FUNKCJE AW
1. Filozofia audytu wewnętrznego
B. Sawyer, amerykański autor z zakresu audytu wewnętrznego:
A. Pozostaw każde miejsce trochę lepszym niż je zastałeś
Wykrywając nieuczciwą sytuację, nie można jej pozostawić bez usunięcia przyczyn.
B. Nie możesz stawiać ciężkich kroków, kiedy jesteś na kolanach… Znaj cele.
Walka na kolanach jest trudna
Bez koniecznego autorytetu wszystkie szlachetne próby, aby pozostawić miejsce nieco lepsze, są tylko mrzonką.
Audytor powinien mieć wsparcie ze strony zarządu, ponieważ wtedy jest osobą szanowaną przez pracowników.
Zaufanie zarządu oznacza dostęp do wszystkich dokumentów.
Znaj cele
Pierwszym krokiem w audycie jest znajomość celu przedsiębiorstwa, działu lub funkcji, która jest audytowana.
Badając jakąś operację, należy ją oceniać pod kątem celu.
Zidentyfikowane cele będą regulowały przebieg audytu
Identyfikacja fundamentalnych celów często nie jest łatwa
C.Nic się nigdy nie wydarza, dopóki ktoś czegoś nie sprzeda.
Dla audytora sprzedaż oznacza przekonanie pracowników do naprawienia błędu
•Sprzedaż rozpoczyna się od momentu rozpoczęcia audytu, a kończy na wprowadzeniu korekt do niepożądanych działań.
•Dla przekonania audytowanego audytor powinien przeprowadzić z nim rozmowę, w której zapewni, że sprawdzi, czy system kontroli wewnętrznej zapewnia efektywne osiągnięcie celów.
D.Każda niedoskonałość wynika z naruszeniu jakiejś zasady dobrego zarządzania.
Wadliwe zarządzanie
Niedoskonałości menedżerów można uzupełnić dobrymi audytorami.
E. Nigdy nie wierz w to, co mówi ci pierwsza osoba
Audytorzy wewnętrzni obserwują fakty, wyciągają z nich wnioski i rekomendują usprawnienia.
Jakość wniosków i rekomendacji zależy od oceny faktów i ich udokumentowania
Jakość dowodów audytowych
Wszystkie dowody powinny charakteryzować się następującymi cechami:
1.Być wystarczające, przekonujące i dawać przeświadczenie, że nie ma potrzeby zbierania dodatkowych dowodów;
2.Być pewne i solidne, potwierdzone oryginałem dokumentu;
3.Być logicznie związane z faktem;
4.Być ostateczne, z możliwością powrotu do ludzi i okoliczności udokumentowanych.
F.Najlepszym pytaniem jest: „Panie kierowniku, jak Pan się przekonuje , ze... .
Jeżeli menedżer kontroluje sytuację, będzie zadowolony, mogąc o tym powiedzieć.
Jeżeli nie udzieli odpowiedzi, to znaczy, że potrzebuje pomocy audytora, który powinien wnikliwie zająć się tą tematyką.
G.Polityka i kultura przeważnie wygrywa z zasadami i regulacjami.
Audytor a kultura organizacji
Istotą polityki jest sprawowanie władzy, a istotą kultury -przekonania i tradycje.
Ludzkim zachowaniem rządzą procedury i regulacje. Jeżeli regulacje wejdą w sprzeczność z polityką lub kulturą, to wygrywa polityka i kultura.
Dobrze więc, żeby audytorzy byli świadomi polityki i kultury organizacji.
H.Kiedy pokazujesz palcem, upewnij się, że paznokieć jest czysty.
Najlepszym sposobem na uzyskanie akceptacji audytowanych jest użycie formularza, który doprowadzi do potwierdzenia wyniku badania.
W formularzu należy wskazać fakty, rodzaje błędów i rekomendacje oraz osoby, z którymi fakty były dyskutowane i co zostało na ten temat powiedziane
Nie można dopuścić do kwestionowania opinii audytora.
I. Murphy był optymistą„
Jeżeli cokolwiek może pójść źle, na pewno tak będzie".
Audytor powinien być na to przygotowany.
Jeżeli będzie przestrzegał wszystkich standardów, pozostanie w przekonaniu, że dobrze wykonał swoje zadanie.
Zadanie audytu
Zadaniem audytu jest świadczenie usług kierownictwu, z korzyścią dla całej organizacji, poprzez prowadzenie obiektywnych przeglądów rzetelności systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem i rządzenia firmą
2. Zadania audytu wewnętrznego
Do zadań podstawowych audytu zalicza się:
•przeprowadzenie analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej,
•wydanie opinii o wiarygodności sprawozdania finansowego po dokonaniu oceny systemu kontroli wewnętrznej,
•przedstawienie opinii o efektywności zarządzania ryzykiem,
•ocenę racjonalności zarządzania.
Funkcje audytu wewnętrznego:
•Kierowanie audytorów do obszarów najbardziej priorytetowych;
•wykonywanie pracy zgodnie z profesjonalnymi normami postępowania;
•bezstronne badanie rzeczy mających rzeczywiste znaczenie dla przedsiębiorstwa;
•dostarczanie wystarczających i rzetelnych dowodów na potwierdzenie wniosków z audytu;
•informowanie kierownictwa firmy o sposobach doskonalenia kontroli wewnętrznej;
•współpraca z kierownictwem i personelem na rzecz zapewnienia, by w całej organizacji funkcjonowała kontrola wewnętrzna.
Najważniejszą funkcją nowoczesnego audytu wewnętrznego jest niezależna identyfikacja, ocena i selektywne testowanie systemów kontroli wewnętrznej
Funkcjonowanie audytu
wyłania kluczowe obszary tworzenia wyniku finansowego oraz istotne operacje, programy i projekty organizacji;
ocenia systemy kontroli i ustalone mechanizmy kontroli wewnętrznej w stosunku do celów, ryzyka, praktyki i okoliczności, wyłaniając mocne i słabe strony systemu kontroli i oceniając prawidłowość rozwiązań stosowanych przez kierownictwo firmy;
ustala, czy systemy kontroli są należycie wdrażane i czy działają na rzecz osiągania celów korporacyjnych i operacyjnych oraz ochrony przed istotnym ryzykiem;
formułuje opinie i raporty na temat poziomu kontroli, możliwości poprawy działania operacyjnego oraz podaje przykłady istotnych strat, błędów, nieprawidłowości lub zagrożeń;
proponuje rozsądne, praktyczne i efektywne kosztowo rozwiązania na rzecz wzmocnienia kontroli i rozwiązywania problemów.
Zakres audytu wewnętrznego
Zakres audytu wewnętrznego dotyczy:
•wszystkich czynności organizacji: finansowych, operacyjnych, administracyjnych, kierowniczych, handlowych i innych;
•wszystkich poziomów struktury organizacyjnej: od spraw strategicznych, korporacyjnych, czy polityki firmy z udziałem członków zarządu i dyrekcji, po lokalne zdecentralizowane czynności bieżącego zarządzania merytorycznego;
•wszystkich obszarów działalności gospodarczej
Audyt nie może i nie powinien…
•nie może i nie powinien kontrolować wszystkiego,
•jest zasobem, który nie powinien być wykorzystywany jako instrument kierownictwa,
•jego niezależnośćNieOznacza izolacji i odmowyUczestnictwaWkontroliDziałalności,
•audytorzy nie powinni przejmować odpowiedzialności dyrektorów i tym samym zwalniać ich z pewnych obowiązków.
Zadania audytu
1.Przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych,
2.Ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej,
3.Ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych jednostki oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy,
4.Ocenę zabezpieczenia mienia jednostki,
5.Ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki,
6.Przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami,
7.Ocenę dostosowania działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli.
3. Usługi doradcze audytu wewnętrznego
Audyt wewnętrzny szczególnie nadaje się do tego, aby wykonywać czynności doradcze, ponieważ przeprowadza kompleksowe kontrole wszystkich działów przedsiębiorstwa.
Jeśli audytor wewnętrzny ogranicza się tylko do działań kontrolnych, to jest to marnotrawstwo zasobów przedsiębiorstwa
Zastrzeżenia funkcji doradczych
neutralność, obiektywizm i bezstronność audytora wewnętrznego w procesie kontroli może ulec ograniczeniu, jeżeli przedmiot doradztwa będzie później obiektem kontroli;
doradztwo może spowodować wzrost wymagań stawianych audytowi wewnętrznemu;
audyt wewnętrzny może zagrozić swojej egzystencji, jeżeli zaniedba kontrole;
współpraca, na przykład działem controllingu lub organizacjami zewnętrznymi, stwarza szanse rozszerzenia doradztwa.
Kategorie działań doradczych w przedsiębiorstwie:
1.Strategia/planowanie,
2.Fuzje i przejęcia/prywatyzacja,
3.Restrukturyzacja/obniżka kosztów,
4.Marketing/dystrybucja,
5.Organizacja/zarządzanie/reengineering,
6.Technologia,
7.Systemy informacyjne.
AUDYT OPERACYJNY
1. DEFINIOWANIE AUDYTU OPERACYJNEGO
Management audit (audyt zarządzania), czyli ocena procesów zarządzania i realizowania zadań.
Performance audit (audyt działalności), jako audyt specyficzny dla sektora publicznego.
Valuefor Money Audit (ocena relacji nakładów do efektów
Best ValueAudit, termin używany w samorządzie lokalnym w Wielkiej Brytanii.
ComprehensiveAuditing (audyt wszechstronny), badania prawidłowości, legalności i wydajności środków publicznych.
Management orientedauditing (audyt zorientowany na zarządzanie), czyli dokonywanie przeglądu działań organizacji z perspektywy menedżera lub konsultanta.
Audyt operacyjny, to badanie pod względem oszczędności, wydajności i skuteczności operacji
2. STANDARDY AUDYTU OPERACYJNEGO
IIA Instituteof InternalAuditors
Poprzez adekwatność systemów zarządzania rozumie się sytuację, w której zarządzający opracowali je w taki sposób, aby dawały realne zapewnienie osiągania celów w sposób wydajny i oszczędny.
Skuteczność jest spełniona, gdy istnieje realne zapewnienie, że cele w istocie będą osiągnięte
Standardy audytu operacyjnego
GenerallyAcceptedGovernmentAuditing Standards (GAGAS)
Sprawdzenie efektywności i wyników danego programu
Sprawdzenie wydajności i oszczędności
Sprawdzenie systemu kontroli wewnętrznej w zakresie procedur i procesów planowania, organizacji, kierowania i kontrolowania poszczególnych operacji
Opracowanie perspektywicznej analizy, wskazówek dotyczących najlepszej praktyki lub innych informacji, które wykraczają poza ramy programu lub całości organizacyjnej, lub też zestawienia informacji na temat kwestii audytowanych w przeszłości.
International Organisation of Supremę Audit Institutions (INTOSAI)
niezależne zbadanie realizacji programów rządowych pod względem oszczędności, wydajności i skuteczności w celu rozliczenia danej instytucji lub przedstawienia wyników organowi nadzorującemu,
wskazanie oraz poddanie analizie symptomów braku oszczędności, wydajności i skuteczności lub obszarów potencjalnie słabej realizacji zadań w celu pomocy audytowanej organizacji w poprawie działań,
raportowanie na temat zamierzonych lub niezamierzonych, pośrednich lub bezpośrednich skutków programu oraz realizacji zamierzeń.
3.KRYTERIA AUDYTU OPERACYJNEGO
3 E
Economy–oszczędność
Efficiency–wydajność
Effectivness-skuteczność
Oszczędność
oznacza minimalizację kosztów wykorzystywanych zasobów przez jednostkę przy jednoczesnym utrzymaniu odpowiedniej ich jakości
Pytanie audytora: Czy można wydawać mniej?
Wydajność
odnosi się do związku, jaki występuje pomiędzy wykorzystaniem posiadanych zasobów a osiąganymi rezultatami -uzyskiwać maksymalne wyniki.
Pytanie audytora Czy można wydawać lepiej?
Skuteczność
dotyczy osiągania celów i jest zależnością pomiędzy wyznaczonymi celami a osiągniętymi rezultatami
Pytanie audytora Czy można wydawać mądrzej?
4. ROLA AUDYTORA W OCENIE WYKONANIA ZADAŃ
Zarządzanie zadaniami –założenia
1.Etap planowania
2.Etap wykonywania
3.Etap weryfikacji
4.Etap działania
Rola audytora
Rola 1: badanie systemów zarządzania zadaniami
1.Wskazuje zasoby wejściowe, sposób ich przetwarzania, a także cele i rezultaty.
2.Opracowuje system pomiaru sprawności wykonywania zadań
3.Ocenia adekwatność odpowiedzialności za osiągnięcie celów poprzez ocenę realizację przydzielonych zadań
Rola 2: ocena jakości informacji na temat wykonywania zadań.
1.Ocenę wiarygodności informacji (dokładność, rzeczywistość, adekwatność w stosunku do poprzednich okresów),
2.Ocenę odpowiedniości informacji (użyteczność, kompletność, terminowość i przejrzystość),
3.Wydawanie formalnej opinii na temat konkretnych raportów.
Rola 3: opracowywanie wskaźników/mierników realizacji zadań lub dokonywanie oceny realizacji zadań poza zakresem zadań audytu.
Przy opracowywaniu wskaźników audytor może wykorzystywać dane historyczne, wymagania związane z danym przedsięwzięciem, oczekiwania klienta, standardy branżowe, a także benchmarking: wewnętrzny i zewnętrzny.
Rola 4: działania podnoszące świadomość, planowanie, projektowanie, ulepszanie systemów zarządza wykonywania zadań.
Jest to typowa działalność, która dotyczy czynności o charakterze doradczym. Może ona polegać na różnego rodzaju zabiegach mających zachęcić kierownictwo do opracowania i wdrożenia systemu zarządzania wykonaniem zadań.
Rola 5: sprawozdawczość zewnętrzna oraz działalność na rzecz lepszego spożytkowania informacji uzyskiwanych w trakcie zarządzania wykonywaniem zadań.
Działalność tę charakteryzuje znaczące zaangażowanie się w komunikację z partnerami zewnętrznymi, takimi jak obywatele, organizacje non-profit organizacje biznesowe, media a także organy władzy
5. AUDYTORSKA OCENA CELÓW ORGANIZACJI
Przyjmuje się, że cele powinny być zgodne z formułą SMART:
Specific-szczegółowe
Measurable-mierzalne
Agreed-uzgodnione
Realistic-realistyczne
Time bound-umieszczone w pewnych ramach czasowych.
Misja
Pozwala ona wszystkim pracownikom na głębszą identyfikację z celami przedsiębiorstwa oraz daje sygnał jego wszystkim partnerom i kontrahentom.
W sektorze prywatnym takim ogólnym celem jest niewątpliwie osiąganie zysku,
W sektorze publicznym -świadczenie usług dla społeczeństwa.
Pytania audytora
Czy została opracowana misja organizacji ?
Czy misja została przyjęta w sposób formalny przez kierownictwo ?
Czy pracownicy różnych szczebli brali aktywny udział w formułowaniu misji?
Czy pracownicy znają i rozumieją misję ?
Czy misja jest sformułowana w sposób jasny i zrozumiały?
Czy misja jest możliwa do zrealizowania ?
Czy w procesie opracowywania misji uwzględniono słabe i mocne strony organizacji?
Cele strategiczne
Przykład celów strategicznych:
bycie pierwszym lub drugim pod względem wielkości usługodawcą w województwie,
osiągnięcie uznania jako najlepszej pod względem jakości firmy w województwie.
Przykład sposobu osiągania celów:
nawiązać kontakty z nowymi klientami,
uzyskać wysokiej klasy podwykonawców,
wprowadzić specjalne usługi dla MŚP
Czy cele są zgodne z misją organizacji?
Czy dla określenia budżetów...
junosza1755