jego przygotowaniem;
3) dokumenty, o których mowa w § 21;
4) dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzymane od osób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego;
5) informacje i wyjaśnienia, o których mowa w § 4 ust. 2, informacje i dokumenty, o których mowa w § 15, oraz oświadczenia, o których mowa w § 19;
6) sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego;
7) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych czynności sprawdzających, o których mowa w § 26.
3. Dokumenty określone w ust. 2 włącza się do akt bieżących, w kolejności wynikającej z toku dokonywanych czynności, numerując je i zamieszczając na początku każdego tomu akt, wykaz materiałów zawartych w danym tomie, z podaniem ich numeru oraz nazwy.
4. W przypadku wykonywania czynności doradczych audytor wewnętrzny włącza do akt bieżących dokumenty odpowiednie do rodzaju i charakteru podjętych czynności.
5. Kierownik jednostki, w której przeprowadzane jest zadanie audytowe, lub osoba przez niego upoważniona ma prawo wglądu do akt bieżących.
§ 14. 1. Akta stałe obejmują w szczególności:
1) wykaz podstawowych aktów normatywnych oraz innych aktów prawnych związanych z zakresem działania jednostki, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny oraz regulujących jej funkcjonowanie;
2) wykaz dokumentów zawierających opis systemów zarządzania i kontroli, w tym procedur kontroli finansowej;
3) plany audytu;
4) sprawozdania z wykonania planów audytu;
5) informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego, w tym analizę obszarów ryzyka.
2. Akta stałe podlegają aktualizacji.
Rozdział 4 - Zadania zapewniające
§ 15. Przed rozpoczęciem zadania zapewniającego na żądanie audytora wewnętrznego kierownik komórki audytowanej przekazuje dokumenty i udziela informacji w zakresie związanym z zadaniem.
§ 16. 1. W celu realizacji zadania zapewniającego audytor wewnętrzny opracowuje program zadania, uwzględniając, w obszarze objętym zadaniem, w szczególności:
1) cele i zadania jednostki;
2) istotne ryzyka;
3) systemy zarządzania ryzykiem i kontroli;
4) możliwość wprowadzenia usprawnień systemów zarządzania i kontroli;
5) datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania.
2. W przypadku przeprowadzania audytu wewnętrznego zleconego audytor wewnętrzny, opracowując program zadania, uwzględnia założenia, o których mowa w § 31.
§ 17. 1. W programie zadania zapewniającego określa się w szczególności:
1) temat zadania;
2) cele zadania;
3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania;
4) istotne ryzyka w obszarze objętym zadaniem;
5) sposób przeprowadzenia zadania.
2. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może w trakcie przeprowadzania zadania zapewniającego dokonywać zmian w jego programie. Zmiany programu powinny być udokumentowane.
3. W przypadku utworzenia w jednostce komórki audytu wewnętrznego program zadania oraz jego zmiany zatwierdza audytor wewnętrzny koordynujący działalność tej komórki lub inny, wyznaczony przez niego audytor wewnętrzny.
§ 18. 1. Przystępując do realizacji zadania zapewniającego, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę otwierającą z udziałem audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu oraz kierownika komórki audytowanej lub wyznaczonego przez niego pracownika.
2. W naradzie otwierającej mogą uczestniczyć także osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki audytowanej, wskazani przez kierownika tej komórki pracownicy w niej zatrudnieni oraz audytor wewnętrzny koordynujący działalność komórki audytu wewnętrznego.
...
junosza1755