Microsoft Excel jest zazwyczaj wykorzystywany do tworzenia tzw. skoroszytów (z ang. worksheets). Skoroszyt jest ogólnie mówiąc zbiorem informacji uporządkowanej w kolejnych kolumnach i wierszach tabeli. Jak to zostało zilustrowane na rysunku 2.1, każda komórka skoroszytu może zawierać dwa typy informacji:
§ Wartość — jest to informacja, która się nie zmienia. Wartość może być tekstem, liczbą, datą lub czasem. Zazwyczaj wartość przechowywana w danej komórce jest wyświetlana na ekranie.
§ Formuła — jest to zbiór wartości, odwołań do komórek, operatorów i predefiniowanych funkcji, które po przetworzeniu przez Excela generują dany rezultat (wynik działania formuły). Zazwyczaj w komórce zawierającej formułę wyświetlany jest rezultat jej działania.
Mimo, że w skoroszytach można umieścić i przedstawić niemal dowolny rodzaj informacji, to jednak zazwyczaj arkusze kalkulacyjne takie jak Excel są wykorzystywane do wykonywania obliczeń numerycznych tudzież finansowych i przetwarzania wyników takich obliczeń. Dlaczego? Cóż, wynika to z prostego faktu, że dobrze skonfigurowany i oprogramowany arkusz kalkulacyjny zachowuje się jak rewelacyjny superkalkulator. Po prostu wpisujesz do niego odpowiednie dane wejściowe i formuły a on wszystko przelicza i przedstawia Ci gotowe wyniki. Jeżeli niektóre wartości wejściowe zmienią się, to nie stanowi to żadnego problemu — Excel ponownie przeliczy wszystkie wartości niemal w czasie rzeczywistym*), bez żadnych dodatkowych wysiłków ze strony użytkownika (rysunek 2.2).
Jak działa taki „superkalkulator”? Formuła zamiast danych liczbowych zawiera odwołania do komórek, w których znajdują się wpisane dane — stąd Excel „wie”, że w obliczeniach powinien wykorzystywać zawartości właśnie tych komórek. Dzięki temu modyfikacja wartości jednej lub więcej komórek ma w ten sposób wpływ na wyniki wszystkich obliczeń, które odwołują się do zmodyfikowanej komórki. Jak łatwo sobie wyobrazić takie właściwości powodują, że arkusze kalkulacyjne są potężnymi narzędziami mającymi szerokie zastosowanie zarówno w biznesie jak i obliczeniach naukowych.
Rysunek 2.1. Ten prosty arkusz doskonale ilustruje sposób, w jaki programy kalkulacyjne takie jak Excel pracują z wartościami i formułami.
(Text values — wartości tekstowe; Numeric values — wartości numeryczne; Formula:=B1-B2 — formuła:=B1-B2)
Rysunek 2.2. Kiedy wartość pola Sprzedaż zmieni się np. z 1000,-zł na 1150,-zł, to Excel automatycznie przeliczy, że obecnie Zysk wynosi 750,-zł.
Aby skorzystać z Excela, musisz oczywiście go najpierw uruchomić. Uruchomienie spowoduje załadowanie kodu programu Excel do pamięci operacyjnej komputera (RAM — z ang. Random Access Memory; pamięć o dostępie bezpośrednim).
Wybierz z paska zadań polecenie Start à Programy à Microsoft Excel.
Na krótką chwilę na ekranie pojawi się ekran powitalny Excela (rysunek 2.3), a następnie w oknie aplikacji pojawi się nowy pusty arkusz o nazwie Zeszyt1 oraz okienko zadań (rysunek 2.4).
Rysunek 2.3. Ekran powitalny Excela
UWAGA: Do zrobienia przez grafika - Excel musi być zarejestrowany na Wydawnictwo Helion.
.
Rysunek 2.4. Po uruchomieniu Excela z paska zadań w oknie aplikacji pojawi się pusty dokument oraz okienko zadań.
Rysunek 2.5. Ikona dokumentu Excel.
Rysunek 2.6. Po uruchomieniu Excela poprzez otwarcie istniejącego dokumentu w oknie aplikacji pojawi się otwierany dokument.
Po zakończeniu pracy z Excelem powinieneś zamknąć aplikację korzystając z polecenia Zakończ z menu Plik. Dzięki temu system operacyjny komputera będzie mógł zwolnić zajmowaną przez niego pamięć operacyjną i przeznaczyć ją do innych zadań.
§ Zamknięcie programu powoduje również zapisanie jego bieżących ustawień.
Wybierz z menu głównego polecenie Plik à Zakończ (rysunek 2.7). Spowoduje to:
§ Otwarte dokumenty zostają zamknięte.
§ Jeżeli otwarty dokument zawiera poprawki, które jeszcze nie zostały zachowane w pliku na dysku, to na ekranie pojawi się okno dialogowe, które pozwala na ich zapisanie (rysunek 2.8).Więcej informacji na temat zapisywania dokumentów na dysku znajdziesz w dalszej części tego rozdziału.
§ Zakończenie pracy programu Excel.
§ Jak zapewne się domyślasz, Excel jest również zamykany jeżeli wyłączasz lub restartujesz komputer.
Rysunek 2.7. Menu Plik programu Excel.
Rysunek 2.8. Okno dialogowe, które pojawia się podczas próby zamknięcia niezapisanego na dysku dokumentu.
Dokumenty tworzone i zapisywane przy użyciu programu Excel nazywane są skoroszytami.
Excel udostępnia dwie metody tworzenia skoroszytów:
§ Pusty plik skoroszytu — jest to pusty plik utworzony w oparciu o domyślne ustawienia Excela; użytkownik musi ręcznie wpisać wartości, formuły oraz sformatować poszczególne komórki arkusza
§ Plik skoroszytu utworzony na podstawie szablonu dokumentu — jest to plik, który „na dzień dobry” może zawierać szereg wartości, formuł, sposobów formatowania, pasków narzędzi zdefiniowanych przez użytkownika oraz makropoleceń; zapisanych i pobieranych z danego szablonu.
§ Tworzenie skoroszytu w oparciu o gotowy szablon może zaoszczędzić sporo czasu, szczególnie w przypadku, kiedy często tworzysz standardowe rodzaje dokumentów, np. comiesięczne raporty czy faktury. Więcej informacji na temat tworzenia szablonów znajdziesz w rozdziale 4.
§ Więcej informacji na temat skoroszytów programu Excel znajdziesz w rozdziale 4.
Rysunek 2.9. Sekcja Nowy skoroszyt okienka zadań oferuje dużo możliwości tworzenia nowych skoroszytów.
Na ekranie pojawi się skoroszyt utworzony w oparciu o wybrany szablon (rysunek 2.11). Aby wprowadzić nowe wartości postępuj zgodnie z informacjami umieszczonymi na szablonie.
§ Excel oferuje szereg różnych szablonów dokumentów, na których możesz eksperymentować (rysunek 2.10). Niestety, nie wszystkie z nich są instalowane domyślnie podczas instalacji pakietu. Jeżeli wybierzesz szablon, który nie jest jeszcze zainstalowany, to Excel poprosi o włożenie do napędu CD płytki instalacyjnej pakietu Office.
Rysunek 2.10. Zakładka Arkusze kalkulacyjne okna dialogowego Szablony.
Rysunek 2.11 Excel tworzy nowy skoroszyt w oparciu o wybrany szablon.
Informacje skoroszytu są wprowadzane do komórek. Komórka jest to obszar znajdujący się na przecięciu danego wiersza i kolumny.
Każda komórka posiada swój unikatowy adres (odwołanie do komórki). Adres komórki składa się z litery (liter) odpowiadających danej kolumnie oraz numeru wiersza. Przykładowo, komórka o adresie B6 znajduje się na przecięciu kolumny B oraz wiersza numer 6. Adres zaznaczonej komórki pojawia się w Polu nazwy znajdującym się po lewej stronie paska formuły (rysunek 2.12).
Aby wprowadzić dane do komórki musisz ją najpierw uaktywnić. Komórka aktywna jest wyróżniona czarnym lub kolorowym obramowaniem nazywanym wskaźnikiem aktywnej komórki. Kiedy komórka jest aktywna możesz wprowadzać do niej dane.
Aby na komórce lub jej zawartości wykonać daną operację musisz ją najpierw zaznaczyć — komórka aktywna jest jednocześnie komórką zaznaczoną. W razie potrzeby możesz zaznaczyć wiele komórek lub zakres komórek. Dzięki temu możesz wykonać daną operację na wielu komórkach jednocześnie. Zakres komórek (rysunek 2.13) jest prostokątnym obszarem zaznaczonych komórek zdefiniowanym przez dwie komórki: lewą górną i prawą dolną komórkę obszaru.
§ Mimo, że komórka aktywna jest zawsze częścią zaznaczonego obszaru, to nigdy nie jest podświetlona tak jak pozostałe komórki — wskaźnik aktywnej komórki jest jednak widoczny (rysunek 2.13).
§ Mimo, że możesz zaznaczyć wiele komórek jednocześnie, to tylko jedna z nich (ta, której adres widnieje w polu nazwy) jest aktywna (rysunek 2.13).
§ Nagłówki kolumny i wiersza aktywnej komórki są wyróżnione (rysunki 2.12 i 2.13).
§ Używanie paska przewijania nie zmienia położenia wskaźnika aktywnej komórki ani zaznaczonej komórki(ek) — zmienia się tylko widok zawartości arkusza.
Rysunek 2.12. Adres aktywnej komórki pojawia się w Polu nazwy paska formuł.
(Cell reference (…) — Adres aktywnej komórki; Active cell — komórka aktywna)
Rysunek 2.13. Na ilustracji zaznaczono zakres A3:B8.
Tabela 2.1. Klawisze służące do przemieszczania wskaźnika aktywnej komórki
Klawisz
Działanie
w górę o jedną komórkę
¯
w dół o jedną komórkę
®
w prawo o jedną komórkę
¬
w lewo o jedną komórkę
Tab
Shift+Tab
Home
do pierwszej komórki w bieżącym wierszu
Page Up
w górę o jeden ekran
Page Down
w dół o jeden ekran
Ctrl+Home
do komórki A1
Ctrl+End
do komórki znajdującej się na przecięciu ostatniej kolumny i ostatniego wiersza zawierającego dane
Kliknij kursorem myszki na komórce, która ma być aktywna
lub
korzystając z klawiszy opisanych w tabeli 2.1 przesuń wskaźnik aktywnej komórki w żądane miejsce.
Ad_maiorem_Dei_Gloriam