Rozdział 16.

Zarządzanie projektem w sieci WWW *

W tym rozdziale:

Projekt w sieci WWW

Korzystanie z paska narzędzi Sieć

Praca z użyciem hiperłączy

Zarządzanie projektem w sieci WWW

Administrowanie programem Microsoft Project Central

Zdajemy sobie sprawę z tego, że zarządzanie projektem wyszło już poza tradycyjny pokój dyrekcji i wkroczyło w świat techniki. Szczególnie widać to na przykładzie wielu metod pozwalających osobom zarządzającym projektami wykorzystać Internet do komunikowania się z innymi osobami, przedstawiania informacji i zbierania danych.

Internet to ogromna sieć komputerowa, w której możemy przesyłać i z której możemy pobierać informacje, obrazy i wiadomości z całego świata. Chyba największy sukces w Internecie odniosła sieć WWW — graficzna usługa internetowa umożliwiająca przemieszczanie się w sieci przy użyciu języka programowania HTML (Hypertext Markup Language). Pozwala on na przechodzenie pomiędzy różnymi miejscami w sieci dzięki metodzie klikania obrazów lub tekstów, połączonych z określonym adresem internetowym. Tego typu łącza są zwane hiperłączami.

Projekt w sieci WWW

Możliwości, jakie dają połączenia w sieci, pomagają w bardziej efektywnym zarządzaniu projektem, a program Microsoft Project zawiera kilka użytecznych narzędzi, opisanych poniżej, ułatwiających dostęp do sieci WWW i korzystanie z niej:

·         W pliku projektu można umieszczać hiperłącza do adresów internetowych. Pozwala to na błyskawiczne przemieszczenie się do miejsca w sieci, w którym znajdują się ważne dla użytkownika informacje bądź obrazy. Jeżeli na przykład dany projekt jest związany z układem sieci komputerowej w przedsiębiorstwie, wprowadzenie do harmonogramu hiperłącza do witryny dostawcy oprogramowania sieciowego pozwala na uzyskanie odpowiedzi na pytania dotyczące kwestii technicznych lub zamówienie oprogramowania.

·         Zawarte w programie możliwości korzystania z sieci pozwalają na poruszanie się w Internecie przy użyciu paska narzędzi Sieć WWW. Zamiast wprowadzać łącze do jakiegoś miejsca w harmonogramie można zapisać listę ulubionych witryn w sieci i, korzystając z paska narzędzi Sieć WWW, połączyć się z jedną z nich. Mogą to być strony WWW naszego przedsiębiorstwa, grupy dyskusyjnej związanej z profilem naszej pracy, lub źródła danych, jak np. biblioteka uniwersytecka, z której zasobów często korzystamy w pracy nad projektem.

·         Dzięki programowi Microsoft Project Central wystarczy, że tylko kierownik projektu używa programu Microsoft Project na swoim komputerze; może on zarządzać projektem, współpracując z osobami, które nie mają programu Project. Oznacza to, że nie wszyscy w grupie roboczej muszą mieć kopię programu Microsoft Project. Osoby nieposiadające tego programu mogą, korzystając z programu Microsoft Project Central, przeglądać przydzielone im zadania, wprowadzać do harmonogramu aktualne dane o wykonanej pracy, a nawet przystępować do nowych zadań w razie takiej potrzeby. Program Project Central umożliwia kierownikowi projektu i jego współpracownikom wzajemną komunikację — bez potrzeby korzystania z programu Microsoft Project.

Uwaga

Możemy również komunikować się z grupą roboczą za pomocą poczty elektronicznej. Opisane to zostało w rozdziale 15.

Korzystanie z paska narzędzi Sieć WWW

W programie Microsoft Project znajduje się specjalny zestaw narzędzi pozwalających na przemieszczanie się w sieci WWW. Można go wyświetlić, klikając prawym przyciskiem myszki dowolne miejsce na standardowym pasku narzędzi, i następnie, z pojawiającego się menu, wybierając Sieć WWW; lub też można z menu Widok wybrać Paski narzędzi, a następnie Sieć WWW. Rysunek 16.1 przedstawia dostępne na tym pasku narzędzia.

Rysunek 16.1. Pasek narzędzi Sieć WWW pojawia się bezpośrednio pod paskiem Formatowanie, ale można go przeciągnąć w dowolne miejsce

Powyższe narzędzia współpracują z przeglądarką, co pozwala na poruszanie się zarówno w sieci intranet, jak i w sieci WWW. W tabeli 16.1 znajduje się skrótowy opis każdego przycisku.

Tabela 16.1.

Pasek narzędzi Sieć WWW

Z tych narzędzi można korzystać po podłączeniu do Internetu i zainstalowaniu przeglądarki. Gdy wszystko jest na swoim miejscu i gdy klikniemy na przykład przycisk Szukaj w sieci Web, program nawiąże połączenie z Internetem i otworzy stronę wybraną w przeglądarce. Po nawiązaniu połączenia możemy przeglądać strony internetowe, korzystając z przycisków Wstecz i Do przodu. Opcja przeglądarki Ulubione umożliwia zapisywanie adresów często odwiedzanych stron; program Microsoft Project również zapisuje je na swojej liście Ulubione.

Uwaga

Wraz z programem Microsoft Project dostarczana jest aktualna wersja przeglądarki Microsoft Internet Explorer. Można ją zainstalować z dysku CD-ROM Microsoft Project, albo ze strony Microsoft www.microsoft.com/ie/default.asp.

Praca z wykorzystaniem hiperłączy

Hiperłącze to rodzaj mechanizmu umożliwiającego przejście z aktualnie przedstawianego dokumentu do innego dokumentu na dysku twardym, w sieci komputerowej lub do adresu internetowego (określanego jako URL — Uniform Resource Locator).

Załóżmy, że dana firma zmienia siedzibę, a dział finansowy umieścił w sieci komputerowej firmy budżet przeznaczony na przeprowadzkę, sporządzony w arkuszu Excel. Żeby kierować przeprowadzką, stworzono harmonogram projektu obejmujący przenosiny całego sprzętu firmowego do nowego miejsca. Można wprowadzić do tego harmonogramu projektu hiperłącze, powiązane z arkuszem Excel zawierającym zestawienie budżetowe dla przenosin na nowe miejsce. Pojawia się ono w postaci ikony w polu Wskaźniki na wykresie Gantta. Po otwarciu pliku zawierającego projekt i kliknięciu tego hiperłącza pojawi się plik Excel, pozwalając na porównanie kosztów, poniesionych na kolejne etapy przeprowadzki.

Można również umieścić hiperłącze do określonego adresu w Internecie, aby połączyć zadanie badawcze z miejscem, w którym większość prac badawczych jest wykonywana.

Wstawianie hiperłącza

W celu umieszczenia w projekcie hiperłącza należy wykonać poniższe czynności:

1. Wybrać zadanie, dla którego chcemy utworzyć hiperłącze. Po wprowadzeniu hiperłącza w kolumnie Wskaźniki obok wybranego zadania pojawi się ikona łącza.
2. Z menu Wstaw wybrać Hiperłącze lub kliknąć przycisk Wstaw hiperłącze na standardowym pasku narzędzi. Pojawi się okno dialogowe Wstaw hiperłącze, przedstawione na rys. 16.2.

Rysunek 16.2. Wprowadzamy ścieżkę dostępu do pliku lub adres URL, aby ustanowić hiperłącze

3. W polu Wpisz nazwę pliku lub stronę sieci Web wykonać jedną z poniższych czynności:

·       w celu połączenia z adresem internetowym wpisać URL (np. http://www.microsoft.com) lub wyszukać URL, korzystając z przycisku Strona sieci Web,

·       w celu połączenia z plikiem na dysku twardym lub w naszej sieci komputerowej, wpisać ścieżkę dostępu lub wyszukać plik, korzystając z przycisku Plik.

4. W polu Tekst do wyświetlenia wpisać tekst, jaki ma się pojawiać się w harmonogramie projektu i informować o hiperłączu.
5. Kliknąć OK, aby wstawić hiperłącze. Po lewej stronie wybranego zadania, w kolumnie Wskaźniki, pojawi się ikona hiperłącza, jak na rys. 16.3.

Rysunek 16.3. Wystarczy kliknąć ikonę, aby przejść do adresu URL lub pliku

Uwaga

W celu usunięcia hiperłącza należy kliknąć prawym przyciskiem myszki zadanie ze stworzonym łączem, a następnie z menu Hiperłącze wybrać Usuń hiperłącze. Program nie pokazuje żadnego ostrzeżenia i usuwa hiperłącze.

Edycja hiperłączy

Po stworzeniu dużej ilości hiperłączy rozpoznawanie ich może być nużącą pracą, jeżeli korzystamy z krótkich informacji, które nam się pokazują po wskazaniu każdego z łączy. Można jednak przedstawić łącza w jednej z istniejących w programie tabel. Rozpocząć należy od otworzenia widoku zawierającego tabele, np. widoku Obciążenie zadaniami. Z menu Widok należy wybrać Tabela, a następnie Hiperłącze. Tabela Hiperłącze, przedstawiona na rys. 16.4, zawiera kolumny z informacjami odnośnie do wszystkich stworzonych w projekcie łączy.

Rysunek 16.4. Udostępnione są adres hiperłącza i informacja o nim

Żeby zmienić hiperłącze lub jego adres czy adres pomocniczy, trzeba kliknąć nazwę zadania, dla którego stworzono hiperłącze, a następnie, korzystając z klawisza ze strzałką skierowaną w prawo, przejść do komórki, w której mają zostać wprowadzone zmiany i wprowadzić je. Jeżeli użytkownik woli pracować w oknie dialogowym Hiperłącze, może je otworzyć, klikając łącze prawym przyciskiem myszki i następnie z menu Hiperłącze wybierając Edytuj hiperłącze.

Uwaga

Komórki w tabeli zawierają hipertekst, zatem kliknięcie pola uaktywnia łącze.

Kiedy hiperłącza nie działają

Po stworzeniu hiperłącza mogą wystąpić okoliczności, które uniemożliwią jego działanie. Najczęściej związane to jest ze zmianą lokalizacji połączonego pliku. Plik może być przeniesiony na inne miejsce na dysku twardym lub w sieci, lub zostać usunięty. Podobnie jest w wypadku lokalizacji w sieci WWW, która może być przeniesiona pod nowy adres URL lub może już nie istnieć.

Możliwe jest też, że odwzorowano hiperłącze do pliku, do którego nie ma dostępu, lub że dano kopię harmonogramu współpracownikowi, który nie ma dostępu do tego miejsca.

Aby uniknąć takich problemów, warto przy tworzeniu hiperłączy używać adresowania względnego, gdy tylko jest to możliwe. Na przykład adres f:\budget.xls jest adresem bezwzględnym. Jeżeli serwer zostanie zmieniony z f:, łącze nie będzie działać. Jeżeli jednak użyjemy adresu względnego, np. \\server\share\budget.xls, serwer może zostać zmieniony z f: na g:, a adres względny do serwera wciąż będzie funkcjonował. Więcej informacji o rozwiązywaniu problemów z hiperłączami znaleźć można w Pomocy programu Microsoft Project.

Przenoszenie i kopiowanie hiperłączy

Korzystając z tabeli hiperłączy, można je również przesuwać lub kopiować. W tym celu należy wykonać poniższe czynności:

1.       Wybrać komórkę hiperłącza, klikając nazwę zadania i korzystając z klawisza ze strzałką skierowaną w prawo przejść do komórki hiperłącza.

2.       Nacisnąć klawisz Shift i klawisz ze strzałką skierowaną w prawo, aby również wybrać adres hiperłącza.

3.       Wykonać jedną z poniższych czynności:

·         Aby przenieść łącze, kliknąć przycisk Wytnij na standardowym pasku narzędzi, następnie kliknąć komórkę hiperłącza obok zadania, do którego chcemy przenieść łącze, i kliknąć przycisk Wklej.

·         Aby skopiować łącze, wybrać je, kliknąć przycisk Kopiuj, następnie kliknąć komórkę hiperłącza obok zadania, do którego chcemy wprowadzić kopię łącza i kliknąć przycisk Wklej.

Zarządzanie projektami w sieci WWW

Program Microsoft Project Central umożliwia zarządzanie projektami przez sieć intranet lub przez Internet, a program Microsoft Project musi być zainstalowany tylko na komputerze kierownika. Wszystkie inne osoby zaangażowane w pracę nad projektem używają programu Project Central, który korzysta z bazy danych w sieci Web zawierającej dane projektu. Pomimo tego, że na swoich komputerach nie mają programu Microsoft Project, użytkownicy mogą:

·         oglądać wykres Gantta projektu,

·         otrzymywać, odrzucać i przydzielać komuś innemu zadania do wykonania,

·         aktualizować przydziały, przesyłając informacje o postępach i wykonaniu,

·         przesyłać do kierownika projektu raporty o stanie.

Kierownik projektu informuje członków zespołu o przydziałach zadań za pośrednictwem funkcji PrzydziałZespołu i może korzystać z funkcji AktualizacjaZespołu do powiadamiania członków zespołu o zmianach w harmonogramie, zmianach w przydziałach lub w innych parametrach projektu. Członkowie zespołu używają programu Microsoft Project Central do aktualizacji przydziałów zadań i do przesyłania do kierownika projektu raportów o stanie. Przydziały pracy pojawiają się w skrzynce odbiorczej Microsoft Project Central.

Administrator sieci instaluje serwer programu Project Central na serwerze sieci Web lub na serwerze przedsiębiorstwa. Kierownik tworzy projekt w programie Microsoft Project i konfiguruje go tak, aby został osadzony w sieci Web. Po przesłaniu przez kierownika projektu przydziałów dla poszczególnych osób, będą one mogły rejestrować się w systemie Microsoft Project Central, przeglądać projekt, sprawdzać przydziały itd.

Umieszczenie projektu w sieci WWW

Aby możliwe było umieszczenie projektu w sieci, muszą być spełnione poniższe warunki:

1.       Administrator sieci musi zainstalować serwer programu Microsoft Project Central na serwerze sieci Web lub sieci w przedsiębiorstwie.

2.       Kierownik projektu musi stworzyć projekt w programie Microsoft Project, wprowadzając do niego potrzebne dla niego zasoby i łącząc projekt z bazą danych w sieci Web.

3.       Zasoby i kierownik projektu muszą korzystać z programu Project Central (wersja kliencka) do aktualizowania projektu.

Uwaga

Kierownik projektu korzysta z programów Project i Project Central, natomiast inni użytkownicy korzystają tylko z programu Project Central.

Konfiguracja programu serwera Project Central i programu Project Central

Do konfiguracji serwera Project Central i programu Project Central niezbędny jest komputer serwera typu administrator sieci. Urządzenie powinno mieć zainstalowany Windows NT Server 4.0 z pakietem Service Pack 4 lub 5 oraz Option Pack 4 (zawierający Microsoft Internet Information Server — w skrócie IIS). Niezbędna jest również baza danych Oracle, SQL Server lub Microsoft Database Engine (MSDE). MSDE jest pomniejszoną wersją SQL Server.

Uwaga

W programie Microsoft Project 98 można było korzystać z Personal Web Server dostarczanego przez Microsoft. Nie wystarcza on jednak przy zarządzaniu projektem do pracy w grupach z wykorzystaniem sieci Web.

Po zainstalowaniu serwera Microsoft Project Central nawiązuje on połączenie pomiędzy urządzeniem bazy danych i IIS.

Po stronie klienta kierownik projektu musi dysponować programem Microsoft Project, ale inni użytkownicy muszą mieć tylko Internet Explorer 4.01 lub nowszy. Najnowsza wersja Internet Explorer jest dostępna na dysku CD-ROM Microsoft Project. Jeżeli po stronie klienta nie chcemy korzystać z IE 4.01, możemy na urządzeniach klientów zainstalować moduł przeglądarki dla Microsoft Project Central (32-bitowy dla Windows), który również znajduje się na CD-ROM-ie Microsoft Project.

Uwaga

Przeglądarka musi obsługiwać kontrolki ActiveX w sposób wymagany przez Microsoft Project, w związku z czym wymagane jest używanie albo programu Internet Explorer, albo przeglądarki dla Windows znajdującej się na CD-ROM-ie Microsoft Project.

Dodatkowo, każdy członek grupy roboczej musi mieć dostęp do sieci przedsiębiorstwa lub sieci TCP/IP.

Tworzenie projektu w sieci Web

Kierownik grupy roboczej jest osobą, która tworzy harmonogram projektu i pilnuje ...