Każda oper. gosp. będąca przedmiotem zapisów księgowych musi być udokumentowana obowiązek udokumentowania informacji jest jedną z podstawowych reguł ewidencji księgowej prowadzonej w systemie rachunkowości. Zasada ta musi być bezwzględnie postrzegana dzięki temu informacje ekonomiczne pochodzące z rachunkowości są wiarygodne i sprawdzalne. Do dokumentowania operacji gospodarczych służą dowody księgowe. Dowodem księgowym (dokumentem) księgowym nazywane jest stwierdzenie faktu wystąpienia operacji gospodarczych. Zbiór dowodów księgowych będących podstawą rejestracji operacji gospodarczej dokonywanych w danej jednostce tworzy tzw. dokumentację księgową. Można wyodrębnić następujące funkcje, które spełniają dowody księgowe. Są to:
1. Stwierdzenie wystąpienia operacji gospodarczych i stworzenie podstaw do zapisów księgowych (podstawowa funkcja)
2. Funkcja ochrony majątku jednostki i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych (dowód księgowy jest tutaj narzędziem ochrony)
3. Funkcja ochronna w oparciu o dokumenty księgowe jest przeprowadzona kontrola wiarygodności ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdania finansowego stanowiącego zamknięcie roczne jednostki
4. Funkcja informacyjna dowody księgowe zawierają wiele źródłowych operacji analitycznych przyjaznych analizie
Dowód księgowy musi odpowiadać ściśle określonym pełnym wymaganiom co do treści i formy. Musi on zawierać określone dane niezbędne do wyczerpującego zidentyfikowania dokonanej operacji gospodarczej. Wymagania w tym zakresie zostały ściśle określone w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z ustawą o rachunkowości minimalny zakres danych w dowodzie księgowym jest następujący:
1. określenie rodzaju dowodu
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gosp.)
3. opis operacji oraz ich wartość a jeżeli to nie możliwe określenie także w jednostkach naturalnych
4. data dokonania operacji a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także data sporządzania dowodu
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe
6. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu oraz ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowego oraz jeśli nie wynika to z techniki dokonywania zapisów sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te zadania
7. numer identyfikacyjny dowodu
Dowody powinny być:
1. sporządzane rzetelnie tzn. ich treść powinna być zgodna z rzeczywistym przebiegiem informacji gospodarczych, którą dokumentują
2. kompletne tzn. powinny zawierać co najmniej wyżej wymienione dane
3. poprawne pod względem rachunkowym błędy stwierdzone w dokumentach można korygować jedynie zgodnie z zasadami obowiązującymi w tym zakresie
Ze względu na różnorodność zjawisk i procesów gospodarczych istnieje konieczność stosowania wielu różnorodnych pod względem rodzajów dokumentów. Różnią się one formą i treścią. Dla każdego rodzaju operacji gospodarczej stosuje się specyficzny dowód księgowy.
Ze względu na różnorodność dokumentów zaistniała potrzeba przeprowadzenia ich klasyfikacji wg. przyjętych przepisów: - punkt widzenia jednostki wystawiającej dowody księgowe. Można je podzielić na dowody własne i obce.
Dowodami własnymi są wszystkie dowody księgowe sporządzane przez komórki organizacyjne tej jednostki gospodarczej, którym podlegają one zainwencjonowaniu bez względu na ich przeznaczenie.
Dowodami obcymi są wszystkie dowody księgowe otrzymane od jednostek obcych, które zostały sporządzone stanowią przedmiot ewidencji w danej jednostce.
Ze względu na przeznaczenie dowodów księgowych wyróżnia się dowody zewnętrzne i dowody wewnętrzne.
Dowody wewnętrzne to dokumenty księgowe sporządzone w danej jednostce z przeznaczeniem na własne jej potrzeby.
Dowodem zewnętrznym są wszystkie dokumenty księgowe, które zostały sporządzone w danej jednostce z przeznaczeniem na jednostkę obcą (kontrahentów jednostki).
Ze Względu na etapy sporządzania dowodów księgowych wyróżnia się dowody księgowe i wtórne.
Dowodami księgowymi zwanymi inaczej dowodami pierwotnymi są dokumenty księgowe stanowiące pierwsze udokumentowanie wystąpienia operacji gospodarczej. Są one sporządzane w momencie dokonania operacji. Jedynie dowód pierwotny może stanowić dokument stwierdzający daną operacje gospodarczą lub też być podstawą do sporządzenia dowodu wtórnego lub zbiorczego. Dowodami wtórnymi są dokumenty księgowe sporządzane na podstawie wielu dowodów źródłowych zarówno własnych jak i obcych. Stanowią powtórzenie w odmiennym ujęciu i poszerzenie informacji o wcześnie udokumentowanych operacja gospodarczych. Zazwyczaj dowód wtórny zawiera odwołanie do dowodów źródłowych.
Ze względu na liczbę operacji gospodarczych udokumentowanych dowodem księgowym można wyróżnić oprócz dowodów źródłowych dotyczących pojedynczych operacji gospodarczych dowody zbiorcze. Dowód zbiorczy jest dokumentem księgowym ujmującym więcej niż jedną operacje gospodarczą. Są one sporządzone dla grup operacji jednorodnych powtarzających się z duża częstotliwością. Stanowią one podstawę do dokonywania łącznego zapisu takich operacji na kontach księgowych. Dowody zbiorcze są sporządzane na podstawie dokumentów źródłowych, które w dowodzie zbiorczym muszą być wyszczególnione.
Ze względu na technikę ewidencji wyróżnia się 3 inne kategorie dowodów własnych:
1. dowody rozliczeniowe – są to dokumenty księgowe, ujmujące wg. Nowych norm kryteriów klasyfikacyjnych zapisy już dokonane
2. dowody korygujące - których zadaniem jest korygowanie błędów i nieprawidłowości występujących w zapisach dokonanych w innych wcześniej wystawionych dowodach.
3. dowody zastępcze – są to dokumenty księgowe wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego, obcego dowodu źródłowego. Ze względu na cel wystawienia dowodów księgowych można wyróżnić 3 rodzaje dowodów:
a) dowody dyspozycyjne, które dokumentują polecenia dokonania określonych operacji gospodarczych
b) dowody wykonawcze, które stwierdzają fakty dokonania określonych operacji gospodarczej podlegających ewidencji księgowej
Kryterium pokrój dowodów
Wystawca dokumentu własne , obce
Przeznaczenie wewnętrzne, zewnętrzne
Etapy sporządzania źródłowe, wtórne
Liczba oper. Gospod. Zbiorcze
Technika ewidencji rozliczeniowe, korygujące, zastępcze
Cel wystawienia dowodów dyspozycyjne, wykonawcze,
dyspozycyjno – wykonawcze
Przygotowanie dokumentu do księgowania obejmuje następujące czynności:
1. kontrolowanie dokumentów
2. dekretowanie dokumentów
3. segregowanie dokumentów
Każdy dokument księgowy przed jego zaksięgowaniem jest poddawany wewnętrznej kontroli w jednostce gospodarczej. Kontrola ma na celu sprawdzenie poprawności dokumentu. Tylko dokumenty poddane wymagalnej kontroli nabierają charakteru dowodów księgowych mogą być podstawą dokonywanych zapisów księgowych.
Sprawdzenie dokumentu księgowego obejmuje 3 rodzaje :
1. kontrole merytoryczną polegającą na sprawdzeniu czy dane wykazane w dokumencie są zgodne z rzeczywistym przebiegiem dokumentowania operacji gospodarczej oraz czy operacja ta była legalna tj. zgodna z obowiązującymi przepisami.
Kontrola merytoryczna może być przeprowadzona przed dokonaniem operacji gospodarczej w celu jej akceptacji lub po dokonaniu operacji gospodarczej w celu jej sprawdzenia. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu czy dokument zawiera wszystkie dane niezbędne do identyfikacji operacji gospodarczej oraz czy został wystawiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi zarówno zewnętrznymi i wewnętrznymi.
2.Kontrola rachunkowa wyraża się sprawdzeniu czy w danych liczbowych wykazanych w dokumencie nie występują błędy o charakterze rachunkowym. Błędy w dowodach zewnętrznych zarówno obcych jak i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych można poprawić przez skreślenie błędnej kwoty lub treści (z utrzymaniem czytelności błędnego zapisu) i dokonaniem zapisu poprawnego wraz z datą i podpisem osoby do tego upoważnionej. Nie dopuszczalne jest dokonywanie w dowodach wymazywania i przeróbek nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Jeżeli daną operacje dokumentuje więcej niż 1 dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje , które będzie podstawą zapisu. Następnym etapem przez, który przechodzą dowody księgowe jest dekretowanie dowodów czyli kwalifikowanie dokumentów. Obejmuje ono również czynności związane z przygotowaniem dokumentu do księgowania. Dekretowanie – polega na ustaleniu i poddaniu na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednim urządzeniu księgowym przez wskazanie korespondujących kont syntetycznych
- określeniu sposobu księgowania na kontach analitycznych
- nadaniu numeru i określeniu daty pod, którą ma być zaksięgowany
- akceptacji do księgowania
Następną czynnością z przygotowaniem dowodów ksiąg do księgowania jest ich segregowanie.
Segregowanie dowodów polega na grupowaniu dokumentów wg. określonych kryteriów najczęściej księgowych szereguje się wg grup rodzajowych lub też wg urządzeń księgowych, w których mają być zaewidencjonowane. Podziała dowodów księgowych na grupy ułatwia sporządzanie dowodów zbiorczych do określonych grup rodzajowych dowodów źródłowych. Ponadto segregowanie dokumentów znacznie ułatwia przebieg prac ewidencyjnych.
Ze względu na fakt, że dowody księgowe wpływające do jednostki gospodarczej (dowody obce) lub powstające w ramach własnej jednostki (dowody własne) zawierają informacje interesujące różne komórki organizacyjne dlatego przed zaksięgowaniem odbywają one drogę obiegu wewnętrznego przez zainteresowane komórki jednostki gospodarczej. Obieg dowodów księgowych polega na przepływie dokumentów przez różne komórki organizacyjne jednostki gospodarczej do momentu wpływu do jednostki dowodów obcych lub do momentu sporządzenia dowodów własnych aż do momentu złożenie ich w archiwum. Obieg dowodów księgowych powinien być tak zorganizowany aby droga ich przechodzenia przez zainteresowane komórki organizacyjne jednostki gospodarczej była jak najkrótsza. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości jednostki gospodarcze prowadzące rachunkowość są zobowiązane do przechowywania dokumentów księgowych (dowodów) czyli do ich archiwowania. Dowody księgowe powinny być przechowywane w taki sposób, który umożliwiał by trwałe odszukanie każdego dokumentu oraz zabezpieczający przed niedozwolonymi zmianami nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dowody księgowe są przechowywane w siedzibie zarządu jednostki lub jej oddziału. Okres przechowywania poszczególnych dowodów jest unormowany przepisami ustawy o rachunkowości. Głównym rodzajem archiwowania dowodów księgowych jest wykorzystanie jako podstawy dowodowej przy przeprowadzeniu kontroli działalności jednostki gospodarczej albo też w wypadku powstania sporów występuje konieczność zbadania dowodów księgowych, które były podstawą zapisów księgowych.
Operacje gospodarcze występujące w przedsiębiorstwie charakteryzują się tym, że powodują zmiany majątkowe. Rejestracja tych zmian jest przedmiotem rachunkowości tzn. jej podstawowego elementu jaką jest księgowość. Do rejestracji tych operacji stosuje się specjalne urządzenia księgowe nazywane kontami księgowymi. Konto - jest to podstawowe urządzenie ewidencji księgowej służące do rejestracji jednorodnych operacji gospodarczych. Jednostka w prowadzącej ewidencję księgową operacji gospodarczej stosuje się zestaw kont składających się z wielu odrębnych kont. Każde konto jest przeznaczone do ewidencji stanu i zmian określonego składnika aktywów i pasywów oraz procesów gospodarczych ujmowanych na koncie.
Każde konto ma przypisana nazwę. Informuje ona o przeznaczeniu konta. Nazwa konta jest odzwierciedleniem rodzajów składników aktywów lub pasywów oraz procesów gospodarczych ujmowanych na koncie. Oprócz nazwy każe konto ma przypisany symbol cyfrowy. Określa on miejsce konta w zakładowym planie kont w celu realizacji metody bilansowej konto zostało podzielone na 2 części i są to strony przeciwstawne sobie. Jedna strona jest przeznaczona do rejestracji zmian o charakterze zwiększającym natomiast druga do ujmowania zmian o charakterze zmniejszającym zmianę konta. Po jednej stronie tego kont a wykazuje się zmiany konta o charakterze dodatnim a po drugiej o charakterze ujemnym. Lewa strona konta to debet Dt lub inaczej winien Wn. Prawa strona konta to kredyt Ct lub Ma. Są to umowne nazwy stron konta do celów dydaktycznych oraz do prezentacji schematów księgowań w rachunkowości stosuje się uproszczoną postać konta nazwaną kontem teowym. Uproszczenie polega na ograniczeniu się do przedstawienia schematu konta składającego się z 2 stron konta służących do rejestracji operacji gospodarczych z pominięciem pozostałych dokumentów występujących w innych postaciach graficznych ksiąg księgowych. Nazwa kont teowych wynika z prawdopodobieństwa jego postaci graficznej do litery T.
Zapisanie operacji po stronie debet konta określa je jako obciążenie konta lub zapisanie w ciężar konta. Natomiast zapisanie informacji po stronie kredyt konta (Ma) to uznanie konta lub zapisanie na dobro konta. Zapisywane na danym koncie operacje gospodarcze podlegają okresowemu sumowaniu i tworzą obroty konta. Obrót konta jest to ogólna suma zapisów po jednej ze stron konta ponieważ konto ma 2 strony dlatego na każdym koncie wyróżnia się 2 obroty: debetowy i kredytowy.
Podsumowania dokonuje się na okres sprawozdawczy. Z obrotami konta związane jest pojęcie salda. Saldo kont – jest różnicą między obrotami konta przyjmuje ono zawsze nazwę większego obrotu dlatego może ona być debetowe lub kredytowe. Jeżeli obroty obu stron konta są równe to saldo jest równe zero. Dane konto ma saldo początkowe, które wyraża stan konta na początek okresu sprawozdawczego. Sp i saldo końcowe wyrażające stan składnika na koniec okresu Sk. Saldo końcowe danego konta jest jednocześnie saldem początkowym w okresie następnym.
W praktyce ewidencji księgowej są stosowane różne postacie graficzne konta. Powszechnie stosowanymi formami konta księgowego są:
a) jednostronny układ konta (pagina) i układ dwustronnej tabeli (folig)
Na kontach jednostronnych tzn. drabinkowych po zapisaniu każdej operacji oblicza się aktualny stan danego składnika nie ma tu podziału konta na część służącą do rejestracji operacji zwiększających i operacji zmniejszających stan składnika. Występują tu dwie odrębne kolumny dotyczące odrębnych zapisów kwot po stronie debet i zapisów po stronie kredyt konta.
Wzór graficzny kotna dwustronnego ( w układzie Pagina) – ten sposób prowadzenia zapisu jest tylko wtedy gdy decydującą rolą odgrywa informacja o bieżącym stanie przedmiotów ewidencji ( np. przy prowadzeniu książeczek oszczędnościowych i pomocniczych urządzeń w zakresie podręcznej ewidencji niektórych materiałów gdyż uzyskanie informacji o łącznej wartości wszystkich operacji zwiększających lub zmniejszających stan składnika wymaga wybierania i dodawania poszczególnych zapisów.
Na koncie w układzie dwustronnej tabeli jedna strona jest przeznaczona do zapisywania w całości operacji gospodarczej zwiększających stan konta a druga zmniejszających ten stan.
Zasady funkcjonowania kont przyjęte w sposób umowny obowiązują od XIII wieku i pozostają nie zmienne po mimo zmian zachodzących w technice ewidencji. Z funkcjonowaniem konta księgowego są związane określone czynności na, które składa się :
1. założenie konta – polega na wpisaniu jego nazwy oraz symbolu cyfrowego nadanego mu w zakładowym planie kont. Przed rozpoczęciem księgowania na koncie operacji gospodarczych przeprowadzonych w danym okresie należy dokonać otwarcia konta. Otwarcie konta następuje przez:
- obciążenie konta
- zapisanie w ciężar konta
- debetowanie konta
- księgowanie po stronie debet (winien)
podobnie księgowanie operacji po stronie kredyt ma wiele określeń jak:
- uznanie konta
- zapisanie na dobro konto
- księgowanie po stronie kredyt
Zapis każdej operacji na koncie powinien obejmować:
- datę dokonanie operacji
- numer i symbol dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu danej operacji gospodarczej
- treść zapisu informującą o rodzaju zaksięgowanej operacji
- kwotę dokonanej operacji gospodarczej wyrażonej w jednostkach pieniężnych
Rejestracja operacji gospodarczych na kontach jest prowadzona przy zastosowaniu zasad podwójnego zapisu. Zasada ta jest odzwierciedleniem faktu, że każda operacja gospodarcza wywołuje dwie równoczesne, równe co do wartości zmiany w stanie składników aktywów i pasywów lub kategorii wynikowych: kosztów, przychodów, zysków, strat. Zasada podwójnego zapisu polega na tym, że każda operacja gospodarcza jest księgowana
I na co najmniej dwóch kontach
II po przeciwnych stronach kont na jednym koncie po stronie debet na drugiej po stronie kredyt
III takiej samej kwocie zgodnie z dowodem na podstawie którego jest księgowana
Stosowanie zasady podwójnego zapisu stanowi konsekwencję metody bilansowej. Nie narusza się równowagi bilansowej. Przez zapisanie operacji gospodarczych zgodnie z zasadą podwójnego zapisu związek pomiędzy kontami nazywamy korespondencją kont. Wynika to z faktu, że każdy zapis jest dokonywany na dwóch kontach: na jednym po stronie debet na drugim po stronie kredyt. Konta powiązane taką operacją gospodarczą są nazywane kontami korespondującymi lub przeciwstawnymi. Korespondencja kont może przyjąć postać zapisów prostych lub zapisów złożonych. Zapis prosty – dana operacja gospodarcza jest ujmowana na dwóch kontach na jednym po stronie debet na drugim po stronie kredyt, natomiast zapis złożony polega na tym, że dana operacja gospodarcza jest ewidencjonowana na więcej niż dwóch kontach i możliwe są następujące przypadki:
a) zapis po stronie debet jednego konta w korespondencji ze stroną kredyt wielu kont
b) zapisy po stronie kredyt jednego konta oraz po stronie debet wielu kont
c) zapisy po stronie debet kilku kont w korespondencji ze stroną kredyt wielu kont
Przy zapisie złożonym obowiązuje zasada, że ogólna suma kont księgowanych po jednej stronie kont musi być równa ogólnej sumie kwot wykazanych po drugiej stronie kont korespondujących. Kwoty operacji gospodarczych zapisanych na określonym koncie podlegają podsumowaniu za okres sprawozdawczy np. miesiąc tworząc obroty konta. Obrotem konta – ogólna suma kont operacji gospodarczych po jednej ze stron konta. Ze względu na fakt, że konto ma dwie strony dlatego też ma ono dwa rodzaje obrotu:
- obrót debetowy – suma kwot operacji gospodarczych zaksięgowanych po stronie debet konta
- obrót kredytowy - suma kwot operacji gospodarczych zaksięgowanych po stronie kredyt konta
Zasada podwójnego zapisu zapewnia równowagę między ogólnymi sumami obrotów obu stron wszystkich kont co wyraża równanie:- suma obrotów debetowych = sumie obrotów kredytowych. Różnica między obrotami stanu konta przyjmuje nazwę tej strony, która wykazujesz większe obroty. Saldo debetowe występuje gdy zachodzi nie równość, obroty debetowe większe od obrotów kredytowych. Natomiast jeśli występuje nierówność obroty debetowe mniejsze od kredytowych to mamy saldo kredytowe. Jeśli obroty obu stron są sobie równe to wówczas saldo nie występuje. Zasada podwójnego zapisu zapewnia również zachowanie równowagi pomiędzy sumami sald debetowych i kredytowych wyrażających się równością: suma sald Dt = sumie sald Ct.
Wyróżniamy dwa rodzaje kont:
1. Saldo początkowe (Sp) wyrażające stan danej pozycji na początku okresu sprawozdawczego
2. Saldo końcowe (Su) przedstawia stan danej pozycji na koniec okresu sprawozdawczego. Saldo końcowe danego konta w bieżącym okresie sprawozdawczym jest jednocześnie saldem początkowym tego konta w okresie następującym. Zamknięcie konta następuje pod koniec roku obrotowego i obejmuje następujące czynności:
- ustalenie obrotów obu stron konta
- obliczenie salda końcowego
- wpisanie salda końcowego po stronie wykazującej większe obroty. Saldo debetowe zapisuje się po stronie wykazującej większe obroty. Saldo debetowe zapisuję się po stronie debet a kredytowe po stronie kredyt. Na koncie Teowym saldo końcowe wpisuje się po stronie wykazującej większe obroty a więc saldo Dt zapisuje się po stronie Ct a Ct po Dt.
mysterious