Negocjacje są przede wszystkim procesem decyzyjnym i powinni brać w nich udział ludzie nie mający problemów z podejmowaniem decyzji. Z punktu widzenia interesów przedsiębiorstwa, muszą to być osoby efektywne w swoich działaniach, a więc także skuteczne w osiąganiu zakładanych celów. Skuteczny negocjator koncentruje się w procesie negocjacyjnym raczej na rezultatach, a nie na przebiegu i stronie technicznej samego procesu.
MITY O DOBRYM NEGOCJATORZE
Dobry negocjator jest twardy. Stawia wygórowane żądania, prawie nigdy nie ustępuje. W praktyce zbytnia twardość w negocjacjach jest równie niebezpieczna, co zbytnia uległość. Po pierwsze, stawianie zbyt wygórowanych żądań może spowodować, że w ogóle nie dojdzie do porozumienia (zgodnie z zasadą „trafiła kosa na kamień”). Po drugie, twardość często oznacza kurczowe trzymanie się stanowiska, a to utrudnia poszukiwanie kreatywnych rozwiązań. Po trzecie wreszcie, nawet jeśli twarde negocjowanie przyniesie skutek – w postaci bardzo korzystnego dla strony porozumienia – może mieć niekorzystne skutki w przyszłości.
Nie jest prawdą, że dobry negocjator musi być twardy. Opłaca się natomiast mieć reputację twardego negocjatora. Wtedy druga strona nie będzie zaskoczona naszym oporem czy niechęcią do zmiany stanowiska. Za to każde ustępstwo, kreatywną propozycję, niekonwencjonalną ofertę będzie traktować jako miłe zaskoczenie.
Dobry negocjator zachowuje kamienną twarz. Nigdy nie okazuje emocji. Jest jak dobry pokerzysta. To też mit. Przekonywanie nie polega tylko na tym, co się mówi, ale przede wszystkim, jak się mówi i jakie zachowania temu towarzyszą. Dobry negocjator umie okazać rozżalenie lub zdenerwowanie, umie się cieszyć i okazać szacunek. Zwróćmy uwagę o ile łatwiej zażegnać domową kłótnię, jeśli jedna ze stron po prostu się rozpłacze albo na znak zgody wykona jakiś ciepły gest. O ile trudniej, gdy jej uczestnicy z zimną krwią wykładają swoje racje.
Dobry negocjator jest najmądrzejszy. Zna wszystkie fakty, pamięta wszystkie dane, umie doskonale się wysławiać, jest mistrzem przekonywania itd. W praktyce najmądrzejsza, najbardziej inteligentna osoba uczestnicząca w rozmowach często nie jest dobrym negocjatorem, lecz jednym z najgorszych. Dlaczego? Bo wydaje się jej, że zna już wszystkie odpowiedzi, więc nie słucha drugiej strony i nie zadaje pytań.
Dobry negocjator nie jest miły. Nie jest fajny, sympatyczny, ciepły w zachowaniu. Jest przeciwnikiem, a nie partnerem. Od początku do końca rozmów swoim zachowaniem daje do zrozumienia, że negocjacje to pole bitwy. Praktyka jest inna. Ludzie wolą negocjować z ludźmi, których lubią, którzy są po prostu mili, uczciwi, sympatyczni, wiarygodni. Jeśli ktoś nawet musiał negocjować z takim „zimnym draniem”, to następnym razem prawdopodobnie zrobi wszystko, aby podpisać kontrakt z kimś innym. I za cenę przyjemnej współpracy zgodzi się nawet na merytoryczne ustępstwa.
Dobry negocjator to „chytry lis”. To ktoś, kto umie wszystkich wywieść w pole. Tymczasem jest wręcz przeciwnie, dobrym negocjatorem zależy na uczciwym porozumieniu. Leży to w ich własnym interesie, bo oszukać można raz lub dwa, ale nie można oszukiwać bez końca.
CECHY DOBREGO NEGOCJATORA
Dobry negocjator powinien mieć przede wszystkim:
· niezawodną intuicję.
· doskonały negocjator lubi rywalizację,
· ma nienaganną reputację,
· umie stawiać śmiałe cele, ale nie zapomina o ważnych szczegółach.
· dysponuje olbrzymią wiedzą o drugiej stronie.
W rzeczywistości osiąganie dobrych wyników w negocjacjach nie wymaga posiadania wszystkich – czy choćby większości – tych talentów.
Istnieją różne style negocjacyjne i różne cechy, na których można oprzeć swoją siłę. Oto kilka przykładów:
· Cierpliwość, upór, wstrzymanie się z odpowiedzią mogą być olbrzymim atutem negocjacyjnym. Ten, kto umie czekać, od czasu do czasu przegra, ale w pozostałych przypadkach osiągnie bardzo dobre porozumienia.
· Doświadczenie – ludzie doświadczenie potrafią często lepiej ocenić konsekwencje podejmowanych decyzji, a to z kolei pozwala im na niestandardowe działania.
· Urok osobisty – bycie miłym również może być poważnym atutem w negocjacjach. Zwróćmy uwagę, że niemal zawsze wolimy spotykać się, rozmawiać z ludźmi życzliwymi i sympatycznymi. Takimi, którzy będą pracować z nami, a nie przeciw nam.
· Stawianie śmiałych celów – żeby coś osiągnąć trzeba chcieć. Największe sukcesy osiągają firmy innowacyjne, stawiające sobie śmiałe cele. Śmiałe zadania muszą mieć uzasadnienie. Inaczej będą tylko obraźliwe. Często wymagają tez pomysłowości w budowaniu porozumienia.
· Dbałość o szczegóły – niewielu negocjatorów umie łączyć określenie wielkich planów z uważnym pochyleniem się nad każdym problemem. Szczegóły pozwalają drugiej stronie w pełni dostrzec korzyści płynące z porozumienia.
Ponadto w/g P. Honeya najważniejszymi zaletami dobrego negocjatora są następujące umiejętności:
· Koncentracja na interesach, a nie na poszczególnych ofertach, pozycjach. Oferty to decyzje, interesy to przesłanki podejmowania decyzji, realne zadania i problemy.
· Wnikliwe badanie propozycji, a nie odrzucanie ich przez stwarzanie kontrapozycji.
· Atakowanie problemu, a nie osoby, co polega na powstrzymywaniu się od kontraktu w wypadku prowokacji.
· Trzymanie się faktów i unikanie przesady.
· Konstruktywne wyrażanie niezgody. Odmowa jest nieraz konieczna, nie można się bowiem zgadzać na wszystko; trzeba jednak pamiętać, że jest ona ostrym posunięciem negocjacyjnym.
· Otwarte mówienie o ideach i uczuciach. Umiejętność ta polega przede wszystkim na tym, by trafnie określić zakres ujawniania swych pomysłów i odczuć.
· Zadawanie pytań – źli negocjatorzy zadają dwukrotnie mniej pytań niż dobrzy.
· Podsumowanie, czyli zbieranie myśli i danych w celu określenia stopnia uzyskanych korzyści.
J. Dąbrowski uważa, że najważniejsze dla dobrego negocjatora są:
· Czas i metoda – pomiędzy złymi i dobrymi negocjatorami nie ma wyraźnych różnic co do czasu przygotowywania się do rozmów, są natomiast różnice w sposobie przygotowywania się.
· Zakres rozwiązań – uzdolnieni negocjatorzy biorą pod uwagę znacznie więcej możliwości rozwiązań problemu (średnio 5,1, podczas gdy przeciętna wynosi 2,6).
· Koncentracja na wspólnocie interesów – skuteczni negocjatorzy podczas planowania koncentrują się znacznie częściej na wspólnocie interesów niż przeciętni.
· Formułowanie celów – różnica w formułowaniu celów jest bardzo wyraźna. Przeciętni negocjatorzy określają cele w wartościach punktowych (np.: osiemdziesiąt cztery za sztukę), sprawni negocjatorzy określają pewien przedział (od osiemdziesięciu do dziewięćdziesięciu).
· Elastyczność planowania – efektywni negocjatorzy organizują całość w kilka kluczowych, niezależnych od siebie zagadnień, które omawiają w kolejności narzuconej przez sytuację a nie plan.
· Samoocena działalności – sprawni negocjatorzy w znacznej większości (68%) analizują post factum prowadzone poprzez siebie pertraktacje.
Wymienione wyżej cechy skutecznego negocjowania składają się w sumie na jego zintegrowaną siłę osobowości. Dzięki niej może on wykształcić umiejętność czy też wprost posiąść dar przekonywania. Prawdziwie skuteczna umiejętność przekonywania nosi już znamiona wirtuozerii negocjacyjnej i stanowi wypadkową cech osobowościowych negocjatora, jego filozofii traktowania otoczenia, narzędzi negocjacyjnych.
Dążenie do doskonalenia i rozwoju powinno cechować każdego negocjatora. Zatrzymanie się w przekonaniu, że udało się już wszystko, co było możliwe, jest poważnym samoograniczeniem i odbieraniem sobie samemu szansy na autentyczny sukces.
4
YODZI2